Spørgsmål & Svar. Indkøb af Kaffe, the og chokodrik 14/601

Spørgsmål & Svar 1 Spørgsmål & Svar Indkøb af Kaffe, the og chokodrik 14/601 Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Dokumentet vil løbende blive opdateret, efterhånden som Ordregiver modtager og besvarer nye spørgsmål. Spørgsmål overført fra høringen - offentliggjort d. 23.06.2014 1. Vedr. kontraktbilag 2 Tilbudsliste Hvilken oplysning ønskes angivet i feltet "varemærke". Kan der gives eksempler herpå? 2. Udbudsmaterialet, udbudsbilag 3, pkt. 3.2, s.23 Indeståelseserklæring Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske/faglige formåen, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed a) Det fremgår ikke tydeligt om et datterselskab som leverer vores produkter er at betegne som en anden virksomhed dette bedes præciseret. Her kan angives hvilket mærke produktet har. Eksempelvis Findus. Det er ikke et krav at feltet udfyldes, det er blot en hjælp for Ordregiver. Et datterselskab er ikke et betragte som en anden virksomhed. Såfremt datterselskabet byder ind, og selv har den teknisk/faglige formåen er det ikke nødvendigt at medsende indeståelseserklæring. Er datterselskabet ikke i stand til selv at løfte kravet om teknisk/faglige formåen dvs. at referenceliste indeholder referencer hidrørende fra moderselskabet, skal der medsendes indeståelseserklæring. b) Hvis svar på spørgsmål a) er ja til at et datterselskab er en anden virksomhed, vil ordregiver da venligst bekræfte, at hvis et dansk datterselskab, som får sine varer fra et udenlands moder- eller søsterselskab, har tilstrækkelige referencer på salg i Danmark, er det ikke nødvendigt for datterselskabet at basere sin tekniske kapacitet på det udenlandske moder- eller søsterselskab? 3. Hvor mange referencer skal man give? Der er ikke krav til et bestemt antal referencer. Tilbudsgiver skal gennem referencelisten vise at Tilbudsgiver kan løfte opgaven

Spørgsmål & Svar 2 både i forhold til produktionskapacitet og levering. 4. Vedr. Teknisk og faglig kapacitet: I sidste afsnit defineres det, at tilbudsgiver, hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske formåen, skal vedlægge kontraktbilag 8 indeholdende indeståelseserklæring. For hvilken type teknisk/faglig formåen er dette gældende? Vil det også være gældende for fragtleverandører og andre underleverandører af f.eks. te og kakao? Venligst definer betydningen af udbudsdirektivets art. 48, stk. 3 i denne sammenhæng. Der står under samme afsnit, at "Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiver". Betyder det, at kontraktbilag 8 under alle omstændigheder skal udfyldes for tilbudsgiver? 5. Udkast til kontrakt - 9.3.1 leveringsbetingelser I afsnit 2 defineres det, at levering har fundet sted, når varen stilles til Kundens disposition på det af Kunden anviste sted. Kan det bekræftes, at "det af Kunden anviste sted" er lig med leveringsadresserne angivet i bilag 4 Leveringsadresser? Der skal ikke afgives indeståelseserklæring for fragtleverandør og underleverandører. Har Tilbudsgiver imidlertid ikke selv den fornødne tekniske kapacitet og må basere sig på disse virksomheders tekniske kapacitet, skal der afleveres indeståelseserklæring. Med disse oplysninger menes at Udbudsbilag 1-3 også skal vedlægges for Tilbudsgiver. Baserer Tilbudsgiver sig ikke på anden virksomheds tekniske formåen, skal indeståelseserklæring ikke vedægges. Det af kunden anviste sted er på leveringsadressen, men vil typisk være et mere præciseret sted. Eks. på rampen til centrallageret. Spørgsmål modtaget skriftligt - offentliggjort d. 30. juni 2014 6. Udbudsbetingelser, pkt. 6.4, s.9 Teknisk og faglig kapacitet & kontraktbilag 8 Indeståelseserklæring a) Vi byder som et datterselskab og et andet datterselskab leverer vores produkter. Er det andet datterselskab, der leverer vores produkter at betragte som værende en underleverandør eller anden virksomhed, som vi baserer vores tekniske/faglige kapacitet på? a) Såfremt Datterselskabet udelukkende er fragtleverandør er selskabet at betragte som underleverandør, der ikke baseres teknisk/faglig kapacitet på. Der skal ikke afleveres indeståelseserklæring. Såfremt Datterselskabet håndterer større dele af ordrebehandlingen, vurderer Ordregiver at der baseres teknisk/faglig kapacitet på selskabet. Der skal derfor afleveres indeståelseserklæring. b) Et dansk datterselskab, som får sine varer fra et udenlandsk moder- eller søsterselskab, og selv har tilstrækkelige referencer på salg i Danmark, vurderes ikke at basere sin tekniske kapacitet på det udenlandske

Spørgsmål & Svar 3 b) Hvis svar på spørgsmål a) er anden virksomhed, vil ordregiver da venligst bekræfte, at hvis et dansk datterselskab, som får sine varer fra et udenlands moder- eller søsterselskab, har tilstrækkelige referencer på salg i Danmark, er det ikke nødvendigt for datterselskabet at basere sin tekniske kapacitet på det udenlandske moder- eller søsterselskab? moder- eller søsterselskab. 7. Udkast til kontrakt, pkt. 9.4.1, s. 13 Fakturaens form og indhold 1) Der anmodes om varekode i henhold til EU s varenomenklatur Er det varens EAN-nr, UNSPSC eller? 2) Der anmodes om det leveredes nettovægt. Dette udsender vi ikke på vores faktura i dag, men på kvitteringen som modtages ved levering - kan dette accepteres i stedet? Det er kun nødvendigt hvis faktura sendes fra udlandet (Dvs at leverandøren ikke har dansk CVR.nr. og bankkonto), så skal varekode og nettovægt være påført. Det vil ikke være tilstrækkeligt at det er anført på kvitteringen. Koderne kan findes ved at følge nedenstående link. http://www.dst.dk/da/statistik/dokumentation /Nomenklaturer/eu-kombineredenomenklatur.aspx 8. Kontaktbilag 2 tilbudslisten, pos.nr. 2A & 2B 2A Kaffe,pose,100% arabica,400-500gr,økologisk, Fairtrade eller tilsvarende 100% certificeret 400-500g 2B Kaffe,pose,100% arabica,400-500gr,palle af max 30 kasser af max 20 poser, økologisk, Fairtrade eller tilsvarende 100% certificeret 400-500g Nej, kravet fastholdes. Vil det accepteres, at der bydes med 1000 grams poser i stedet for 400-500 grams poser for positionsnr. 2A & 2B som vil give ordregiver en bedre pris, end på mellemstørrelses poserne og som er mere miljørigtige i forhold til affald? 9. Kontaktbilag 2 tilbudslisten, pos.nr.7, te, sort, frugt Ordregiver kender ikke den pågældende te, men vurderer at den sandsynligvis vil høre under pos. nr. 7 Te, sort, frugt. Af kontraktbilag 1 Kravspecifikation pkt. 2.2

