Mødereferat Aarhus Kommune Teknik og Miljø Styringsdialog 2015 - Kollegiekontoret Mødedato: 24. april 2015 Mødetid: 10.00 Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Kollegiekontoret Direktør Per Juulsen Adm.chef Diana Jørgensen Tilstede fra Aarhus Kommune Jørn Hedeby Nielsen Claus Michael Krogh Trine Birk Claus Bo Jensen MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Sagsnr. 13/011507-46 Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon 8940 2000 Direkte telefon +45 8940 2741 Fax E-mail cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i 2015 - effektivisering af driften og renoveringer. Kollegiekontoret oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften. Kollegiekontoret vurderer at væsentligste effektiviseringspotentiale aktuelt ligger i samarbejder på tværs af boligorganisationerne og i forhold til digitalisering. Konkret er Kollegiekontoret i færd med at undersøge opgavefordelingen mellem bogholderi og revision for et besparelsespotentiale.
Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner). I forhold til den igangværende proces for afdeling 10, Kløvergården, indledes en dialog mellem tilsynet og Kollegiekontoret inden ansøgningen om renoveringsstøtte fremsendes til Landsbyggefonden. Kollegiekontorets årsregnskab for 2013/14 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem Kollegiekontoret i Aarhus og Aarhus Kommune. På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale 1. Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Drøftelserne tager udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2013/14, årsberetning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter.
På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål 2013/14 2012/13 2011/12 2010/11 2009/10 3.698 3.999 3.767 3.243 2.453 10.261 9.455 9.128 8.140 8.812 Egenkapital kr./lejemål 15.015 13.614 13.075 11.566 11.711 Årets resultat (2013/2014) er et overskud på 3,7 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 0,05 mio. kr. Overskuddet skyldes primært merindtægter i form af renter og byggesagshonorarer mv. Det positive resultat er tilgået arbejdskapitalen. Afdelingerne har i regnskabsåret indbetalt bidrag til dispositionsfonden eftersom minimumsniveauet på dispositionsfondens likvide del endnu ikke er nået. Der har netto været en samlet tilgang til dispositionsfonden på ca. 1,5 mio.kr. Tilgangen skyldes overvejende udamortiserede lån. Faldet i likvid dispositionsfond skyldes udlån af ca. 2,2 mio. kr. til to afdelinger, der har anvendt midlerne til frikøb af hjemfaldsforpligtelse. Egenkapitalen for boligorganisationen er samlet steget med ca. 6 mio. kr. i regnskabsåret og ligger på et gennemsnitligt Aarhus-niveau. Stort set hele organisationens egenkapital er likvid. Dette er atypisk for sektoren. En næsten fuld likvid egenkapital giver selvsagt flere muligheder for at disponere. Kollegiekontorets egenkapital er de seneste år forøget væsentligt, så organisationen bedre kan imødekomme mulige driftstab og mulige tab ved de store byggesager. Der er ikke udarbejdet scenarier for den
fremtidige udvikling i egenkapitalen, men Kollegiekontoret oplyste, at egenkapitalen anses for passende i forhold til byggeaktiviteten de kommende år. Der er ydet tilskud af dispositionsfonden på 472.228 kr. Tilskuddet har baggrund i, at flere afdelinger har fået fritagelse for indbetaling af ydelser på udamortiserede lån til organisationens dispositionsfond. Der er tale om Grundtvigs Hus Kollegiet, Stenaldervej Kollegiet, Kirsebærhaven og Kløvergården. Typisk er der tale om afdelinger med relativ høj husleje kombineret med bygningsmæssige udfordringer. Denne tilskudspraksis betyder, at tilvæksten til dispositionsfonden begrænses fremover. Der er ikke aktuelle planer om tildeling af tilskud fra egenkapitalen efter generelle kriterier. Der har alene været lejetab i 4 afdelinger og tabet udgør samlet 96 t.kr. Lejetabet er begrænset og afspejler en stabil efterspørgsel efter ungdomsboliger. Afdelingernes midler i fællesforvaltning er i 2013/14 forrentet med 3,07%. Alle midler i fællesforvaltning er placeret i realkreditobligationer forvaltet af 2 forskellige kapitalforvaltere. Kapitalforvalterne har mandat til at disponere inden for en varighed på 5, men i praksis ligger varigheden under dette niveau. Administrationsbidrag Kr. pr lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål 2013/14 2012/13 2011/12 2010/11 2009/10 3.208 3.242 3.266 3.093 2.990 1.895 2.011 2.680 3.373 2.680 Som det fremgår ovenfor er nettoadministrationsudgift pr. lejemålsenhed mindre end afdelingernes bidrag. Det skyldes ikkebudgetterede indtægter primært i form af byggesagshonorarer. Det oplystes, at der i budget 2014/15 er indregnet indtægter med baggrund i forventede byggesagshonorarer. Forventet indtægt er dog korrigeret (reduceret) fordi byggesagshonorarer altid er behæftet med en vis usikkerhed. Ved en evt. overskridelse af anskaffelsessummen på
nybyggeri inddrages byggesagshoraret (helt eller delvist) til finansiering af overskridelsen. Administrationsbidraget er under det benchmark, som fremgår af styringsrapporten. Præmissen for budget 2015/16 er et prisstop for administrationsgebyr og indstillingsgebyr. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse De årlige henlæggelser såvel som de opsparede henlæggelser er i forhold til styringsrapportens benchmarks relativt høje. Kollegiekontoret oplyste, at vedligeholdelsesplanerne generelt er finansieret af henlæggelser og at henlæggelsesniveauet må anses for passende. Det gælder dog ikke afd. 10 (Kløvergården), der har særlige bygningsmæssige og udlejningsmæssige udfordringer. Forvaltningsrevision I 2012 vedtog foreningsbestyrelsen nyt målsætningsprogram. Revisor har gennemgået rapporteringen om måltal og målopfyldelse og vurderet at de giver resultater for produktivitet, effektivitet og sparsommelighed på udvalgte områder. Der evalueres i de kommende år på målenes relevans og validiteten af målingerne, så de bliver et brugbart redskab til at opnå effektivitet, rationalitet og sparsommelighed i forvaltningen Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Kollegiekontoret kunne i den forbindelse oplyse, at der i 2015 vil blive foretaget udbud af revisionen i boligorganisationen. Der påtænktes et begrænset udbud blandt 4-6 revisionsfirmaer. Opgavefordelingen mellem bogholderi og revision vil blive undersøgt fordi der her kunne ligge et besparelsespotentiale.
Følgende poster indgår generelt i dialog 2015: Forsikringer o Har samarbejde med forsikringsmægler, der forestår udbud og i øvrigt bistår administrationen i opgavevaretagelsen. Opgaven kunne fuldt ud overlades til forsikringsmægler. Modellen er imidlertid valgt af omkostningsmæssige hensyn. Rammeudbud o Der foretages rammeudbud. Kollegiekontoret har ikke anvendt Almenindkøb (fælles indkøbsportal for den almene sektor). Arbejder, der ikke omfattes af rammeudbud, baseres altid på udbud. Organisering af funktionærer o Arbejdet med reorganisering af ejendomsfunktionærerne med henblik på en mere optimal udnyttelse af hver enkelt medarbejder har pågået i flere år. I organisationen er der aktuelt mere end 200 boliger pr. ejendomsfunktionær. Kollegiekontoret vurderer at væsentligste effektiviseringspotentiale aktuelt ligger i samarbejder på tværs af boligorganisationerne. Sammenlægning af afdelinger o Sker løbende i det omfang det er muligt og hensigtsmæssigt Digitalisering o Området fylder meget og har efter Kollegiekontorets vurdering stort effektiviseringspotentiale. Lejekontrakter håndteres digitalt (indscannet med underskrift). Anvendelse af e-boks forudsætter, at beboere har været i landet i minimum 1 år og kan derfor endnu ikke anvendes. Der er indført elektroniske rekvisitioner, elektronisk synsproces og elektroniske flytteopgørelser. Indførelse af elektronisk studiekontrol vil indebære en betydelig administrativ lettelse der arbejdes med området. Årsregnskab 2013/14 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati Beboerdemokratiet er ifølge styringsrapporten og oplysningsskemaerne generelt set velfungerende. Der er som tidligere afdelingsbestyrelser i samtlige afdelinger. Dette er sjældent forekommende.
