Forskerparken DK-5230 Odense M Telefon 6543 2030 E-Mail lho@medcom.dk www.medcom.dk REFERAT af 21. møde i teletolkeimplementeringsgruppen Tidspunkt Onsdag d. 28. maj 2014 kl. 10.00 14.30 Sted: Deltagere: Forskerparken 10, 5230 Odense M, Mødelokale C Karin Hedegaard, Aalborg Sygehus Lars Ole Larsen, Region Nordjylland (via video) Dorte Alstrup Baden, Region Nordjylland (afbud) Halfdan Eike, Region Midtjylland Kristoffer Wittrup Stegeager, Region Midtjylland (afbud) Henrik Wind Pedersen, Region Midtjylland Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark (afbud) Claus Terkelsen, Region Syddanmark (via video) Pia Drostgaard, Region Sjælland (afbud) Eva Bjørnhøj Ingevold, Region Sjælland Per Fly Hansen, Region Hovedstaden Per Veng, Region Hovedstaden Katrine Stokholm, Danske Regioner Lone Høiberg, MedCom Pia Reinhardt Juel, MedCom (referent) Dagsorden: 1. Velkomst og præsentation v/lone Kort velkomst ved Lone. 2. Godkendelse af referat v/lone Referatet fra sidste møde blev godkendt. 3. Siden sidst v/alle Drøftelsespunkt. Hver region præsenterer egen status, fremdrift og tiltag for projektet.
Hvordan anvendes videotolkning på hospitaler og i almen praksis? Sker der en stigning i anvendelsen? Hvilke udfordringer er der aktuelt ved brug af videotolkning? Har I ledelsesopbakning til at skubbe på anvendelsesgraden? Anvendes videoudstyret til andre formål end videotolkning? Per Fly-Hansen, Region Hovedstaden: Det går stille og roligt. Der modtages statistik på alle områder. Mange afdelinger er implementeret, men mangler at få opsat udstyr, så det arbejdes der på at få gjort. Halfdan, Region Midt: Axel Pallesen går på efterløn, så i den forbindelse er der lidt personalerokeringer. Der er etableret et regionsforum, hvor hvert hospital er blevet bedt om at udpege en medarbejder. Har afholdt 1. møde i gruppen og fandt der ud af, at det måske ikke var det helt rigtige folk, der var meldt ind i gruppen. Book en tolk alt sker elektronisk og det er et rigtig godt system, som gerne må udbredes mere. Lone vil gerne vide, hvad tolkebureauerne siger til systemet - de er glade for det, idet arbejdsgangene er nemmere, bl.a. fordi de også modtager bookningen elektronisk. Alle typer af tolkninger kan bruges via Book en tolk, men dem der bruger Book en tolk, bruger videotolke. Eva, Region Sjælland: Der er ikke den store fremdrift at spore i projekt, men det der kører, kører godt. Eva har overtaget en masse opgaver, hvilket der er brugt megen tid på at få på rette spor. Roskilde har et stort projekt kørende, hvor hjemmesygeplejersker kan benytte videokonferenceudstyret. Karin, Aalborg Sygehus: Antallet stiger langsomt og de afdelinger der er kommet godt i gang holder ved. Det er værre med de nyere afdelinger, idet de falder fra. Karin har prøvet at finde ud af hvorfor, men har ikke kunne finde nogen forklaring. Måske er det teknikken, der er det springende punkt. Der skal spares 70 mio. kr. inden 1. januar 2015, så hun vil undersøge, om der kan spares ved at bruge mere video. Ledelsesbevågenheden er ikke så stor, men det er tidligere meldt ud. Region Nord ønsker også at benytte Book en tolk. Cap Gemini har udarbejdet systemet og Karin tager selv kontakt til dem. Systemet bliver også benyttet til udskrivningskonferencer på sygehusene. Per Veng: Tidligere blev et projekt opstartet i Frederikssund/Halsnæs, men det kuldsejlede desværre, og man nåede kun at opsætte lidt udstyr. Videoudstyret benyttes også administrativt, så ledere etc. kan gøre brug af det. 4. Almen praksis v/per Veng Videotolkning i almen praksis. Er alle i gang? Statistik