Spørgsmål & Svar 4 Kan sort te med rosenblade accepteres? 10. Vedr. Udkast til kontrakt pkt. 9.3.6. Emballage sammenholdt med kontraktbilag 2 Tilbudsliste pos. 1B Kan det bekræftes, at der må leveres 40 kartoner per palle for pos. 1B, under forudsætning af at pallen overholder en max. højde på 150 cm pakkehøjde? fremgår at te på Konkurrenceparameteret smag blandt andet evalueres ud fra: At de tilbudte produkter samlet dækker over en bred variation af smage og dækker hvad der i Danmark er almindelige smagsvarianter Det er sandsynligt at brugergruppen vurderer at sort te med rosenblade ikke er en almindelig smagsvariant i Danmark og derfor ikke vil blive vurderet positivt for dette kriterium. Kravet i Kontraktbilag 2 Tilbudslisten pos. 1B, 2B og 3B ændres til max 40 kasser. Der offentliggøres ny version af Tilbudsliste. Ændringerne er markeret med gult på den nye Tilbudsliste. 11. Vedr.: Udbudsbetingelsernes pkt. 6.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Da leveranceomfanget ifølge kravspecifikationen pkt. 1.1 leveranceomfang anslås til 10 mio. kr. årligt, er det påfaldende, at der under pkt. 6.3 ikke stilles krav til økonomisk og finansiel kapacitet. Ordregiver vurderer at kravet om referencer er tilstrækkelig til at vurdere om tilbudsgiver har den fornødne formåen til at varetage opgaven. 12. Vedr. Teknisk og faglig kapacitet: Se svar på spørgsmål nr. 4 I sidste afsnit defineres det, at tilbudsgiver, hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske formåen, skal vedlægge kontraktbilag 8 indeholdende indeståelseserklæring. For hvilken type teknisk/faglig formåen er dette gældende? Vil det også være gældende for fragtleverandører og andre underleverandører af f.eks. te og kakao? Venligst definer betydningen af udbudsdirektivets art. 48, stk. 3 i denne sammenhæng. Der står under samme afsnit, at "Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiver". Betyder det, at kontraktbilag 8 under alle omstændigheder skal udfyldes for tilbudsgiver?

Spørgsmål & Svar 5 13. Udkast til kontrakt - 9.3.1 leveringsbetingelser Se svar på spørgsmål nr. 5 I afsnit 2 defineres det, at levering har fundet sted, når varen stilles til Kundens disposition på det af Kunden anviste sted. Kan det bekræftes, at "det af Kunden anviste sted" er lig med leveringsadresserne angivet i bilag 4 Leveringsadresser? 14. Oplysning fra Ordregiver Kontraktbilag 1 Kravspecifikation pkt. 1.1. 2. bullet. Til teksten På position 2A-C skal der tilbydes samme produkt tilføjes i forskellige størrelser Se rettelsesblad 1 rettelse 1 Der offentliggøres ikke ny version af kravspecifikation. 15. Kontraktbilag 2, Tilbudsliste, pos.nr. 20 Ja, position 20 er udgået. Vil ordregiver venligst bekræfte, at positionsnr. 20 er udgået? 16. Kontraktbilag 2, Tilbudsliste, pos.nr. 9 1) Vil ordregiver acceptere, at der bydes med en sort te m/chai? 2) Vil ordregiver acceptere, at der bydes med lakrids/vanille te? Det er ordregivers vurdering at de to nævnte tetyper kan accepteres under position 9. Spørgsmål modtaget på informationsmøde - offentliggjort d. 30. juni 2014 17. Er det en fejl at der for te i breve også skal afgives pris pr. kg? Ja, det er en fejl. Kravet bortfalder. Se rettelsesblad 1 rettelse 2 Der offentliggøres ny version af Kontraktbilag 2 Tilbudsliste. 18. Er det en fejl at der på position 17, 18, 23, 24 også skal afgives pris pr. kg? Nej. Kravet fastholdes. 19. Er det en fejl at i udbudsbekendtgørelsen punkt 2.1.4 er angivet 40 mio euro. Skal det Ja, det er en fejl. Der fremsendes rettelse til udbudsbekendtgørelse.

