Udkast Projektplan Teletolkeprojektet

Transkript

1 Udkast Projektplan Teletolkeprojektet Projektplan version 0.2 1

2 Indholdsfortegnelse Projektgrundlag...3 Baggrund...3 Forventet potentiale...4 Formål...4 Mål...5 Omfang...5 Projektorganisering...7 Leverancer...9 Milepælsplan...12 Tidsplan...12 Budget...13 Implementeringsstrategi...13 Samarbejdsaftaler...14 Evaluering...15 Succeskriterier...17 Bilag Projektplan version 0.2 2

3 Projektgrundlag Baggrund I kraft af populationsforandringer indenfor de sidste år i Danmark (flere hundredetusinde flygtninge, indvandrere og asylansøgere fra forskellige verdensdele) er behovet for tolkebistand i sundhedsvæsenet steget markant. Især indenfor arabisk og somalisk, men i stigende grad også østeuropæiske sprog som eksempelvis polsk. På landsplan er der en stigning i antallet af personer, som får diabetes type 2, muskellidelser og andre livsstilssygdomme, en stor del af disse er af anden etnisk baggrund. Mange er flygtet fra krigsramte områder eller områder, hvor de på anden vis har frygtet for deres liv. Dette medfører en potentiel risiko for udvikling af posttraumatisk stress syndrom. Inddrages den demografiske udvikling, som peger mod færre hænder i den arbejdsduelige alder og flere ældre borgere, tegnes et billede med øget pres på sundhedsvæsenet generelt, men også et øget behov for tolkesamtaler. Den nuværende praksis med en fysisk fremmødt tolk i sundhedsvæsenet medfører, at konsultationen ofte starter i venteværelse, hvor tolken venter sammen med patienten. Dette er med til at vanskeliggøre, at tolken kan opretholde en professionel distance til patienten. Det kan være svært specielt i akutte situationer at få arrangeret en tolkesamtale med kort varsel, og løsningen bliver ofte anvendelse af familiære tolke, faktisk også patientens børn. Denne løsning går på kompromis med kvaliteten af tolkningen. Tolken bruger meget tid på transport, finde parkeringspladser og venten i afdelingerne, og har nuværende ikke de store muligheder for diskussioner med kollegaer eller specialisering indenfor et område. Et pilotprojekt på flere afdelinger på Odense Universitetshospital(OUH) og Kolding sygehus med teletolkning via videokonference udstyr har vist, at den nuværende løsning med fremmødetolkning kan forbedres ved anvendelse af tolkning via videokonference. De har rapporteret om øget tilgængelighed af tolkning, også i akutte situationer, og det vurderes, at systemets er mere smidigt, lettilgængeligt og tidsbesparende i forhold til den nuværende løsning med fremmødetolkning. Patienterne har forståeligt nok haft brug for information omkring det anvendte udstyr. Anvendelse af videokonference giver nye muligheder for at tilrettelægge tolkning bedre i sundhedsvæsenet, herunder at sikre en bedre udnyttelse af tolkeressourcer. De hidtidige erfaringer vedrører tolkning i sygehusvæsenet på arabisk og somalisk, men kan med fordel udbredes til den kommunale sundhedssektor og praksissektoren og på flere sprog i takt med behovets opståen. Teletolkning giver tolken mulighed for at beholde en professionel distance til patienten, samt tilføre højere kvalitet af tolkningerne f via specialisering. Ud over anvendelse til tolkning kan videokonferenceudstyret efterfølgende genanvendes til mange andre formål på de samme afdelinger, kommuner og praksis. Projektplan version 0.2 3

