15.02. 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 17. marts 2015 kl. 18.30. Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Planlægning af afdelingsmøder 6. Indstilling til bestyrelsen: a. Tilskud vedr. ombygning af lejemål i tidligere børnehave til lejlighed, ustøttet, afd. 20 b. Tilskud til dækning af tab, fejl i VVS installation i samtlige råderets renoverede bad, afd. 14 c. Tilskud til dækning af ekstraordinær udgift til vand grundet uopdaget brud på ledninger under bolig, afd. 48 d. Indstilling om: bevilling til tilvejebringelse af drift- og vedligeholdelsesgrundlag, samt programmering, som følge af AAB s køb af bygninger ved Psykiatrisk hospital i Risskov. 7. Initiativpris 8. Udvalg 9. Nyt fra administrationen 10. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 18. februar 2015 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt 4. Byggeri
15.02. 2 Afdeling 12 Riisvangs Alle Erik Piilgaard orienterede omkring ombygning. Solfangere Erik Piilgaard orienterede om ny lov om solfangere, denne har ikke betydning for de byggerier vi har i gang. 5. Planlægning af afdelingsmøder Bestyrelsen gennemgik afdelingsmøderne for 2015. 6. Indstilling til bestyrelsen a. Tilskud vedr. ombygning af lejemål i tidligere børnehave til lejlighed, ustøttet, afd. 20 Anmodning fra: Afdeling 20 Niels Ebbesens Gård Indstilling om: tilskud vedrørende ombygning af lejemål i tidligere børnehave til lejlighed, ustøttet. Tidligere børnehave, der var lejet af Aarhus Kommune ombygges til fire lejemål. De tre ombygges, som støttet byggeri. Den fjerde der var en lejlighed, der midlertidig var nedlagt og tillagt børnehaven, kunne der ikke gives kvote. Der er udarbejdet kalkulation for ombygningen, således leje bliver ens for alle fire lejemål. Dertil behøver afdelingen et tilskud fra Landsbyggefonds fællesmidler på kr. 648.203 svarende til kr. 5.270 pr. lejemål i afdelingen. Tillige et tilskud fra dispositionsfonden på kr. 330.705 svarende til kr. 2.689 pr. lejlighed i afdelingen. Bestyrelsen anmodes om at bevilge det ansøgte. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. b. Tilskud til dækning af tab, fejl i VVS installation i samtlige råderets renoverede bad, afd. 14 Anmodning fra: Afdeling 14, Rytterparken Indstilling om: dækning af tab, som følge af fejl i VVS installation i samtlige råderets renoverede bad. Afdelingen har gennem en årrække renoveret bad, ved at fjerne badekar og erstatte dette med bruser. VVS arbejdet er udført af afdelingens VVS firma Løbner.
15.02. 3 Gennem nogen tid har der været skader, som følge af brud eller lækage ved tilslutning til brusearmatur. Afdelingen er pt. ved at renovere kold- og varmtvandsinstallation, i den forbindelse er årsag til skader lokaliseret. Mellem forsyningsrør og skjult installation i væg er indmuret konex samling, dette er ikke tilladt i henhold til VVS normen, grundet ringe pladsforhold er de fleste fittings ikke samlet korrekt. Det er nødvendigt, at forny samtlige PEX rør til brusearmatur og udføre ny synlig tilslutning under vask. Den samlede udgift er estimeret til kr. 992.000,-. Bestyrelsen anmodes fra dispositionsfonden, at bevilge kr. 500.000 til delvis dækning af udgiften, rest forventes afhold af uforudsete udgifter. For de fleste er garantiperiode overskredet, Mads Kjær Birk har dog krævet at Løbner anmelder vores krav til forsikringen, vi kræver 250.000 kr. i erstatning. Firmaet har skiftet ejer, så vores forventninger er ikke høje. Såfremt afdelingen modtager erstatning modregnes dette i tilskud. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. c. Tilskud til dækning af ekstraordinær udgift til vand grundet uopdaget brud på ledninger under bolig, afd. 48 Anmodning fra: Afdeling 48 Brohaven Indstilling om: dækning af ekstraordinær udgift til vand grundet uopdaget brud på interne ledninger under bolig. I sommeren 2014 blev økonomi opmærksomme på, at der var rørbrud i afdeling 48. Dette skete i forbindelse med udfærdigelsen af forbrugsregnskabet for perioden 1. maj 2013 til 1. maj 2014. På baggrund af opgørelserne stod det hurtigt klart, at vi havde et brud. Varmemesteren fandt, i samarbejde med afdelingsformanden og en smed, ret hurtigt frem til lækken, der blev repareret omgående. Bruddet var i krybekælderen, hvortil der ikke er umiddelbar adgang. Ingen reagerede, skønt der var tale om en ret kraftig læk. Afdelingens målere er ikke tilsluttet elektronisk aflæsning. Efterfølgende er der igangsat løbende kontrolaflæsninger af samtlige hovedmålere i afdelingen, så vi ikke en anden gang ender i samme situation. Med baggrund i det konstaterede vandtab, har vi søgt aarhusvand om refusion af udgift til vandaflednings bidraget, hvilket vi har fået, dog kun for 2168 m3 vand, hvilket er noget mindre end det faktiske spild. Egå vandværk har ingen præcedens for at refundere vandudgift ved brud, hvilket de fastholder i denne sag. Følgende svar er sendt til Anders Æ. Kjeldgaard i forbindelse med henvendelse. Bestyrelsen har besluttet, at Egå Vandværk a.m.b.a. ikke imødeser ansøgningen om refusion af vandforbrug. Bestyrelsens holdning er, at vi historisk set ikke har præference for at eftergive vandafgift.
Bestyrelsen mener derudover, at forbrugeren selv har haft indflydelse på omfanget af vandspildet, da der som service er lagt en informationsseddel til orientering til viceværten for ca. et ½ år siden, samt at det væsentligt øgede forbrug fremgår af de seneste 3 afregninger. Ønsker I yderligere oplysninger, er I altid meget velkomne. Med venlig hilsen Egå Vandværk a.m.b.a. Egå vandværk kan dog ikke helt huske hvor eller hvornår, de har afleveret en informationsseddel. 15.02. 4 Nedenstående beregning viser den faktiske udgift, afdelingen har haft i forbindelse med lækagen. Der har historisk været et gennemsnitligt forbrug på installationen på 939 m3 pr. 4 måned. Bruddet har haft indflydelse på 4 opgørelser, i hvilke vandforbruget har været på gennemsnitligt 2118 m3 pr. periode. Beregnet tab 4 perioder af 2118 m3 8472 4 perioder af 939 m3 3756 Beregnet tab 4716 Pris pr. m3 vand kr. 47,65 i alt kr. 224.717,40 Afgift refunderet kr. 65.907,20 Faktisk tab for afdeling 48 kr. 158.810,20 Bestyrelsen anmodes om fra dispositionsfonden at dække tabet. d. Anmodning fra: Projektafdelingen Indstilling om: bevilling til tilvejebringelse af drift- og vedligeholdelsesgrundlag, samt programmering, som følge af AAB s køb af bygninger ved Psykiatrisk hospital i Risskov. De bygninger, AAB har købt, er underlagt en række restriktioner, hvilket vil medføre mere løbende vedligeholdelse, energitekniske udfordringer, i og med facader ikke kan isoleres og tagene allerede er udskiftet og isoleret til en vis standard. Hospitalet har i dag et udbygget energinet, der centralt forsyner alle bygninger. Når alle øvrige bygninger nedrives, skal energiforsyningen omlægges også i de enkelte boliger. Med baggrund heri kan vi optegne bestående bygningers bygningsdele, tag og facader, efter samme model, som øvrige AAB afdelinger og oprette drift- og vedligeholdelsesplaner i M
doc FM for alle primære bygningsdele. Dette vil danne grundlag for budget til skema B. Sættes afdelingen, som ventet i drift i 2019, vil f. eks. vedligeholdelse af vinduer allerede skulle gentages kort efter. Honorar til intern teknikker skønnet til kr. 250.000,-. Vinduer går til loft, og vinduesbrystning kan ikke ændres, hvilket begrænser mulighed for lydisolering af etagedæk. Grundet fredning kan nye yderdøre kun etableres, hvor der tidligere har været adgang. Når bygningstegninger er lavet skal bygningsstatik kortlægges, først derefter kan endelig lejemålsplaner disponeres. 15.02. 5 Derfor ønskes råd og vejledning fra anerkendt statiker firma. Firmaet Søren Jensen a/s har medvirket ved ny-, om- og tilbygning ved hospitalet gennem mange år, deres kendskab kan med fordel udnyttes. Projektafdelingen kan få adgang til det tegningsmateriale, der i dag anvendes af regionen til drift- og vedligeholdelse af hospitalet, via denne rådgiver. Når statik, energi, lyd mv. er kortlagt skal arealdisponering afklares, hvilket typisk er arkitektarbejde. Grundet de stramme rammer anses dette for et mindre arbejde. Den samlede rådgivning må maksimalt andrage kr. 500.000,- excl. moms jf. tilbudsloven. Bestyrelsen anmodes om at stille kr. 1.000.000,- til rådighed. På nuværende kan det ikke afgøres, om det afholdte beløb kan indeholdes i rammebeløbet. Projektafdelingen vil være i nært samarbejde med KPC s rådgiver Arkitema omkring den overordnede disponering af området, afgangsveje, fællesarealer, parkering mv. Det forventes ikke, at AAB selvstændigt skal udarbejde plan for udearealer, hvilket dog vil afhænge den endelige matrikulering, lokalplan og skødebestemmelser. Udgift hertil forventes indeholdt i ovenstående. Med baggrund i ovenstående forstudier skal udbydes rådgiverydelse, hvilket skønnes over EU tærskelværdi. 7. Initiativpris Bestyrelsen har modtaget 1 indstilling Bestyrelsen indstiller Else Hansen, afdeling 29 Højhuset Langenæs 8. Udvalg AARHUSbolig Erik Piilgaard orienterede, i slutningen af marts er den nye hjemmeside færdig. Der er pt. 113.000 medlemmer. Der har været ca. 729 beboernævnsklagesager omkring opnotering. Dan Christensen indstilles på næste repræsentantskabsmøde til bestyrelsen i AARHUSbolig i maj.
15.02. 6 Kulturhuset Herredsvang Erik Piilgaard orienterede om økonomi og hærværk. Det går rigtig godt. Varmecentralen Frydenlund Erik Piilgaard orienterede. Renovac anlæg er næsten færdig, og udgifterne fordeles inden 30. juni mellem boligforeningerne. Afdeling 23 Kridthøj Erik Piilgaard og Karin Jørgensen orienterede om mødet. Møde med rådmand Kristian Würtz og embedsmænd Erik Piilgård orienterede. Urafstemning i afdeling 8 - Marselisgården Peter Kragballe orienterede om afstemningsresultatet. Vandtårnsområdet Tom Sørensen orienterede om status, det går godt med stor aktivitet. Fritidsudvalget Peter Kragballe orienterede om nye arrangementer. Julemarked i Den gamle By aflyses i 2015. Kursusudvalget Anders Nielsen orienterede om det netop afholdte kursus i Afholdelse af afdelingsmøde den 24. februar. Der var god tilslutning. 9. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: Restsag fra Randers Dommen er udskudt til den 27. marts 2015. Telefonsatser Skattefri telefon. Har afdelingsbestyrelsen en lavere takst og ønsker den øget, skal denne selv orientere AAB s administration. Grundskyld Dette vil især få indflydelse for afdeling 65 - Æblelunden. Afdeling 12 Risvangen II Afdeling 12 kan ikke godkende regnskabet for 2014. Administrationen udarbejder svar. Ansatte Viser interesse for at deltage i afdelingsmøder. Afdelingsbestyrelser bliver spurgt. Udkast til ledelsesberetning Der bliver udarbejdet ledelsesberetning til brug for afdelingsmøderne.
15.02. 7 Bestyrelsestur vedr. byggeri Anders Rønnebro orienterede om 12. 17. maj. Der kommer nærmere oplysninger senere. 10. Eventuelt Intet til dette punkt. Næste møde i bestyrelsen er den 21. april 2015 kl. 14.00 Regnskabsmøde den 21. april 2015 kl. 17.00 med deltagelse af revision og økonomichef Tina Lundum Jensen Bendt E. Nielsen Referent