Opkrævning af ÅErekvirenter, Navision Stat Sidst opdateret 20.03.2011/version 1.2/UNI C //Steen Eske Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler elevflytninger. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med elevflytninger. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Der er sket nogle mindre rettelser i vejledningen bl.a. i relation til e- debitorer. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse gebyrtyper Der er fra starten oprettet en række centrale gebyrtyper. Til hver af dem er der fra starten oprettet en helt identisk lokal gebyrtype. Det er muligt at oprette flere lokale gebyrtyper. Lokale gebyrtyper skal være knyttet til en central gebyrtype. Det anbefales ikke at ændre på de lokale gebyrtyper der findes fra starten, men i stedet at oprette nye lokale gebyrtyper i det omfang der er behov for det. Det er de lokale gebyrtyper der anvendes i forbindelse med opkrævninger. 1
Generelt Vejledningen vedrører opkrævningen af ÅE-rekvirenter som bogføres eller er bogført i Navision Stat. For opkrævninger der bogføres i EASY- Ø henvises der til den tilsvarende vejledning. Vejledningen behandler ikke øvrig administration omkring andre opkrævninger Der henvises til de respektive administrative vejledninger: Elevbetalinger, hold Elevbetalinger, elever, kursister og gæster på skolehjem Individuelle betalinger Kreditnotaer Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Opgørelse af hvor meget rekvirenten skal betale Oprettelse af opkrævningsgrundlag Opkrævning Genbestilling af opkrævninger Overblik over faktiske opkrævninger Ændringer efter udført opkrævning Opgørelse af hvor meget rekvirenten skal betale Udgangspunktet er at skolen har beregnet hvor meget det er rekvirenten skal betale fx i et regneark. Da takststrukturen i EASY-A og CØSA ikke kan bringes til at være identiske er understøttelsen for de forskellige uddannelsesområder desværre ikke den samme: Alm. fuldtidsårselever Skolepraktik Skolehjem (for fuldtidselever) ÅU AMU Alm. fuldtidsårselever: Til at danne grundlaget for opkrævningen kan du benytte B691 Rekvirentopkrævningsgrundlag, fuldtid. Dette job danner en csv-fil som kan læses ind i et regneark. Da taksterne i EASY-A her er korrekte er det umiddelbart muligt på grundlag af oplysningerne i regnearket at 2
opgøre hvor meget det er den pågældende rekvirent skal betale for hver enkelt elev. Trækket dannes på grundlag af en kladde- eller endelig indberetning af årselever på fuldtidsuddannelser. Skolepraktik: Til at danne grundlaget for opkrævningen kan du benytte B694 Rekvirentopkrævningsgrundlag, skolepraktik. Dette job danner en csvfil som kan læses ind i et regneark. Da taksterne i EASY-A her er korrekte er det umiddelbart muligt på grundlag af oplysningerne i regnearket at opgøre hvor meget det er den pågældende rekvirent skal betale for hver enkelt elev. Trækket dannes på grundlag af en kladde- eller endelig indberetning af skolepraktikårselever. Skolehjem (fuldtidselever): Til at danne grundlaget for opkrævningen kan du benytte B695 Rekvirentopkrævningsgrundlag, skolehjem. Dette job danner en csv-fil som kan læses ind i et regneark. Da taksterne i EASY-A her er korrekte er det umiddelbart muligt på grundlag af oplysningerne i regnearket at opgøre hvor meget det er den pågældende rekvirent skal betale for hver enkelt elev. Trækket dannes på grundlag af en kladde- eller endelig indberetning af skolehjemsårselever. ÅU-elever: Her findes ikke noget i EASY-A du kan bruge som grundlag. Problemet er at takststrukturen i EASY-A ikke svarer til takststrukturen i CØSA bl.a. fordi takststrukturen ændres løbende og diverse tillægstakster ikke er udmeldt.. AMU-elever: Her findes ikke noget i EASY-A du kan bruge som grundlag. Problemet er at takststrukturen i EASY-A ikke svarer til takststrukturen i CØSA bl.a. fordi takststrukturen ændres løbende og diverse tillægstakster ikke er udmeldt. Udover beløbene som du selv kan lægge ind i et regneark udregnet på grundlag af taksterne på UVMs hjemmeside skal rekvirenterne opkræves for den normale deltagerbetaling for ÅU/AMU-fagene. Konteringsvejledningen for disse opkrævninger for AMU-årselever, er beskrevet i http://www.admsys.uni-c.dk/easy-a/dokumenter/amuadministration/administrative_vejledninger/amu_2004_deltbet_kontering.doc 3
