[forside] Aftale Skanderborg Kommune 20154 Vedtaget af Skanderborg Byråd, den 29/04-2015. [side 3] Aftale mellem Skanderborg Festivalklub og Skanderborg Kommune om festivalens lån og brug af et areal i Dyrehaven til festivalformål fra 20164 20197. [side 4] I denne aftale fastsættes vilkårene for Skanderborg Festivalklubs lån af et kommunalt ejet areal i Dyrehaven til afholdelse af en årlig festival. 1. Lån af arealet Arealet i Dyrehaven 1. Arealet, der udlånes til Skanderborg Festivalklub fremgår af tilhørende kortbilag. 1. Arealet stilles vederlagsfrit til rådighed for Festivalklubben til afholdelse af en årlig festival. Den årlige festival kan forløbe inden for følgende rammer: a. Model a: Smukfest fra onsdag til og med søndag 2. weekend i august (uge 32). Der må tilbydes camping i uge 32 b. Model b: Smukfest i 2. weekend i august (uge 32) med 1 til 3 koncertdag i uge 31. Der må dog maksimal afholdes 6 musikdage i Dyrehaven, og der må kun tilbydes campingmulighed i uge 32. c. Model c: Smukfest afholdt over 2 weekender, med camping i uge 31 og uge 32. Maksimalt 6 musikdage i Dyrehaven 2. Uanset model må der makimalt afholdes festival i 6 dage, og maksimalt 5 sammenhængende dage. 2. fra onsdag til og med søndag den 2. weekend i august. 3. Dyrehaven er fredsskov og Festivalklubben er ansvarlig for, at skoven behandles efter de retningslinjer, der er beskrevet i Helhedsplan for Dyrehaven 2010, i Skanderborg Festivalklubs INFO-folder: Bevar Dyrehaven smuk Bilag 1, der revideres årligt og regler og retningslinjer i Skovplan for Store Dyrehaven. 4. Der må ikke foretages ændringer af arealet, herunder planering, opfyldning, nedgravning af ledninger m.v. uden tilladelse fra Skanderborg Kommune som vurderer om Naturstyrelsen skal behandle sagen. 1
5. En del af festivalområdet i alt ca. 15.000 m2 - vil i løbet af de kommende 7 år skulle anvendes til skovforyngelse. Der er pt. forynget ca. 14.000. Heraf indgår Festivalklubbens plantning af store festivaltræer med 500 m2 årligt. Den nærmere afgrænsning af arealer til skovforyngelse i de enkelte år vil fremgå af detaljeret kort, der udarbejdes af Skanderborg Kommune i samarbejde med Skanderborg Festivalklub. Kortet fremsendes til Festivalklubben senest 6 måneder inden festivalens afholdelse. 6. Arealet, der anvendes til skovforyngelse, afspærres under festivalens forberedelse, afholdelse og oprydning. Festivalklubben har ansvaret for at arealerne afspærres. 7. Forberedelse af festivalen begrænses tidsmæssigt til 6 uger forud for afvikling af festivalen. Derudover kan der i den 7. uger før afvikling af Smukfest køres materiel til omladepladserne., idet der derudover en uge forinden kan køres materiel til omladepladserne. 8. Nedtagning af materiel efter festivalen forudsættes at være afsluttet senest 14 dage efter festivalen. 9. Skanderborg Festivalklub færdigmelder oprydningen til Skanderborg Kommune 2 uger efter festivalens afslutning med henblik på afholdelse af syn og tilbagelevering af skoven. I perioden mellem overdragelse og tilbagelevering af skoven fører Skanderborg Kommune tilsyn med festivalarealerne. Dette koordineres med Festivalklubben. Tidsfrister: Inden 1. oktober Festivalklubben fremsender forslag til foryngelsesarealer. Senest Inden 15. november: Skanderborg Kommune beslutter, hvilke arealer der skal skovforynges og derfor ikke vil kunne anvendes til festivalformål. Festivalklubben fremsender forhåndsansøgning til kommende års Smukfest. Inden 1. april: Skanderborg Festivalklub ansøger Skanderborg Kommune, om tilladelse til afholdelse af planlagte aktiviteter, anlæg og installationer inden for festivalområdet. Skanderborg Kommune undersøger, om de planlagte aktiviteter og installationer er i overensstemmelse med vilkårene for Skanderborg Festivalklubs lån af festivalområdet, eller om der kræves særskilte tilladelser til at gennemføre aktiviteterne. Inden 1. maj: Skanderborg Kommune besvarer Festivalklubbens ansøgning, samt oplyser Skanderborg Festivalklub om eventuelle særskilte tilladelser, herunder myndighedstilladelser, der skal indhentes til de planlagte aktiviteter og installationer i festivalområdet. Inden 15. maj 2
