Referat fra det ordinære repræsentantskabsmøde den 30. maj 2016, på Folkehjem i Aabenraa. Tilstede: Der deltog 31 repræsentanter af i alt 38 mulige. Fra administrationen deltog Carsten Boisen, og Hans H. Appel. Fra Sønderjyllands revision deltog statsaut. revisor Michael Johansen Egon Soll bød repræsentantskabet velkommen. Herefter blev dagsorden behandlet: 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg. Michael Johansen blev foreslået og valgt som dirigent.. Dirigenten takkede for valget og konstaterede mødets lovlighed. Gældende forretningsorden for mødet var udsendt som bilag med indkaldelsen. Carsten Boisen og Hans H. Appel blev valgt til stemmeudvalg. Hans H. Appel blev valgt som referent. Der blev herefter foretaget præsentation med mandatprøve. Dirigenten gennemgik dagsorden. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det seneste år. Formand Egon Soll fremlagde bestyrelsens årsberetning: DALBO a.m.b.a. er et administrationsselskab primært for selvstændige almene boligorganisationer. Vi leverer ydelser vedr. administration af lejeboliger, som kan tilpasses bestillers behov, lige fra ledelse af en boligorganisation til udlejning af boligerne. Selskabet har i løbet af året haft en løbende dialog med kunder og andelshavere om tilpasning af selskabets ydelser til kundernes behov Dalbo har som overordnet målsætning, at vi leverer de ydelser som efterspørges hos den enkelte boligorganisation. Der er i løbet af året vurderet, at Dalbo med fordel kunne tilbyde en driftsfunktion til nogle af de mindre boligorganisationer. 1
Der er derfor sket ansættelse af en driftsassistent i Dalbo, som primært varetager kontakten mellem ledelse og medarbejdere i organisationerne, og herunder løser praktiske spørgsmål på det tekniske område. Den daglige ledelse sker herefter fra centralt hold for disse organisationers vedkommende. Udlejningsfunktionen, som ligeledes er forholdsvis ny, fungerer efter hensigten, og Dalbo betjener nu fire boligorganisationer med udlejning af deres boliger. To af disse har ikke eget kontor, og udlejningen sker derfor fra centralfunktionen i Felsted. I forbindelse med den vellykkede fusion pr. 1. januar 2015 mellem tidligere Aabenraa Almene Boligselskab og Padborg Boligforening er der fremstået et nyt, stort boligselskab, som hedder BoligSyd. Dalbo har i forbindelse hermed indgået aftale med BoligSyd om bl.a. den fremtidige ledelse af boligselskabet, og de indgåede aftaler vurderes at virke med et tilfredsstillende resultat for begge parters vedkommende. Boligforeningen Søbo har på grund af sin nye tilknytning til et andet administrationsselskab, og anvendelse af dettes edb-systemer, ikke ønsket også at være andelshaver i Dalbo fremover. Søbo er derfor udtrådt, og den tidligere indbetalte andelshaverkapital er udbetalt til boligorganisationen. Kursusaktivitet har været holdt på forholdsvis lavt niveau i 2015. Der har således udelukkende været afholdt et enkelt kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Vi vurderer dog, at der også fremover er behov for, at Dalbo tilbyder kurser med forskelligt indhold og til flere målgrupper. Regnskab 2015: Regnskabsåret 2015 udviser et overskud på tkr. 38 ved ordinær drift. I 2014 var der tilsvarende overskud ved ordinær drift på tkr. 24. Resultatet vurderes at være tilfredsstillende. Årets overskud foreslås overført til arbejdskapital, der herefter udgør kr. 50.182. Egenkapitalen udgør herefter i alt tkr. 1.441 pr. 31. december 2015, mod tkr. 1.721 ved udgangen af 2014. Udviklingen i 2016 og årene fremover: Ledelsen forventer et fortsat tilfredsstillende driftsresultat, som dog er afhængig af opgaver til udførelse, herunder bygge- og renoveringsaktivitet hos andelshaverne. Dalbo ønsker fortsat at udvikle administrative funktioner, der kan reducere omkostninger eller rationalisere arbejdsgange hos vores andelshavere eller kunder i øvrigt. Fokusområde vil være drifts- og udlejningsfunktionen, herunder centralisering af opgaver ved anvendelse af forbedrede edb-systemer. 2
