Referat Orienteringsmøde vedr. brand Flintemarken - Referat fra orienteringsmøde den 22. juli 2013 vedr. brand i blok 5 Tid: Mandag den 22. juli 2013 kl. 17.00 Sted: Selskabslokalerne Til stede: Ulrik Steen Jensen (Lejerbo København), Preben Boe Hansen (Lejerbo Hillerød), Morten Neerup (Nordflex), Thomas Hallengreen (SSG), Vilhelm Kent (afd.bestyrelsen), Lars Schmidt (Lejerbo Hillerød), Conny Birkholm (Lejerbo Rudersdal), Jackie Månsson (Ejendomskontoret) Beboere: 15 st.th., 1.th., 2.th., 17 st.tv., 1.tv., 1.th., 2.tv., 2.th., 19 st.tv., st.th., 1.tv., 1.th., 2.th., 21 st.th., st.tv. 1.th, 2.tv., 2.th. Afbud: 2 lejemål Ej fremmødt: 4 lejemål Dagsorden: 1. Generel orientering vedr branden i blok 5. Vilhelm Kent bød velkommen til mødet og gav ordet til Preben Boe Hansen. ad 1. Preben Boe Hansen sagde, at efter branden var der, i samarbejde med organisationsbestyrelsen, arbejdet med at komme frem til en beslutning om, hvad der skulle ske fremadrettet. Man besluttede hurtigt at foretage en renovering af blokken. Det er herefter indhentet tilladelser til at gå i gang med arbejdet. Det betyder at man nu kan rive resterne af taget. Der vil blive etableret byggeplads på arealet mellem børnehaven, blok 6 og blok 5. Det bliver etableret indkørsel til byggepladsen fra Henriksholms Allé. Herved generes trafikken på selve boligområdet så lidt som muligt. Torsdag morgen forventer man at gå i gang med at rive taget ned. Samtidig opsættes der stillads med en fuldstændig overdækning at bygningen. Denne del af renoveringen er allerede igangsat efter indkomne tilbud, for at sikre bygningen mod yderligere skader (regn etc.) Herefter (mandag den 29. juli) påbegyndes en gennemgang af samtlige lejemål, hvor alt registreres af hensyn til retablering af udstyr samt lejemålets generelle tilstand. Denne registrering vil ligge til grund for en licitation om den restrende del af renoveringen. Det forventes at tage ca. 1 måned at rive taget ned, og efter 4 måneder forventes det, at der er nyt tag på blokken. Herefter kan stilladset fjernes, og man kan begynde at renovere selve lejemålene. P. t. regnes der med en samlet byggeperiode på 10-12 måneder før bygningen atter kan benyttes. Der vil senere - når rådgivnings firmaet har fået alle ting på plads - blive fremstillet en tidsplan for arbejdet. Spg. fra salen omkring, hvor meget der skal fjernes. Preben Boe Hansen: Bygningen vil blive "rippet" helt ned til den rå beton og bygge resten op igen. Der er nye krav til byggeriet i, hvilket gør at der bliver tale om ekstra arbejder i form af isolering etc. Her i opstartsperioden er det lidt svært at få et samlet overblik over alt inden det samlede projekt er beregnet, men dette møder er først og fremmest for at orientere om den næste fase. Der vil blive lidt støjgener når arbejdet går i gang, men det er indskærper over for entreprenørerne, at der er tale om beboet område. Man vil gerne i gang så hurtigt som muligt, også for at begrænse yderligere skader på den resterende del af bygningen. Side 1 af 6
Spg. fra salen vedr., hvornår man går i gang. Svar: Senest fredag. Selve byggepladsen bliver etableret torsdag (25.07.2013). Det vil sige at der senest kan hentes ting fra lejlighederne onsdag. Fra salen vedr. opbevaring af brædder fra altangulv. Svar: Jackie Månsson finder opbevaringsplads til dette. Morten Nerup: Præsenterede sig og sagde at Nordflex var Flintemarkens forsikringsmægler, og det var hans opgave at hjælpe og rådgive beboerne og Lejerbo gennem processen omkring forsikrings spørgsmål. Brandskaden var to ting: Dels en bygningsskade som Lejerbos forsikringsselskab vil tage sig af, og dels skader på indbo, som de enkelte beboeres indboforsikringer var ansvarlige over for. Skillelinien mellem disse to forsikringstyper kunne godt være lidt grå, men hvis der var tegnet en indboforsikring, så burde alt være dækket. Der kunne evt. være diskussioner om, hvilken forsikring der skulle dække hvad, men det måtte der så tages stilling til i hvert enkelt tilfælde. Fra salen: Der var konkrete spørgsmål fra beboere omkring specifikke problemer (altangulv m. v.) i