4 Forventet potentiale Anvendelse af videokonference i den danske sundhedssektor har hidtil været begrænset. Dels er der forsat manglende viden om de kliniske muligheder ved videokonference. Dels er det i lokale pilotprojekter svært at opnå den anvendelsesmæssige volumen, der er nødvendig, for at sundhedspersonalet opbygger tilstrækkelig fortrolighed med og erfaring i anvendelse af videokonferenceteknologien. Endelig er der forsat tekniske hindringer for en gnidningsløs sikker videokommunikation mellem de forskellige organisatoriske enheder i sundhedssektoren. De hidtidige udfordringer for en udbredt anvendelse af teletolkning, fokuseret på ét klinisk værktøj vurderes bedst at kunne imødekommes ved etablering af et storskala udbredelsesprojekt. Der gennemføres skønsmæssigt tolkninger om året på de danske sygehuse og ca tolkninger i lægepraksis. Tallet for tolkesamtaler i kommunerne kendes ikke. Tolkebistand pr. videokonference er en nyskabelse i Danmark, inspireret af lovende effekter fra løsninger i Californien, hvor det første år har bragt signifikante resultater for hospitalet, idet teletolkning reducerede den gennemsnitlige tid, der blev anvendt til tolkning, fra 37 minutter til 17 minutter. Tidsbesparelse Tolkning via videokonference giver dels mulighed for bedre tilrettelæggelse af tolkning, specielt i forbindelse med forsinkelser, hvor det bliver lettere at ændre den aftalte tolkning. Dels en bedre udnyttelse af tolkeressourcer, da transport til og fra tolkestederne, som i dag tager meget tid, mindskes. Tilgængelighed Med videokonference og etablering af tolkecentre, vil tilgængeligheden til tolkning blive bedre, uanset tolkestedets geografiske placering, sprogets udbredelse i Danmark, og sandsynligvis også tidspunktet på døgnet. Dette vil være gældende for både planlagte og akutte tolkninger. Bedre sundhedsfaglig tolkning Med opbygning af teletolkecentre bliver det muligt at professionalisere og specialisere tolkningen, hvor tolken kan specialisere sig indenfor ét speciale. Derved bliver tolkningen bedre i forhold til det sundhedsfaglige område generelt. En øget tilgængelighed af tolke, vil mindske anvendelsen af familietolke, specielt børn, som ikke er uddannede og uden sikkerhed for at de behersker sproget tilstrækkeligt. Derudover er de ikke som andre tolke underlagt tavshedspligten i sundhedsvæsenet. De er følelsesmæssigt involverede og kan stilles i etiske dilemmaer. Formål Sikre national udbredelse af teletolkning pr. videokonference i hele sundhedssektoren, således at videokonference bliver opfattet som et almindeligt værktøj til at lette arbejdsbyrden i klinikken i dagligdagen. Projektplan version 0.2 4

5 Sekundært vil den etablerede infrastruktur og videokonferenceudstyret danne fundamentet for genanvendelse i andre behandlingsmæssige sammenhænge som f tilsyn og alkoholbehandling, tværfaglige og udskrivningskonferencer mellem sekundær og primær sundhedssektor, undervisning mm. Teletolkning sikrer lettere og billigere adgang til tolkning for sundhedsvæsenet. Mål At teletolkning anvendes på 90% af landets sygehusafdelinger med patientkontakt ved projektets ophør i december At teletolkning anvendes i enkelte kommuner og praksis, hvor der er et stort behov for tolkning. Delmål: - Kortlægning af tolkeudbydere i Danmark. - Etablering af centralt videoknudepunkt via Sundhedsdatanettet Omfang Projektet skal sikre høj udbredelsesgrad af videokonferenceudstyr i de 5 regioner, så der er mulighed for høj dækningsgrad af tolkning via teletolkning på de danske sygehuse. Teletolkning via videokonference har ikke tidligere været afprøvet i kommuner og lægepraksis, men der er en oplagt gevinst at hente her, hvorfor projektet har valgt at have 5 kommuner og 5-10 lægepraksis med som spydspidsorganisationer, for at indhente erfaringer. Projektet er ansvarlig for etablering af nationalt knudepunkt via sundhedsdatanettet, så trafikken foregår via en sikker forbindelse. Derudover sikre, at der er lokal infrastruktur, så regioner, kommuner, og praksis kan kobles op. De indhentede erfaringer fra pilotprojektet i OUH viser, at personalet oplevede at videokonferenceudstyr var let at anvende. Men idet det sundhedsfaglige personale ikke nødvendigvis har kendskab til betjening af videokonferenceudstyr, er der behov for udarbejdelse af en teknisk manual, som kan følge videoudstyret. Projektet afholder workshops i forbindelse med o undervisningsmateriale o udarbejdelse af patientinformation på flere sprog, da patienterne ikke er fortrolige med tolkesamtaler via en skærm. o anbefaling/procedure for betaling af tolkeydelser o anbefalinger til procedure for, hvordan bestilling af tolk kan foregå ved indførelse af teletolkning o kvalitetsmål og evalueringsmodel inklusiv spørgeskemaer Projektplan version 0.2 5

6 Afgrænsning: Projektet afgrænser sig fra, at implementere de mulige genanvendelser, der er ved videokonference. Det er op til brugerne af videokonference, at anvende det implementerede udstyr i andre situationer end tolkning. Det er superbrugere eller tilsvarende i hver organisation, som skal varetage undervisning af kommende brugere af videokonferenceudstyret. Projektet har ikke mål for, hvor mange kommuner og lægepraksis, der skal have udbredt teletolkning inden år 2012, men skal sikre at der deltager praksis og kommuner som spydspidsorganisationer, så der indhentes erfaring på dette område. Det er ikke indenfor projektets opgave, at sikre mulighed for elektronisk betaling for teletolkning, det gælder både den offentlige betaling og eventuel privat betaling. Det er på nuværende tidspunkt muligt at betale med e-fakturering, dette ændrer sig ikke. Afhængighed: Projektet er afhængigt af, at sundhedsdatanettet opdateres, så der er kapacitet til den ekstra belastning som national anvendelse af tolkning via videokonference vil medføre. Foruden et opdateret sundhedsdatanet, er projektet afhængig af, at regioner og kommuner indgår aftaler med teletolkeudbydere om teletolkning via videokonference. Projektplan version 0.2 6

7 Projektorganisering Teletolkningsprojektet indgår i Digital Sundheds program for telemedicin og hjemmemonitorering under den nationale IT-strategi på sundhedsområdet. Digital Sundhed har uddelegeret programledelsen til MedCom. Programledelse og koordinering af den konkrete implementering og udbredelse af teletolkning varetages således i regi af MedCom for at udnytte den eksisterende kompetence i national udrulning og implementering af elektronisk kommunikation i sundhedssektoren. Projektet er organiseret på følgende måde: SDSD: Programstyregruppe for nationalt program for telemedicin & hjemmemonitorering Medcom: Programledelse Videoknudepunkt infrastruktur VDX Projektstyregruppe for teletolkning Projektstyregruppe for. Projektstyregruppe for.... Medcom: Projektledelse Teknik Hospitaler Praksis Kommuner Tolkeudbydere Videoteknikgruppe Implementeringsgruppe Programstyregruppe: Programstyregruppeformand: Programejer Ivan Lund Pedersen, SDSD Repræsentant for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Danske Regioner KL Lægeforeningen, sygehus Lægeforeningen, praksis Dansk sygeplejeråd Danske patienter 2 repræsentanter for regionerne Observatører: Programleder, samt repræsentant fra MedCom og Sundhed.dk Programstyregruppen har ansvar for styringen af programmet inden for programmets tolerancer/rammer. Der er aftalt en fastmøderække for. Projektplan version 0.2 7

8 Projektstyregruppe: Styregruppeformand, Lars Hulbæk, MedCom, programleder 1 repræsentant for leverandør af nationalt videoknudepunkt 1 repræsentant for leverandører af tolkeservice 2 seniorbrugere Skal støtte programledelsen i projektets gennemførelse, samt træffe beslutninger for projektet. Projektstyregruppen mødes efter behov, første gang når leverandøren for nationalt knudepunkt kendes. Projektleder: Lars Hulbæk, MedCom Det er projektlederens rolle at styre projektet og ressourcerne, sikre fremdrift af projektet og at leverancernes kvalitetsstandard overholdes, samt lede projektet internt og eksternt. Rapportere status til styregruppen. Teamlederens rolle: Det er teamlederens opgave at sikre leverance af de aftalte produkter, samt levere den aftalte kvalitet. Teamleder Teknik: Peder Illum, MedCom Leverancer: Kravspecifikation, Samarbejdsaftaler, Leverandørkontrakt, Nationalt videoknudepunkt, Lokal adgang til videoknudepunktet for spydspidsorganisationer. Teamleder Kommuner: Rikke Viggers, MedCom Leverancer: Samarbejdsaftaler med 5 spydspidsorganisationer, Klinisk afprøvning, Udbredelse. Teamleder Praksis: Susanne Noesgaard, MedCom Leverancer: Samarbejdsaftaler med 5-10 spydspidsorganisationer, Klinisk afprøvning, Udbredelse. Teamleder Hospitaler: Lone Høiberg, MedCom Leverancer: Samarbejdsaftaler med 10 spydspidsorganisationer fordelt i somatik og psykiatri, klinisk afprøvning, udbredelse af teletolkning. Teamleder Tolkeudbydere: Susanne Noesgaard, MedCom Leverancer: Delrapport Kortlægning af tolkeudbydere og deres indgåede aftaler, Endelig rapport Kortlægning af tolkeudbydere. Implementeringsgruppe: Projektleder fra hver Region og Kommune, samt evt. superbrugere fra hver spydspidsorganisation i kommune, region, praksis. Gruppen har til formål at Sikre projektets samlede fremdrift Følge op på implementeringssamarbejdsaftaler Sikre erfaringsudveksling Projektplan version 0.2 8

9 Input til projektets business case, projektplan, evalueringsmodel Videoteknikgruppe: Repræsentant fra hver Region, KMD, Praksislægesystemleverandør og Kommune. Gruppen har til formål at Følge op på infrastruktursamarbejdsaftaler Udbudsgruppe for MedCom s udbud af etablering og drift af videokonference knudepunkt på Sundhedsdatanettet(SDN) Udgøre superbrugerkorps i forhold til opsætning af lokalt videokonference udstyr på SDN Udformning af nationalt videonummer system Husning af samarbejde med Sverige og Norge Leverancer Fase Fase 1 Udbud og etablering Deadline Leverance Leverance 15. marts Kontakt til Regionerne etableret 25. marts Statusrapport Produkter Deadline Produkter Uformel kontakt omkring de enkelte regioners nuværende arbejde med telemedicin 1. mar. 15. mar. Brev til sundhedsdirektørerne 18. mar. Udkast BC 25. mar. Projektplan, udkast Statusrapport til program -og 25. mar. projektstyregruppe 31. marts Input til business case og projektplan Forberedelsesmøde afholdt Kortlægning af tolkeudbydere 1. del Kortlægning af udbydere af sprogtolkning til sundhedssektoren i Danmark 13. april 22. april Kravspecifikation Implementeringsgruppe etableret PID Overblik over eksisterende kontrakter mellem regioner og tolkebureauer, herunder tidshorisont for de indgåede kontrakter 31. mar. 31. mar. 31. mar. Aftale for arbejdsgruppe indgået 9. feb. Mock up, udbudsmateriale 11. feb. Mini kortlægning udstyr, volumen og anvendelse 4. mar. 23. mar. Kravspecifikation vs. 1 Deltager til implementeringsgruppe regionerne udvalgt 2. apr. Deltagere til implementeringsgruppe kommunerne udvalgt 2. apr. Deltagere til implementeringsgruppe praksislægerne udvalgt 2.apr. 1. møde afholdt i implementeringsgruppe 22. apr. 18. mar. Projektgrundlag Projektplan version 0.2 9

10 30. april 30. maj 30. juni 2. juni 23. juni 7. juli 8. september 15. september Business case 22. apr. Projektplan 22. apr. 18. mar. Risikolog 18. mar. Emnelog Kommunikationsplan 18.mar. Kvalitetsplan 15. apr. Oversigt over sygehuse og afdelinger Oversigt udarbejdet over alle sygehuse 30. apr. Arbejdspakker udarbejdet Produktbeskrivelser udarbejdet 25. apr. Opdateret business case Til ABT fonden 30. apr. Samarbejdsaftaler vedr. implementering og teknik indgået Informationsmøde, tolkeudbydere Gennemført udbud 2. del af kortlægningsrapport 10 spydspidsorganisationer udvalgt Statusrapport Kontrakt med leverandør indgået Samarbejdsaftale med de 5 regioner 27. maj Samarbejdsaftale med enkelte kommuner 27. maj Samarbejdsaftaler med enkelte lægepraksis 27. maj Samarbejdsaftaler med praksisleverandørerne 27. maj Godkendt udbudspakke 17. apr. Miniudbud gennemført 29. maj Tilbud modtaget 1. juni Implikationer i relation til organiseringen af 23. juni tolkene i HK? Umiddelbar vurdering af behov for kvalitetssikring og efteruddannelse af tolkene 23. juni? Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. juni Statusbrev til regionerne, spydspidskommuner og spydspidspraksis 23. juni Tilbud gennemgåede og afklarede 25. juni Valg af leverandør 30. juni Levering og installation af POC - delleverance aug. Teknisk afprøvning og implementering, del 1. Nationalt knudepunkt. Godkendelse af delleverance 1 8. sept. Tolkeudbyder klar Før målinger på udvalgte arbejdsgange 23. september Statusrapport 30. september 30. september Informationsmøde, tolkeudbydere Teknisk test af forbindelser mellem minimum 10 spydspidsorganisationer og nationalt knudepunkt gennemført Sikre at spydspidsorganisationerne har indgået aftaler med tolkeudbydere Før målinger på sundhedsprofessionelles arbejdsgange Før målinger på praksislægens arbejdsgange Før målinger på kommunens arbejdsgange Statusrapport til program -og projektstyregruppe Statusbrev til regionerne, spydspidskommuner og spydspidspraksis Afprøvning og implementering af lokal teknisk løsning og test 15. sept. 21. sept. 23. sept. 23. sept. 30. sept. Projektplan version

11 23. oktober 30. oktober 23. november 30. november Statusrapport Kursus i klinisk anvendelse af videokonference for superbrugere fra minimum 10 spydspidsorganisationer gennemført Statusrapport Klinisk afprøvning af videokonference gennemført fra minimum 10 spydspidsorganisationer Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. okt. Statusbrev til regionerne, spydspidskommuner og spydspidspraksis 23. okt. Udarbejdelse af materiale 1. okt. Superbrugere udpeget 15. aug. Tidsplan for undervisning 1. okt. Lokaler, udstyr og teknik klar 1. okt. Opsamling/evaluering af undervisningsseancer 30. okt. Statusrapport til program -og projektstyregruppe 23. nov. Statusbrev til regionerne, spydspidskommuner og spydspidspraksis 23. nov. Procedure for betaling af tolkesamtaler klar 1. nov. Procedure for booking af tolkesamtaler klar 1. nov. Support til spydspidorganisationerne etableret 1. nov. Superbrugere har undervist deltagere 1. nov. Logbøger introduceret 1. nov. Patientpjecer udarbejdet 1. nov. 09 Spørgeskemaer udarbejdet til evaluering 1. nov. Fase 2 National udbredelse 30. december 6. januar februar december december december december december 2012 Faseafslutningsrapport Teknisk afprøvning og implementering, del 3. Evaluering af driftserfaringer i spydspidsorganisationerne gennemført Statusrapport Teletolkning anvendes på 25 % af sygehusafdelingerne med patientkontakt Statusrapport Teletolkning anvendes på 75 % af sygehusafdelingerne med patientkontakt Teletolkning anvendes på 90 % af sygehusafdelingerne med patientkontakt Udstyr indkøbt og installeret 1. nov. Statusrapport til program -og projektstyregruppe 30. dec. Statusbrev til regionerne, spydspidskommuner og spydspidspraksis 30. dec. Levering og installation af delleverance 2 3. nov. Driftprøve 8. dec. Delleverance 2 godkendt og "GO LIVE" 9. dec. Evalueringsmøde 14. jan. '10 Statusrapport til program -og projektstyregruppe dec. '10 Statusbrev til regionerne dec. '10 Afholdelse af informationsmøde marts '10 Afholde erfamøde Sept. '10 Statusrapport til program -og projektstyregruppe dec. '11 Statusbrev til regionerne dec. '11 Afholdelse af informationsmøde mar. '11 Afholde erfamøde sept. '11 Afholdelse af informationsmøde mar. '12 Afholde erfamøde sept. '12 Evalueringsrapport dec. '12 Projektplan version

12 Milepælsplan 1. milepæl: 31. marts : Opdateret business case med udgangspunkt i før målinger arbejdsgange 2. milepæl: 30. april : PID udarbejdet og godkendt. 3. milepæl: 30. maj : Samarbejdsaftaler vedrørende implementering indgået med regioner, kommuner, og lægepraksis 4. milepæl: 8. september :Nationalt knudepunkt for sikker videokonference etableret og testet, indgåelse af tekniske samarbejdsaftaler med regioner, kommuner og en lægepraksissystemleverandør. Rapport Kortlægning af tolkeudbydere udarbejdet 5. milepæl: 30. september: Teknisk test af forbindelser mellem minimum 10 spydspidsorganisationer og nationalt knudepunkt gennemført 6. milepæl:30. oktober : Kursus i klinisk anvendelse af videokonference for superbrugere fra minimum 10 spydspidsorganisationer gennemført 7. milepæl: 30. november : Klinisk afprøvning af tolkesamtaler via videokonference gennemført 8. milepæl: 28. februar 2010: Evaluering af driftserfaringer i spydspidsorganisationer gennemført 9. milepæl: 31. december 2010: Teletolkning anvendes på 25 % af sygehusafdelinger med patientkontakt 10. milepæl: 31. december 2011: Teletolkning anvendes på 75 % af sygehusafdelinger med patientkontakt 11. milepæl: 30. november 2012: Mini MTV udarbejdet 12. milepæl: 31. december 2012: Teletolkning anvendes på 90 % af sygehusafdelinger med patientkontakt Tidsplan Overordnet tidsplan for projektet i perioden : Kravspecifikation Kortlægning Opstart grupper Samarbejdsaftaler Informationsmøde, tolkeudbydere Centralt videoknudepunkt Spydspidsorganisationer udpeget Test af lokal opkobling til SDN Tolkeudbydere adgang via SDN Udstyr installeret og testet Undervisningsmateriale Klinisk afprøvning Erfaringsopsamling 25 % Sygehusafdelinger i gang 75 % Sygehusafdelinger i gang 90 % Sygehusafdelinger i gang Evalueringsrapport Mar. Apr. Apr. Maj Juni Aug. Aug. Sept. Sept. Okt. Okt. Nov. Dec Dec. Dec. Dec. Dec. Der er en detaljeret tidsplan over projektet i bilag 1. Projektplan version

