Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks 2193 117 København K Statusrapport for projekt samt anmodning om udbetaling af tilskud Projektdata: Projektnummer og titel: 91627 Bred anvendelse af teletolkning per videokonference i hele sundhedssektoren. Journalnummer (fremgår af tilskudsbrev): Tilskudsmodtager: MedCom Adresse: Forskerparken 1 Postnr. & by: 523 Odense M Tlf: 3 54 87 33 E-mail: lho@medcom.dk Projektleder: Lone Høiberg Projektstart: 1. januar 29 Statusperiode: 1. juli 3. september 212 Status Regionerne Region Syddanmark er som eneste region i mål og har implementeret videotolkning på mere end 9 % af alle deres relevante. De øvrige fire regioner forventer at nå målet for projektet i december 212, gennem en målrettet implementeringsindsats. Udbetaling af regionernes andel af den centrale fondsbevilling til implementering af videotolkning på hospitalerne, reguleres af samarbejdsaftaler med MedCom, hvor udbetalingsplanen styres af den enkelte regions opnåelse af projektets milepæle. Hvis en region mod forventning ikke har taget videotolkning i brug på 9% af alle relevante hospitals ved udgangen af 212, skal der tages stilling til, om regionen kan få udbetalt sidste rate af samarbejdsaftalen, når udbredelsen er gennemført i 213.
Mange hospitals har under alle omstændigheder først taget videotolkning i brug sent i projektperioden. Derfor kan det ikke forventes, at hospitalsne allerede ved årets udgang, har konverteret samtlige sprogtolkninger fra fremmødetolkning til videotolkning. På denne baggrund har både projektledergruppe og projektstyregruppe anbefalet, at der også i 213 gennem MedCom samarbejdet sker en national koordinering af den fortsatte udbredelse og anvendelse af videotolkning. Videotolkeprojektet anbefales derfor forlænget til udgangen af 213, indenfor den eksisterende bevilling fra Fonden for Velfærdsteknologi. Alle regioner med undtagelse af region Hovedstaden har indgået aftale om frikøb af en eller flere personer dedikeret til Teletolkeprojektet. Der er 366 relevante nationalt, heraf har 211 implementeret videotolkning, svarende til knap 58 %. Yderligere 77 er teknisk klar og undervist, svarende til 21 %. Der er gennemført 1794 videotolkninger i 3. kvartal. Dette tal har ikke antallet af videotolkninger fra region Nordjylland, da de ikke indhenter oplysninger om antal videotolkninger efter 1. gennemførte videotolkning. De oplyser udgiften i 3. kvartal til kr. 19.214 til videotolkning. 5 4 3 2 1 Afdelinger, der Alle regioner er tilbudt en drøftelse af fastholdelse af videotolkning nu og efter 212. Projektet har besøgt tre regioner indtil nu. Når alle møder er afholdt sender vi en samlet liste til alle som inspiration. Det er tydeligt, at de største opgaver lige nu er omkring den fremtidige organisatoriske forankring. Hovedstaden har nu 16 relevante mod tidligere 18. To på Hillerød Hospital er fusioneret og to på Hvidovre er fusioneret. En klinik på Rigshospitalet har for få tolkninger og er derfor udeladt. Der er en ekstra afdeling på Gentofte som inkluderes. Regionen forventer at implementere videotolkning på 9 % af alle relevante i 212. Videotolkning er aktuelt implementeret på 42, svarende til knap 4 %, yderligere 19 er teknisk klar og undervist, svarende til 18 %. Der er gennemført minimum 87 videotolkninger, tallet for juli mangler.
