Referat fra telepsykiatriimplementeringsgruppemøde

Transkript

1 Dato: Vor ref.: Referat fra telepsykiatriimplementeringsgruppemøde Dato: Tirsdag den 22. januar 2013 Sted: Deltagere: MedCom Marianne de Lemos, Region Midtjylland Anita Lerche, Region Syddanmark Jette Dalsgaard Andersen, Region Syddanmark Ulla Maegaard, Region Sjælland Ditte Marie Hammer, Region Hovedstaden Peder Illum, MedCom Per Abildgaard, MedCom Lars Hulbæk, MedCom Lone Høiberg, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Vibeke Stavad, Region Nordjylland Anne Bøttcher, Region Nordjylland Referat: 1. Velkomst og præsentation v/ Lone Velkomst v. Lone. Region Nordjylland kunne desværre ikke deltage i mødet i dag, men der er udpeget 2 repræsentanter. Kort præsentationsrunde. Stephanie starter som studentermedhjælper på projektet i februar. Gruppen bliver udvidet med nogle kommunerepræsentanter, når kommunerne skal i gang. Der er udleveret godtgørelsesblanket til refundering af transportudgifter. 2. Projektets baggrund og organisering v/ Lars Informationspunkt. National handleplan for udbredelse af Telemedicin Kort orientering fra projektets 1. styregruppemøde. Tilbage i 2009 blev der lavet en gennemgang af, om der var erfaringer fra området andre steder i verden. Rapporten er udarbejdet af DSI og er tilgængelig på projektets hjemmeside. Der har været kørt nogle pilotprojekter indenfor forskellige områder i samarbejde med Region Midtjylland. I august 2012 udkom national handlingsplan for udbredelse af telemedicin udarbejdet af regeringen, KL og Danske Regioner. Handlingsplanen indeholder forbedrede rammer for telemedicin: Referencearkitektur og standarder, Balancerede evidenskrav samt Nationalt overblik (anvendelse og teknologier). Handlingsplanen indeholder også 5 konkrete initiativer: Klinisk Integreret

2 Hjemmemonitorering, TeleCare Nord, Telesårvurdering, Telepsykiatri og Internetpsykiatri. Telepsykiatriprojektet er det mindste af de 5 initiativer og handler i høj grad om at få bragt det udstyr i brug, som allerede står derude. Projektet, demonstration og implementering af telepsykiatri løber fra 1. oktober 2012 til 31. december Der er etableret projektstyregruppe. Projektet går ud på videokonferencesamarbejde mellem psykiatriske afdelinger og ambulant psykiatri/kommuner, herunder udskrivningskonferencer. Alle regioner og udvalgte kommuner deltager. Eliminering af unødvendig transporttid for personalet (videokonference). Gode udskrivningsforløb (dataudveksling og videokonference). Kontakt mellem indlagt patient og kontaktpersoner i ambulantpsykiatri og bosteder (videokonference). Der er afsat 1,4 mio. kr. fra Fonden for Velfærdsteknologi til projektet. Der vil blive indgået samarbejdsaftaler med regionerne til kr. 3. Gruppens formål v/ Lone Informationspunkt. Gruppen har til formål at støtte MedComs nationale projektledelse, sikre erfaringsudveksling, bidrage med input til bl.a. evalueringsmodel, projektplan og justere løsningen inden national udbredelse. Gruppen mødes 3-4 gange om året evt. via video. Deltagere i gruppen er 1-2 projektledere fra hver region og 1-2 projektledere fra 1 kommune pr. region samt MedCom. Gruppen skal også ind over kvalitetssikring af projektets leverancer. MedCom modtager gerne input til dagsorden. Ditte vil meget gerne høre, hvordan de andre regioner håndterer support, da det meget vel kan blive en hæmsko. Vi taler lidt om det senere på mødet, når MedComs teknikere kommer, men vi tager det også på som punkt til næste møde. 4. Projektplanen v/ Lone Præsentation: Der er to projekter i telepsykiatriprojektet. Udbredelsesprojektet og demonstrationsprojektet. Forskydning af opstart. Projektplanen er vedhæftet. Formålet med projektet er at understøtte