Når skolen har beregnet hvad det er rekvirenten skal opkræves for for den enkelte elev kan du danne opkrævningsgrundlaget som beskrevet i næste afsnit. Oprettelse af opkrævningsgrundlag Opkrævningsgrundlaget kan registreres som en individuel betaling. Individuelle betalinger er kun knyttet til en debitor. Et individuelt betalingsgrundlag består af selve betalingsgrundlaget og en eller flere grundlagslinjer. Opkrævningen og selve via D638 Opkrævning for individuelle betalinger i NS. Der kan være behov for at opdele den samlede opkrævning i flere rater med tilknyttede gebyrer. Gebyrtyper: Inden du opretter en grundlagslinje skal der være oprettet de lokale gebyrtyper der skal benyttes på grundlagslinjerne. Det anbefales at skolen opretter en eller flere lokale gebyrtyper til opkrævning af ÅE-rekvirenter. De lokale gebyrtyper kan knyttes til alle centrale gebyrtyper bortset fra typen Matslg og Mat, som er reserveret til andre typer af opkrævninger. Oprettelsen og vedligeholdelsen af de lokale gebyrtyper sker i vinduet A421 Lokale gebyrtyper (menu: Betalinger Kartoteker). Det er muligt at tilknytte en række oplysninger til den lokale gebyrtype bl.a. Ø-kontostreng, beløb og debitortype (se afsnittet debitorer). De oplysninger, der bliver lagt ind på en lokal gebyrtype, bliver benyttet som forslag, når gebyrtypen benyttes.. Bemærk, at gebyrer knyttet til den centrale gebyrtype Individuelt gebyr kun bliver opkrævet i når jobbet D638 Opkrævning af individuelle betalin- 4
ger bestilles IKKE når jobbet D438 Opkrævninger af elevbetalinger i Navision Stat bestilles. Når der angives en Ø-kontostreng skal denne allerede være oprettet i NS. Hvis dette ikke er tilfældet vil systemet komme med en advarsel. Det er derfor nyttigt at vide, hvilke konti der er oprettet og hvilke perioder de er åbne i. De oplysninger kan findes i vinduet D200 Værdiliste for NS-konti. Alle oplysninger hentes fra NS, og de kan ikke vedligeholdes i EASY-A. Ved søgning bør det bemærkes, at det er vigtigt at huske at afgrænse, for ellers fås alle konti frem (hvilket bl.a. betyder at søgningen bliver meget langsom). I vinduet A421 er der mulighed for at angive 1) en Ø-kontostreng eller 2) et kontoforslag som ikke behøver at være en fuld kontostreng. Hvis du angiver en Ø-kontostreng anvendes denne ved betalinger med det pågældende gebyr (så har det ingen mening også at angive et konto-forslag). Hvis du ikke angiver en Ø-kontostreng, men i stedet angiver et kontoforslag anvendes dette. Der foretages ikke nogen validering af kontoforslag mod kontoplanen før der foretages en opkrævning. På vinduet hvor den individuelle betaling oprettes skal dette kontoforslag rettes til en korrekt Ø-kontostreng inden selve opkrævningen bestilles. I forbindelse med individuelle betalinger kan der kun anvendes lokale gebyrtyper knyttet til den centrale gebyrtype Individuelt gebyr. 5