14 12 1 8 6 4 2 Afdelinger, der Sjælland har 32 relevante, da psykiatrien har meldt 2 andre til som relevante. Regionen forventer at implementere videotolkning på 9% af alle relevante inden udgangen af 212. I instruksen for sygehus Syd (Næstved, Slagelse og Nykøbing F) står der, at telefontolkning skal bruges i størst muligt omfang. Det vil sige at ne ifølge instruksen skal bruge telefontolkning, hvilke giver udfordringer i forhold til at få ne til at anvende videotolkning. Den nye instruks er klar, men mangler godkendelse. Der er sendt brev ud til de somatiske (sygehus Syd og Nord) om, at det er videotolkning, som skal anvendes. Det er fra start meldt klart ud i psykiatrien. Endvidere er der afholdt stormøder i sygehus Syd. Videotolkning er implementeret på 11, svarende til knap 34 %, yderligere 14, svarende til knap 44 % er teknisk klar og undervist. Der er gennemført 116 videotolkninger i perioden. 35 3 25 2 15 1 5 Afdelinger, der Syddanmark har 11 relevante, lidt flere end først indmeldt. Regionen har nået målet med videotolkning på 9% af alle relevante, men har forsat fokus på at øge anvendelsen af videoudstyret. Videotolkning er implementeret på 19, svarende til 99%, har yderligere 5, som er teknisk klar og undervist. Har gennemført 13 videotolkninger i perioden, hvilket er 55% af alle tolkninger. 12 1 8 6 4 2 Afdelinger, der
aug. 1 april 11 okt. 11 april 12 jun. 12 aug. 12 okt. 12 dec. 12 Midtjylland har 81 relevante, lidt færre end sidste status. Afdelingerne er udgået, da de ikke har et tilstrækkeligt antal tolkninger. Århus Universitets hospital har en stor udfordring i at nå implementering af videotolkning, men har sat turbo på implementeringsprocessen. I den forbindelse har de gennemgået deres relevante, og flere kommer under bagatelgrænsen for videotolkning. Regionen forventer, at implementere videotolkning på 9 % af alle relevante inden udgangen af 212. Alle hospitaler i Region Midtjylland har stor fokus på implementering af videotolkning. Videotolkning er implementeret på 2, svarende til knap 25 %, yderligere 31 er teknisk klar, svarende til 38 %. Der er gennemført 588 videotolkninger i perioden. Der er ansat en person dedikeret til teletolkeprojektet på Århus Universitets hospital og en person på Randers Regionshospital, da de to hospitaler har haft størst behov for ekstra ressourcer. Århus Universitetshospital har en stor udfordring i at klargøre mange teknisk, således at de med teknologien kan gennemføre videotolkning. 2 15 1 5 Afdelinger, der Nordjylland har 37 relevante, forventer at have implementeret videotolkning på 9 % af alle relevante inden udgangen af december 212. Videotolkning er implementeret på 29, svarende til 78 %, yderligere 8 er teknisk klar og undervist, svarende til knap 22 %. Har haft udgifter for 19.214 kr. i 3. kvartal 212. 6 5 4 3 2 1 Afdelinger, der Kommuner Pilotafprøvningen af videotolkning indenfor det kommunale område skal indhente praktisk erfaring vedrørende anvendelsesmuligheder og potentiale for kvalitetsforbedringer samt mere effektiv udnyttelse af tolkeressourcerne indenfor forskellige kommunale forvaltningsområder. Potentialet for den kommunale anvendelse af videotolkning har jf. de første erfaringer vist sig større end forventet, idet eksempelvis muligheden for at gennemføre akutte tolkninger har givet mulighed for hurtig sagsgang. Samtlige afsluttede pilotprojekter har været med positive resultater og med efterfølgende fortsættelse i drift i forskelligt omfang, idet man flere steder har været bundet af udbud på tolkeområdet. Odense kommune: Har afsluttet pilotafprøvningen pr. januar 211 med udarbejdelse af en mini MTV, der på baggrund af erfaringerne fra pilotprojektet konkluderer, at