Vi vil fortsat løbende drøfte selskabets videre udvikling og bestyrelsen er klar til at diskutere ændringer i struktur, ydelser eller andre forhold med den enkelte andelshaver eller kunde, såfremt dette bliver aktuelt. Der var ingen kommentarer til beretningen. Beretning er godkendt. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2015 med tilhørende revisionsberetning, samt forelæggelse af budget for 2016. Hans H. Appel gennemgik det udsendte regnskab for 2015, der afsluttedes med et overskud på kr. 37.564, hvorefter den samlede egenkapital udgør kr. 1.440.982 mod kr. 1.721.119 sidste år. Regnskabet for 2015 er godkendt. Budgettal manglede til den efterfølgende fremlæggelse af budget for 2016, men der blev orienteret om de væsentligste forudsætninger for, at budgettet kan balancere. Information blev taget til efterretning. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag. Ingenting til punktet. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg til bestyrelsen var: Andreas Knudsen Kjesten Hostrup Lars Johansen Steen Valentin 3
Yderligere kandidater blev foreslået af forsamlingen: Jos van Stuivenberg, Løgumkloster Andelsboligforening Leif Poulsen, BoligSyd Kandidaterne præsenterede sig, hvorefter der blev gennemført skriftlig valghandling. Valgt er: Lars Johansen 24 stemmer Andreas Knudsen 23 stemmer Steen Valentin 22 stemmer Kjesten Hostrup 21 stemmer Herefter består bestyrelsen af: Egon Soll, formand (valgt 2015) Eivin Struck (valgt 2015) Monika Löck (valgt 2015) Søren Weiss (valgt 2015) Andreas Knudsen (valgt 2016) Kjesten Hostrup (valgt 2016) Lars Johansen (valgt 2016) Steen Valentin (valgt 2016) Nanna Latter (medarbejdervalgt 2015) Foreslået og valgt som suppleanter blev (rækkefølge blev afgjort ved skriftlig afstemning): Jette B. Petersen Bent Christensen Jos van Stuivenberg 1. suppleant 2. suppleant 3. suppleant 6. Valg af revisor. Sønderjyllands Revision blev genvalgt. 7. Eventuelt. 4
Hans H. Appel informerede om, at de planlagte nye moduler i økonomisystemet nu er ved at blive lagt ind. Dette betyder en del kursus-aktivitet for de personer, som fremover skal arbejde med disse programmer. Der blev herunder informeret om udsendelse af skrivelse til lejere, hvor der anmodes om cpr-numre, så vi kan bruge mulighed for anvendelse af e-boks. En del post vil fortsat blive sendt som brev, f.eks. rykkerskrivelser eller klager. Noget af det første, der tages i anvendelse, er mulighed for at sende tilbud via almindelige mails hvor vi har mulighed for det. Det vil kunne spare en del i porto, for vi sender rigtig mange tilbud ud efterhånden. Digitalt syn blev ligeledes omtalt, herunder nødvendig af investering i tablets til de personer, der skal anvende denne del af systemet. Bestyrelsesmodulet kommer sandsynligvis i gang efter sommerferien, i løbet af efteråret. Her vil der blive sendt information til bestyrelserne herom, når vi er klar. Da der ikke var flere indlæg, afgav dirigenten sit hverv med en tak til forsamlingen for god ro og orden. Formanden takkede ligeledes, og afsluttede mødet. sign. Egon Soll Bestyrelsesformand sign. Michael Johansen Dirigent 5