Dansk Orienterings-Forbund Til Til orientering for Hovedbestyrelsen, ansatte Klubber og medlemmer Kredsbestyrelser og kredsudvalg DOF s udvalg DOF s revisorer Referat af Hovedbestyrelsesmøde nr. 4/2003. Mødested: Storebæltscentret, Østerøvej 121, 5800 Nyborg Mødedato: Torsdag, den 28. august 2003 kl. 16.00 22.00 Mødedeltagere: Referat: Afbud : Helge Søgaard, Økonomiformand (HS) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Gert Petersen, Sydkredsen (GP) Erik Øhlenschlæger, Østkredsen (EØ) John Aasøe, Voksen- og Klubudvikling (JAa) Henrik Thomsen, Børn og Ungdom (HT) Klaus Olsen, Konkurrence (KO) Karl Kristian Terkelsen, Elite (KKT) Charlotte Bergmann, sekretær (CBH) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Rasmus Ødum, Elite (RØ) Ole Husen, Formand (OH) Dagsorden: A. Godkendelse af referat fra HB-mødet den 30. april 2003 på Storebæltscentret. Ingen kommentar referat godkendt. B. Meddelelser fra formanden. Referat af møde i Formandskabet er udsendt (bilag) Der vil ikke ske gennemgang - kun kort opdatering af punkter, der ikke er optaget som selvstændigt punkt nedenfor - hvis der er afgørende nyt. HBs medlemmer opfordres til at spørge, hvis der skal uddybes. Følgende blev lige vendt: IOF - Kortudvalget forventes optaget i HB med førstkommende ordinære repr. møde. - Sponsoraftale De 40.000 kr fra kontorforsyning går ikke direkte til WOC 2006, men til DOF. - O-Posten redaktør: Lars Vendelbjerg er gået ind på de samme vilkår som Søren Munthe. Inden årets udgang skal der forhandles ny aftale med Lars Vendelbjerg. Stillingen som redaktør skal ikke vurderes. Side 1 af 6
Da OH ikke var tilstede var der ikke noget at berette. NORD møde Det kommende NORD møde vil blive holdt i februar måned 2004. Europærisk formandsmøde Da OH ikke var tilstede var der ikke noget at berette. Breddekonsulent Preben vil være sygemeldt i en ikke nærmere defineret periode. En løsning vil være at indsætte en vikar indtil jul. Henrik Thomsen har sagt ja til at blive ansat resten af året. Preben er indforstået med dette. KKT har ellers været behjælpelig med planlagte opgaver. Hvad der ellers er af planlagte opgaver skal afklares med Preben. John tager besøg hos ham. Vi har fået refusion fra Esbjerg kommune for den første periode Preben var sygemeldt. Den nye sygemelding er sendt til Esbjerg kommunen således at vi kan få refusion for de dage Preben er fraværende. Følgende opgave skal Breddekonsulenten(vikar) tage fat i snarest - Samarbejde med WOC06 om evt. at lave et skole arrangement. Dispensation til DM-kort 7 tyske løbere er godkendt til at måtte deltage til DM-kort, hvilket ikke er tilladt ifølge reglementet. Dispensation af 2 øst eupæriske løbere til DM er Farum har søgt om at 1 østeuropæisk løber som er på besøg, må starte udenfor konkurrence til DM-klassisk og på andet holdet i D17-20 til DM-stafet. En anden østeuropæisk løbere har skrevet kontrakt som Au pair før 1. juli, men af forskellige grunde er først kommet til landet i august, der søges dispensation til deltagelse i DM-klassisk og DM-stafet. Teknisk udvalg har sagt nej og er derfor anket til HB. HB har via afstemning (2 for, 3 imod, 1 stemte ikke, 1 inhabil og 1 uden stemmeret) fastholder teknisk udvalgs beslutning. C. Stillingtagen til afgørelser taget af formandskabet siden sidst. World ranking event i Rudeskov (KO) Konkurrenceudvalget (konku) vil gentage forslaget for arrangørklubberne til Spring Cup om at bytte om på skovene til klassisk og stafetten således at klassisk afholdes i Gribskov Nødebo. Arrangørklubberne har frist til at svare inden d. 5. september. Hvis de siger ja, vil konkurrenceudvalget forhandle med arrangørerne af DM klassisk i 2004 som er tildelt WRE 2004 om at overdrage det til Spring Cup. Eliteudvalget er enige og vil helst have at Spring cup er et WRE løb. HB tilslutter sig konkurrenceudvalgets forslag. KO tager kontakt til Spring cup arrangørerne. D. Behandling af indkomne forslag. - Forslag fra Formandskabet om at eliteudvalget laver et oplæg til synliggørelse af eliten. Elite løberne skal f.eks. opfordres til at medvirke ved træningsaftner i klubberne, således at vi kan markedsføre vores eliteløbere indadtil i forbundet. En god ide ville være at eliten lavede en hjemmeside hvor de kunne præsentere nogle af deres baner m.v. Punktet er vedtaget. Side 2 af 6
- Konku kikker på muligheder for skovadgang i Sydkredsen. Bl.a. Lars Jeppesen OO har rettet henvendelse omkring at give bedre muligheder for klubberne på Fyn om at få adgang til skovene. De vil gerne have sikkerhed for at de har penge til det. KO tager kontakt til OO. Puntet er vedtaget. E. Igangværende og kommende DOF arrangementer og opgaver. - EOC 04 (OH) Det skrider fremad. - WOC 06 (HS) Skovtilladelserne er ved at falde på plads og det ser positivt ud. Der har tidligere stået 8 klubber bag arrangementet. Ålborg er trådt ud af det p.g.a. at de havde rigelige arrangementer årene frem. Når skovene er på plads er det vigtigt at få åbne nogle af de skove som er lukket nu. - Strukturarbejdsgruppen (KFJ) Kim deltog ikke i mødet. Vi må nok konkludere at det ikke bliver klar til 2004. Lars-Ole vil gerne gå ind i arbejdet. EØ foreslog at kredsformændene også gik ind i arbejdet. Lars-Ole og EØ tager kontakt til KFJ - Ny kortpolitik (HS) 4 sider i den kommende O-Posten. Gruppen har været rundt i de 3 kredse og har fået nogle gode kommentarer. Michael Di og KO har skrevet indlæg i O-Posten for at skabe debat omkring en ny kortpolitik. KO beskriver et forslag som går på at kortfilerne kan tages uden betaling til træningsløb. Ved DOF løb skal der betales til den korttegnede klub. Michael Dickenson tror ikke at Nordkredsen er med på den. Helge har lavet en økonomisk oversigt over hvad det kommer til at koste. Udvalget har lavet en hjemmeside hvor de forskellige forslag er beskrevet og der er mulighed for kommenterer. Den nye kortpolitik skal besluttes ved ekstraordinært repr.skabsmøde d. 30.10.03. EØ kom med en gennemgang af hans kommentarer Næste møde er d.7.oktober hvor alle meninger og argumenter gennemgås. EØ sender sin fil med kommentarer. TKC og KC vil gerne have hjælp af et reglement så det er nemt at få adgang til kortfiler, så det er nemt atn lave træningsløb. Eliteudvalget skal komme med deres ønsker. - IOF kongress 2006 4.09.03 har HS møde med gruppen som har med kongressen at gøre. - MTB-O Der er oprettet et underudvalg under KonKu som består af KO, Jan Hausner og Carsten Kristensen Ballerup OK. I det næste år vil det være udvalget som afholder arrangementer. Det næste løb vil blive afholdt d. 15.nov og der er allerede 50 tilmeldte. Der er oprettet en hjemmeside. I starten vil det være deltagere som ikke er medlem af nogen klubber. Det bliver en opgave for Breddekonsulenten at få lavet en pakke til klubberne for at få dem i gang. Fremtidig strategi må være at man skal være medlem af en orienteringsklub for at kunne deltage i MTB-O. Den 9. november vil der være MTB-O i Karup. Side 3 af 6
Godt stykke arbejde for konkurrenceudvalget. F. Økonomi - Halv årsresultat 2003 Økonomiformanden sover roligt om natten nu. Vi er med bogføringen nu. Ny eliteudvalgskasserer på banen. Der er ikke flere uafklaret punkter. Der er dog mange punkter under eliten som ikke er bogført, da det er aktiviteter som lige har været afviklet. Det bedste bud vil være nu at vi ender med et regnskab mellem 0 og 100.000. De 3 kredse har, som noget nyt her i 2003, fået udbetalt et rammebeløb og derved er blevet økonomisk selvstyrende. Alle aktiver bliver med det samme afskrevet, så det giver et bedre overblik over indtægter og udgifter. - Budget 2004 De fleste udvalg har indgivet budgettal for næste år. Budgettet for 2004 skal så vidt muligt ligge på et 0 resultat. ØU møde på mandag vil nogle af udvalgene blive gennemgået. Budgettet bliver fremlagt til beslutning i forbindelse med HB møde i november. Skov&miljø udvalget har lige i øjeblikket svær ved at komme med et budgettal, da ikke alle klubber har på plads endnu hvilke skove de vil benytte næste år. Skov&miljø udvalget bør arbejde med budgettal over 3-4 år. Eliteudvalget havde møde i tirsdags med TD hvor de fik en lille identifikation om hvad de vil give penge til først d.10.december behandles vores ansøgning i TD og først dér kan vi få det endelig tal. Eliteudvalget skal blot komme med et skøn til budgettet nu og så må det evt. justeres efter 10.december. HØ udleverede et afregningsbilag som skal bruges af alle udvalg. JAa har filen som bliver sendt rund. G. Kreds- & Udvalgsrunden - Konkurrenceudvalget ved KO: Har problemer