implementering af teletolkning indenfor relevante forvaltninger vil være en fordel, idet der kan peges på både økonomiske fordele og kvalitetsforbedringer. Odense kommune kører nu i drift med videotolkning. 35% af kommunens tolkninger sker via video mest udbredt på beskæftigelsesområdet, som har 9% videotolkninger. Århus kommune: Har afsluttet pilotprojekt og har udarbejdet MTV. Videotolkning anvendes i drift i Århus kommune. 25% af kommunens tolkninger sker nu via video. Kolding kommune: Kolding kommune har afsluttet pilotprojekt med udarbejdelse af en MTV. På baggrund af projektets positive udfald, er det besluttet, at implementere videobaseret teletolkning på tværs af alle forvaltninger i Kolding Kommune. Pilotprojektet har vist, at det er tidsbesparende, der spares kørselsafgift, kilometerpenge, og der er mulighed for akut tolkning. Københavns kommune: Jobcenter København (NV) har pr. juni 211 igangsat et pilotprojekt baseret på anvendelse af teletolkning i jobcentrets reception, som har stort behov for akutte tolkninger i forbindelse med borgerhenvendelser. Pilotprojektet er nu afsluttet, og der arbejdes på implementering til drift i hele jobcenteret. Evalueringsrapport foreligger i november 212. Esbjerg kommune: Har gennemført pilotafprøvning af teletolkning indenfor Jobcenteret. Pilotprojektet er afsluttet med positive resultater. Udbredelse afventer resultater af udbud på tolkeområdet. Varde kommune: Har afsluttet pilotafprøvningen, og er i gang med udarbejdelse af evaluering, der foreligger senest november 212.. Videotolkning udbredes til drift i kommunen på baggrund af erfaringerne i pilotprojektet. Fredericia kommune: Har gennemført pilotafprøvning indenfor sundhedsområdet, med ønske om bl.a. at afprøve mobile løsninger, hvilket har vist sig udfordrende idet de mobile bredbåndsforbindelser ikke kan levere videotolkning af tilstrækkelig høj kvalitet og stabilitet. Projektet er afsluttet og evalueret, og der arbejdes på udbredelse til drift. Vejen kommune: Har gennemført pilotprojekt i Integrationsteamet under Socialafdelingen og Jobcentret under Arbejdsmarkedsafdelingen pr. maj 211. Der er gennemført relativt mange videotolkninger i projektet og der er allerede taget initiativ til at udvide anvendelsen. Projektet er afsluttet og evalueret videotolkning anvendes nu i drift. Middelfart kommune: Har igangsat pilotafprøvning i Jobcenter og Borgerservice fra november 211. For Jobcentrets vedkommende med den vinkel, at der ønskes afprøvet mulighed for videotolkning i forbindelse med jobkonsulenternes besøg på virksomheder. Pilotprojektet er afsluttet og evalueret, og der arbejdes på overgang til drift. Favrskov kommune: Har indgået samarbejdsaftale om pilotprojekt indenfor Social indsats, Jobcenter og Børne og Familie. Pilotprojektet er igangsat i marts 212 og har i startfasen haft relativt få videotolkninger. Der arbejdes på at skaffe grundlag for udarbejdelse af en evaluering. Disse 1 kommuner udgør det samlede antal af kommunale pilotprojekter i Tolkeprojektet. Der vil ikke blive indgået flere samarbejdsaftaler, men generelt er der stor interesse for ibrugtagning af videotolkning blandt kommunerne, og flere kommuner er i gang med at implementere anvendelse af videokonferenceudstyr til tolkning og andre formål. Videotolkning er flere steder et krav i de kommunale udbud ift. sprogtolkning. MedCom bidrager med support ift. den tekniske og organisatoriske implementering i kommunerne. En mulighed for at gennemføre tolkning via mobilt videoudstyr, eksempelvis i borgerens hjem, vurderes yderst relevant pga. kommunernes udadrettede borgerkontakt, og