Referat af møde i Rigsarkivets brugerråd, Viborg Mødet blev afholdt den 20. november 2014 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra mødet den 21. maj 2014 3. Medlemsstatus a. Valg af brugernes repræsentant ved brugermøde 4.12. 2014 b. Velkommen til Kurt Pajbjerg 4. Navneændring: Landsarkivet for Nørrejylland omdøbt til Rigsarkivet, Viborg 5. Erhvervsarkivet (Rigsarkivet, Aarhus) flyttes til Viborg og Dansk Data Arkiv flytter til Rigsarkivet, Odense 6. Siden sidst a. Besøgstal i Viborg b. Brugerhjælp på torsdage 7. Arkivalieronline.dk og digitalisering 8. Orientering i øvrigt herunder crowdsourcing og brugerinddragelse 9. Indsamling af kontraministerialbøger frem til 2003 10. Forslag fra medlemmerne 11. Eventuelt a. Næste møde b. Andet Ad 1 og 2 Ingen kommentarer eller tilføjelser til dagsordenen. Referatet fra 21. maj 2014 blev godkendt. Ad 3 Der blev budt velkommen til Kurt Pajbjerg, der er efterskolelærer i Skals og i maj 2014 indtrådte som nyt medlem af Brugerrådet for SSF (Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger) Et medlem var på valg, idet der skulle vælges ny repræsentant for brugerne ved Rigsarkivet, Viborg s brugermøde den 4. december 2014. Jette Sanna søger ikke genvalg, men vil dog vedblive at være medlem af rådet, hvis der ikke melder sig nogen ny kandidat. Formanden udtrykte sin påskønnelse af Jette Sannas indstilling. Det kan oplyses, at der ved brugermødet på Rigsarkivet, Viborg den 4. december blev valgt en ny repræsentant, Berit Höwisch, Klejtrup. Brugerrådet takker Jette Sanna for hendes aktive deltagelse i rådet gennem otte år. Ingelise Rahn skal ikke mere deltage i brugerrådsmøderne.
Ad 4 Steffen E. Jørgensen informerede om den ændring af provinsenhedernes navne, der trådte i kraft pr. 1. oktober 2014. Enhederne skal pr. 1. oktober 2014 bære betegnelsen Rigsarkivet komma - stednavn, i Viborg således Rigsarkivet, Viborg. Rigsarkivarens begrundelse for at indføre nye navne på afdelingerne i provinsen er først og fremmest, at Rigsarkivet er et bedre brand end betegnelsen landsarkiv. Erhvervsarkivet og Dansk Data Arkiv bliver i 2015 flyttet til hhv. Rigsarkivet, Viborg og Rigsarkivet, Odense. Erhvervsarkivet hedder derfor indtil flytningen Rigsarkivet, Århus. Navneændringen er under implementering. Ad 5 Formanden fremhævede, at der er tale om sammenflytning af enheder, ikke om nedlæggelser. Erhvervsarkivet skal fraflytte bygningen i Vestergade inden udgangen af 2015. Årsagen er dels, at alvorlige fugtproblemer, som Bygningsstyrelsen har prøvet at udbedre, gør bygningen mindre anvendelig som arkivbygning. Dertil kan der på længere sigt spares husleje, hvilket vil være nødvendigt i lyset af kommende års besparelser. Erhvervsarkivet har i nogle år delt hus med Århus Stadsarkiv. Det skal nu afgøres, om stadsarkivet forbliver i bygningen. Dertil skal der findes en løsning for Århus Kommunes arkivalier, som gennem mange år har været opmagasinerede i Erhvervsarkivet. Arkivalierne er indordnet i Erhvervsarkivet s samlinger og registreret i Daisy. Umiddelbart vil arkivalierne blive flyttet med til Viborg eller forblive i Skejbymagasinet, som Rigsarkivet bevarer. Erhvervsarkivet deler det moderne magasin med Statsbiblioteket. Rigsarkivet, Viborg skal inden udgangen af 2015 finde plads til 11 medarbejdere fra Erhvervsarkivet. Desuden skal arkivalierne fra Vestergade samt bibliotekets bøger (ca. 1.000 m.) flyttes til Viborg. Det nye magasin, hvis anlæg nu snart påbegyndes, vil kunne rumme 72 km arkivalier. Det er besluttet at bevare lejemålet for Tagtækkervejmagasinet i Vestbyen. Der er foretaget sikringsarbejder derude. Det vil sikre, at der vil være plads til begge enheders arkivalier. Rigsarkivet, Viborg skal have flyttet arkivalier fra Asanimagasinet og Fabriksvejmagasinet på plads, men har en rummeligere tidsplan for operationen, end Erhvervsarkivet har. Tidsrammen for flytningen af Erhvervsarkivets arkivalier til Viborg er ni måneder. Der blev af Poul Duedahl, Mette Frisk og Leif Dehnits anført, at det vil være en væsentlig ulempe for såvel universiteternes forskere og dets studenter som for århusianske slægtsforskere og lokalhistorikere, at Erhvervsarkivet flyttes til Viborg. Poul Duedahl anførte, at undervisere ved universiteterne i Århus og Aalborg er så bundet af undervisning og administration, at det vil medføre væsentlige ulemper at skulle køre til Viborg. PD betegnede den nye situation som en loose-loose-situation. Allan Vestergaard opfordrede til at deltage i det offentlige brugermøde på Rigsarkivet, Århus den 5. december 2014. PD bemærkede, at der ikke er nogen repræsentant for Aalborg Universitet i Erhvervsarkivet s brugerråd. Ad 6 Formanden gennemgik kortfattet besøgstal på Rigsarkivet, Viborg s læsesal og måtte konstatere, at nedgangen i besøgstal og antal indlånte enheder fortsætter. Yderligere udlægning af arkivalier på Arkivalieronline.dk forklarer faldet. De forskere og slægtsforskere, der frekventerer læsesalen 2
og låner materiale, der ikke er tilgængeliggjort elektronisk, låner uden tvivl lige så mange arkivalier som hidtil. Tallene for udlån til andre enheder og indlån til Rigsarkivet, Viborg s læsesal er i stigning. Tallene for antal behandlede adgangssager behandles nu kun samlet. Tendensen er et stigende antal anmodninger om adgang. Bente Vestergaard redegjorde for brugerhjælpsdagene. Den første og tredje torsdag hver måned kan brugere på læsesalen låne arkivets lille foredragssal til intern vejledning og meningsudveksling. Brugerne har benyttet sig af muligheden, og den må betegnes som en success. Ad 7 Formanden gennemgik de nyeste tiltag på Arkivalieronline.dk : Kirkebøgerne frem til 1892 er blevet nyskannet fra Mormonfilm i gråtoner for at afhjælpe manglende skarphed på nogle af de gamle skanninger fra RA s kirkebogsfilm. Foreløbig bliver både de gamle og de nye skanninger liggende på Arkivalieronlines kirkebogssider. På sigt vil de gamle skanninger forsvinde, da læseprogrammet JAVA fjernes. Primo 2015 bliver folketællingen fra 1940 frigivet til benyttelse, da den da vil være 75 år gammel. Skøde- og panteprotokoller med tilhørende registre, inkl. realregistre vil blive skannet fra mikrofilm. Disse kan tilgås fra Daisy.sa. Skifteprotokoller samt dødsanmeldelsesprotokoller af alle slags herredsskifter, godsskifter, gejstlige skifter, amtsskifter, skifter fra ryttergodset og de tyske kolonier er blevet eller ved at blive skannet. Processen forventes afsluttet med udgangen af 2014. Markbøgerne til Christian V s matrikel af 1688 er blevet skannet og kan ses via Daisy. Der er også indskannet en arkivregistratur med sognenumre. Ikke desto mindre er skanningerne på historieonline.dk blevet kritiseret for ikke at bringe de registre, der gør materialet søgbart uden at skulle om ad arkivet. En lang række registraturer, brevskriverregistre og kartoteker fra Rigsarkivet, Viborg og de andre Rigsarkiv-enheder er ved at blive skannet: Det gælder trykte nøgler som De nørrejyske rets- og politikredse indtil 1973, kartoteker som registrene over -sen - og ikke-sen -navne, med nyttige henvisninger til diverse personers forekomst i gamle retsarkivalier, forskellige oversigter over administrations områder. Det er også planen at skanne og udlægge amternes journaler, kopibøger og registre. Endelig er Landstingets dombøger fra 1608 til 1666 for midler fra Johan Hvidtfeldts Forskningslegat blevet skannet og tilgængeliggjort på Arkivalieronline. Alle de udlagte skanninger vil få en Daisy-reference. Flere udlagte områder kan kun findes via Daisy. Flere, bl.a. Kurt Pajbjerg ytrede ønske om, at der fremlægges en tydelig oversigt over, hvad der er tilgængeligt via Arkivalieronline. Nogle overser det, der er lagt ud på Daisy uden link på Arkivalieronlines hjemmeside. Allan Vestergaard bekræftede, at en sådan liste vil fremkomme inden længe. 3