13 Budget Bevillingen fra ABT fonden til teletolkeprojektet for og de budgetterede midler for fordeler sig med 20 mio.kr. i og 7 mio. kr. for hvert af de efterfølgende år. Denne fordeling ønskes revideret som følge af forskudt udbetaling af implementeringssamarbejdsaftaler, i takt med den lokale og regioner opfyldelse af de i samarbejdsaftalerne fastsatte målsætninger. Hovedbudgetposterne i fordeler sig som følger Implementeringsstrategi Implementering af den tekniske infrastruktur læner sig op ad vandfaldsmodellen, hvor produktet fastlåses tidligt i forløbet. Modsat vandfaldsmodellen afprøves den tekniske løsning inden implementering, for at undgå et langt forløb inden den tekniske løsning kan afprøves. Derved opnås følgende faser: Kravspecifikation Design Afprøvning Implementering Drift. Den organisatoriske implementering af teletolkning forløber trinvis i en iterativ proces, hvor først spydspidsorganisationerne implementerer teletolkning, dernæst forsætter udbredelsen nationalt. Implementeringen sikres gennem et tæt samarbejde mellem MedCom, regioner, kommuner og almen praksis, og reguleres i forpligtende samarbejdsaftaler dels omkring infrastruktur og dels omkring implementering. Hver region står for egen lokale projektledelse. Implementering af teletolkning deles i 5 spor; sygehuse, kommuner, lægepraksis, teknik og tolkeudbydere. Projektet etablerer en tolketeknikgruppe og en implementeringsgruppe, som begge gennem projektet har til opgave at samle og dele viden og erfaringer fra hele landet med det formål, at alle har ejerskab i projektet. Projektplan version

14 Implementeringsstrategien for sygehusene stiller klare mål for hvor mange afdelinger, der skal have udbredt teletolkning og hvornår. For sygehusene: December ; 10 spydspidsorganisationer har implementeret teletolkning December 2010; Teletolkning anvendes på 25 % af sygehusafdelinger med patientkontakt December 2011; Teletolkning anvendes på 75 % af sygehusafdelinger med patientkontakt December 2012; Teletolkning anvendes på 90 % af sygehusafdelinger med patientkontakt Når spydspidsorganisationerne har implementeret teletolkning, vil det være den enkelte region, der indenfor ovenstående krav beslutter, hvordan deres implementering skal foregå f big bang, trinvis, geografisk o. lign. For kommuner og lægepraksis: December ; fem spydspidskommuner og fem spydspidspraksis har implementeret teletolkning Fra 2010 og frem til 2012 forventes en jævn stigning i udbredelsen af teletolkning både i kommuner og lægepraksis, som kan høste de erfaringer som spydspidsorganisationerne har opnået. Kommuner og lægepraksis får en længere implementeringsperiode end sygehusene, da deres implementering i højere grad bygger på udbredelse, planlagt efter eget ønske. Samarbejdsaftaler Den praktiske implementering af projektet forløber trinvis og sikres i et tæt samarbejde mellem MedCom, regioner, kommuner og praktiserende læger og reguleres i forpligtigende samarbejdsaftaler. Det samlede samarbejdsaftale kompleksbestår dels af aftaler med projektdeltagere om etablering af infrastruktur, dels lokal implementering. Infrastruktur samarbejdsaftaler: o Aftaler med fem regioner om etablering af regional videoinfrastruktur, både indenfor sygehusene o Aftaler med fem spydspidskommuner om etablering af lokal videoinfrastruktur o Aftaler med én praksissystemleverandør om etablering af videoinfrastruktur Infrastruktur samarbejdsaftalerne udbetales 50% ved aftale indgåelse og 50% ved vellykket teknisk testning i forhold til nationalt videoknudepunkt. Implementerings samarbejdsaftaler: Projektplan version