hver måned. Specifikke udfordringer? Henrik, Region Midt: I forhold til praksis er det de samme brugere der er på, så der er ikke sket noget. Der arbejdes med udskrivningssamtaler på sygehuset og Henrik har udleveret adresser etc., så der kan opstilles udstyr op til afprøvning. Man venter på, at praksis kan benytte Book en tolk, hvilket de stadig ikke kan. Henrik ved ikke helt hvor langt de er i processen og hvornår det går i luften. Businesscasen giver en indikation af, at der er mere at arbejde for i praksissektoren. Henrik har forespurgt de læger, der endnu ikke er på, om de vil med, og de er generelt positive over for Book en tolk projektet. Henrik har fået tilbagemeldinger fra de praksis der er i gang om, at der er problemer med modtagelsen af bekræftelsesmails. Tolkebureauerne har afsendt mailen, så det er formentlig en 2
fejl i opsætningen af mailmodtagelsen hos de pågældende læger. På Silkeborg Sygehus kører et projekt, hvor de håndplukker tunge kroniske patienter med henblik på at afholde målrettede samtaler med praksis. Henrik ved ikke hvor langt projektet løber, men der er fundet ca. 5 lægepraksis. Praksiskonsulenterne har fået udleveret videoudstyr, hvilket sparer en masse transporttid. Eva, Region Sjælland: Intet. Per, Region Hovedstaden: Er ikke kommet så langt som ønsket pga. modstand. (manglende overenskomst på området, 1813, indførelse af FMK). Pt. er der fem klinikker (8-10 læger) der kan benytte videotolkning, men der er to nye praksis på bedding. Det volder problemer at lægge Japper klinterne på bl.a. i Helsingør der har XMO (praksissystem), så der kører en dialog med dem. På grund af problemerne er der derfor oprettet en ekstern linje som Region Hovedstade betaler og kommunikationen kører så den vej. Lone tilføjer, at de endelig skal tage fat i MedCom, hvis der bliver brug for hjælp. Henrik spørger, om det fungerer fint, hvis man benytter Jabber. Hertil kunne Claus, Region Syd oplyse, at hvis man oplever udfald af billeder og lyd skyldes det ofte fejl ved firewallen. En del organisatoriske problemer gør at videotolkning ikke bliver brugt. Ved enkelte videotolkninger har der været stemmer i baggrunden, men det bliver taget op med tolkebureauerne i hvert fald på praksissiden. Snak om hvad vi fremadrettet gør i forhold til suppet til praksis pt. er det datakonsulenterne der varetager denne opgave. Der mangler aftaler. Claus, Region Syd: Regionen har modtaget ½ mio. kr., men tidsmæssigt er planen forskudt lidt. Pt. er 20 praksis på Claus har i dag aftale med 4 nye praksis. Alle praksiskoordinatorer skal have opstillet videoudstyr, så det arbejder Claus på at får gjort - også selv om enkelte melder ud, at de overhovedet ingen samtaler har. Mht. en hostingløsning, håber man, at MedCom vil tage bolden op. Lone kunne meddele, at det har været drøftet på et leverandørmøde og at problemet ikke er glemt. Der har været et problem med teknikken i en praksis i Oksbøl, men vigtigst af alt så gik videoerne godt igennem. Statistikken er utrolig lav i april måned, men Per Abildgaard, MedCom er sat på sagen. Per fly melder også at tallet er meget lavt i Region Hovedstaden. Lone tager lige fat i Per og giver en tilbagemelding i referatet hvis det er muligt. Lone vil gerne vide, om det er E20 eller Jabber der opsættes i lægepraksis og Claus kunne meddele, at det er begge dele. Henrik vi gerne vide, hvordan den ½ mio. kr. bliver brugt: Folk retter selv henvendelse, og hver klinik kan få en E20 og derefter Jabber klienter opstillet. Resten af udstyret får de efter behov, og sygeplejersker i klinikkerne får også udstyr, hvis