Samtlige eksterne medlemmer opfordrede til at bibeholde de gamle papirregistraturer på læsesalen, da de ofte hjælper med at afklare sammenhænge, som kan være vanskelige at se i Daisy.sa.dk. Med henblik på de nye arkivforhold spurgte MFJ hvordan digitalisering-on-demand kan håndteres. Allan Vestergaard oplyste, at scanning-on-demand p.t. er meget bekostelig. Udgifterne for scanning af en arkivæske papirer kan løbe op i 4.-5.000,- kr. Der gøres overvejelser over, hvordan omkostningerne kan reduceres. PD gjorde opmærksom på, at scanning-on-demand ikke er en reel løsning for forskerne. Der blev drøftet, om det kunne gøres muligt for forskningsprojekter i fremtiden i samarbejde med Rigsarkivet at indregne skanningsudgifter i deres budgetter. Det overvejes at anskaffe en skanner til læsesalen til erstatning for kopimaskinen. Her vil man kunne kopiere og også kunne medbringe sit USB-stik og loade det skannede. Der er skabt plads til et lidt interimistisk fotobord. Belysningen er ikke ideel. Det påtænkes at anskaffe et stativ til kameraer og bedre lamper. Ad 8 Han præsenterede først Rigsarkivets nye hjemmeside, som vil blive taget i brug meget snart. Filosofien bag den nye side er at lette søgningen og undgå, at brugere som på den nuværende hjemmeside skal søge tre til fire niveauer ned for at finde de ønskede informationer. Allan Vestergaard præsenterede de seneste tiltag vedr. crowdsourcing. Dansk Data Arkivs projekt med indtastning af folketællinger og kirkebøger var Statens Arkivers første egentlige crowdsourcing projekt. Det har kørt i mere end 10 år og er meget benyttet. Statens Arkivers projekt med screening af cpr-numre i indskannede kirkebøger blev også gennemført som en art crowdsourcing, idet DIS Danmark-medlemmer foretog søgningsarbejdet, mens SAF kontrollerede. Der er nu åbnet et nyt indtastningsmodul, som kan tilgås fra Rigsarkivets hjemmeside. Første nye crowdsourcing-projekt er ansøgninger om erindringsmedaljer for deltagelse i de to slesvigske krige. Ansøgninger leverer stribevis af personlige beretninger om krigsoplevelser faktisk 86.761 ansøgninger. Involverede brugere har udvist stor enthusiasme for indtastning. Der skal siden udvides med andre projekter. Det har været drøftet, om de mange skanninger, brugere foretager via deres digitalfotografier kunne udnyttes til fælles bedste. Løsningsmodeller overvejes. Der er indledt et samarbejde med det australske Danish Family Search lidt i stil med det mange årtier lange samarbejde med mormonernes genealogiske tjenester. På spørgsmål fra MFJ om status for Digdag, oplyste Allan Vestergaard, at det gien går fremad. Der har været problemer med portalen. Der indføres Facebook-vejledning fra 15. december. Det betyder, at udvalgte RA-medarbejdere får vagttjeneste i hele dage. De skal besvare Facebook-henvendelserne, og skal kunne gøre det på landsbasis. Der er 3 mill, danskere, der benytter Facebook, så servicen må forventes at blive flittigt brugt. 4
Allan Vestergaard konstaterede, at brugertallet falder, mens antallet af spørgsmål og forespørgsler stiger kraftigt. Der bliver fortsat mulighed for at stille spørgsmål via Spørg arkivaren og ved almindelige forespørgsler og telefon Poul Duedahl og Mette Frisk Jensen efterlyste en mere universitetsrettet service. Rigsarkivets digitale aktiviteter henvender sig mest til slægtsforskere. Allan Vestergaard anførte, at der kunne opnås meget der, hvor universitets- og slægtsforskerinteresser kunne kombineres. PD efterlyste skanning og udlægning af journaler fra ministerierne. Det blev nævnt, at der i fremtiden. Allan Vestergaard omtalte den voksende aktivitet på undervisningsområdet. Årgang 0 bruges nu af 20.-25.000 skoleelever. Der er blevet udarbejdet nye metoder til formidlingen, bl.a. senest en 3-dimensional tidslinje. Der bliver fremstillet materiale om 1915-grundloven. Ad 10 Kurt Pajbjerg spurgte, om der kunne arrangeres flere aftenåbninger. BV svarede, at det arrangement han refererede til var et enkeltstående arrangement. Rigsarkivet, Viborg har nu kun få aftenarrangementer for slægtsforskerhold. Næste brugerrådsmøde blev fastlagt til 27. maj 2015, kl. 14.00 5