Referat af Ekstraordinær generalforsamling 30.9.2009 - Sjælsøskolen Formanden redegjorde for baggrunden for indkaldelsen til den ekstraordinære gneralforsamling og opfordrede til en god demokratisk proces med respekt for hinandens synspunkter og beslutninger, der havde en bred opbakning på Næsset. 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Peter Schäfer, der blev valgt med akklamation. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlige indkaldelse, tilstedeværelsen af referent og stemmetællere og gav herefter ordet til formanden. 2. Gennemgang af konsulentrapporten om vejenes tilstand v. formanden, Ditte Nørgaard-Andersen (DNA) (Se Bilag 1). Bestyrelsens kommisorium siden generalforsamlingen i foråret var at få en faglig vurdering af vejenes tilstand og et budget for deres istandsættelse, samt redegøre for, hvem der har vedligeholdelsespligten for såvel kloakker som for riste. Dette har nu fundet sted ved en uvildig, kyndig konsulent og ved adskillige samtaler med kommunens teknikere og besøg af samme på Næsset. Kloakkernes vedligeholdelse påhviler alene kommunen, og de er i generelt god stand. Derimod er ristene foreningens ansvar, og en del riste må vendes. Enkelte steder skal de hæves, hvilket sker i forbindelse med vejreparationen. Konsulentrapportens klare konklusion er, at Sjælsøvej skal repareres snarest muligt mange områder er slemt krakelerede og vil gå i stykker ved første frost/tø. Se billeder på hjemmesiden. 3. Budget for vedligeholdelse af vejene v. formanden samt Kristian Overgaard Konsulentens dyre forslag (A) omfatter hele Sjælsøvej, dræning, samt reparation af øvrige veje. Bestyrelsen mener at dette er for omfattende, og at en absolut god løsning kan opnås billigere. Forslag (B) - også kaldet Konsulentens skrabede model omfatter et nyt slidlag på Sjælsøvej, ingen dræn, ingen opfræsning først. Det vil indebære behov for ekstraordinært kontingent på 1.400 kr. pr. husstand i 2010. Forslag (C) er bestyrelsens kompromisforslag under hensyntagen til holdbarhed, sikkerhed og udseende. Det indebærer reparation fordelt over 2 år. Første år fræses de krakelerede områder op, og næste år foretages en grundig overfladebelægning. Det kræver en ekstraordinær betaling pr. husstand på 2.500,- kr. eller 1.250,- kr. pr. år udover det normale kontingent. (Dette blev efterfølgende behandlet af generalforsamlingen som afstemning 1). Udgangspunktet for bestyrelsens anbefalinger har været uændret underlag på Sjælsøvej (omkostningerne ved en total udskiftning er særdeles store), men en reparation med en sikkerhedsmæssig forsvarlig tilstand og en god holdbarhed. Derfor foreslår bestyrelsen også dræn i den ene side af Sjælsøvej for at minimere krakeleringer. Samtidig ønsker bestyrelsen at gøre vejene så sikre som muligt, og derfor er det magtpåliggende at beskære buske og træer, der forhindrer børn og fodgængere i at benytte rabatterne.
Samtidig har bestyrelsen opfordret til at fjerne sten på rabatterne, da de er til fare for trafiksikkerheden og fordi kommunen har påpeget, at de er ulovlige. Spørgsmål om betydningen af dræn blev besvaret af Kristian Overgaard (KRO), der fortalte at drænet kan tilsluttes regnvandsbrøndene og derved gøres for en merudgift på 700,- kr. pr. husstand fordelt over 2 år, dvs. 350,- kr. pr. husstand pr. år. Bestyrelsen foreslår derfor at stemme for dræning af Sjælsøvej. (Dette er grundlag for afstemning 2). Spørgsmål til konsulentens uafhængighed af den kommende entreprise blev besvaret af Kristian Overgaard. Konsulenten, der har vurderet tilstanden, er anbefalet af kommunen og almindelig anerkendt. Og konsulenten er ikke entreprenør. Spørgsmål til drænets placering KRO bekræftede at drænene placeres, hvor der typisk vil opstå revner. Spørgsmål om hvilken type slidlag der planlægges med, besvaredes af KRO: Der anvendes asfaltbeton, ikke pulverasfalt, da det pløjes op af biler med servostyring, især lastbiler. Jens D. Bentzen rejste spørgsmål om hvorfor man ikke kan fortsætte med lappeløsning, når man nu havde gjort det i mange år. DNA besvarede spørgsmålet med at forklare, at vejene har ligget i 23 år og ikke de forventede 15 år. Derfor er der nu rigtigt mange huller, og det går ikke længere. KRO: Vi skal over en årrække gøre det her billigst muligt og udlægning af lapper koster 2-3 gange så meget som en generel forbedring, der holder i flere år. Der udspandt sig en diskussion om hvorvidt kommunen kunne/ville pålægge os en forbedring, og KRO og DNA kunne meddele, at kommunens teknikere i forbindelse med besigtigelse og gennemgangen havde bemærket, at Grundejerforeningen blev nødt til at gøre noget ved vejene, da man ellers kunne få et påbud. Bent Vestergaard bakkede op om dette og udtalte, at beboerne bør vise betyrelsen den tillid, at vi støtter deres vurdering af nødvendige foranstaltninger. Peter Thomsen understregede også, at vejenes tilstand har været oppe flere gange på generalforsamlinger. Bestyrelsen kan vel ikke løbe rundt og lappe for 20.000 med en spand længere det er for sent. Der skal gøres noget. (Til understøttelse af punktet henvises til Bilagene 2, 3,4,5). 4. Forslag til hastighedsdæmpende foranstaltninger - DNA DNA refererede til beslutning på den ekstraordinære generalforsamling den 4.2.09. Som besluttet på den efterfølgende ordinære generalforsamling i april efter indkomne protester, var det bestyrelsens opgave at vurdere omfanget og omkostningerne ved det vedtagne forslag og fremlægge det til brug for en samlet prioritering i sammenhæng med vejenes vedligeholdelsesomkostninger. Efter en nøje analyse og indhentning af flere tilbud, har man nu kunnet opstille et realistisk budget for omkostningerne ved et omfattende bump-projekt. Dette betyder, at omkostningerne hertil vil andrage 2.500,- kr. som ekstraordinært kontingent pr. grundejer. Da vejkassen allerede i bestyrelsens forslag er for lille til at dække den nødvendige vedligeholdelse, er det
derfor efter bestyrelsens opfattelse et krav, at grundejerne i givet fald også dækker en bumpløsning med en ekstraordinær indbetaling. Det oplystes, at Ll. Eskemosegaard i flere år havde sparet op til deres vedtagne bump-projekt, men at man ikke havde planlagt at påbegynde dette før i 2011, med mindre man på den førstkommende generalforsamling får lov til at benytte vejvedligeholdseskassen. Bestyrelsen har i lyset af de høje omkostninger kigget på en alternativ løsning, der både kunne tage højde for kritik om problemer om vinteren ved kørsel på Sjælsøvej og problemer for cykler og gående ved bump. Man har derfor udarbejdet og foreslået i første række 2 vejindsnævringer ved svinget på Sjælsøvej, og der blev vist diverse slides af hvordan noget sådant kunne se ud. Præmisserne for forlaget er, at det skal være sikkert at færdes hernede, og man skal kunne komme op ad Sjælsøvej i snevejr. Rabatterne skal være gangbare, og stenene skal væk af hensyn til cykler og biler for den sags skyld. Bedre oversigt ved Sjælsøstien er netop etableret efter henvendelse til kommunen. Kun 2 grundejere mangler endnu at få ordnet beplantning på rabatter, mens der stadig er flere sten, der skal fjernes. Herudover arbejder bestyrelsen for bedre hegn/planter omkring fællesarealet og sikring af legepladsen. Udgifter til 2 stk. vejindsnævringer vil være 600,- kr. pr. husstand, og arbejdet kan begyndes i år, så snart pengene er indbetalt. Forskønnelse af strandarealer og renovering/erstatning af hegn er i gang men ikke til afstemning, da dette finansieres af strandkassen. Sten skal som nævnt fjernes snarest efter henstilling fra kommunen. Der er indkommet forslag om at fastholde hajtænder fra det oprindelige forslag betalt af vejkassen, samt et forslag om bump i stedet for indsnævringer ud fra en betragtning om at dette nok ville være billigere. Dette forslag er efter vurdering af bestyrelsen i størrelsesordenen 5-600,- kr. pr. husstand. Per Rønn Olesen, der er forslagstiller, mener endvidere at bump er en bedre løsning baseret på den tidligere konsulents udtalelser. Et yderligere indkommet forslag vedrører finansiering af alle forbedringer og bump el. lign. ved hjælp af banklån. Principielt ifølge banken (Danske Bank) kan en grundejerforening optage lån, men mod sikkerhed. Alternativet er solidarisk hæftelse for lånet. Diskussion herom. Det blev nævnt, at Grundejerforeningen ikke kan stille arealer til sikkerhed, dels er de ikke særligt udmatrikulerede (samme matrikel som vejene), dels har de ingen handelsværdi, da benyttelse er begrænset i lokalplanen. Derfor må en bank, da vejkassen tømmes, forlange anden sikkerhed, og det er kun medlemmerne, der kan stille denne. Ifølge kassereren, Søren Duus Østergaard, afprøvede man dette for 23 år siden, og dengang krævede det solidarisk hæftelse, plus tinglysning på hver enkelt grund hvilket gjorde det uacceptabelt og meget dyrere end at lade de grundejere, der havde behov for låneoptagelse, gøre dette individuelt. DNA og SDØ mente også, at det var tvivlsomt om en låntagning kunne gennemføres uden specifik vedtægtsændring. DNA have opstillet konsekvensen for husstandene af samtlige bestyrelsesforslag 3.075 kr i 2010, 2.475 kr i 2011, inklusive allerede vedtagne kontingenter.
En grundejer kunne ikke forstå hvorfor spørgsmål om bump kom op igen og igen, når det nu var vedtaget. DNA forklarede baggrunden for denne generalforsamling, som var at skabe et ordentligt beslutningsgrundlag, herunder at vurdere hvordan man finansierer ændringerne, hvilket var blevet pålagt af den ordinære generalforsamling i april. Erik Johansen spurgte om kommunen/politiet skal godkende foranstaltingerne? Og hvad med skilte? Hvad med en ensartet løsning sammen med den anden grundejerforening? DNA: Vi har forhåndstilsagn fra kommunen, der har haft en politisagkyndig med, men vi har ikke villet hyre en konsulent til at udarbejde det endelige projekt før det er vedtaget på generalforsamlingen. Ll. Eskemosegaard vil overveje, når de ser vores resultat. Spørgsmål om man ikke kunne få mængderabat på bump og/eller vedligeholdelse? KRO: Variationen i omkostningerne på bump varierede i tilbudene fra 25.000 til 40.000 kr., og hver enkelt skal håndlaves efter skabelon, så der er ikke megen stordrift at hente her. Budgetterne er IKKE i overkanten, understregede KRO tidligere tilbud har været højere, men vi har en buffer for uforudsete udgifter i budgetterne både for vedligeholdelse, for bump og for indsnævringer. Spørgsmål om indsnævringerne i fremtiden kun skal ligge i den ene side af vejen? DNA svarede, at de 2 indsnævringer, der er til afstemning nu, ligger i hver sin side, og at detaljeret forslag om øvrige vil blive fremlagt til foråret. Anne Louise Hansen mente at det bør stå den enkelte frit for at tage et lån og klart nej til fælles låneoptagelse/solidarisk hæftelse. Morten Willer fremførte, at de har stenene som værn mod vild kørsel ned ad bakken. Vi fjerner stenene når de hastighedsdæmpende foranstaltninger er indført. Finn Aagaard nævnte, at trafikken efter hans mening overhovedet ikke er intensiveret i de mange år, han har boet her, og at man kan opdrage sine børn til at bevæge sig forsigtigt. Når der ingen penge er i kassen, må man sætte tæring efter næring. En grundejer fremførte, at han hverken troede på indsnævringer eller bump. Man kan få en anden slags 5 paddehatte de dur! Søren Lang stillede spørgsmål til omkostningerne ved vejindsnævringer. 2 vejindsnævringer 48.000 kr. mod 1 bump til 25.000 kr. DNA fortalte, at omkostningerne til de to små alternative forslag var stort set sammenlignelige budgetmæssigt. Per Rønn Olesen fremførte et synspunkt om at man evt. kunne lease bump og vejfornyelse men indrømmede, at det nok bliver billigst at lade hver enkelt betale ved kasse 1. (Se hertil Bilag 6, 7, 8, 9, 10).
5. Generalforsamlingens prioritering Efter endt debat påbegyndtes afstemningen. Til stede var inklusive fuldmagter 94 ud af foreningens 128 medlemmer, hvilket er et meget stort fremmøde i forhold også til seneste generalforsamlinger. For bestyrelsens forslag til vejvedligeholdelser (Model C) stemte 88, 5 var imod og 1 blank. For bestyrelsens forslag om dræn stemte 91, og 3 stemte imod. Imod forslaget om bump som besluttet 4.2.2009, med ekstraordinært kontingent, stemte 57 - medens 37 medlemmer stemte for. Derefter satte dirigenten det afklarende spørgsmål om hvorvidt forsamlingen ønskede, at den tidligere vedtagne beslutning om bump skulle stå ved magt og betalt af vejkassen. Der udspandt sig lidt diskussion om hvorvidt denne afstemning var overflødig, men dirigenten slog fast, at det var nødvendigt at afgøre spørgsmålet én gang for alle, da der ellers var uklarhed om prioriteringen af vejkassen. Imod bumpforslaget stemte derefter 56, og for bump stemte 38. Forslaget om bump som vedtaget den 4.2.09 er derefter ikke længere aktuelt. Herefter kom bestyrelsens forslag om etablering af 2 vejindsnævringer på Sjælsøvej i svinget til afstemning. Imod stemte 50, og for forslaget stemte 44. Forslaget er derfor bortfaldet. Det indkomne forslag om at etablere 2 bump i stedet for vejindsnævringer kom til afstemning. Resultatet blev også her 50 imod og 44 for. Også dette forslag er hermed bortfaldet. Endelig kom det fremsatte forslag om hajtænder til afstemning. Her stemte 52 for og 34 imod. Dette forslag er således vedtaget. Dagsordenen var herefter udtømt, DNA takkede dirigenten og forsamlingen for god ro og orden.