Spørgsmål & Svar 6 være 40 mio kr? 20 Der står i udbudsbekendtgørelsen punkt 2.1.4 varighed 49 måneder. Er det en fejl? 21. Må der opsættes flere kaffeautomater i kontraktperioden, så det derved påvirker forbruget? Udbudsbekendtgørelsen del 4 punkt 3.7. Byder er forpligtet til sit tilbud frem til 28/2 2015, dette er efter første prisregulering. Er dette en fejl? 23. Udbudsbetingelser punkt 7.1 tilbuddet skal mærkes originalt og kopi. Er det nok at det står på forsiden? Nej, det er ikke en fejl. De 49 måneder fremkommer fordi der er successiv kontraktstart. Ingen af de rammekontrakterne der indgås vil have en kontraktperiode på over 48 måneder. Ja, det må der. Dette udbud omfatter rammekontrakter. Ordregiver er således ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde, men har alene opgjort det estimerede forventede forbrug. Det kan således forekomme at Ordregiver i kontraktperioden vurderer at et andet forbrugsmønster er mere hensigtsmæssig. Nej, det er ikke en fejl. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud frem til 28.2.2015. Indtil denne dato er Tilbudsgiver således forpligtet til at indgå kontrakt, i overensstemmelse med det afgivne tilbud, såfremt Ordregiver tildeler Tilbudsgiver kontrakten. En evt. prisregulering, i henhold til kontraktens bestemmelser, der falder inden kontraktstarten vil medføre at priserne reguleres fra kontraktstart. Ja, det skal blot tydeligt fremgå af tilbuddet. 24. Udbudsbetingelserne punkt 7.1 det samlede tilbud med underskrifter menes der scannet kopi? Ja, Eller en tilsvarende løsning. 25. Kan kravet om maks 30 kasser på en palle på position 1B, 2B, 3B ændres til 40 kasser? Alternativt 32 kasser pr. palle? 26. Udbudsbekendtgørelsen punkt 2.1.5. Der står at forbrug af frysetørret kaffe til kaffeautomate ikke indgår i udbuddet. Men instant kaffe fremgår af tilbudslisten. Er det en fejl? Og betyder det at mængden ikke er medtaget i forbruget? Hvis det ikke er med, hvornår kommer der et udbud på dette? Kravet i Kontraktbilag 2 Tilbudslisten pos. 1B, 2B og 3B ændres til max 40 kasser. Der offentliggøres ny version af Tilbudsliste. Ændringerne er markeret med gult på den nye Tilbudsliste. I udbuddet indgår alene instantkaffe til anden brug end til kaffeautomater. Forbruget er fejlagtigt opgjort for højt og er korrigeret på nyt Kontraktbilag 2 Tilbudsliste, der offentliggøres samtidigt med dette svar. Bemærk basisenhed er ændret til glas. Ændringer er markeret med gult.

Spørgsmål & Svar 7 Det forventes at der i løbet af det næste års tid vil kommer udbud på kaffeautomater fra en eller flere regioner. Der ligger endnu ingen tidsplan. 27. Det instant kaffe, der fremgår af tilbudslisten - er det til kaffeautomater? Nej, se endvidere svar på spørgsmål 26. Spørgsmål modtaget skriftligt - offentliggjort d. 4. juli 2014 28. Med henvisning til spørgsmål og svar spørgsmål 26 Det forventes at der i løbet af det næste års tid vil kommer udbud på kaffeautomater fra en eller flere regioner. Der ligger endnu ingen tidsplan. sammenholdt med Regionernes gældende udbudsplan (http://regionsyddanmark.dk/wm204700) ønsker tilbudsgiver følgende klarlagt: 1.) Skal ovenstående forstås således, at der pt. kun foreligger aftaler vedr. maskiner og dertilhørende kaffe hos 2 af regionerne, og disse kommer i udbud senere på året, såfremt optionen ikke benyttes? 2.) Hvis ikke, hvorledes skal det i så fald forstås? 3.) Hvilke regioner er i så fald omfattet af denne aftale? 4.) Har de andre regioner anden aftale pt., og hvornår kommer denne i så fald i udbud? 5.) Hvorledes vil ordregiver sikre, at denne aftale ikke undermineres af allerede gældende aftaler vedr. kaffe til maskiner, og derved risikerer at blive betydeligt mindre værd for tilbudsgivere? kender ikke de øvrige regioners planlagte udbud af kaffemaskiner og hvorvidt option på forlængelse af den nuværende aftale er relevant. har endnu ikke afklaret hvornår regionens kaffeautomater udbydes. Se svar til nr. 1. Se svar til nr. 1. Se svar til nr. 1. Dette udbud omfatter rammekontrakter. Ordregiver er således ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde, men har alene opgjort det estimerede forventede forbrug. Det kan således forekomme at Ordregiver i kontraktperioden vurderer at et andet forbrugsmønster er mere hensigtsmæssigt. Det udbudte forbrug er baseret på et historisk forbrug, korrigeret for forventninger til fremtidige ændringer i forbrugsmønsteret. Det opgjorte forbrug omfatter ikke forbrug der knytter sig til allerede indgåede aftaler i forbindelse med kaffeautomater.

Spørgsmål & Svar 8 Spørgsmål modtaget skriftligt - offentliggjort d. 8. august 2014 29. Kontraktbilag 2, Tilbudsliste, pos.nr. 5, te, sort frugt Ja, det accepteres. Vil ordregiver acceptere, at der bydes med en sort te variant med frugt, som også indeholder lidt grøn te (under 5 %)? 30. Kontraktbilag 2, Tilbudsliste, pos.nr. 6, 9, 11 & 16B Ordregiver beder om produkter, som er økologisk og eller Fairtrade eller tilsvarende 100 % certificeret Vil ordregiver acceptere Demeter, som en tilsvarende certificering? 31. Kontraktbilag 1 kravspecifikation / 2. Evaluering af kvalitet Vil smagningens resultat blive vægtet med varens vægt i det samlet udbud? Eller er den samlet karakter et resultat af simpelt gennemsnit af alle opnåede karakterer? 32. Kontraktbilag 2 Tilbudsliste / Position 8 til 16B te (Kun vedr. breve) Den udbudte mængde af te i breve er på - ca. 5 mill. breve /Fordelt på min. 17 varianter - Heraf økologisk 0,4 mill. breve / Fordelt på min. 8 varianter Ordregiver har ikke et indgående kendskab til Demeter, men vores umiddelbare vurdering er at Demeter ikke vil opfylde kravene. Som ordregiver forstår mærket betyder det, at produktet er biodynamisk. At produktet er biodynamisk opfylder ikke kravene til position 6, 9, 11 og 16B. Mener Tilbudsgiver at Ordregiver ikke har forstået kravene til Demeter korrekt, opfordres Tilbudsgiver til at vedlægge dokumentation for betydningen af Demeter sammen med Tilbudsgivers tilbud. Af Udbudsbetingelserne punkt 12.2 smag fremgår at: Af kontraktbilag 2 fremgår af kolonnen kvalitetsvægtning med hvilken faktor den enkelte gruppe af positioner indgår med, i den samlede vurdering i forhold til hele aftalen. Der vil således blive givet en samlet karakter for position 1A, 1B, 1C og 1D. Denne karakter vil blive ganget med 5. En samlet karakter for positionerne 2A-2C, der vil blive ganget med 2 osv. Endelig vil den samlede sum blive divideret med summen af vægtningspointene, for at få et vægtet gennemsnit. Vægtningen er bestemt ud fra forbrug i kg., kr., samt vigtigheden af varen. Ordregiver fastholder kravet til minimum antal varianter på position 8 og 16B, idet ordregivers brugere ønsker at kunne vælge mellem flere varianter. Det er ordregivers vurdering ud fra ordregivers markedskendskab, at det er muligt at tilbyde det ønskede minimum antal af varianter.

Spørgsmål & Svar 9 Jf. kravspecifikationen 1.1 skal der inden for den enkelte position bydes med samme pris/brev. Konventionelt sortiment er typisk større inden for det enkelte mærke end økologisk sortiment. Spørger vurderer at det vil være svært for tilbudsgiverne at løse opgaven med et ensartet og overskueligt økologisk sortiment. (Samme mærke, æskestørrelse, pris pr. æske ect) Nej, ordregiver vil ikke slå de 3 økologiske positioner på breve sammen. Ordregivers brugere har behov for produkter inden for alle 3 kategorier. Det er kun varianter indenfor samme position, der kræves tilbudt til samme pris. Der er ikke krav om at der tilbydes samme mærke eller æskestørrelse indenfor samme position. For at undgå kompleksitet og mængden taget i betragtning, vil udbyder så reducere antal min. varianter i position: 8 og 16B? Vil udbyder slå de 3 økologiske positioner af breve sammen til en samlet position med min. 3 varianter?