flere af kommunerne er interesserede i netop denne mulighed. Imidlertid er de tekniske muligheder (netværk og videoklienter til det mobile udstyr) på nuværende tidspunkt ikke af tilstrækkelig høj kvalitet til en klinisk afprøvning. Praktiserende læger I Region Midtjylland er man i gang med at udbrede videotolkning. Der bliver i denne måned sendt breve ud til 4 almen praksis og 5 speciallægepraksis, som i stor stil bruger tolkning, mhp at tilbyde dem udstyr for at kunne deltage i projektet. I Region Syddanmark er man ligeledes i gang med en udbredelse blandt de praksis, der ofte benytter tolkning. Her tager man direkte ud til lægepraksis og har en dialog mhp at tilbyde udstyr til videotolkning. Teknik VDX kører med en oppetid på tæt ved 1 %. Et udfald på clustret af eksterne VCSexpressways d. 27/9 kl..9 til 11.4 betød, at det ikke var muligt at registrere klienter
imod VDX og det betød forstyrrelser for nogle planlagte tolkninger. Udfaldet afslørede også problemer med den automatiske failover-proces, der ellers skulle have taget over. Problemerne skyldtes en bug i den aktuelle firmware, der ligger i VCS-Expressway serverne. Denne bug er kendt af Cisco og vil være rettet i næste version af firmwaren, som forventes frigivet ultimo oktober, primo november. Indtil vi kan få opdateret firmwaren, følger vi driften nøje, så vi kan tage evt. nye nedbrud i opløbet. Da systemet er redundant burde vores failover, i dette tilfælde have virket, men begge servere var blevet ramt af fejlen og derfor kunne klienterne ikke registrere ind på nogen af serverne. Vi afventer stadig overgang til TMSPE. I den fælles videotelefonbog er der nu opført knap 4 videoadresser fra primært regioner og VDX. Der udvikles på telefonbogen, så det bliver muligt at få den gjort tilgængelig på de enkelte endepunkter. Statistik modulet blev sat i drift 14/9 og opsamler aktuelt data fra VDX, RM og RH. Der udvikles på at give differentieret brugeradgang ligesom der arbejdes med at forfine standard-rapport layoutet.
Projektplan (skal fylde 2-3 sider): Følger projektet den i projektansøgningen angivne projektplan? Ja Nej Ved nej udfyldes bilaget revideret projektplan og indsendes som del af projektets afrapportering. (Ved forsinkelser i tids- og leveranceplan, skal en ny projektplan godkendes af fonden). Hvis nej, beskrives her hvilke forhold, der har ændret sig: Projektet har ikke nået milepælen 1. april 211, hvor 25 % af alle relevante skulle anvende videotolkning. Ligeledes er milepælen pr. 1. april 212, hvor 75 % af alle relevante skulle anvende videotolkning ikke nået. n er endnu ikke nået, men alle regioner forventer at nå målet med videotolkning på 9 % af alle relevante i december 212. Beskriv indhold af de milepæle og leverancer, som projektet har færdiggjort i indeværende projektperiode: : Bookingportal til tolkning er teknisk set klar og pilotprojektet gennemført og evalueret. Det forventes idriftsat i region Midtjylland i november 212. De øvrige regioner og kommuner har mulighed for at indgå aftale om præsentation. Leverancer: Ni kommuner har gennemført pilotprojekt Statistik modul på VDX idriftsat i september 212 Igangværende leverancer: Besøg i alle regioner med fokus på fastholdelse af videotolkning fremover Evaluering af kommuneprojekterne En kommune er i gang med pilotprojektet Udbredelse af videotolkning på sygehuse Undervisning på sygehus Projektets slutevaluering i gang Udvikling på den fælles adressebog Patientinformationen oversættelses til nye sprog Løbende information til tolkeudbyderne omkring antal, der for at sikrer balance i udbud og efterspørgsel. Hvad viser de foreløbige resultater, som er opnået i projektet? To regioner er i gang med implementering i almen praksis på forskellige niveauer. En region er interesseret i opstart i almen praksis. Region Syddanmark har nået målet med videotolkning på 9 % af alle deres relevante. De øvrige fire regioner skal arbejde hårdt og målrettet for at komme i mål i december. De kommuner, som har gennemført pilotprojekter, er forsat i drift eller arbejder hen mod dette
