Møde den: 22. august 2013 kl. 13.00 15.00 REFERAT LSU AU HR Til stede: A-siden: Louise Gade (LG), Birgit Roesen (BIR), Birgitte Langsted (BL) B-siden: Anders Kragh Moestrup (AKM), Alev Gencay (AGA), Jane Bach (JB), Kirsten Neuhauge (KN), Lene Fransen (LF), Lizzi Edlich (LE), Margrethe Vejs- Petersen (MP) Referent: Pia Andersen Fraværende: Lone Degn, Vibeke Hedemann Schmidt Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af sidste møde 3. MUS AU HR drøftelse af temaer 4. Fortrolighed hvor går grænsen for fortrolighed? 5. Lønforhandlingsrunde - evaluering 6. Handleplan AU HR - orientering 7. Timelønnede på ST 8. Evt. Dato: 23. august 2013 Ref: PA Side 1/5 Referat: 1. To punkter ønskes taget op under evt.: Status HR løn Personaleomsætning på AU HR, HE Birgitte Eriksen udtræder (grundet nyt job udenfor AU HR) og Margrethe Vejs-Petersen er indtrådt. Alev Gencay er suppleant for Vibeke Hedemann Schmidt i Vibekes sygemeldingsperiode. Birgit Roesen anmodede B-siden om at se på fordelingen af medlemmer, da PJ har 3 medlemmer nu. Der burde være flere medlemmer fra hovedområdeenhederne. Kommentaren fra B-siden var, at ved LSU opstart var der flere repræsentanter fra hovedområderne, men disse er af forskellige årsager udtrådt af LSU. Man vil gøre en ekstra indsats næste år for at tiltrække flere medlemmer fra hovedområderne. Pia Andersen indtræder som sekretær for LSU og Inge Ø. Hansen udtræder. AU HR Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk/hr
Ellers blev dagsordnen godkendt. Side 2/5 2. Godkendt 3. LG bad om at få indmeldinger fra LSU om temaer til årets MUS. Ledergruppens forslag er: Den enkeltes forretningsorienterethed, evne og mulighed for selvledelse og prioritering, bidrag til og brug af kollegial sparring på tværs af team og enheder, drøftelse af personlige udviklingsmål samt anmodning om at definere sin personlige ambition for sit job på AU. Jf. mail om info fra ledermøde. Ledergruppen har MUS med LG i september og derefter afholdes der MUS i enhederne. Der tages udgangspunkt i samtaleguiden. B- siden gav udtryk for at de punkter især forretningsorienterethed og den personlige ambition som ledergruppen opstiller, kan virke meget kontrollerende og voldsomme og de var bekymret for om der kunne komme kritik under en MUS, hvis man ikke lever op til kravene. A-siden anførte at det var vigtigt at huske hvad en MUSsamtale er nemlig en udviklingssamtale. Hvad er jeg god til og hvad skal jeg blive bedre til og hvordan bliver jeg bedre. MUS kan og må aldrig være en skjult tjenestesamtale. Forretningsorienterethed er jo opfølgning på AU HR s mission og vision og HR uddannelsen. For at undgå misforståelser i forhold til den ugentlige ledermødeinfomail fra LG opfordres medarbejdere til at bringe evt. usikkerheder/uklarheder/spekulationer op på et enhedsmøde. B-siden mente at der var mange store emner til kort tid i en MUS mangler måske tid til de små emner. A-siden anførte at samtaleguide og temaer jo ikke et tjekskema, men en ramme, for nogle vil et emne fylde mere og for andre et andet emne. På forespørgsel fra LG. svarede B-siden at de ikke havde nogen yderligere temaer de ønskede taget op generelt under MUS. 4. AKM begrundede punktet som B-siden har stillet. Begrundelsen var en tidligere infomail fra ledermøde, hvor fortrolighed for medarbejderne blev præciseret. Hvad er det afstedkommet af? Hvad menes der med mailen? LG anførte at anledningen var, at flere ledere i AU HR havde oplevet at der var blevet talt om hvem der har søgt hvilke stillinger (interne ansøgere). Ligeledes er der blevet talt om løn hvor den enkelte, hvis løn der er blevet talt om, ikke selv har været med i samtalen
eller selv har oplyst sin løn. Bare fordi at man har adgang til at se oplysningerne skal man ikke tale åbent om det. Det skal ses som en reminder på vores fortrolighed. Side 3/5 AKM anførte at vi er en offentlig institution og at der derfor ikke er hemmelig løn. LG bekræftede dette, men anførte at der er en præmis om kilden - der er forskel på hvor informationen kommer fra. Medlemmerne blev ligeledes bedt om at gå hjem og formidle at alle får sat kode på udprint så det ikke ligger i printerne, men at det først printes ud når man fysisk står ved maskinen. Endnu et obs er at man lige tænker over hvad man står og taler om i det frie rum gangareal, tog, bus, kantine mv. Det er ikke her en p- sag skal diskuteres. 