15 o Aftaler med fem regioner om regional udbredelse af teletolkning o Aftaler med fem spydspidskommuner om kommunal udbredelse af teletolkning o Aftaler med fem spydspids lægepraksis om udbredelse af teletolkning o Aftale med én spydspidsregion om udbredelse af telepsykiatri Implementerings samarbejdsaftalerne udbetales 50% ved aftale indgåelse, 25% ved vellykket klinisk afprøvning og 25% ved opnåelse af aftalt udbredelsesgrad. Samarbejdsaftalerne fastsætter henholdsvis MedCom s og projektdeltagers forpligtigelser, herunder MedCom har forpligtigelser i relation til o Programledelse og koordinering o Etablering af nationalt videoknudepunkt og videonummer fortegnelse o Koordinering i forhold til udbydere af teletolkeservice o Uddannelse af superbrugere o Offentliggørelse af projektfremdrift og trafik statistik o Medfinansiering af lokale udstyrsanskaffelser o Medfinansiering af lokale implementeringsindsats Projektdeltagers forpligtigelser i relation til o Etablering af lokal videoinfrastruktur med tilslutning til nationalt videoknudepunkt o Etablering af lokale videokonferencefaciliteter o Aftaler med teletolkeudbydere o Lokal projektorganisation, herunder udpegning af lokal projektleder o Udarbejdelse af plan for lokal/regional udbredelse o Ibrugtagning og projektfremdrift i øvrigt, herunder lokale uddannelsesaktiviteter Evaluering Projektet udarbejder en evalueringsrapport, når den kliniske afprøvning er gennemført og teletolkning er implementeret i spydspidsorganisationerne. Evalueringen vil være baseret på principperne for Medicinsk Teknologi Vurdering(MTV), der opdeles i konsekvenser eller effekter ved anvendelse af teletolkning frem for tolkning ved fremmøde set ud fra et teknologisk, patientmæssigt, organisatorisk og økonomisk perspektiv. Evalueringen vil være baseret på spørgeskemaundersøgelse foretaget inden klinisk afprøvning og igen efter klinisk afprøvning. Evalueringen vil være baseret på de spørgeskemaer, som er udarbejdet på fælles workshops. Spørgeskemaerne udleveres til alle spydspidsorganisationer. o Før måling på udvalgte arbejdsgange inden den kliniske afprøvning i spydspidsorganisationerne. Teknologiske effekter De tekniske muligheder i videoudstyret Projektplan version

16 De tekniske begrænsninger i videoudstyret Funktionaliteten Patientmæssige effekter Patientens vurdering af, hvorledes videokonferencerne fungerer Patientens tryghed ved deltagelse i videokonference Patientens forståelse af de informationer, der gives ved videokonferencen Organisatoriske effekter Den konkrete organisering af samarbejdet mellem sygehus og tolke(tolkebureau) i forbindelse med gennemfrelse af videokonferencen Sygehuspersonalets oplevelse af videokonferencerne Tolkenes oplevelse af videokonferencerne Praksislægernes oplevelse af videokonferencerne Kommunernes oplevelse af videokonferencerne Registrering af anvendelse af familietolkning Antal samtaler gennemført uden den nødvendige tolk Økonomiske effekter Udgifter ved indkøb og drift af videoudstyret Arbejdskraftbesparende potentiale ved reduceret tidsforbrug for de forskellige faggrupper Registrering af tolkens tid på kørsel/kørte km. Forsinkelser/ventetid for tolk, Forsinkelser/ventetid for sundhedspersonale Registrering af reel tolke tid Registrering af tidsforbrug på bestilling af tolk o En egentlig evaluering af nytteværdien i spydspidsorganisationer, når teletolkning er implementeret. Teknologiske effekter Patientmæssige effekter Organisatoriske effekter Økonomiske effekter Ved projektets afslutning ultimo 2012 udarbejdes en slutevaluering af det samlede implementeringsprojekt efter projektet afslutning udarbejdes post projekt review. Evalueringen vil her tage udgangspunkt i projektets mål og formål, for at vurdere teletolkningens udbredelsesgrad og anvendelse i sundhedssektoren, samt den generelle arbejdskraftbesparelse. o Slutevaluering af det samlede implementeringsprojekt ultimo 2012 Udbredelsesgrad Projektplan version

17 Arbejdskraftbesparelse Den generelle anvendelse i sundhedssektoren o Erfaringsopsamling fra hele projektet Succeskriterier Succes- og evalueringskriterier hænger sammen med forventninger til projektets udbytte. Udbredelse 1) December ; 10 spydspidsorganisationer har implementeret teletolkning 2) December 2010; Teletolkning anvendes på 25 % af sygehusafdelinger med patientkontakt 3) December 2011; Teletolkning anvendes på 75 % af sygehusafdelinger med patientkontakt 4) December 2012; Teletolkning anvendes på 90 % af sygehusafdelinger med patientkontakt Tolkeressourcer 5) Der er et fald i antallet af anvendelse af familietolke 6) Der er et markant fald i antallet af tolkesamtaler med børn som tolke 7) Der er en stigning i anvendelse af tolk i akutte konsultationer Tidsbesparelse 8) Øget reel tolketid i forhold til transporttid 9) Sundhedspersonalet anvender mindre tid på bestilling og booking af tolkesamtaler 10) At tilgængeligheden til teletolke på alle tider af døgnet er øget Teknik 11) Der er etableret et nationalt videoknudepunkt 12) Der er etableret adgang mellem lokal infrastruktur og nationalt knudepunkt Projektplan version

