Referat af Generalforsamling i Danmarks Rejsebureau Forening 14. april 2016 på Hotel Radisson Scandinavia Punkt 1. Valg af dirigent og referent. Bestyrelsen foreslog Ole Ærthøj, SafeAway, som dirigent. Ole Ærthøj blev enstemmigt valgt som dirigent. Bestyrelsen foreslog, at Louise Alkjær, DRF s sekretariat, skulle vælges som referent. Louise Alkjær blev enstemmigt valgt som referent. Ole Ærthøj indledte med at konstatere, at mødet var lovligt indkaldt og dermed var beslutningsdygtig. Dirigenten gav herefter ordet til Asger Domino, formand for bestyrelsen i Danmarks Rejsebureau Forening. Punkt 2. Bestyrelsens beretning om Foreningens virksomhed. Formandsberetning v. Asger Domino Formanden indledte med at konstatere, at der på både de interne og eksterne linjer var sket meget i 2015. På de interne linjer var den største hændelse, at incoming-fraktionen blev nedlagt. Formanden forklarede, at det ikke var en beslutning, der blot var truffet overnight, men havde baggrund i den ændring i incomingkontingentet, som blev foretaget allerede i 2012. Ændringen havde skabt utilfredshed blandt medlemmerne af incoming-fraktionen, og problematikken har været debatteret igennem flere år. På sekretariatet blev der brugt uforholdsmæssigt mange ressourcer på servicering af netop denne fraktion, især i lyset af størrelsen på fraktionens kontingentbidrag. Ønsket om at beholde de nuværende ressourcer og ikke betale mere i kontingent endte derfor med, at incoming-bureauerne ønskede at finde et andet tilhørsforhold. Nedlæggelsen af incoming-fraktionen har givet sekretariatet nye muligheder for at fokusere på outgoing-fraktionen og styrke outgoingfraktionens aktiviteter. Formanden nævnte tillige, at der allerede i 2015 var kommet tre nye outgoing-medlemmer i foreningen. Desuden har de mange medlemsbesøg, som medarbejderne på sekretariatet har været på, givet en lang række nye input til sekretariatet.
På de eksterne linjer var det især den nye RGF-lov og indførelsen af tokronen på flyrejser ud af Danmark som prægede 2015. Loven er endelig trådt i kraft, og formanden fremførte, at man var tilfredse med ændringerne, dog med det forbehold, at der stadig mangler at blive set på administrationen af Rejsegarantifonden, som er for restriktiv og tung og som DRF gerne så gjort mere effektiv. Af andre store, eksterne sager fra 2015 nævnte formanden agentforbeholdsretssagen, som ikke blev vundet af det involverede medlem, men som til gengæld har stadfæstet at rejsebranchen har mulighed for at tage et agentforbehold ved salg af flybilletter. Formanden nævnte også det internationale arbejde med det kommende nye pakkerejsedirektiv, bæredygtighedsarbejdet/travelife, som flere medlemmer allerede er certificerede i. Formanden sluttede med at konstatere, at der er meget at se frem til i 2016. Dirigenten spurgte herefter, om generalforsamlingen havde spørgsmål til formandsberetningen. Da dette ikke var tilfældet, kunne dirigenten konstatere, at beretningen var taget til efterretning. Punkt 3. Fraktionernes- og eventuelle udvalgs beretninger Administrerende direktør Lars Thykier informerede om ITO-fraktionens nedlæggelse. Efter diskussioner i fraktionen i løbet af sommeren og efteråret 2015 om bl.a. ITO s guideoverenskomst og bortfald af kravet om medlemskab af DRF for incomingbureauer, der ønsker at være medlem af WoCos Meeting Place, med flere udmeldelser til følge, blev det besluttet af såvel medlemmerne af ITO-fraktionen som af DRFs bestyrelse at nedlægge fraktionen med virkning fra 1. januar 2016. Punkt 4. Forelæggelse af reviderede regnskaber for foreningen. Lars Thykier gennemgik DRF s 2015-regnskab, der blev præsenteret summarisk, da det fulde regnskab kan ses i årsberetningen. Lars Thykier fortalte, at indtægter og udgifter ligner hinanden, men at balancen er steget. Lars Holst Mikkelsen fra Horizons spurgte til egenkapitalen, og Lars Thykier sagde, at den var tilstrækkelig, men at han i øvrigt gerne ville vente med at tale om egenkapitalen til under et af de kommende punkter på dagsordenen. Dirigenten spurgte, om regnskabet var før eller efter nedlæggelsen af ITOfraktionen, hvortil Lars Thykier svarede, at ITO-fraktionen ikke fik noget
med fra foreningen, da det er foreningen, der svarer aftrædelsesudgifterne til medarbejderen, som skal stoppe. Lars Thykier nævnte, at foreningens kritiske revisorer har gennemgået regnskabet og godkendt det. De kritiske revisorer, Morten Lysdal Damgaard fra Unitas Rejser og Berit Hjorth Rasmussen fra Norsk Rejsebureau, har dog haft nogle forslag til DRF s drift, herunder at fokus i 2016 bør være på visse driftsomkostninger (telefoni), konsolidering af DRFs formue (i én bank) og at bilagskontrol bør justeres til kun at omfatte alle beløb over 1000,- kr.. Desuden har de kritiske revisorer spurgt, om Stand By -legatet fortsat skal uddeles, eller skal det resterende beløb gives til velgørende formål? Formanden bad generalforsamlingen om at komme med ideer til, hvem der kunne være modtagere af legatet. Dirigenten spurgte herefter, om regnskabet kunne godkendes. Da der ikke var nogen spørgsmål eller indsigelser blev regnskabet godkendt. Punkt 5. Behandling af forslag fra bestyrelsen (justering af DRFs vedtægter ift. incoming-fraktionens nedlæggelse) Lars Thykier informerede om, at de fremsendte vedtægtsændringer udspringer af ITO-fraktionens nedlæggelse, og at forslagene bør sættes til afstemning under et. Dirigenten anførte, at konsekvensen af nedlæggelsen af ITO-fraktionen er, at bestyrelsen nu blot består af 4 (5 med formanden) medlemmer, og at generalforsamlingen skulle huske på dette, hvis man godkendte forslagene. Hertil forklarede Lars Thykier, at der ved generalforsamlingen i 2017 vil blive fremsat forslag til justering af bestyrelsen. Vedtægtsændringerne blev herefter vedtaget. Punkt 6. Behandling af indsendte forslag Der var ikke modtaget nogen forslag fra medlemmerne. Punkt 7. Godkendelse af budget og kontingent for 2015. Gennemgang og godkendelse af DRF s budget 2015 samt godkendelse af prokura til DRF s sekretariat og formandskab Lars Thykier informerede om, at da budgettet blev godkendt ved medlemsmødet i efteråret 2015, var det ud fra den betragtning, at ITOfraktionen var medlemmer af foreningen.
Med nedlæggelsen af den pågældende fraktion, er budgettet imidlertid blevet ændret, således at der er en forskel mellem indtægter og omkostninger ift. til det oprindeligt godkendte budget. Der er derfor 142.000 kr. i plus på 2016-budgettet, som følge af at incoming-fraktionen ikke længere er en del af budgettet. Lars Thykier sluttede sit indlæg med at sige, at det var hans håb, at generalforsamlingen alligevel kunne acceptere budgettet, selvom der var afvigelser fra den normale procedure. Lars Thykier tilføjede også, at kontingentskalaen er uændret. Dirigenten understregede, at i 2016 er det altså ikke blot en godkendelse af noget, der tidligere er godkendt, (nemlig i efteråret 2015), men et helt nyt budget, der lægges op til, at generalforsamlingen skal godkende. Herefter spurgte dirigenten om generalforsamlingen kunne godkende budget og kontingent for 2016, hvilket generalforsamlingen gjorde enstemmigt. Herefter blev der givet godkendelse fra generalforsamlingen om at foreningens formand, Asger Domino, foreningens næstformand Jesper Schou samt foreningens administrerende direktør meddeles prokura til at tegne foreningen. Punkt 8. Gennemgang af aktuelle sager Juridisk konsulent Laura Frovin Frederiksen informerede om de 79 medlemsbesøg, som sekretariatets medarbejdere (dog ikke Lars Thykier) har været på i 2014 og 2015. Sekretariatet har modtaget mange positive tilbagemeldinger på besøgene, og det har været meget positivt med den personlige kontakt med medlemmerne. Sekretariatet har samlet de forskellige input fra besøgene, og er allerede i gang med flere af de ting, medlemmerne har givet udtryk for, at de har ønsket sig. Det drejer sig bl.a. om at DRF får en større synlighed, flere medlemsprodukter og flere kurser. Der havde også været udtrykt ønske om brancheudvikling, og til dette kunne formanden berette om, at man allerede var i gang med en forarbejdet til en branchekonjunkturanalyse. Formanden forklarede, at man fra bestyrelsens side ønskede at udarbejde denne brancheanalyse, og at foreningens revisor gerne ville forestå den. Via revisor vil medlemmerne kunne svare på ganske få korte spørgsmål om deres salg. Formanden understregede, at både spørgsmål og svar ville komme til at gå gennem revisor, således at alle var sikret anonymitet. Formanden håbede, at der var stemning for denne type analyse.
Annelise Dam Larsen fra Risskov Travel Partner spurgte, om spørgsmålene kom til at skelne mellem salgsaktiviteter og bogførte aktiviteter. Hertil svarede formanden, at det kun ville dreje sig om gennemført salg og kun om salg i leisurebureauerne. Lars Thykier indskød, at foreningen havde undersøgt, hvad et analyseinstitut skulle have for at lave en analyse. Udgifterne vil hos et analyseinstitut løbe op i en kvart million kr., så denne ide er droppet. Lars Mathiasen fra Nyhavn Rejser spurgte til status på det eventuelle samarbejde med Dansk Erhverv, og Lars Thykier svarede, at planerne var skrinlagte, da det havde vist sig, at foreningen ikke kunne hente så meget ved en sammenlægning, som det ellers havde været håbet. Formanden forklarede tillige, at foreningen økonomisk set skal have et sekretariat af en vis størrelse, og at det desuden ved en flytning til Dansk Erhverv ikke vil være muligt at fastholde kontingentet. Lars Thykier gennemgik foreningens generelle prioritering, der ser således ud: Medlemsrådgivning og undervisning: Ca. 60% af ressourcerne Politisk arbejde nationalt og internationalt inkl. mediebearbejdning: Ca. 30% af ressourcerne Administration, og økonomi: Ca. 10% af ressourcerne. Derpå gennemgik Lars Thykier fremtidens DRF-struktur med bl.a. følgende åbne spørgsmål: Skal der fortsat være to fraktioner, skal der være flere under-arbejdsgrupper, hvordan skal bestyrelsens sammensætning se ud og skal foreningen have nye fokusområder? Lars Thykier oplyste generalforsamlingen om, at foreningen meget gerne modtager input fra medlemmerne om de åbne punkter. Dorthe Stenmann fra Fremadrejser spurgte, om ikke opfordringen skulle sendes ud, hvortil Lars Thykier svarede, at det skulle den. Morten Lysdal Damgaard fra Unitas Rejser indskød, at det ville være en god ide med at lave en arbejdsgruppe og nemmere at få medlemmerne til at komme med ideer. Dirigenten spurgte, om der var generel tilslutning til ovenstående. Det var der.
Lars Thykier fortalte derefter om processen med Justitsministeriet og det nye pakkerejsedirektiv. Indtil videre er det ikke lykkedes at få givet foreningens meninger til kende, men det er håbet at det sker i fremtiden, så vi kan være med i dette vigtige arbejde. Laura Frovin Frederiksen berettede kort om afstemningen om IATA s betalingsperiode for BSP. Der vil i løbet af den næste uge blive gennemført en afstemning. Resultatet vil have effekt fra 2017/2019. Herefter forklarede Lars Thykier, at foreningen pr. 1. januar 2017 formentlig mister kr. 350.000 i henvisningsprovision fra Gouda Forsikring, og at det derfor er muligt, at foreningen fra og med 2017 må tære på egenkapitalen jf. punkt 4 ovenfor. Punkt 9. Valg af DRF-formand Foreningens formand Asger Domino, Stjernegaard Rejser, var ikke på valg i 2016. Punkt 10. Meddelelse om fraktionernes valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Lars Thykier meddelte, at Peter Rasmussen, Profil Rejser og Jesper Schou, Billetkontoret, var blevet genvalgt som bestyrelsesmedlemmer for leisurefraktionen. Josephine Piplits, CWT er valgt som formand for CTOfraktionen og Peter Skieller FCM Travel er valgt som suppleant for CTOfraktionen. Dirigenten spurgte, om nogen faldt for 10-års grænsen i år, hvortil Lars Thykier kunne fortælle, at det ikke var tilfældet (i år). Punktet blev taget til efterretning af forsamlingen. Punkt 11. Godkendelse af: DRF s revisor (Grant Thornton (tidligere AP Revision) foreslås genvalgt), to kritiske revisorer og to kritiske revisorsuppleanter. Grant Thornton (tidligere AP Revision) blev enstemmigt genvalgt af generalforsamlingen. Kritisk revisor Berit Hjorth Rasmussen, Norsk Rejsebureau vil gerne fortsætte og blev enstemmigt valgt. Morten Lysdal Damgaard fra Unitas Rejser vil gerne fortsætte, og blev enstemmigt valgt. Der blev ikke valgt kritiske revisor suppleanter. Punkt 12. Nedsættelse af udvalg.
Dirigenten spurgte, om generalforsamlingen var med på at nedsætte et udvalg, der skal arbejde med DRF s struktur. Det blev vedtaget. Punkt 13. Eventuelt. Formanden spurgte, om der var nogen interesserede, hvortil Morten Damgaard fra Unitas Rejser ikke var afvisende. Der blev dog ikke nedsat noget udvalg under generalforsamlingen. Der var ingen punkter under Eventuelt. Ole Ærthøj takkede for valgte, hvorefter Lars Thykier takkede Ole Ærthøj for at have styret generalforsamlingen i sin egenskab af dirigent. Lars Thykier takkede generalforsamlingen for deres fremmøde, og formanden takkede Lene Veino, Scandinavian Solutions for hendes år i bestyrelsen som formand for ITO-fraktionen. Lene Veino takkede bestyrelsen. Deltagere: Ole Ærthøj, Lars Mathiasen, Morten Damgaard, Lars Holst Mikkelsen, Annelise Dam Larsen, Josephine Piplits, Selma Schou, Henrik Nielsen, Torben Rodenberg, Dorthe Stenmann, Liesbeth Zonneville, Thomas Friis Rasmussen, Michael RossenEsben Gynther, Jesper Schou, Carsten Pedersen, Jesper Ewald, Asger Domino, Annette P. Madsen, Trine Lassen, Heidi Maak, Peter Skieller, Martin Nymann-Petersen, Kasper Mydtskov, Peter Rasmussen, Ulrik Bohse, Lene Veino, Lars Thykier, Jakob Hahn, Nils Hornemann, Laura F. Frederiksen og Louise Alkjær. Louise Alkjær, Frederiksberg 11. maj 2016. Underskrevet af generalforsamlingens dirigent, Ole Ærthøj Dato Underskrift