det giver mening. Mht. portåbning, kører Region Syd med egen løsning. Snak om navngivning af systemer. Lars Ole, Region Nord: Er kommet i gang og har fået udstyret installeret i 7 praksis. Pt. kører det hos 5 lægepraksis, men 3 praksis kører ikke pga. en del tekniske problemer med Jabber. Den første statistik er kommet og med primært positive tilbagemeldinger når systemet kører!! Der bliver nogle gange overbooket for meget tid, hvilket fordyrer processen. Lægepraksis er også interesseret i at bruge udstyret til andet en tolkning f.eks. udskrivningskonference, sygebesøg etc. Det ville være en god idé hvis MedCom udarbejdede en portliste. Det er lidt problematisk, at der 3
kun er en medarbejder fra MedCom, der kan oprette knudepunkterne det bliver en flaskehals, som der skal kigges på, på længere sigt. Henrik meddeler, at Per også kan give en adgang, så man hver især kan oprette og det fungere rigtig godt. Det kunne eventuelt være en løsning på sigt. Regionen har ikke E20 til rådighed kun Jabber. Der er et områdecenter i Thisted (Vestergaard) der gerne vil samarbejde med de praktiserende læger i Thisted, så Lone sender Lars Ole kontaktoplysningerne. Lone nævner, at Per og Peder kan deltage i næste møde hvis der er brug for det. Lone har ikke modtaget alt statistikmateriale fra almen praksis, så hun kan se anvendelsesgraden fra de enkelte klinikker (antal videotolkninger og antal tolkninger pr. måned), så hvis der er muligt at fremfinde for de enkelte regioner, vil hun meget gerne have det tilsendt. Statistikken kan trækkes direkte fra Book en tolk. Alle sygehuse modtager statistik fra bureauerne og Henrik nævner, at det godt kunne være en løsning for praksissektoren i Region Midt, at modtage statistik fra tolkebureauerne. 5. Fælles regionalt udbud v/therese Thomsen, Region Syddanmark Drøftelsespunkt. Hvad er mulighederne for et evt. fælles regionalt udbud for videotolkning? Hvilke udfordringer skal der tages højde for? Der foreligger en tidplan for processen og der skal bl.a. udarbejdes et kommissorie inden sommerferien og findes de rigtige personer, der skal fungere som kontaktpersoner til os. Der vil ikke være en stor udbudsgruppe den region der er tovholder, sender ud til de øvrige og der vil komme input fra de øvrige regioner. Planlægger første møde i august med møderække hen over efteråret. Der er holdt møde med egen leverandør omkring deres tanker og idéer og de var bestemt interesseret, på trods af arbejdets omfang. Idet det kan gå hen og blive stort, så skal implementeringsperioden være 3 måneder fra kontrakten underskrives til man går i gang. Første kontakt udløber primo 2015, så den vil blive forsøgt forlænget. Undervejs i projektet har tolkeudbyderne og implementeringsgruppen budt ind med, hvad der var vigtigt for dem i et udbud. Lone har alle input liggende og dem sender hun til Therese. Halfdan vil gerne vide, hvilke argumenter der er for stordrift. Det er regeringsbestemt og er på finansloven og der er fastsat krav fra regeringen. Problematikken omkring hjemmearbejdspladser for tolke skal vendes, idet det er meget forskelligt fra region til region hvilke krav der stilles. Der kan også stilles krav til leverandørerne om supervision af tolkene efter traumatiske oplevelser. Der skal ligeledes overvejes krav til indretningen af kontorerne, til uddannelse til tolkeudbyderne og krav til teknikken er også en væsentlig faktor. Udbudsreglerne forventes ændret og det vil derfor være en fordel hvis udbudsbekendtgørelsen kan sendes af sted inden udgangen af året. Alle 5 regioner har haft videotolkning i udbud. Lone vil gerne vide om videotolkninger bliver billigere end fremmøde tolkninger. Det er ikke undersøgt. Det er vigtigt, at der er fokus på statistikdelen og bestillingsdelen her skeles meget til Region Midt. Hvis Therese har brug for input skal hun bare maile til gruppen. Dette kan gøres via Lone. 4
6. Nyt fra projektet v/lone Styregruppemødet d. 31. marts Projektets afslutning, Basisopgave fremadrettet, Statistik for udbredelse og anvendelse. Kort fra styregruppemødet d. 31. marts: Projektet holder budgettet og der er stadig øremærket penge til teknik og revision af projektet. Der udarbejdes tekniske vejledninger i forhold til adressebog og statistik. Vejledningerne bliver lagt på MedComs hjemmeside og vil være tilgængelige efter sommerferien. Lone sørger for der bliver udsendt en mail, når vejledningerne ligger klar. Projektet slutter d. 30. juni både for praksis og regioner, og Lone udarbejder evaluering af projektet. Hvordan kommer vi videre fra pilot til drift? Dette mødeforum fortsætter lidt efter at projektperioden udløber med henblik på opsamling af erfaring (mødes ca. 2 gange årligt). Statistik: Se slides fra Lone. Der er sket en udvikling i årene 11-14 med en stigning på ca. 5.000-6.000 tolkninger årligt. I forhold til Region Sjælland skubber Lone på, for at de også kommer på med statistikmodulet. Videotolkninger på sygehusdelen fra opstart til nu: Region Midt mangler marts indberetningen, men ellers er der sket udvikling i hhv. Region Hovedstaden, Region Sjælland og Region Syd. Region Midt og Region Nord har begge været nogenlunde stabile i en periode. I forhold til anvendelsesgraden mangler Region Hovedstaden tal, så derfor er deres felter blanke. Hos Region Sjælland skete der et dyk, da de selv skulle til at søge tal fra tolkebureauerne, men dette gør at man formenligt får vist et mere korrekt tal. Region Syddanmark har ligget stabilt hele 2013 og 2014 og er steget ca. 5 % på sygehusene. Region Midt rykker i marts 2014. Region Nord ligger nogenlunde stabilt. Hvad ligger der evt. fremadrettet af opgaver efter projektafslutningen? Vi vil stadig gerne hjælpe praksis og kommuner og vi vil også gerne blive ved med at følge statistikken. Vi yder også hjælp til support og drift af videoknudepunktet. Opsamling af erfaringer omkring udbud kan drøftes i dette forum. (se slides fra Lone) MedCom har defineret en del basisopgaver, der er opdelt i 3 områder (se slide). Videotolkning ligger pt. i det grønne men hvor skal opgaven placeres fremadrettet? Lone lægger op til at den placeres i den gule og det blev godt modtaget, så det tager hun med videre. 7. Eventuelt Gennemgang af Businesscasen som Halfdan har rundsendt. Den foreligger endnu ikke i sin endelige form, og Halfdan ved endnu ikke hvornår den er klar, men formenligt når økonomiforhandlingerne er afsluttet. Den nuværende form indeholder umiddelbart en del faktuelle fejl. Halfdan har i samarbejde med andre deltaget i en rådgivningsgruppe, hvilket har været en lidt kaotisk proces. Det primære fokus har været på hospitaler og kommuner Installationen er på plads og der er udarbejdet en kortlægning af udstyret. Udstyret bliver ikke brugt særlig meget, så det skal der ændres på. Der skal indberettes på flere parametre bl.a. på pris og varighed pr. tolkning. Det er vigtigt, at få budskabet bragt ud om de mange fordele der er ved at benytte videotolkning. Dato for næste møde er d. 19. november 2014, men datoen skal måske fremrykkes. Katrine giver en tilbagemelding på økonomiforhandlingerne i forhold til Businesscasen og derefter vurderes det, om mødet skal fremrykkes. 5