Det har stor betydning, at der gennemføres udbud, som sikrer gode rammer for videotolkning Efterspørgsel og udbud på videotolkning balancerer Økonomisk incitament er vigtigt for valg af nes tolkemetode, også selvom videotolkning giver et kvalitativt løft Er der eksempler på, at foreløbige effekter er forankret hos målgruppen(erne)? Region Syddanmark har i dette kvartal videotolket på 55 % af alle deres tolkninger, en lille stigning fra sidste kvartal Der er forsat interesse fra kommuner dels omkring videotolkning og dels anden anvendelse af videokonference Hvilken konsekvens har de opnåede resultater og effekter i projektet? Når de fleste har implementeret videotolkning så sent i projektet, vil vi ikke i projektets levetid få det fulde udbytte på dækningsgraden. Det vil kræve en fastholdelse af videotolkning også i 213 at øge dækningsgraden. På baggrund af projektplanen angives de milepæle, som er nået til næste afrapportering: o 9 % af alle relevante o Kommunale pilotprojekter er afsluttet o Kommunale pilotprojekter har afleveret deres evaluering. De sammenskrives i den endelige slutevaluering (Eventuelt flere kan tilføjes) Ledelses- og ejerforhold: Er der ændringer i projektets ledelses- og/eller ejerforhold? Ja Nej Hvis ja tages der kontakt til Fonden for Velfærdsteknologi. Hvis ja, beskriv ændringerne [SKRIV HER] Potentialevurdering: Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre potentialevurderingen i projektet? Ja Nej Hvis ja udfyldes bilaget revideret arbejdskraftbesparende potentiale og indsendes som del af projektets afrapportering (Bemærk at der er to faneblade, som begge skal udfyldes). Hvis ja, beskriv årsagen til afvigelsen mellem forventet og observeret
forandring: [SKRIV HER] Hvis ja, beskriv hvilke nye årsagsmæssige sammenhænge, disse observationer giver anledning til at arbejde med i projektet: [SKRIV HER] Risikovurdering: Hvilke udfordringer har projektet været igennem og hvordan håndteredes udfordringerne? Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre risikovurderingen i projektet? Ja Nej Hvis ja udfyldes bilaget Revurderet risikoanalyse. Hvis ja, beskriv hvilke resultater, der har givet anledning til at ændre risikovurderingen: Antallet af videotolkninger er ikke så højt endnu i 4/5 regioner. Det skyldes at de fleste først lige er kommet i gang, samt at regionernes fokus aktuelt er på at nå målsætningen for udbredelse (ibrugtagning på 9% af relevante ) fremfor høj dækningsgrad (konvertering af alle fremmødetolkninger til videotolkning). Budget, regnskab og udbetalingsanmodning: Er der ændringer til det samlede projektbudget? Ja Nej Hvis ja udfyldes bilaget Anmodning om ændring i projektbudget. Fonden for Velfærdsteknologi anmodes om udbetaling af 1.816.562 kr. Bilaget Anmodning om udbetaling skal udfyldes og indsendes som del af projektets afrapportering. Hvis ja, beskriv hvad ændringen består i: I en revision af allerede afholdte samt kendte / formodede fremtidige udgifter har vi konstateret at posten eksterne konsulenter er overbudgetteret. Vi vil gerne ompostere disse midler, så de i højere grad matcher de reelle udgifter på teknik, befordring, andet og løn.
Dato og underskift: Jeg erklærer på tro og love, at de fremsendte oplysninger er korrekte: