Forretningsorden for URK s landsstyrelse 2011-2012 DENNE FORRETNINGSORDEN Forretningsorden 1. Landsstyrelsen (LS) fastsætter selv sin interne forretningsorden jf. vedtægterne. Forretningsordenen er på dagsordenen på den nye landsstyrelses første møde, der skal finde sted senest seks uger efter landsmødets afholdelse. 2. Denne forretningsorden kan afviges, såfremt minimum 2/3 af de tilstedeværende landsstyrelsesmedlemmer er enige heri. Dog må afvigelser ikke stride mod vedtægterne. LANDSSTYRELSESÅRET Strategiske prioriteter og handlingsplan 3. LS planlægger årets møder på sit første møde efter landsmødet efter skriftligt oplæg fra forretningsudvalget (FU). Desuden kan landsformanden eller minimum halvdelen af LS indkalde til møde med mindst 14 dages skriftligt varsel. LS godkender i samme forbindelse en handlingsplan med konkrete strategiske prioriteter for det kommende år. Budget 4. LS vedtager i december et budget for det efterfølgende kalenderår. I tilfælde af, at dette ikke er muligt, vedtager FU et foreløbigt budget, og eventuelle spørgsmål afklares hurtigst muligt. Det endelige budget vedtages da på det første landsstyrelsesmøde i det nye år. 5. To gange årligt gennemføres en større budgetopfølgning, hvor alle afholdte udgifter gøres op. Dette gøres for at give et billede af, om budgettet er retvisende i forhold til forbrug. 6. Sekretariatet er ansvarlig for, at ændringer i budgettet registreres, og at budgettet til enhver tid er opdateret. LANDSSTYRELSENS BESLUTNINGSPROCESSER Møder 7. Landsformanden og sekretariatschefen udarbejder udkast til dagsorden med angivelse af tid og sted for mødet. Sekretariatet er ansvarlig for rettidig udsendelse. Punkter til dagsordenen samt skriftlige meddelelser skal være sekretariatet i hænde senest 11 dage før hvert møde (dvs. normalt tirsdag kl. 12) således, at udkast til dagsorden med bilag kan udsendes mindst én uge før mødet. Punkter modtaget efter denne deadline må vente til Forretningsorden for landsstyrelsen 2011-12, s. 1 af 6
det næste LS-møde. Alle indstillinger skal udarbejdes i den faste skabelon for indstillinger til LS-møder. Denne findes på www.urk.dk. Sekretariatet forventes at kommentere på alle indstillinger til LS. 8. Tidspunkter for dagsordenspunkterne er vejledende, med mindre der skriftligt er lavet en konkret aftale med landsformanden om det modsatte. 9. Alle medlemmer af LS skal ligeledes sende status på deres eventuelle to-do-punkter til sekretariatschefen inden samme deadline 11 dage før LS-mødet. 10. Skriftlig kommunikation mellem LS-medlemmer og sekretariat foregår i videst muligt omfang på e-mail, dog udsendes dagsorden og mødemateriale pr. post. Dagsorden og mødemateriale til alle LS-møder publiceres af sekretariatet på Ungdommens Røde Kors ekstranet og udsendes via nyhedsmailen, hvor alle ligeledes opfordres til at kontakte LS synspunkter og ideer. Dette skal understøtte den bedst mulige kommunikation mellem LS og resten af foreningen. 11. Sekretariatets rolle under møderne er at bidrage med faglige og strategiske inputs og at føre referat. 12. Sekretariatet leverer relevante nøgletal til LS med mødematerialet før møderne. Til møderne bliver der leveret følgende til LS: - Korte updates fra styregrupper, temaudvalg og lokale udviklingsråd i en samlet skabelon med fokus på nye væsentlige initiativer og udfordringer (hvert andet møde). - Bevilllingsliste for fundraising (hvert møde). - Økonomiske beslutninger truffet af formandskabet eller FU mellem landsstyrelsesmøderne samt større økonomiske dispositioner siden seneste møde (hvert møde). - Graf over medlemsudviklingen (hvert møde). - Graf over organisationens likviditet (hvert møde). - Opdateret adresseliste på de frivillige ledere (hvert møde). Ledelse af møderne 13. Landsformanden leder som udgangspunkt møderne og afstemningerne, men det er muligt at udpege et LS-medlem til at varetage rollen. Skriftlig høring 14. LS udøver primært sin virksomhed på møder. I presserende sager kan formandsskabet dog beslutte at sende en sag til skriftlig høring og/eller beslutning i LS med minimum 48 timers frist. Der skal omgående orienteres per SMS, når sager sendes i skriftlig høring. Hvorvidt en sag er presserende afgøres af landsformanden og sekretariatschefen i fællesskab. Hvis der i sjældne tilfælde er behov for en endnu kortere frist, skal LS-medlemmer kontaktes pr. telefon. Forretningsorden for landsstyrelsen 2011-12, s. 2 af 6
Lukkede punkter 15. Ved starten af hvert møde afgøres, om der er sager, der skal behandles som lukket møde. De lukkede punkter refereres til intern dokumentation i LS. Personsager 16. Personsager bliver udelukkende drøftet i LS i fortrolig form. Sagerne bliver behandlet detaljeret af forretningsudvalget og sekretariatsledelsen samt evt. relevante personer i landsstyrelsen. Landsformanden skal orientere LS herom på førstkommende LS-møde. Personpunkter refereres til intern dokumentation i LS. Økonomiske beslutninger 17. Bevillinger, herunder alle beslutninger, som har direkte indflydelse på økonomien, kan kun foretages, hvis der foreligger en motivation og konkrete tal for beslutningens betydning for økonomien samt hvis sekretariatet har haft mulighed for at kommentere. Det skal ligeledes fremgå klart for alle beslutningstagerne, hvor pengene kommer fra. Bevillinger behandles i udgangspunktet kun under budgetopfølgninger. 18. Formandsskabet kan bevilge op til 50.000 kr. Formandskabet kan godkende bevillinger per e-mail. Bevillinger på over 50.000 kr. kan kun foretages efter behandling i LS i henhold til den i forretningsordenen beskrevne procedure. Formandskabet skal ligeledes godkende budgetjusteringer på over 5.000 kr. Landsformanden kan bevilge op til 5.000 kr. Ved bevillinger eller budgetjusteringer foretaget af formandsskabet eller landsformanden skal landskassereren orienteres. 19. Ansøgninger på vegne af Ungdommens Røde Kors til midler på over 100.000 kr. skal godkendes på forhånd af FU og landskassereren og over 1.000.000 kr. af LS. Dette gælder dog ikke, hvis midlerne kun skal dække udgifter, som allerede er godkendt i budgettet. Med i LS beslutningsgrundlag skal der indgå en beskrivelse af, hvordan midlerne skal bruges. 20. Sekretariatsledelsen disponerer over budgetposterne til sekretariatet og kan prioritere mellem udgiftskonti for beløb op til 20.000 kr., så længe de samlede budgetposter ikke bliver overskredet og så længe prioriteterne afspejler den prioritering, som LS har foretaget i budgetbehandlingen. Ekstern deltagelse 21. LS kan indkalde andre til LS-møder for fremlæggelse og drøftelse af enkelte punkter. Den åbne del af LS-møder kan overværes af interesserede medlemmer uden for LS, hvis disse senest dagen før mødet har tilmeldt sig til sekretariatschefen og deres deltagelse bliver godkendt af landsformanden. Beslutningsdygtighed 22. LS er beslutningsdygtig, når mindst 3/5 af LS er til stede (gælder ikke skriftlige høringer/beslutninger i presserende sager, jf. punkt 15). Beslutninger i LS søges i videst Forretningsorden for landsstyrelsen 2011-12, s. 3 af 6
muligt omfang truffet uden afstemninger, gennem dialog, der fører til konsensus. Såfremt et LS-medlem ønsker det, kan afgørelser træffes ved afstemning. I så fald træffes beslutninger i LS ved simpelt flertal. Kun deltagende LS-medlemmer kan stemme (gælder ikke skriftlige høringer/beslutninger i presserende sager, jf. punkt 15). Der skal foretages skriftlig afstemning, såfremt et LS-medlem ønsker det. Hvis der på et LS-møde bliver afstemning, føres det til referat, at der har fundet afstemning sted, men stemmetallet offentliggøres ikke. REFERATER OG KOMMUNIKATION Referater 23. Sekretariatschefen er ansvarlig for udarbejdelse af referat fra møderne i LS. Debatter bliver refereret overordnet og i tredje person. Der bliver ført en beslutningsliste og to do-liste som en del af referatet. 24. Såfremt et eller flere LS-medlemmer ønsker det, gennemgås og besluttes ordlyden af referatet efter punktet. FU godkender endeligt det samlede referat på førstkommende FUmøde efter LS-mødet, hvorefter relevante beslutninger offentliggøres via URK s ekstranet og nyhedsmail. Kommunikation af økonomiske beslutninger 25. Alle økonomiske beslutninger skal føres til LS beslutningsliste og løbende offentliggøres for resten af organisationen. Sekretariatet refererer til hvert landsstyrelsesmøde de økonomiske beslutninger, som er truffet imellem møderne. Disse føres til referat. INTERN ORGANISERING Formandskab og forretningsudvalg 26. Landsstyrelsens formandskab består af landsformanden og de to næstformand. Formandskabet mødes med sekretariatsledelsen hver fjortende dag. Forretningsudvalget består af landsformanden og de to næstformænd samt landskassereren. FU holder møde ca. halvanden uge inden LS-møderne. Sekretariatsledelsen er ansvarlig for dagsordener, bilag og referater af møderne i formandskabet og FU, og referaterne bliver sendt ud til LS og sekretariatet senest to dage efter mødet. Formandskab og FU kan træffe beslutninger via mail og per telefon, hvis det skønnes nødvendigt. Landsformand, næstformænd og landskasserer 27. Landsformanden er leder af landsstyrelsen. Det er desuden som udgangspunkt landsformandens rolle at repræsentere organisationen i eksterne politiske sammenhænge jf. vedtægterne. 28. Den politiske næstformand har ansvar for at udvikle og styrke URKs fortalerarbejde, herunder koordination af de interne politiske og meningsdannende processer i Forretningsorden for landsstyrelsen 2011-12, s. 4 af 6
organisationen samt støtte og forberedelse af landsformandens offentlighedsarbejde på vegne af URK. 29. Den organisatoriske næstformand har ansvar for at udvikle og implementere organisatoriske reformer i URK og at holde positiv og løbende kontakt til foreningens frivillige ledere og andre nøglefrivillige. 30. Landskassereren har ansvar for den økonomiske del af forretningsordenen, budgetopfølgning og regnskab, og samarbejder med sekretariatets souschef i denne henseende. Landskassereren varetager ligeledes den primære kontakt til de af landsmødet valgte interne revisorer. 31. Begge næstformænd og landskassereren arbejder altid i tæt kontakt med landsformanden. 32. Ved landsformandens fravær i længere perioder bliver den organisatoriske næstformand konstitueret som landsformand. Dette meddeles LS per mail af landsformanden. Landsformanden kan konstituere midlertidigt til poster i FU, hvis dette skønnes nødvendigt. Dette meddeles ligeledes LS per mail af landsformanden. Menige medlemmer 33. De menige LS-medlemmer deltager på lige fod med FU og landskassereren i LS-møderne og i relevante arbejdsgrupper. LS-medlemmerne har desuden en forpligtelse for at besøge styregrupper og lokale udviklingsråd, når dette er relevant. LS skal i løbet af året besøge alle styregrupper til mindst ét møde i forbindelse med udviklingen af handlingsplaner. Dette skal synliggøre LS og fremme viden om en mulig direkte kontakt til den politiske ledelse (LS). Mødepligt og tilgængelighed 34. Alle LS-medlemmer har mødepligt og pligt til at være velforberedte og deltage aktivt i møderne. LS-medlemmer møder op i en sådan tilstand, at møderne kan afvikles effektivt og med fuld deltagelse af alle LS-medlemmer. 35. LS-medlemmerne melder afbud til landsformanden senest syv dagen inden mødet, hvis deltagelse ikke er mulig. Såfremt et medlem ikke deltager i mødet, skal skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter sendes til landsformanden før mødet. 36. Menige landsstyrelsesmedlemmer har ansvar for at tjekke sin URK-mail mindst hver 3. dag. Proceduren for telefonhenvendelser er, at man ligger en besked, og så vender LSmedlemmet tilbage, når der er mulighed for det. 37. Såfremt et LS-medlem ikke er tilgængelig i 7 dage eller mere, meddeles dette til landsformanden, og LS-medlemmet aktiverer autosvar på sin URK-mail og gerne på sin telefonsvarer. Forretningsorden for landsstyrelsen 2011-12, s. 5 af 6
Habilitet og fortrolighed 38. Såfremt et medlem af landsstyrelsen er inhabil i en sag, der fremsættes i landsstyrelsen, deltager dette medlem ikke i behandlingen. Medlemmerne af landsstyrelsen kan selv erklære sig inhabile, ligesom et flertal af de øvrige landsstyrelsesmedlemmer kan erklære et eller flere medlemmer inhabil. 39. Al information, der tilgår landsstyrelsesmedlemmerne i deres funktion som sådan, er i udgangspunktet fortrolig og må ikke bruges i anden sammenhæng eller på anden måde misbruges. Personfølsomme oplysninger behandles med størst mulig diskretion. EKSTERN ORGANISERING Styregrupper og temaudvalg 40. LS kan løbende nedsætte styregrupper og temaudvalg samt ad hoc arbejdsgrupper. LS godkender styregruppernes og temaudvalgenes formænd, handlingsplan og budget. Styregrupperne og temaudvalgene fremsender udvalgets handlingsplan til LS forud for vedtagelsen af årets budget. LS fastsætter de nærmere regler og deadlines og dette kommunikeres via ledermailen. Arbejdsgruppernes arbejdsform beskrives i landsstyrelsens handlingsplan. Sekretariat 41. LS kommunikerer primært til sekretariatet via sekretariatschefen, ligesom sekretariatet kommunikerer til LS via landsformanden. Den formelle dialog mellem LS og sekretariatet finder altså alene sted mellem landsformand og sekretariatschefen. LS træffer beslutninger om sekretariatets rammer og funktioner, men blander sig ikke i personaleforhold, der alene er sekretariatsledelsens ansvar. Advisory Board 42. LS udpeger hvert år et eksternt Advisory Board, der kan bidrage med input, kritik, netværk og strategiske iagttagelser om udviklingen i URK. Sekretariatschefen koordinerer samarbejdet med medlemmerne af dette Advisory Board. Der udarbejdes konkrete retningslinjer for samarbejdet, herunder forventninger til medlemmerne. Forretningsorden for landsstyrelsen 2011-12, s. 6 af 6