18 Bilag 1 Teletolkeprojektet Leverance / Måned j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d Uformel kontakt omkring regionerne Brev til sundhedsdirektørerne Kontakt til regionerne etableret X Projektgrundlag Projektplan Risikolog Emnelog Kommunikationsplan Kvalitetsplan Udkast Business case PID X Aftale for teknikgruppe indgået Mock up, udbudsmateriale Mini kortlægning udstyr, volumen og anvendelse Kravspecifikation vs. 1 Kravspecifikation udarbejdet X Deltager til implementeringsgruppe regionerne udvalgt Deltagere til implementeringsgruppe kommunerne udvalgt Deltagere til implementeringsgruppe praksislægerne udvalgt 1. møde afholdt i implementeringsgruppe Implementeringsgruppe etableret X Projektgrundlag Business case Projektplan Risikolog Emnelog Kommunikationsplan Kvalitetsplan PID udarbejdet X Oversigt over sygehuse og afdelinger Projektplan version

19 Teletolkeprojektet Leverance / Måned j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d Arbejdspakker udarbejdet X Produktbeskrivelse udarbejdet Opdateret Business case til ABT fonden Samarbejdsaftaler indgået med regioner vedr. implementering og teknik Godkendt udbudspakke Miniudbud gennemført Tilbud modtaget Gennemført udbud X Implikationer i relation til organiseringen af tolkene i HK Umiddelbar vurdering af behov for kvalitetssikring og efteruddannelse af tolkene 2. del af kortlægningsrapport X? Statusrapport til styregruppen Statusbrev til Regionerne 10 spydspidsorganisationer udvalgt Tilbud gennemgåede og afklarede Valg af leverandør Kontrakt med leverandør indgået Levering og installation af POC - delleverance 1 Godkendelse af delleverance 1 Teknisk afprøvning og implementering, del 1. Nationalt knudepunkt. X Aftaler med tolkeudbydere til klinisk afprøvning etableret i regionerne Før målinger på sundhedsprofessionelles arbejdsgange Før målinger på praksislægens arbejdsgange Før målinger på kommunens arbejdsgange Statusrapport til styregruppen Statusbrev til Regionerne Teknisk test af forbindelser mellem minimum 10 spydspidsorganisationer og nationalt knudepunkt gennemført X Udarbejdelse af materiale X X Projektplan version

20 Teletolkeprojektet Leverance / Måned j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d Superbrugere udpeget Tidsplan for undervisning Lokaler, udstyr og teknik klar Opsamling/evaluering af undervisningsseancer Kursus i klinisk anvendelse af videokonference for superbrugere fra minimum 10 spydspidsorganisationer gennemført X Statusrapport til styregruppen Statusbrev til Regionerne Procedure for betaling af tolkesamtaler klar Procedure for bestilling af tolkesamtaler Procedure for booking af tolkesamtaler klar Support til spydspidorganisationerne etableret Superbrugere har undervist deltagere Logbøger introduceret Patientpjecer udarbejdet Spørgeskemaer udarbejdet til evaluering Udstyr indkøbt og installeret Klinisk afprøvning af videokonference gennemført fra minimum 10 spydspidsorganisationer X X? Rapport til styregruppen Statusbrev til Regionerne Faseafslutningsrapport udarbejdet X Levering og installation af delleverance 2 Driftsprøve Delleverance 2 godkendt og "GO LIVE" Teknisk afprøvning og implementering, del 3 Evalueringsmøde Evaluering af driftserfaringer i spydspidsorganisationerne gennemført Afholdelse af informationsmøde Afholde erfamøde Statusbrev til Regionerne Statusrapport til styregruppen Projektplan version X X

21 Teletolkeprojektet Leverance / Måned j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d Afholdelse af informationsmøde Afholde erfamøde Statusbrev til Regionerne Statusrapport til styregruppen X Afholdelse af informationsmøde Afholde erfamøde Statusbrev til Regionerne Statusrapport til styregruppen Afslutningsrapport X Projektplan version