Individuelt betalingsgrundlag: Individuelle betalingsgrundlag oprettes og vedligeholdes på vinduet B635 Individuelt betalingsgrundlag (menu: Betalinger Individuelle betalinger) Vinduet består af to blokke: Oplysninger om selve betalingsgrundlaget Oplysninger om grundlagslinjerne til betalingsgrundlaget I den øverste blok angives/vises selve grundlagsnummeret, en tekst, samt hvilken debitor der er der skal opkræves. Desuden kan du her angive om der skal anvende en fælles fakturalinje (bør som udgangspunkt ikke anvendes ved opkrævning af ÅE-rekvirenter, hvis ellers rekvirenten skal kunne se hvad grundlaget for opkrævningen er svarende til kvitteringsskrivelserne) for fuldtidseleverne og skolehjemseleverne: Hvis der anvendes en fælles fakturalinje vil de enkelte grundlagslinjer ikke fremgå af fakturaen der vil kun vises en enkelt linje med den tekst der så her angives i feltet A-Fakturalinje (teksten kan gå over flere linjer idet linjeskift angives ved hjælp af et #- tegn). Der vil tilsvarende kun blive vist et samlet beløb på fakturaen. Hvis der ikke anvendes fælles fakturalinje anvendes feltet A- Fakturalinje i denne blok ikke. På fakturaen vil der komme en linje for hver grundlagslinje med den fakturatekst der er angivet på de respektive linjer (også her kan teksten går over flere linjer ved at anvende #-tegn). 6
I den øverste blok vises endelig også summen af alle de tilknyttede grundlagslinjer (feltet Sum beløb) og den tidligste forfaldsdato for betalingsgrundlaget (hentes fra grundlagslinjerne) (feltet Min. Forfaldsdato). Bemærk at ét betalingsgrundlag sagtens kan oprettes med forskellige typer af opkrævninger fx fuldtidselever, ÅE-elever og AMU-elever. I den næste blok vises de enkelte grundlagslinjer. Der bør anvendes et antal grundlagslinjer svarende til antallet af elever rekvirenten skal opkræves for og den detaljeringsgrad der ønskes for opkrævningen af de enkelte elever. For hver enkelte grundlagslinje angives/vises linjenummer, gebyrtype, rate, beløb, forfaldsdato, Ø-kontostreng, A-Fakturalinje og Ø-fakturalinje. Der gælder følgende: Linjer på samme betalingsgrundlag og med samme rate skal have samme forfaldsdato A-fakturateksten anvendes til at specificeres hvad lige præcis denne linje vedrører. Kan kun anvendes hvis der på selve betalingsgrundlaget er sagt N til fælles fakturalinje (som anbefales ved opkrævning af ÅE-rekvirenter). Ø-fakturalinjen er den fakturalinje som anvendes ved bogføringen i NS (bemærk at denne anvendes selv om der er sagt J til fælles fakturalinje på betalingsgrundlaget) Desuden vises om beløbet er opkrævet og grundlagslinjens oprindelse. Denne vil altid være MAN for betalingsgrundlag der oprettes manuelt uanset hvad opkrævningen vedrører. På vinduet findes desuden en knap Opkræv. Ved at trykke på den bestilles en opkrævning for det pågældende betalingsgrundlag. Det sker ved at vinduet A102 udfyld jobbestilling åbnes for batchjobbet B638 Opkrævning for individuelle betalinger afgrænset til det aktuelle betalingsgrundlag og den seneste forfaldsdato på betalingsgrundlaget. Ønsker du fx kun at opkræve for en enkelt rate må du sørge for at afgrænse til denne inden selve jobbet startes. Fra vinduet kan du navigere til bl.a. følgende vinduer ved hjælp af højre musetast: D431 Debitorkartotek i NS B632 Individuelle betalingsgrundlag pr. debitor B636 Betalingsgrundlagslinjer 7
På vinduet B636 Betalingsgrundlagslinjer kan du se og vedligeholde alle betalingsgrundlagslinjer herunder flytte grundlagslinjer fra et betalingsgrundlag til et andet betalingsgrundlag. Vinduet går således på tværs af de enkelte betalingsgrundlag. 8
Ved at afgrænse på forskellige måder kan du fx se alle grundlagslinjer knyttet til et givent betalingsgrundlag (på samme måde som du kan på B635 Individuelt betalingsgrundlag) eller alle betalingsgrundlag for en debitor (på tværs af betalingsgrundlag). Det er muligt at oprette nye betalingsgrundlagslinjer, slette linjer, rette i den herunder flytte grundlagslinjerne til et andet betalingsgrundlag. Der gælder dog følgende regler: Grundlagslinjer med samme betalingsgrundlag og rate skal have samme forfaldsdato Hvis en grundlagslinje er opkrævet er det ikke muligt at flytte den til et betalingsgrundlag med en anden debitor (men genre til et andet betalingsgrundlag med samme debitor) Hvis en grundlagslinje er opkrævet er det ikke muligt at ændre forfaldsdato eller Ø-kontostreng. Når du opretter en ny grundlagslinje og har angivet