I særlige tilfælde kan Skanderborg Festivalklub, gerne efter forudgående dialog fremsende ansøgning om tilladelse til aktiviteter, anlæg og installationer, der kræver særskilt godkendelse. Skanderborg Kommune skal meddele Skanderborg Festivalklub sin afgørelse inden den 15. juli. Under den forudgående dialog oplyser Skanderborg Kommune, hvilke oplysninger ansøgningen skal indeholde for at sikre en effektiv og hurtig sagsbehandling. Inden 15. juni Beskæring, fældning af træer i festivalskoven og oprydning jf. den årlige sikkerhedsmanual. Inden 15. juli I særlige tilfælde kan Skanderborg Festivalklub fremsende forslag om aktiviteter, anlæg og installationer, der er i overensstemmelse med vilkårene for Skanderborg Festivalklubs lån af området til afholdelse af festivalaktiviteter, og som kan omfattes af tidligere meddelte myndighedstilladelser eller ikke kræver myndighedstilladelse. Inden 1. august Skanderborg Kommune tilkendegiver inden den 1. august, om de foreslåede aktiviteter anses for at være i overensstemmelse med vilkårene i denne aftale. Inden 1. december Skanderborg Festivalklub fremsender indmålte digitale oplysninger om nye ledningers (alle ledningstyper) placering samt evt. ændringer af områdegrænser, som digitaliseres på kort af Skanderborg Kommune. Ledningerne skal indmåles med en nøjagtighed på under en ½ meter. Ansøgningen Det skal fremgå af ansøgningen, hvornår de forskellige festivalaktiviteter indledes og afsluttes samtog hvor de afholdes herunder camping, parkering og aktiviteterne inden for festivalområdet. og omkring det midlertidige søbad. Endvidere skal det beskrives, hvor der etableres et midlertidigt søbad. Lån af arealet er gratis. Ydelser, der afholdes af Skanderborg Kommune uden udgift for Festivalklubben, er mærket (kommunal udgift) og afholdes over de pågældende driftskonti Ydelser, der udføres af kommunen efter rekvisition fra Festivalklubben, der er mærket (Festivalklubben) betales af Festivalklubben Renovering af arealet efter festivalens afholdelse herunder genplantning - betales af Festivalklubben. Istandsættelse på festivalpladsen foretages af Skanderborg Kommune. Udgifterne hertil fordeles således: 3
Inden 1. april gennemgås skoven for nødvendigt vedligehold og nødvendig oprydning. (kommunal udgift) Formatted: Indent: Left: 1,27 cm, No bullets or numbering Inden 1. juni istandsættes bænke og pæle (kommunal udgift) Inden 1. juni Istandsættes veje i området (kommunal udgift) Inden 15. juni foretager Skanderborg Kommune almindelige vedligehold og oprydning i festivalområdet, svarende til niveauet i bynære skove (kommunaludgift). Derudover foretager Skanderborg Kommune oprydning og fjernelse af stød efter behov, dog maksimalt op til en udgift på 60.000 kr. Prioritering af oprydning og fjernelse af stød sker i dialog mellem Skanderborg Kommune og Festivalklubben. Inden 22. juni fjernes Discgolfanlægget i Dyrehaven (Kommunaludgift) Festivalklubben foretager almindelig vedligehold og oprydning i festivalområdet fra overdragelse til Festivalklubben og til tilbageleveringen af området (Festivalklubben) Inden 15. september istandsættes bænke og pæle af Festivalklubben (Festivalklubben) Inden 15. september istandsættes veje i området (Festivalklubben) Øvrige udgifter, der afholdes af Festivalklubben: Reetablering af anlæg, boldbaner og området ved søbadet og hegn