forbindelse med om det var løsøre eller bygningsdele. Morten Nerup: Man skal atter tale med sit forsikringsselskab. Og man kunne som sagt tale med ejedomskontoret omkring evt. opbevaring af gulvbrædder etc. Jackie Månsson: Bekræftede at man nok skulle finde opbevaringsplads til dette. Morten Nerup: Hvis der opstod problemer i det hele taget, så skulle man henvende sig til Jackie Månsson, så ville han formidle det videre til rette vedkommende. Ulrik Steen Jensen: Præsenterede sig, og sagde at det var ham der havde skrevet den orienteringsskrivelse, der var lagt ud på Flintemarkens hjemmeside. Kommunikationen med de berørte beboere var en udfordring, da adresser, telefonnumre ect. var lidt svært at få styr på lige nu. Så vidt vides, havde man alle mobiltelefonnumrene, hvorfor der var brugt sms til formidling af information, og det havde efter sigende virket. Det har ligeledes været nødvendigt at kommunikere via hjemmesiden. De der ikke havde adgang til en computer kunne gå på biblioteket. Lige nu var det bedste man kunne gøre med hensyn til kommunikation til beboerne. Fra salen: Foreslog at post og meddelelser blev samlet på ejendomskontoret til afhentning der. Vilhelm Kent: Vi skal have registreret de, der allerede havde en genhusningsadresse. Vi må så finde en løsning for de, der endnu ikke har en adresse. Spg. fra salen: Kan an bibeholde aftalen med Dansk Kabel TV på genhusningsadressen? Ulrik Steen Jensen: Aftale med Dansk Kabel TV ville blive frameldt i morgen (tirsdag). Det betyder at man må benytte sig af det TV-signal, der findes på genhusningsadressen. TV-signalet kan kun flyttes, hvis man er blevet genhuset i Flintemarken. Det betyder så også, at man er fritaget for at betale til Dansk Kabel TV i de 10-12 måneder genhusningen vil vare. Vilhelm Kent: Dansk Kabel TV kan ikke medflyttes, da de kun leverer til bolig- og antenneforeninger. *) Ulrik Steen Jensen: Havde forklaret nærmere omkring genhusningen i orienteringsbrevet der var lagt på hjemmesiden. Fra salen: Hvorfor havde man ikke benyttet e-mail da man var i besiddelse af disse adresser. Flere havde ikke fået besked om denne skrivelse eller modtaget anden besked. Vilhelm Kent: Der var sendt sms-meddelelse til samtlige berørte beboere om at der var lagt en orienteringsskrivelse ud på hjemmesiden. Det var kvittering fra samtlige om at man havde modtaget sms'en. Ulrik Steen Jensen: I orienteringsskrivelsen havde han forklaret, hvad man havde gjort omkring gen husning. Der var 24 lejemål der skulle genhuses og det bedste ville selvfølgelig være, hvis der var 24 tomme boliger i Flintemarken. Men det var der ikke. Der var 2 tomme boliger som der allerede var gen huset familier i, og der ville komme yderligere 2 boliger, som ligeledes ville blive benyttet til genhusning. Den prioritering der var valgt i forhold til genhusning, var et menneskeligt hensyn, hvilket altid var en vurdering fra person til person. De to familier der nu var genhuset havde man vurderede til at have det største behov, her og nu. Side 2 af 6
Fra salen: Hvordan kunne han vurdere allerede den første dag, han kendte jo ikke beboerne. Ulrik Steen Jensen: Det var korrekt, men man havde valgt at hjælpe de familier der ikke havde en indboforsikring. Fra salen: Det var altså en fordel, ikke at have en forsikring? Ulrik Steen Jensen: Man kan selvfølgelig vælge at have den holdning, men man havde valgt at hjælpe disse familier, da man ikke ønskede at "træde på nogen, der allerede lå ned". Fra salen: Flere tilkendegav at det var en god beslutning. Ulrik Steen Jensen: Der var i alt 4 lejligheder der var tomme, og dem var der disponeret over. Dette ville sige at der ikke var flere muligheder for genhusning i Flintemarken. Det man havde gjort var at suspendere ventelisten. Det betød at der ikke ville komme flere nye lejere ind i Flintemarken så længe der var nogen der ønskede genhusning. Hvis man derfor ønskede genhusning i Flintemarken, på trods af at man allerede var genhuset et andet sted, så kunne man blive noteret op hos Lejerbo, hvorefter man ville få besked, hvis der kom en top lejlighed. Dette skulle man gøre med det samme. Man skulle dog sørge for at den pågældende forsikringsselskab godkendte den ekstra flytning der i så tilfælde ville blive tale om. Fra salen: Hvis man er genhuset i Flintemarken, er man så tvunget tilbage i sin gamle lejlighed når byggeperioden er overstået? Ulrik Steen Jensen: Det kommer an på, hvilken type lejlighed man var blevet genhuset i. Dette skyldtes bl. a. at man ville anvende senior-boligerne til genhusning, og søge en dispensation fra aldersreglen på 55 år etc. Hvis man derfor var genhuset i en senior-bolig, og ikke opfyldte kravene, kunne man ikke blive boende. Hvis man derimod var genhuset i en almindelig familiebolig, kunne man som udgangs punkt godt blive boende, blot krævede det en ny lejekontrakt. Vi havde en enkelt bolig der kun var disponeret i en 12 måneders periode, og den kunne der selvfølgelig ikke disponeres over efterfølgende. Fra salen: Man skulle huske at betale sin husleje, ellers var man ikke lejer mere i Flintemarken. Ulrik Steen Jensen: Det var korrekt, det var vigtigt at man fortsatte med at betale husleje til Lejerbo. Fra salen: Det var ikke i overensstemmelse med, hvad et forsikringsselskab havde sagt. Morten Nerup: Normal praksis for de fleste forsikringsselskaber var, at man fortsatte med betaling af husleje til Lejerbo. Når så genhusningen var slut, ville det beløb der skulle refunderes blive gjort op og blive udbetalt til det pågældende forsikringsselskab. Dette betød, at den enkelte lejer skulle være nul-stillet når sagen var gjort op. Fra salen: Hvad med a'conte vand og varme? Ulrik Steen Jensen: Det var aftalt med ejendomskontoret, at der ville blive foretaget en aflæsning. Fra salen: Hvad med antennebidraget? Vilhelm Kent: Der var tale om det antennebidrag der blev betalt over huslejen og det fortsatte. Morten Nerup: For at gøre det helt klart så skulle man fortsætte med at indbetale husleje til Lejerbo. Hvis ens forsikringsselskab sagde at man skulle stoppe huslejebetalingen til Lejerbo, så skulle man henvende sig til Jackie Månsson, der ville videresende sagen til ham. Fra salen: Hvorfor skulle der betales husleje når man ikke var genhuset og sov på en sofa et andet sted. Forsikringsselskabet havde sagt at man skulle stoppe indbetalingen af husleje. Morten Nerup: Dette var en af gråzonerne. Lejeren skulle sende sagen til Morten Nerup via Jackie Månsson, så ville Morten Nerup finde en løsning. Vilhelm Kent: Var det korrekt opfattet, at hvis man ikke var genhuset i f. eks. 2 af de i alt 12 måneder, så ville lejeren selv få lejebetalingen for de 2 måneder retur, og kun de resterende 10 måneders lejebeen vurdering fra person til person. De to familier der nu var genhuset havde man vurderede til at have Morten Nerup: Umiddelbart ja. Det ville han kræve af sit forsikringsselskab. Men det var en særlig situa- Side 3 af 6
tion, så det ville han helst undersøge nærmere. Fra salen: Hår man selv havde fundet et midlertidigt lejemål, hvor der var 3 måneders opsigelse, kunne man så være sikker på at få besked på, hvornår man kunne flytte tilbage, at man kunne overholde opsigelsesfristen? Ulrik Steen Jensen: Man var helt klar over denne tidsfrist og skulle nok meddele dato for tilbageflytning så betids, at en opsigelsesfrist kunne overholdes. Fra salen: Atter spørgsmål omkring betaling af husleje - til hvem? Morten Nerup: Sende den konkrete sag til ham via ejendomskontoret, så ville han gå videre med den. Han kunne ikke løse spørgsmålet på stedet. Vilhelm Kent: At betale husleje hang sammen med at være lejer. Juridisk var man ikke lejer, hvis man ikke betalte husleje i henhold til den underskrevne lejekontrakt. Altså kunne man miste lejemålet. Generelt: Der var en mere teknisk forklaring omkring proceduren ved huslejebetaling i forbindelse med genhusning. Ligeledes nogle spørgsmål meget specifikt på enkelte lejemål/lejere. Fra salen: Hvis man var genhuset her i Flintemarken, hvilken husleje skulle man så betale: Den hidtidige eller den husleje svarende til det midlertidige lejemål? Ulrik Steen Jensen: Man skulle fortsætte med at betale sin normale husleje. Normalt