gebyrtypen udfyldes beløb, Ø-kontostreng og debitortype fra gebyrtypen. For Ø-kontostreng gælder der det specielle at den hentes fra feltet Ø-kontostreng på gebyrtypen, men hvis dette felt ikke er udfyldt på gebyrtypen så hentes i stedet oplysningen fra feltet Konto-forslag på gebyrtypen i stedet. Det er muligt at ændre i oplysningerne. Når der er tale om ÅE-rekvirenter vil debitortypen være af typen N øvrig debitor så angives debitornummeret. Her skal debitoren findes i forvejen i NS ellers gives en fejl. Fra vinduet kan du navigere til bl.a. følgende vinduer ved hjælp af højre musetast: 9
D431 Debitorkartotek i NS B632 Individuelle betalingsgrundlag pr. debitor B635 Individuelt betalingsgrundlag Der er lang skærmkopi på vinduet svarende til udskriften B637 Individuelle betalingsgrundlag. Udskriften vil dog være begrænset til det betalingsgrundlag som cursoren står på dvs. du kan ikke bestille denne udskrift på tværs af betalingsgrundlag. Opkrævning Opkrævning af individuelle betalingsgrundlag sker ved at bestille batchjobbet D638 Opkrævning for individuelle betalinger i NS. Jobbet bestilles på vinduet A101 Jobbestilling (menu: System Jobs). Der er et tæt samspil mellem EASY-A og NS omkring betalingerne. I forbindelse med at selve opkrævningen gennemføres, overføres oplysningerne til NS. Bogføringen skal foretages manuelt i NS. Udskrivningen af fakturaer foregår ligeledes i NS. Der kan forekomme tilfælde, hvor et opkrævningsjob er blevet afvist i forbindelse med opkrævningskørslen. En afvisning kan fx skyldes manglende tilknytning af en debitor eller Ø-kontostreng. Et praktisk vindue i sådanne tilfælde er vinduet B633 Manglende opkrævninger af individuelle betalinger (menu: Betalinger Individuelle betalinger), som anvendes til at vise de grundlagslinjer som endnu ikke er opkrævet. 10
Vinduet viser kun de betalingsgrundlagslinjer som ikke er opkrævet. Der er muligt at søge på alle felter fx alle linjer som har en forfaldsdato < en given dato, alle linjer med en bestemt debitor etc. Oplysninger om individuelle betalinger på en given debitor som allerede er foretaget eller fremtidige opkrævninger kan findes på vinduet B632 Individuelle betalingsgrundlag pr. debitor (menu: Betalinger Individuelle betalinger). I den øverste blok kan du søge en debitor frem hvorefter systemet i de to næste blokke viser foretagne opkrævninger hhv. fremtidige opkrævninger. I den øverste blok er det også et felt som viser om der findes elevbetalinger på samme debitor. Disse vises ikke på vinduet. For at se dem skal du anvende vinduet D432 Betalingsoversigt pr. debitor i NS. Dette vindue kan kaldes frem ved hjælp af højremus og vil da åbne med den pågældende debitor fremsøgt. På dette vindue er der lang skærmkopi (svarende til udskriften C432 Betalingsoversigt pr. debitor). Genbestilling af opkrævninger Der kan opstå situationer, hvor det kan være hensigtsmæssigt at genbestille en opkrævning for en ÅE-rekvirent. Sådanne genbestillinger skal foretages i NS. Overblik over faktiske opkrævninger Når opkrævningerne er bogført, og debitorerne evt. har betalt, kan alle registreringerne ses på de to vinduer med betalingsoversigter: B632 Individuelle betalingsgrundlag pr. debitor D432 Betalingsoversigt pr. debitor i NS 11
I NS er det desuden muligt at se såvel opkrævningsoplysningerne - dvs. bogført, betalt mv. Ændringer efter udført opkrævning Der kan forekomme tilfælde, hvor en ÅE-rekvirent er opkrævet, og der derefter sker ændringer som bør afstedkomme rettelser, i både ikke opkrævede og i opkrævede individuelle betalingsgrundlag. Rettelser af betalingsgrundlagene med tilhørende grundlagslinjer sker ved hjælp af de tidligere omtalte vinduer B635 Individuelt betalingsgrundlag og B636 Betalingsgrundlagslinjer. Herefter skal du sørge for at opkræve debitorerne igen ved hjælp af D638 Opkrævning for individuelle betalinger i NS. 12