ved Sølund efter festivalen Etablering og vedligeholdelse af omladepladser eller andre anlæg, der etableres efter ønske fra Festivalklubben. Formatted: Indent: Left: 0 cm 2. Søbadet Under festivalen skal Søbadet leve op til kravene om blå flag. Af hensyn til sikkerhedsforholdene under festivalen lukkes søbadet for offentlig adgang i sammenlagt højst 2½ uge før, under og efter festivalen. Skanderborg Festivalklub sikrer etablering afer et midlertidigt, offentligt tilgængelig søbad i den periode, hvor det permanente søbad er lukket for offentligheden. Udgiften til etablering af det midlertidige søbad afholdes af Festivalklubben. Festivalklubben har ansvaret for etablering af faciliteter som toiletter, omklædning og badebroer. 3. Hegn Indhegningen skal så præcist som muligt være placerest som angivet på kortbilaget i tilladelsen til afholdelse af festivalen. 4
Ændringer i hegnets ydre placering skal godkendes af Skanderborg Kommune. Ansøgning om ændringer fremsendes senest 1. maj. Hegn skal være fritstående og må ikke befæstes mod eksisterende bevoksning/træstammer. Udgifter ved opsætning og nedtagning af hegn og udbedring af eventuelle skader, der opstår ved op- og nedtagningen afholdes af Festivalklubben. 4. Adgangsveje, omladepladser og transport i festivalområdet Færdsel i Dyrehavens festivalområde er opdelt i følgende tre kategorier 1) Områder hvor al kørsel er tilladt (adgangsveje, pladser) 2) Områder hvor kørsel med maskiner opfylder Naturstyrelsen krav til maksimalt marktryk, eller hvor udkørsel på køreplader er tilladt. 3) Områder hvor kun færdsel til fods er tilladt. På kortbilag er den tilladte færdsel vist. Kommunen vedligeholder områdets skovveje. Vejene fremgår af kortmaterialet (Kommunal udgift). I perioden fra overdragelse til aflevering af festivalarealet afholdes udgifter til vedligeholdelse af områdets skovveje af Festivalklubben. Boring af huller til stibelysning m.v. foretages af Entreprenørafdelingen (Kommunal udgift). Opsætning og nedtagning af vejbomme på køreveje til Slotsholmen, Horsensvej, adgang til Sølund foretages af Festivalklubben. Festivalklubben skal søge om tilladelse til opsætning af vejbomme ved Politiet og hos Skanderborg Kommune. 5. Ledninger Skanderborg Kommune ejer tilslutningsrettigheder for installation 3210300 og 3696300. De etablerede lavspændingsanlæg i området tilhører Festivalklubben og kan frit benyttes af kommunen mod afregning af forbrug. De etablerede vand-, øl-, lysledere og telefonledninger samt spildevandledninger og interne pumpestationer i Dyrehaven tilhører Festivalklubben, se kortbilag. 5
Ledninger ligger i arealet efter det almindelige gæsteprincip, og Festivalklubben må tåle, at de skal flytte ledningerne og afholde udgifterne hertil, hvis Skanderborg Kommune har brug for at anvende arealet Såfremt Skanderborg Festivalklub ikke ønsker at afholde festival i Dyrehaven, skal Festivalklubben som udgangspunkt fjerne ledninger og rør nedgravet i Dyrehaven samt reetablere arealet, med mindre andet aftales med Skanderborg Kommune. Dog kan Festivalklubben holde pause med Smukfest i op til to år, uden at ledninger og rør kræves fjernet. I en eventuel pauseperiode i op til 2 år, vil det ikke være muligt for andre udbydere at benytte ledninger, rør mm. på arealet til afholdelse af en lignende større musikfestival. Den faste årlige afgift for installationerne nr. 3210 300 og 3696 300 betales af Skanderborg Kommune. Strømforbruget, fra alle el-installationer og fra installationen ved Søbadet under festivalforberedelserne, under festivalen og i oprydningsperioden betales af Festivalklubben. 