var der ikke nogen refusion, fordi den midlertidige lejlighed var lidt mindre. Spg. fra salen vedr. huslejesikring. Ulrik Steen Jensen: Huslejesikringen ville fortsat gælde i henhold til din lejekontrakt, altså den lejlighed der var fraflyttet. Vilhelm Kent: Der ville komme en sms til samtlige berørte beboere med kontaktoplysninger. **) Jackie Månsson: Alle oplysninger vedr. ejendomskontoret står på hjemmesiden. Spg. fra salen: Kunne man ikke bruge mailadresserne som man havde råbt og skreget på, til meddelelser. Vilhelm Kent: Han skulle være sikker på at alle modtog meddelelserne og det var ikke alle der var på nettet ligesom det ikke var alle der var tilmeldt e-mail ordningen. Spg. fra salen: Hvad var forskellen på at sende på e-mail og samtidig på sms? Vilhelm Kent: Dobbeltarbejde. Der var rigeligt at lave i forvejen. I denne sag var det meningen at informationsniveauet skulle være højt. Det indebar at der løbende ville blive informeret tidsplan og evt. ændringer der måtte opstå. Fra salen: Hvis informationsniveauet skulle være så højt så måtte han meget undskylde, hvis det krævede lidt ekstra arbejde. Vilhelm Kent: Spørgeren talte vist ikke ud fra den erfaring omkring arbejdsbyrden, som Vilhelm Kent havde. Der var ret meget at lave, hver eneste dag, og der var altså stadig tale om frivilligt arbejde. Generelt omkring information: Der var en del diskussion frem og tilbage omkring information via sms. Jackie Månsson: Ville sørge for at al skriftlig information blev ophængt på opslagstavlen i ejendomskontorets forkontor. Fra salen: Nogle beboere havde fået besked fra Dansk Forsikring om at oprette en ny bankkonto og så indbetale huslejen på denne konto, og gemme den til genhusningen var overstået, og så indbetale beløbet til forsikringsselskabet. Beboerne kunne godt selv administrere deres penge. Vilhelm Kent: Rent juridisk kan man blive sagt op, hvis man ikke betaler husleje. Morten Nerup: Der har aldrig tidligere - indtil for ca. 1½ år siden - været problemer omkring huslejen i en genhusningsperiode. Han mente ikke at det var noget lejerne skulle sidde og "bakse" med. Han bad beboerne om at give sagen til Jackie Månsson der ville formidle den videre til ham. Side 4 af 6
Vilhelm Kent: Hver enkelt person skulle aflevere sagen til Jackie Månsson med navn, personnummer, forsikringsselskab, policenummer og skadenummer. Spg. fra salen: Hvordan var man stillet, hvis man som ikke indboforsikret havde lejet et værelse ud til en, der var forsikret. Skulle denne person - der var blevet genhuset at sit forsikringsselskab et andet sted - fortsat indbetale husleje for det lejede værelse? Morten Nerup: Det kunne han ikke svare umiddelbart på, det var lidt specielt. Ulrik Steen Jensen: Hvis der ikke foreligger en godkendt lejekontrakt på det udlejede værelse kunne Lejerbo ikke hjælpe med spørgsmålet. Vilhelm Kent: De berørte beboere var jo stadig lejere i Flintemarken. Det betød bl. a., at bestyrelsen meget gerne så, at også de mødte op til det kommende afdelingsmøde den 10. september 2013 kl. 19:00 i selskabslokalerne. Preben Boe Hansen: Der ville blive taget kopier af orienteringsskrivelsen, så man kunne få et eksemplar med hjem. I forbindelse med sådan en brand var der altid en del siderelaterede ting. Han havde aftalt med Vilhelm Kent at man foretog en efterrationalisering, når der var kommet lidt mere "ro på". Det drejede sig om såvel selve hændelsesforløbet og beredskaber, som tjek af adgangsforhold etc. Vilhelm Kent sagde at der lå en del uafhentet post på bordet i forrummet. Han bad samtidig om, at man udfyldte det omdelte skema med genhusningsadresse etc., og samtidig tjekke at telefonnummeret var korrekt. Spg. fra salen: Kunne man ikke - i samarbejde med forsikringsselskaberne - opsætte skurvognslejligheder i stil med dem, der blev opsat under den store renovering? Så kunne de, der endnu ikke var genhuset, blive i området. Morten Nerup: Man skulle henvende sig til sit eget forsikringsselskab og stille forslaget. Han kendte ikke priserne for at opføre en sådan "by", hvilket også havde betydning. Ulrik Steen Jensen: Det var