det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde for at sikre kontinuitet og høj kvalitet i patientforløbene. Projektet er delt i 2: Anvendelse af videokonference i voksenpsykiatrien for at understøtte samarbejdet mellem psykiatriske afdelinger og ambulante psykiatriske enheder samt samarbejdet mellem psykiatriske afdelinger og kommunale enheder. Projektets mål i udbredelsesprojektet er, at alle relevante voksenpsykiatriske afdelinger og ambulante psykiatriske enheder har implementeret video ved udskrivningskonferencer i december 2014, samt at alle relevante voksenpsykiatriske afdelinger anvender videokonference til andre formål i december Projektets mål i demonstrationsprojektet er at indhente erfaringer fra tværsektorielt samarbejde via video mellem voksenpsykiatriske afdelinger og minimum 1 kommune pr. region i november Her vil det kræve, at der er enighed om et fælles grundlag for evalueringen, som sikrer volumen. Relevante afdelinger er defineret som en voksenpsykiatrisk afdeling, hvor afstanden mellem sengeafdeling og ambulantpsykiatri er minimum 30 minutters kørsel. Man burde måske også kigge på antal (flere gange ugentligt) udskrivningskonferencer eller andet behov. Vi talte lidt om samtykke. Videokonference er ikke anderledes end en telefonsamtale. Videokonferencen bliver ikke optaget. Lone gennemgik projektets milepæle. 1. februar skal en sengeafdeling med tilhørende ambulantpsykiatrier være udpeget som spydspidsorganisation af hver region. Denne dato er ikke realistisk. Datoen skubbes til 22. februar. 1. marts skal regional implementeringsplan være udarbejdet. Regionsrepræsentanterne vil gerne have en tjekliste over, hvilke punkter de i hvert fald skal have med. 2

3 15. marts skal forpligtende samarbejdsaftale være indgået med deltagende minimum 1 kommune pr. region. Datoen fastholdes indtil videre, selv om datoen for udpegning af spydspidsafdeling er udskudt. Kvalitative gevinster: Styrke netværket omkring patienten i overgangsfasen, hvor der er risiko for tab af information. Besøg fra primærbehandler fra ambulantpsykiatrien lettere tilgængelige. Besøg fra kontaktperson fra kommune lettere tilgængelig. Videokonference anvendes til andre formål end udskrivningskonferencer. Øget tværsektorielt og tværfagligt samarbejde. Kvalitetskriterier: Lyd og billede opleves god via fastnetforbindelse. Trådløs kommunikation er ikke tænkt ind i dette projekt. Det er erfaringerne, at trådløs opkobling ikke har tilstrækkelig kvalitet og stabilitet endnu. Let og hurtigt at finde videoadresser til samarbejdspartnere. Det opleves let at kalde op via video. Let tilgængelig support kontaktperson og teknisk support. Ulla vil klart prøve at få itafdelingen til at stå for teknisk support, når projektet er overstået. Alle tilbydes undervisning. Alle modificeres lidt. Der kan benyttes sidemandsoplæring. Nogle har allerede modtaget undervisning. Der bør tilføjes et punkt om, at udstyret bør være let tilgængeligt. Der er i projektbeskrivelsen følgende key point indicators (KPI er): Udbredelse af udskrivningskonferencer via video, Anvendelsesgrad, Trafik via videoknudepunktet samt Transportbesparelse. Der gøres opmærksom på, at det er meget vigtigt, at der er en ydelse for deltagelse i videokonference på samme måde som, hvis man flytter sig til hospitalet og deltager. I Region Midtjylland har de udarbejdet en registreringspraksis. Den kan ikke sendes til de øvrige regioner til inspiration, da den er intern. MedCom vil meget gerne vide, om regionerne har mulighed for at komme med en opgørelse over, hvor mange udskrivningskonferencer der laves. Der mangler en definition af, hvad en udskrivningskonference er. Definitionen er, at så snart en distriktspsykiatrisk