med noget kronvildt i jylland. Ove Gasbjerg prøver via friluftrådet at tage hånd omkring det. A-arrangementer har ikke altid lige god kvalitet. Det skal være et krav at alle A- stævne arrangører skal deltage i en workshop hvor konkurrenceudvalget betaler kørselsudgifterne. Skal afholdes i december måned. Der har været tale om at der skal være en diplom uddannelse. Forslag om en landsfinale på klub DM, således at der er 6 klubber 2 fra hver kreds. Koordinering af terminsliste vil være smart at de 3 terminsliste fører arbejder sammen i f.eks. o-service. - Østkredsen ved EØ: Det er svært at befolke alle udvalg. Det er et problem og vil derfor kikke på at samle udvalg og herved have færre grupper. Der er lavet meget statistik på Østkredsen. Unge under 15 år er der ikke den store forskel fra i dag til for 10-15 år siden. EØ foreslog at O-service blev et DOF system skal på dagsorden næste gang. - Sydkredsen ved Gert Steffensen: Det går godt med at rekruttere folk til udvalg. Det går rigtigt godt i V&K udvalg. Sydkredsen har stået for banelægningskonkurrencen og vandrepræmien har været forsvundet. Der er nu indkøbt en ny en O-løber hjerne. - Sekretariatet ved Charlotte Bergmann: Side 4 af 6
Som tidligere nævnt er bogføringen nu med. Kontoret har overtaget medlemsdatabasen igen fra John og er i gang med at opdatere det sidste for at være klar i næste uge hvor O-Posten skal sendes ud. - Børne-&unge udvalget: Der sker nu meget i udvalget. Der er kommet godt gang i østkredsen, som har været noget sløvt repræsenteret i det sidste år. Der skal dog til at findes en ny formand for nordkredsen. I år er der blevet aflyst en ungsenior lejr p.g.a. manglende deltagere. Det er også et spørgsmål om de skal ind under voksen&klub udvalg. Der er et stigende problem omkring spisevægring. Vi skal ud i klubberne og have fat i forældrene. Der skal informeres omkring det. Der skal indkaldes til foredrag på kredsniveau. Hjemmesiden skal bruges til at oplyse omkring dette. V&K udvalget sætter en handlingsplan i gang sammen med breddekonsulenten. KUM udtagelsesløb er ved at være et problem, da der har været for få B-løb. Det er uheldigt at DM-lang bliver brugt som udtagelsesløb. Slogan: Forventninger til Børn&Unge udvalget er at de laver børn. - Nordkredsen ved Lars-Ole Kopp: KonKu har fået ny formand Tage Baun. Der skal så findes en ny til Børn-og unge. O-service er ved at komme godt i gang. Der bliver holdt et kursus i efteråret. Vores stævner kunne godt moderniseres lidt. JFM blev ikke afviklet godt nok. Der har været fejl bl.a. ved rangliste. Arrangement håndbogen bør opdateres. Stævnerne skal laves mere simplere og enklere. - Eliteudvalget ved KKT: I morgen tager KKT til Århus og forelægger diplomtræneruddannelsens projekter. Træner relevante projekter. DIF støtter med 20.000 kr i alt. EU ligger snarest årsplanen for 2004 på hjemmesiden. I elitelandsbyen i Farum er der blevet en overnatningstilbud på det gamle kaserne. Der kan overnattes der for 100 kr KKT skal kontaktes. Der ses pt. for kontrakt forlængelse af landstræneren der bliver sendt et skema ud til alle løberne for at få lavet en tilfredsheds undersøgelse. På baggrund af dette tages der stilling til kontrakt forlængelse. Hvis der konkluderes at han skal fortsætte bliver der lavet kontrakt til 2006. - Voksen&klubudvikling ved John Aasøe: V&K udvalg har ventet på Breddekonsulenten. JAa har så i stedet hjulpet til på kontoret med at få opdateret medlemsdatabasen. JAa skal holde åbningstalen ved Præ-o landskamp i weekenden 6-7. september. Der er deltagere fra Sverige, Norge og Danmark. H. Punkter til kommende møder - Det uhørte overgreb Forebyggelse DIF på besøg. - Reglements ændringer afsæt god tid, da det er vigtigt at de bliver gennemgået ordentligt. - Budget - Bredde - O-service som DOF system - I gang sætning omkring spiseværling - Præ-O s fremtid I. Eventuelt Side 5 af 6
J. Kommunikation Er der oplysninger eller punkter fra dette møde der straks bør omtales i/på - Pressen? - Hjemmesiden? Vedtaget at der sendes positive signaler ud omkring holdningen til MTB-O. 30.10 er der ekstra ordinære repr.skabsmøde HB-møde fredag d.14. november personalet bliver også inviteret. Bliver i Odense. HB-møde start kl. 15.00. Referat CBH 04.09.03 Læst HS 04.09.03 Side 6 af 6