6. Vandforsyning Skanderborg Festivalklub har ansvaret for at kvalitetskravene til drikkevand overholdes i Festivalklubbens ledningsnet, når Skanderborg Forsyningsvirksomhed har godtgjort, at det leverede vand overholder kvalitetskravene. Festivalklubben er ikke forpligtet til at levere vand til andre brugere af Dyrehaven og kan videresende henvendelser til Skanderborg Kommune. Hvis Festivalklubben sætter vandposter op, hvor brugere af skoven kan få det indtryk, at der er tale om offentligt vand, skal Festivalklubben skilte med, om vandet er egnet til drikkevand. Festivalklubben afholder alle udgifter til kontrol og sikring af vandkvaliteten i eget ledningsnet og til indmåling af nye ledninger. Skanderborg Kommune afholder udgiften til digitalisering af nye ledninger på kortbilag. 7. Kloak og sanitetsvogne Skanderborg Festivalklub varetager den fysiske opstilling af sanitetsvogne i Dyrehaven. Dette foretages af godkendt og autoriseret installatør.skanderborg Kommune atevaretager den fysiske opstilling af sanitetsvogne i Dyrehaven. Skanderborg Kommune bistår med s forpligtelse til opstilling af sanitetsvogne omfattermaksimalt 485 mandetimer fra Skanderborg Entreprenørgaard.. Hvis Festivalklubben vælger en anden entreprenør til opgaven, kan de benytte de 485 mandetimer til andre entreprenøropgaver. 6
Yderligere udgifter til opstilling og tilslutning af sanitetsvogne afholdes af Festivalklubben (Maskintimer + yderligere behov for mandetimer). 8. Flagning De nødvendige tilladelser til flagning indhentes af Festivalklubben hos Skanderborg Kommune. Comment [vgb1]: Festivalklubben vil her gerne have et punkt ind med at Entrepreneurgaarden står for fjernelse af discgolf stationer i Dyrehaven og sætter dem ind igen efter Smukfest Flagning på strækningen Banegårdsvej, Adelgade og Dyrehaven etableres i festivalperioden af kommunen (Kommunal udgift). Ved indfaldsvejene opsættes flagborge med reklameskilte for Danmarks Smukkeste Festival. Arbejdet udføres af Skanderborg Kommune uden udgift for Festivalklubben. (Kommunal udgift). Flag og skilte udleveres af Festivalklubben. 9. Beredskab Skanderborg Festivalklub kan låne slukningsredskaber, skilte m.v. ved henvendelse til Skanderborg Kommune, Brand og Redning, (fra 1/1-2016 ændres navnet til Østjyllands Brandvæsen) Vestergade 131. Festivalklubbens lån af slukningsredskaber m.v. er gratis. Materiel, der beskadiges eller går tabt, skal erstattes af Festivalklubben. Transport og opstilling/nedtagning af materiel på festivalpladsen og campingområderne betales af Festivalklubben efter medgået tid. Regning fremsendes fra Skanderborg Kommune. Materialerne til vedligeholdelse af Festivalklubbens materiel betales af Festivalklubben efter regning fremsendt af Skanderborg Kommune. Festivalklubbens eget materiel forvaltes og vedligeholdes af Brand & Redning (fra 1/1-2016 ændres navnet til Østjyllands brandvæsen). Skanderborg Kommune må uden for festivalperioden benytte materiellet uden beregning. 10. Myndigheds tilladelser Alle ansøgninger om aktiviteter, fysisk omforandring, tekniske anlæg og forsyningsanlæg m.v. skal fremsendes til Skanderborg Kommune, der vurderer, om der kan gives myndighedstilladelse hertil og om Naturstyrelsen, skal søges. 7
Festivalklubben skal sørge for alle øvrige nødvendige myndighedstilladelser, f.eks. politi, bevillingsnævn, brandvæsen, fødevarekontrol m.v. Skanderborg Kommune skal orienteres med kopi om alle myndighedstilladelser. Alle fakturaer fra entreprenørgården samt Skanderborg Kommune fremsendes senest d. 30. september til Festivalklubben. 