Der er sket næsten total udskiftning af hovedbestyrelsen. Heldigvis er der rutinerede kræfter blandt de nyvalgte, der kender området. Der er fokus på at få inddraget de beboervalgte i arbejdet med boligorganisationens langsigtede udvikling. Den administrative ledelse sikrer kontinuitet samt dialog om kursjusteringer. Kollegiekontorets hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra alle niveauer i organisationen. 4. Renoveringer, nybyggeri Kommunen ønsker tidligt at blive aktivt involveret i udformningen af fysiske helhedsplaner (almenboliglovens 91 - støtte fra landsbyggefonden) gerne allerede når tilstandsrapporten udarbejdes. Afdelinger med større renoveringer: Afd. 2, Grundtvigs Hus Kollegiet har fået udsat byggeregnskabsaflæggelsen til afklaring af frikøbsbeløbet til Aarhus Kommune for aflysning af tilbagefaldsklausul. Afd. 10, Kløvergården. Tilsagn fra Landsbyggefonden til fysisk helhedsplan forventes i 2016. Ansøgning afsendes til sommer. Kommunen skal ind over sagen inden detailprojektering. Der arbejdes pt. med to alternativer: En gennemgribende løsning til 40 mio. kr. eller en mindre radikal løsning til 8,5 mio. kr. Kollegiekontorets byggeaktivitet har de seneste år været usædvanlig høj. Aktiviteten er i overensstemmelse med kommunens politik om at øge antallet af studerende og Kollegiekontorets egne ønsker om at etablere gode, centralt beliggende boliger i takt med efterspørgslen. Der forventes igangsat 4 nye kollegiebyggerier: Tranekærvej 60/Bytoften. Lokalplan er under udarbejdelse og processen forventes at vare hele 2015. Forventningen er, at der bygges 300 boliger. Søren Frichsvej. Lokalplanforslaget revideret pga. højhusdebat. Der forventes snarlig godkendelse Skejbyparken i Skejby. Lokalplan godkendt og kvote tildelt. Grundsalg under forberedelse i kommunen. Ca. 70 boliger. Godsbanearealerne i midtbyen. Kommunens samlede dispostionsplan for arealerne er forsinket og forventes godkendt første halvdel 2015. Der forventes etableret 450 boliger sammen med AAB.
Kollegiekontoret udtrykte bekymring for, at lokalplanprocessen vil trække ud og støttetilsagn inden udgangen af 2016 derfor ikke vil kunne nås. De kommunaløkonomiske konsekvenser vil være betydelige pga. stigningen i den kommunale grundkapital fra 10% til 14%. Kommunen meddelte, at man er opmærksom på problemstillingen. 5. Andre punkter Flyttefrekvensen på kollegierne er nogenlunde konstant og ligger typisk på 50-100%, gennemsnitligt 70%. Svarer til benchmark i styringsrapporten. Beboernes gennemsnitlige botid er 1-2 år. Kollegiekontoret har fået tilsagn om statsstøtte til etablering af startboliger i Skejby. Startboliger er en særlig boligtype, hvor udsatte unge kan få en god start i egen bolig med særlig voksenstøtte (social vicevært). Tilsagnet forudsætter et antal startboliger indenfor et mindre geografisk område. Kollegiekontoret er i den forbindelse afhængig af den nye afdeling i Skejbyparken. Der er forventet opstart for startboliger oktober 2015. Magistratsafdelingen for sociale forhold og beskæftigelse skal godkende anvisning af beboere til startboliger. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler.