Chefgruppen. Referat

Transkript

1 Chefgruppen Referat Dato: 1. november 2013 Tidspunkt: Kl. 08:15 Sted: Medlemmer: Byrådssalen Lars Svenningsen, Erik Christensen (A), Søren Møllegård, Ole H. Schmidt, Anders M. Sørensen, Kjeld Outzen, Trine Eegholm, Jan Hermansen, Betina Østergreen, Pia H. Gertsen, Mette Bill Ladegaard, Torben B. Rosbach, Lene Holm Fraværende medlemmer: Sekretær.: Mette Rahbek Larsen

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. TRE-I-EN måling 2014 af trivsel ledelse (lederevaluering) og fysisk APV TRIO - Det daglige samarbejde mellem leder, TR og AMiR Godkendelse af referat fra sidste møde Samarbejdsaftale mellem Teknik- og Miljøafdelingen og Blue Idea Opfølgning på KL IT analyse - dialogmøde med ledere Opfølgning på den politisk aftale om budget Opfølgning på besøg i Kina oktober Personale Nyt fra cheferne... 6

3 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side 1 1. TRE-I-EN måling 2014 af trivsel ledelse (lederevaluering) og fysisk APV Sagsnr Initialer KNI Åbent Drøftelse af rammesætning for gennemførelse af en TRE-I-EN måling i foråret Kia, HR deltager kl og gennemgår vedhæftede plancher. Drøftes TRE-I-ÈN Rammesætning direktion / chefer.pptx Kia præsenterede oplæg til proces for næste 3 i 1 måling. Der lægges op til at næste måling sker i marts 2014 og med præsentation af overordnet resultat på temadag med ledergruppen 4. april Der arbejdes umiddelbart efter samme proces som i Der udarbejdes et oplæg til drejebog for processen fra start til slut. Spørgerammen tilrettes generelt i forhold til sidst, så spørgsmålene kun har én betydning. Der indarbejdes et par spørgsmål i forhold til opfølgning fra sidste måling. Spørgsmål vedr. krænkende adfærd drøftes åbent i Hovedudvalget, ligesom eventuelle spørgsmål vedr. usund livsstil drøftes. Der bliver mulighed for udtræk vedr. udvalgte grupper f.eks. elever, jobtræning m.m. I forhold til evaluering af ledelsen indarbejdes nyt ledelsesgrundlag. Der udarbejdes tydeligere udmeldinger omkring den videre opfølgning. Struktur for opfølgning på måling/handleplaner og sygefravær drøftes igen på næste chefmøde inden det går til Hovedudvalget december 2013.

4 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side 2 2. TRIO - Det daglige samarbejde mellem leder, TR og AMiR Sagsnr Initialer KNI Åbent Drøftelse af forslag til vejledning og pixi-udgave til TRIO - Det daglige samarbejde mellem leder, TR og AMiR. Vejledningen beskriver formål og forventninger til TRIO-samarbejdet herunder hvilke opgaver TRIO bør samarbejde omkring. Det er hensigten, at vejledningen sammen med et følgebrev sendes ud til den store ledergruppe med en forventning om, at de arbejdspladser, der ikke allerede har igangsat et TRIO samarbejde, gør det. I vejledningen er beskrevet, at HR gerne hjælper med igangsætningsprocessen. Trivselsmålingen i 2012 (TRE-I-EN) viste, at vi med fordel kan styrke relationen mellem leder og medarbejdere. Dannelse af TRIO grupper er en del af handleplanen. Kia, HR gennemgår materialet i hovedtræk Drøftes TRIO - VEJLEDNING - Det daglige samarbejde mellem leder, TR og AMiR.docx TRIO - PIXI - Det daglige samarbejde mellem leder, TR og AMiR.docx Kia præsenterede forslag til vejledning - og brug af TRIO-grupper. TRIO er ikke en ny fælles ledelse, men ambassadører for den samlede arbejdsplads. Det skrives ind i vejledningen, at TRIO f.eks. skal inddrages ved 3i1 underundersøgelsen. Chefgruppen har en forventning til, at der arbejdes med TRIO-grupper, når det findes relevant. Drøftes på næste møde med Hovedudvalget.

5 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side 3 3. Godkendelse af referat fra sidste møde Sagsnr Initialer TRH Åbent Godkendelse af referat fra sidste møde Samlet referat - Chefgruppen den 27. september 2013, kl. 08:15-10:00 Godkendt. 4. Samarbejdsaftale mellem Teknik- og Miljøafdelingen og Blue Idea Sagsnr Initialer CMA Åbent Teknik og Miljøafdelingen har købt SMS-service, som giver adgang til at sende sms er til borgerne via adresser i de danske mobiltelefonregistre. Det skal anvendes til at informere om opgravninger og lukning af veje til berørte adresser, gennemgang af gadelys osv. Det kan også bruges i andre situationer hvor information skal ud til borgerne som fx ved oversvømmelses risiko. Det forventes, at spare en del telefontid fordi uvarslede situationer ofte afføder mange opringninger, hvor der skal gives samme forklaring. I nødsituationer kan det endvidere anvendes til efterlysninger m.m. På planlagte hændelser kan der spares service-annoncering og gives en mere målrettet information til borgerne. Systemet kan/må ikke afløse de lovpligtige annonceringer fx af lokalplaner ol. SMS-service anvendes i forvejen af NFS og mange borgere vil i forvejen være bekendte med systemet. Afmelding/tilmelding til SMS-service vil kunne ske via kommunens hjemmeside. Udsøgning af modtagere kan foregå ved udpegning af adresser fra liste eller kort eller fra liste importeret fra regneark. Ved udsendelse generes leveringslister, så det vil fremgå hvilke adresser, der ikke har fået den pågældende information.

6 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side 4 Teknik og Miljø har købt programmet for ca kr., den årlige drift er kr. og sms-taksten er 20 øre. Vi forventer at fordele forbruget efter afsendte SMS-er. Hvis andre afdelinger skal med på ordningen, skal fordelingen af driftsomkostningen. Til orientering. Lene Holm orienterede om den indkøbte SMS-løsning. Hvis der er andre, der ønsker at benytte sig af løsningen, kan de kontakte Charlotte Markvardsen i Teknik- og Miljøafdelingen. 5. Opfølgning på KL IT analyse - dialogmøde med ledere Sagsnr Initialer HDY Åbent Som opfølgning på udmelding ift. KL s IT analyse og et generelt ønske om at fremme informationen og sikre en tættere dialog inden for IT- og digitaliseringsområdet vil digitaliseringskonsulent Thomas Holst fra Økonomiafdelingen og IT chef Henrik Dyrhøj invitere til årlige dialogmøder med de enkelte afdelinger og stabe. Formålet er at tage en uformel og konstruktiv snak om afdelingens/stabens eventuelle udfordringer med eller ønsker til - vores IT-drift og supporten i øvrigt. Herudover kan vi vende relevante digitaliseringsinitiativer, som er sat i værk, er i pipeline eller som I ser som potentielle udviklingsområder på jeres respektive fagområder. Deltagere i mødet vil ud over Thomas Holst og Henrik Dyrhøj som udgangspunkt være chefen for afdelingen/staben, samt relevante personer udvalgt af den enkelte chef. Vi vil bestræbe os på at afholde møder med alle afdelinger/stabe i løbet af foråret 2014, og sørge for indkaldelse hertil, herefter vil møderne blive fastlagt til afholdelse minimum en gang årligt. Henrik Dyrhøj deltager i punktet kl. ca Drøftes

7 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side 5 Drøftet og godkendt. 6. Opfølgning på den politisk aftale om budget 2014 Sagsnr Initialer NSO Åbent Der er vedlagt oversigt med ansvarlige tovholdere til opfølgning på den politiske aftale om budget Det indstilles, at de ansvarlige tovholdere følger op på fokusområderne i den politiske aftale for OPFØLGNING PÅ POLITISK AFTALE xlsx Drøftet. Pkt opdeles i 2, da opfølgning sker ved henholdsvis Mette B. Ladegaard og Pia H. Geertsen. 7. Opfølgning på besøg i Kina oktober 2013 Sagsnr Initialer MRA Åbent Orientering om besøg i Kina oktober 2013 herunder orientering om den videre proces.

8 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side Skema til opfølgning på kina besøg uge Lars Svenningsen orienterede kort fra besøget i Kina. Der er ansat en ny direktør fra CGIG til Sølyst Mr. Liu, der skal stå for driften af bygningerne. Dat Ba Luu skal stå for projekterne i forhold til CGIG m.fl. 8. Personale Sagsnr Initialer TRH Åbent Status. Intet. 9. Nyt fra cheferne Sagsnr Initialer TRH Åbent

9 Chefgruppen, 1. november Kl. 08:15 side 7 Trine: Jobcenteret tilbyder at deltage på ledermøder m.v. for at informere om ordningen med placering af eksterne praktikforløb. Afdelingen udarbejder også et info-notat, der nærmere beskriver ordningen.