ikke noget man uden videre kunne gøre. Der var mange ting involveret i det. Vilhelm Kent: Problematikker kendte vi senest fra renoveringen af badeværelser. Der skulle indhentes en masse godkendelser og vognene var meget dyre at leje. Han mente at de egentlige beboelsesvogne der rummede 4 boliger, ikke kun var meget dyre, de var rigtig dyre. Og så kom vinteret og der skulle foretages vinterforanstaltninger så vandet ikke frøs etc. Morten Nerup: Det var den enkeltes eget forsikringsselskab der skulle tage stilling til dette. Hvis nogle forsikringsselskaber kunne enes om at ofre pengene på at etablere beboelsespavilloner, så måtte de henvende sig til Lejerbo om det videre fornødne. Spg. fra salen vedr. evt. regres i forbindelse med ansvaret for branden. Morten Nerup: Da årsagen til branden ikke var en menneskelig fejl, kunne der ikke blive tale om regres. Spg. fra salen: Var der sendt noget ud omkring politiets konklusion på brandårsagen, så alle andre rygter kunne manes i jorden? Vilhelm Kent: Man havde ikke ønsket at lægge fotos etc. omkring branden ud offentligt. Ligeledes har man ikke kommenteret på branden eller selve årsagen til branden. Det ser vi ingen grund til at beskæftige os med. Han havde også hørt forskellige rygter, men det var ikke noget man ønskede, hverken at deltage i eller videre befordre. Fra salen: Politiet havde informeret om at der var tale om en teknisk fejl og ingen personer var involveret i branden. Vilhelm Kent: Det der var formidlet videre var at der var tale om en rent teknisk fejl og det havde der ligeledes stået i pressen. Han havde også hørt rygter om en grill og et stråtag. Spg. fra salen: Ved fremtidige møder ville det være en god ide med en dagsorden. Side 5 af 6
Vilhelm Kent: Der var tale om et orienteringsmøde. Altså lidt mere uformelt uden egentlig dagsorden. Spg. fra salen: Ville der ske huslejestigning i forbindelse med branden? Ulrik Steen Jensen: Der ville blive en udgift i forbindelse med branden på 25.000 kroner i selvrisiko, og det vil ikke udløse huslejestigning, hvis ellers tidsplan etc. holder. Vilhelm Kent: Ganske kort tid inden branden blev budgettet for 2014-2015 underskrevet, så huslejen er foreløbig fastlagt til medio 2015. Spg. fra salen: Fjernes alt inkl. gulve og total "stripning" af badeværelser og køkkener? Vilhelm Kent: Ja, alt helt ind til den rå beton. Dette bl. a. for at bygningen kan tørre så der ikke opstår skimmelsvamp. Preben Boe Hansen: Lejlighederne er bl. a. opbygget med "lette vægge" der er fæstet til gulvene. Det betyder at væggene skal fjernes for at man kan fjerne gulvet. Ligeledes menes det at mange lejligheder har sandfyld under gulvene. Dette sand skal suges ud når gulvet er fjernes. Det er en stor fordel at dette sand fjernes. Vilhelm Kent: Badeværelserne ville ligeledes blive brudt helt ned da gipspladerne kunne suge det vand der kom ovenfra. Preben Boe Hansen: De mere detaljerede spørgsmål omkring enkelte ting måtte vente til der havde fundet en egentlig registrering sted af de enkelte lejemål. Når der var et bedre overblik over dette, ville beboerne blive informeret. Generelt: Der var herefter en række spørgsmål (bl. a. omkring andre emhætter etc.) der ikke var relateret direkte til emnet for orienteringsmødet. Da der ikke var flere spørgsmål takkede Vilhelm Kent for god ro og orden. Den officielle del af mødet sluttede kl. 18:20 Vilhelm Kent *) Det er efter mødet blevet oplyst fra Dansk Kabel TV, at aftalen om levering af bredbånd (internet) samt fastnet -telefon kan opsiges kollektivt, men da aftalen om levering af TV-signal fra yousee er individuel mellem yousee og den enkelte husstand. Det betyder at der vil komme et brev fra yousee til hver enkelt husstand, der skal underskrive opsigelsen og herefter returnere den. **) Kontaktoplysninger: Ejendomskontoret: SMS Tlf. 20 86 18 01 Bestyrelsen: e-mail: afdeling.187-0@net.lejerbo.dk Telf.: 45 89 42 86 Tider: Telefontid kl. 08:00-09:00 - Personligt møde kl. 09:00-10:00) Afhentning af post kl. 09:00-10:00 (eller efter aftale). e-mail: bestyrelsen@flintemarken.dk www: www.flintemarken.dk Side 6 af 6