5. Det er kun AU HR s forhandlingsrunde der skal evalueres. B-siden anførte at kriterierne har været rigtige gode. Det var ikke svært at forholde sig til dem og skrive sin ansøgning ud fra. JB manglede dog åbenhed om hvem der har fået hvad og hvorfor og besked på om man om man var indstillet fra egen leder AKM syntes at have hørt at tilbagemeldingerne fra lederne har været fyldestgørende. LG: Det var en beslutning i ledergruppen at alle så vidt som overhovedet muligt skulle have besked inden ferien. Ledergruppen syntes at det var bedst at man fik besked og efter sin ferie en uddybende forklaring. LG anførte at man ikke får at vide om man er indstillet fra egen leder, da ledergruppen forbereder lønforhandlingerne som en snak om det runde bord i ledergruppen. Der er ikke blevet kigget på enheder og fordeling herefter, men der er kigget på et samlet AU HR. På forespørgsel fra KN: oplyste LG at der bliver bestemt også kigget på dem der ikke har søgt. Der er nogle som har fået lønforbedring som ikke selv har søgt. Hun anførte der har været et rigtigt godt samarbejde med TR. Opsummering: Generel tilfredshed. Ingen udmelding om indstillinger fra lederne. Der skal dog kigges på om tilbagemeldingerne skal være endnu klarere.
6. Den 12. september er der kick off, der laves som en kobling mellem MUS kick off og AU HR handleplan kick off, da fremtidige personlige kompetencer og udviklingsmål hænger nøje sammen med den nye AU Strategi og HR handleplan. Der er taget udgangspunkt i AU s nye Strategi. Ledergruppen har lagt op til at så mange som mulige skal komme frem med sine synspunkter. På formødet den 12. kommer Grith fra AU Stab og Strategi og holder et oplæg omkring AU Strategien. Vores handleplan vil være baseret på forretningens behov og vil give endnu tydeligere retning og rammer for arbejdet i AU HR. Efter den 12. september, vil der på enhedsmøder blive lagt op til at man skal lave en SUMO-analyse som input til ledergruppens videre arbejde med HR handleplanen. SUMO kan også være godt afsæt for MUS. En SUMO-analyse er en anerkendende udgave af det, vi også kender som en klassisk SWOT-analyse. Analysen kan give et enkelt og hurtigt overblik over en organisations nuværende Styrker, Udviklingspotentialer, Muligheder og Opmærksomhedspunkter. Alle HR-Partnerchefer skal sammen med Anne Behnk og LG også ud i forretningen for at hente info hjem om hvad de forventer af AU HR. Rektor, direktør og TR vil også komme i spil. Alt samles op i ledergruppen og der skal efter handleplanen laves årsplaner for enhederne. Tidsplanen for udarbejdelse af handleplanen er start den 12. september og slut i december 2013. Grunden til at handleplanen kun er for 2014-2016 er at UniLed vil tage AU Strategi 2020 op halvvejs til evaluering og kommer der ændringer der, vil det være dumt at vi i AU HR har lavet en 2020-plan. Side 4/5 B-siden udtrykte stor tilfredshed med handleplan processen og koblingen til AU s Strategi. 7. Første punkt: Status HR-Løn: LF: anførte at det går fremad. Der er nedsat en kommunikationsgruppe. Der er mange praktiske ting, og mange forskellige måder at gøre dem på. Men generelt stor positivitet. MP tilføjede at der er stor vilje, men også stort tidspres. BL anførte at driften går godt. Men der dukker selvfølgelig nogle specielle sager og hvor der så trækkes på Løn. Hun syntes at det giver et godt flow at HR-løn ligger ude front.
LF tilføjede at det også er en proces i sig selv om at acceptere at ens opgaver er blevet ændret. Side 5/5 BIR tilkendegav at der ingen tvivl er om at det er den rigtige beslutning. Men man kan også se på fejlmængden for hvis der havde været mange sager skulle man måske se på om det er det rigtige men det har ikke været mange sager. STATUS: Det går fremad, men nogle enheder føler der går noget tid endnu inden det kan mærke det som en lettelse uanset beslutningen er rigtig. Det blev aftalt at drøfte status igen på næste LSU Evt.: B-siden ønskede at høre om personaleomsætning på AU HR, HE, som man fandt, havde været stor: LG svarede at det var der gode forklaringer på. Nogle har fået job, hvor de vil udvikle deres lederkarriere, andre har fundet jobs, der bedre matchede deres profil og derudover har der været nogle vakante stillinger som nu er blevet besat. Næste APV-møde er den 2. september. De svar der før skulle sendes til Vibeke skal nu sendes til Jane.