Møde den: 25. november 3013 1443-340 Arts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Sarah B. MacIntyre (SBM), Sissel Johansen (SRJ), Solveig Sannem (SOS) Søren Anker Andersen (SAA), Birgit Andersen (BAN), Theresa Albøge Laursen (TAL), Helle Stolzenbach Steffensen (HSS),ref. Fraværende: Birgit Andersen (BAN) Dagsorden 1. 1. Godkendelse af dagsorden Tilføjelser? 2. Drøftelsespunkter - Prioriteringsmetode v/sbm. - Ændringer af procedure for dagsorden og referater samt forslag til nye punkter på dagsorden v./hss. - Emnemanchet "Dataintegration af IDM og Syllabus" v/mar. Dato: 27. november 2013 Ref: Hss Side 1/5 3. Opfølgningspunkter - Opfølgning fra sidste møde Emnemanchet 'Overdragelse af studiekortsproduktion til Campus Service' v/morten Bak Josefsen, status siden sidst. - Orientering af status på planlægningssystem efter møde i Chefkredsen /SBM. 4. Orientering fra - Det tværgående bånd for uddannelse - Dialogforum - SNUK-båndet referat fra SNUK - VEST-båndet - UJS - Driftsenheden - Emnemanchet "Genudstendelse af eksamenbeviser" v./ Christin Jensen (til orientering). - Emnemacnchet "Det bør være muligt at søge på UVA-koden i kursuskataloget" er løst med EDDI opdaring d. 20. nov. - - Andre? Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C Tlf.: 89421111 Fax: 89421109
Side 2/5 5. Siden sidst i afdelingerne 6. Pipeline - Bånd og kompetencer (kursuskatalog for medarbejdere) v/hanne Toksvig. Dato for behandling: 2. dec. 2013. - Emnemanchet 'Oprydning i gamle jobs på STADS PRODUKTION, version 13.1' v/peter Herning. Dato for behandling er ikke fastsat endnu. - Emnemanchet 'Fjernundervisning' v/pernille Lemming. Dato for behandling er ikke fastsat endnu. 7. Forslag til dagsorden for næste møde 8. Eventuelt REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden Der var følgende kommentarer til dagsordenen: Emnemanchet Dataintegration af IDM og Syllabus behandles ikke. Det blev besluttet i fredags, at Driftsledelsen tager sig af den videre behandling. Emnemanchet Genudstedelse af Eksamensbevis blev flyttet til næste møde, da Christin Jensen var forhindret i at møde op. 2. Drøftelsespunkter Prioriteringsmetode v./sbm: Det blev besluttet, at der skal afsættes en halv time på et møde, hvor båndet kan lave en brainstorm på prioriteringsmetoder. Derefter skal der laves en opsamling, som kan bruges i et videre forløb for afklaring af prioriteringsmetoder. Prioriteringsmetoder skal koordineres med SNUK. Ændring af procedurer v./ HSS Følgende blev besluttet: Procedure for referat: Udkast er klar tirsdag kl. 12 Feedback onsdag kl. 9.
Referat kommer ud onsdag inden dagen er omme. Dagsorden næste møde, torsdag kl. 12. Side 3/5 Dagordenspunkter: Punkterne Drøftelsespunkter og Opfølgningspunkter byttes rundt så Opfølgningspunkter kommer først. Mødeindkaldelse: Dokumenter til mødet + dagsorden sættes ind på mødeindkaldelsen i Outlook i stedet for at blive sendt rundt i mail. Opgaver: Opgaver som bliver identificeret på mødet og skal løses af båndmedlemmer skal først sættes på til opfølgning 14 dage efter, dvs. ikke på det førstkommende møde men mødet efter igen. 3. Opfølgningspunkter Orientering om Studiekort. HSS orienterede om, at opgaven bliver igangsat i driftsenheden. Emnemanchetten er inddelt i 3 underemner, som alle skal i gang. Se emnet på SharePointlisten her http://sharepoint.au.dk/studiesporet/driftsenheden/driftsbånd/lists/emnelisten%2 0for%20SNUK%20og%20UVAEKA/DispForm.aspx?ID=19&Source=http%3A%2F% 2Fsharepoint%2Eau%2Edk%2Fstudiesporet%2Fdriftsenheden%2Fdriftsb%25c3%25 a5nd%2flists%2femnelisten%2520for%2520snuk%2520og%2520uvaeka%2ffr emdrift%2520%2520prioritet%2easpx Planlægningssystem v./ SBM. På chefmødet var der enighed om at tage alt vedr. organisering ud. Efter det har været på Chefmøde, er der sendt en samlet udgave til Maria fra Leo. UVA EKA båndet har derfor pt. ikke den opdaterede udgave, men Leo har lovet at sende den SBM som videregiver den til båndet. MAR havde følgende kommentarer til SBM s reviderede udgave, som blev sendt til båndet, SBM svarede på kommentarerne: Alt det vedr. ad hoc bookninger mangler. Svar: Det er indeholdt i punktet om ejerforhold, som ifølge strategien afklares senere. Det er ikke formuleret eksplicit, for at fastholde fokus fra det væsentligste. Under principper på side 2 står der, at katalog udarbejdes af AU studier, hvorfor det? Svar: Det er AU Studier, der har kompetencen til at fremstille en samling kriterier, der kan bruges som grundlag for planlægning, hvoraf de gensidige afhængighedsforhold fremgår. Det vil være de faglige miljøer, der på baggrund heraf skal prioritere kriterierne. På side 3 under mål for systemunderstøttelse er forskellige lektionstider nævnt, hvorfor det? Svar: Systemet skal kunne håndterer forskellige lektionslængder f.eks.15 min, 1 time, 2 timer.
SOS kommenterede endvidere, at afsnittet om organisering havde resulteret i en god snak om det på hovedområdet, så det var fint at det havde været med i første omgang. SBM oplyste, at båndets anbefaling om at styregruppen for LMS også blev styregruppe for planlægningssystem, men at den øvrige organisation af projektet ikke indgik i indstillingen, var eftersendt og accepteret af chefgruppen. Side 4/5 Opfølgning på digitaleksamen. Status blev drøftet. 4. Orientering fra Driftsenheden - Emnemanchet "Det bør være muligt at søge på UVA-koden i kursuskataloget" er løst med EDDI opdatering d. 20. nov. Bemærkning: Der var ingen orientering fra andre. 5. Siden sidst i afdelingerne Punktet blev ikke nået 6. Pipeline Punktet blev ikke nået. Der følgende emner pt.: - Bånd og kompetencer (kursuskatalog for medarbejdere) v/hanne Toksvig. Dato for behandling: 2. dec. 2013. - Emnemanchet 'Fjernundervisning' v/pernille Lemming. Dato for behandling er ikke fastsat endnu. Emnemanchetter som endnu ikke er beskrevet (pipeline til pipeline) - Emnemanchet 'Oprydning i gamle jobs på STADS PRODUKTION, version 13.1' v/peter Herning. Dato for behandling er ikke fastsat endnu. - Emnemanchet: 'Brug af kaldenavn og visning af prøveform på Selvbetjeningen skal omskrives så problem skitses og der ikke forslås en løsning v/mar. 7. Forslag til dagsorden næste møde MAR ønskede følgende to spørgsmål sat på dagsordenen til næste møde: Skal der være kompetencebeskrivelse for tilvalg ved udstedelse af et eksamensbevis? Hvordan tolker man det på de respektive hovedområder? (MAR har nogle eksempler med til næste møde.) Hvilke udfordringer ser de enkelte hovedområder i forhold til de deadlines FT/IC opererer med i forhold til udvekslingsstuderendes tilmelding til kurser og hovedområdernes egne tilmeldingsfrister? Emnemanchet Genudstedelse af Eksamensbevis v./christin Jensen
Ejvin Sachse kommentar til behandling af PHD-administration. Emnemanchet AU Forskning & Talent ophører med at indskrive Ph.d.-studerende i STADS Evt. Brainstorm på prioriteringsmetode. Side 5/5 8. Eventuelt Båndet havde modtaget en mail fra Ejvin Sachse med opfølgning på emnemanchet om PHD-administration. Båndet ønsker fremover, at sådanne ting skal gå til koordinatoren, som efterfølgende sætter det op i dagsordenen til møder. Aktuelle punkt bliver behandlet på næste møde.