11. Campingarealer Skanderborg Festivalklubs har rådighed over campingarealerne gælder: Ved model a: 1 uge inden festivalen (fra onsdag uge 31) og ind til fredag efter festivalen (fredag uge 33) hvor arealer afleveres rengjorte. Ved model b: 1 uge inden festivalen (fra onsdag uge 31) og ind til fredag efter festivalen (fredag uge 33) hvor arealer afleveres rengjorte. Ved Model c: 1 uge inden festivalen (fra ontorsdag uge 30) og ind til fredag efter festivalen (fredag uge 33) hvor arealer afleveres rengjorte 1 uge inden festivalen (fra onsdag) og ind til fredag efter festivalen, hvor arealer afleveres rengjorte. Brug af Dyrehaven ved Hotel Skanderborghus, boldbanerne i Vrold sammen med Stadion og boldbanerne ved Vestegade aftales mellem parterne. Sølunds arealer - aftales med Sølund. Ved Model 1 og 2 aftales brug af Sølunds arealer direkte med Sølund. Ved afholdelse af Smukfest efter model 3 må Sølunds arealer, herunder Sølundvej, ikke benyttes i større omfang end ved model 1. Såfremt Skanderborg Festivalklub ønsker at afholde festival efter model 3, skal Festivalklubben senest den 1. november fremsende en forhåndsansøgning til Skanderborg Kommune, der indeholder en plan for campering, hegning og transportveje som ikke involverer Sølunds arealer. Private arealer - aftales direkte mellem Festivalklubben og ejerne. Skanderborg Kommune orienterer festivalområdets naboer om, at der er meddelt tilladelse til festivalens afholdelse, herunder brug af Dyrehavens græsarealer til festivalaktiviteter. Festivalklubben aftaler detaljer med ejeren af Hotel Skanderborghus. Skanderborg Kommune sørger for græsslåning af alle kommunale arealer, der anvendes til camping samt Dyrehaven/Festivalpladsen efter en plan aftalt med Festivalklubben (Kommunal udgift). 12. Stadepladser i festivalområdet Stadeholdere skal indhente tilladelse fra Festivalklubben til alle midlertidige stadepladser samt salg i øvrigt i forbindelse med festivalen. 8
Festivalklubben er ansvarlig for, at stadeholdere gøres bekendt med gældende regler og love samt regler om beskyttelse af skoven jf. Dyrehaven, Plan for Danmarks Smukkeste Festival. 13. Skiltning og Trafikregulering Skanderborg Festivalklub informerer på skilte ved indgangsvejene til festivalområdet om offentlighedens adgang og begrænsninger i adgang til skoven i festivalperioden pga. festivalaktiviteter. Skanderborg Kommune informerer om andre arrangementer, der begrænser adgangen til skoven. Festivalklubben indhenter tilladelse til trafikregulering fra Skanderborg Kommune og Skanderborg Politi. Ansøgningen fremsendes til Skanderborg Kommune. Festivalklubben udsteder de nødvendige køretilladelser og orienterer de omkringboende om trafikreguleringerne. Skanderborg Kommune foretager opsætning og nedtagning af skilte samt afspærringsmateriel i overensstemmelse med trafikreguleringsplanen - i tæt samarbejde med Skanderborg Politi og Festivalklubben (Kommunal udgift). Festivalklubben leverer de nødvendige skilte og afspærringsmateriel. (Festivalklubben) Skanderborg Kommune må udenfor festivalperioden benytte skiltene uden beregning. 14. Busforbindelser Festivalklubben etablerer faste shuttlebusforbindelser mellem campingområder, p-pladsen og festivalområdet i festivalperioden efter aftale med Skanderborg Kommune. Festivalklubben aftaler med Skanderborg Kommune vedrørende Midttrafiks busruter i festivalperioden. 15. Oversigtskort og tegningsbilag Skanderborg Kommune leverer vederlagsfrit de nødvendige opdaterede eksemplarer af tegninger / kort af området. 15. Diverse rekvisitioner Alle ydelser udført af kommunens personel og materiel betales af Festivalklubben efter regning. Undtaget er de emner, der er angivet som (Kommunal udgift). 16. Aftaleperiode Nærværende aftale er gældende fra 30. september 20154 til den 30. september 20197. 9
Kortbilag 1: Dyrehavens festivalområde ( revideres af Finn, Thomas og Inger Marie mht. festivalområdets afgrænsning og veje.) Kortbilag 2: kort over ledninger mv. (revideres af Finn og Inger Marie) Bilag 3: Visuelt overblik over de tre modeller for afholdelse af Smukfest 10