afdeling deltager omkring det videre forløb, er det en udskrivningskonference. Der skelnes mellem almindelig udskrivning og en kompleks udskrivning. Man kan formentlig tælle antallet af videoudskrivningskonferencer over statistikken fra videoknudepunktet, men det vil være svært at skelne mellem samarbejdsmøder og udskrivningskonferencer. Måske skal der også være en tidsangivelse på. Vi prøver at forlade os på, at vi kan trække tallene ud fra de registreringer, der nu findes, så vi ikke skal ud og gøre det manuelt. Udskrivningskonference har flere navne, fx dialogmøde, netværksmøde. De dokumenteres i EPJ s notatmodul. Mht. transportbesparelse kan vi benytte os af Krak i forhold til afstand. Så vil regionerne skulle komme med bud på tid til parkering m.m. Projektet skal indberette status og statistik til Fonden for Velfærdsteknologi hvert kvartal. Det betyder, at regionerne vil blive bedt om en regional status hver 3. måned. 1. status er pr. 31. marts. Regionerne vil modtage et statusskema, som skal returneres senest 8. april til Lone, lho@medcom.dk. Lone skitserede arbejdsgangen planlægning af udskrivningskonference. Skitserede løsningen, hvis almindelig udskrivningskonference erstattes med videoudskrivningskonference. Herefter skitsering af arbejdsgangen ved gennemførelse af udskrivningskonferencen og mulige deltagere med og uden video. 5. Information fra hver region v/ alle Hvor meget anvendes videokonference i psykiatrien og til hvad? Har alle afdelinger og ambulante psykiatriske enheder videoudstyr? Region Hovedstaden: Vicedirektøren i psykiatrien i Region Hovedstaden er meget interesseret i området. De har ikke så store afstande i regionen, men kan alligevel bruge en del tid på transport. Har et distriktspsykiatrisk område, som er meget interesseret i teleløsninger. Region Sjælland: Har store afstande. Direktøren har udpeget repræsentant til gruppen. Region Midtjylland: Marianne er udpeget, fordi hun sidder på teknologiområdet. Region Syddanmark: Har stort fokus både politisk og fra ledelsen og afdelingsledelserne. Man er i 3

4 gang med at etablere en del projekter, men der mangler noget organisering. Man er ikke særlig glad for E20 eren og er begyndt at indkøbe ipads. 6. Det nationale videoknudepunkt - VDX v/ Peder Præsentation af statistikmodulet og den nationale adressebog. Videoknudepunktet er etableret som en del af tolkeprojektet for at understøtte brugen af videotolkning. VDX letter administrationen af forbindelsen til omverdenen for de opkoblede parter. VDX gør det enkelt og billigt at komme i gang med video. VDX laver integration mellem forskellige platforme Cisco, Lync, Vidyo m.m. Giver bedre udnyttelse af dyre ressourcer såsom MCU, traversalkald, telefonbog, statistik osv. Stiller de dyre ressourcer til rådighed på tværs af forskellige parter. Muliggør test af forskellige produkter, før pengene skal på bordet. VDX er sammensat af mange komponenter og gennemgår en løbende udvikling med afsæt i ønskede muligheder. Der er etableret et videokatalog (telefonbog) via Seevia. De enkelte parter har etableret lokale telefonbøger, men via videokataloget kan man dele de lokale telefonbøger, enten ved at hente andre lokale telefonbøger ind i eget system, eller ved at benytte de andre lokale telefonbøger via Seeviainterface. Man kan også tilgå videokataloget via sin Jabber-klient. De enkelte organisationer skal tilmelde sig videokataloget. Kataloget er et fællesnordisk videokatalog. VDX kan nås via sundhedsdatanettet, men også via internettet. Via MCU er der mulighed for at etablere faste møderum og ad hoc-møderum. Man kan holde møder på tværs af platforme (primo 2013). Der er mulighed for at bruge web-klienter (ConferenceMe). Trafikken kan dog ikke p.t. krypteres på ConferenceMe. MedCom har ligeledes fået etableret et statistik- og overvågningsværktøj. Statistik kan trækkes helt ned på apparatniveau. Statistikken kan genereres i et Excel-ark, hvor det er nemt at sortere og søge efter behov. Hver region har mulighed for at trække egne data via statistikmodulet, så snart de har koblet sig op. Navngivningen er vigtig i forhold til efterfølgende mulighed for udsøgning. VDX var finansieret via teletolkeprojektet til og med VDX fortsættes som en generel service på sundhedsdatanettet og finansieres efter modellen for sundhedsdatanettet, hvilket betyder en stigning i prisen for denne. Bidraget for regioner og kommuner er hævet fra 20 øre til 40 øre pr. indbygger. Fremtiden for VDX bliver virtuelle møderum, Microsoft Lync-integration, Vidyointegration samt mulighed for optagelse og streaming af konferencer, som formentlig vil blive efterspurgt. Der er en del uafklarede ting i forhold til dette dataejer m.m. I forhold til support skal man vælge den support, der ligger tættest muligt på altså den lokale itafdeling. De lokale it-afdelinger er efterfølgende meget velkomne til både at ringe til MedCom eller NetDesign, som driver sundhedsdatanettet. Det er vigtigt, at fortælle de lokale it-afdelinger, at dette initiativ er under opsejling. Se i øvrigt præsentation. 7. Evaluering v/ Lone Diskussionspunkt. Projektet skal udføre nulpunktsmålinger før opstart af spydspidsafprøvning. Kvalificering af arbejdsgangsbeskrivelse. Der indhentes erfaringer fra spydspidsafprøvninger og udarbejdes en evalueringsrapport med fokus på områdernes organisation, teknik, økonomi og patient (en mini-mtv). Der skal efterfølgende foretages en evaluering i udbredelsesprojektet med udgangspunkt i evalueringskriterierne fra Fonden for Velfærdsteknologi. I forhold til demonstrationsprojektet gennemføres en mini-mtv. Resultaterne herfra indarbejdes i den endelige slutevaluering. Demonstrationsprojektet skal også slutte med at udarbejde en business case. I evalueringen skal indgå tidsmålinger og nulpunktsmålinger. Lone gennemgik effekter for udbredelsesprojektet kortsigtede, mellemlange og langsigtede 4

5 effekter for henholdsvis brugerrettede og samfundseffekter. Det kan blive svært at måle på, om projektet medvirker til færre genindlæggelser. Dette er styregruppen underrettet omkring, men projektet forsøger. 8. Samarbejdsaftale v/ Lars Samarbejdsaftalen indeholder afkog af projektplanen. Regulerer udbetaling af beløb til regionen. Regulerer samarbejde og arbejdsdeling mellem MedCom og regionen. Indeholder formål, milepælsplan, MedComs forpligtelser, regionens forpligtelser samt håndtering af ændringer/udtræden af samarbejde. Det er foreslået, at udbetalingen realiseres ved udarbejdet lokal projektplan, når vellykket klinisk afprøvning er afviklet, og når regional udbredelse er gennemført. Det aftales med regionerne, hvornår pengene skal udbetales og i forbindelse med hvilken milepæl. Lars gennemgik henholdsvis MedComs opgaver og regionernes opgaver. Samarbejdsaftalen skal ikke indeholde krav om opkobling til statistikmodulet for at få udbetalt midlerne. Det vil kunne forsinke processen unødigt. Der er en klar opfordring. Der ytres ønske om at få undervisning i brug af statistikmodulet. MedCom vil stable et kursus på benene og melde dato ud. Koordineres så vidt muligt med, at de resterende regioner gerne skal være koblet på statistikmodulet. Samarbejdsaftalen sendes ud til psykiatridirektørerne og regionsrepræsentanterne. 9. Spydspidsafprøvning v/ Lone Diskussionspunkt. Spydspidsafprøvningen er fra 15. maj 30. september Der skal udpeges en afdeling med tilhørende ambulante psykiatriske enheder. Spydspidsafdelinger skal udpeges, og nulpunktsmålinger gennemføres (af MedCom). Afdelingerne forventes allerede fra 1. april at notere oplysninger ned omkring antal udskrivningskonferencer, varighed af konferencen, introduktion og parkering samt deltagere. Lone udarbejder logbog til brug for afdelingerne samt informationsmateriale. Videoudstyr skal opsættes, hvis det mangler og testes. Lone havde egentlig tænkt, at det skulle være en hel afdeling, men afdelingerne kan være meget store og geografisk adskilte, men med fælles ledelse. Vi blev enige om at gøre det på afsnitsniveau med tilhørende distriktspsykiatriske enheder, men hvor hver region så udvælger 1-4 afsnit til spydspids med tilhørende ambulantpsykiatrier. Kontaktpersoner skal undervises, og afdelingen skal undervises. Sikre, at support er tilgængelig. Der skal foretages midtvejsevaluering inden sommerferien. I forhold til evaluering skal der gennemføres spørgeskemaundersøgelser og interviews i september. Informationsmateriale bør bestå af vejledning til udstyr (kan meget vel findes i forvejen i forbindelse med tolkeprojektet), beskrivelse af arbejdsgangen (ændringer), vejledning til generelle opkald/virtuelle møderum, oftest stillede spørgsmål i forbindelse med videoopkald, adfærd foran skærmen, mødekultur via video samt kort information omkring projektet med info om tidsperspektiv, formål, visionen, gevinster og kontaktpersoner. Lone vil gerne lave udkast til informationsmateriale, som sendes ud i god tid før næste møde. Spydspidsafdelingerne skal udover tidligere nævnte ting bidrage til Den gode historie og identificere evt. barrierer samt komme med forslag til forbedringer. Skal sikre, at der er udarbejdet og tilgængeligt materiale til patienterne omkring anvendelse af videokonference. Sikre, at kontaktpersoner har deltaget i kursus omkring anvendelse af videokonferenceudstyr. Der er stemning for, at undervisningen afholdes på afdelingerne med eget udstyr. MedCom må meget gerne varetage den overordnede undervisning, så den bliver ensartet på tværs af regioner. Kontaktpersonen skal være ansat i spydspidsafdelingen, behjælpelig med aftaler omkring nulpunktsmålinger, have viden omkring organisationens vanlige udskrivningsprocedure, kende og formidle nye arbejdsgange omkring udskrivningskonferencer, deltage og koordinere omkring evaluering af anvendelse af videokonferenceudstyr, hjælpe kollegaer i gang med at bruge videokonference samt være med til at skabe engagement og motivation i egen afdeling. I samarbejde 5

6 med egen it-afdeling, lokal projektleder og afdelingsledelse sikre, at udstyr er indkøbt og installeret. I samarbejde med egen ledelse vurdere arbejdsgange og beslutte lokale tilpasninger. Der er i december 2010 udarbejde MTV på OUH vedr. telemedicinsk udskrivningskonference. Lone præsenterede statistik fra rapporten vedr. tidsforbrug ved udskrivningskonference for henholdsvis almindelig og telemedicinsk udskrivningskonference. MTV en findes på Opsamling og eventuelt Information omkring projektet findes på MedComs hjemmeside på Der skal være indgået samarbejdsaftale mellem region og MedCom senest den 7. februar. Udpegning af spydspidsafdeling og kontaktperson fra afdelingen senest 22. februar. Liste over sengeafdelinger og tilhørende ambulantpsykiatrier for hver region den 22. februar. Udarbejdet regional projektplan den 1. marts. Dato for nulpunktsmåling mellem spydspidsafdeling og Lone senest den 1. marts. Spydspidsafdeling med tilhørende ambulante psykiatrier teknisk klar den 1. april. Opstart af tidsmålinger i spydspidsafdelinger 1. april. Næste møde Næste møde er planlagt til 10. april kl , men flere deltagere var forhindrede i at deltage denne dag. MedCom sender en Doodle ud for at planlægge næste møde. 6