Indhold I denne mini- guide finder du svarene på de spørgsmål, vi oftest bliver stillet, når pleje.net skal implementeres. Guiden er inddelt i seks afsnit, som indeholder: 1. Oprettelse af brugere og brugergrupper Side 3 Hvilke informationer skal vi bruge for at oprette jer som brugere? 2. Udstyr Side 4-5 Hvilke krav er der til udstyr, herunder mobiltelefon og computer? 3. Undervisning af brugere Side 6 Hvilken undervisning tilbyder vi og hvordan foregår den? 4. Sikkerhed Side 7 En kort beskrivelse af systemets sikkerhed og tilgængelighed. 5. Korrespondancemeddelelser Side 8 Hvilke informationer skal bruges for at pleje.net kan kommunikere med jeres nuværende omsorgssystem / patientjournal. 6. Samarbejde om patienter Side 9 Hvordan samarbejder I med andre distrikter, kommuner, praktiserende læger og/eller hospitaler om patienter? 7. Kontaktoplysninger Side 10 Kontaktoplysninger på Dansk Telemedicin. I hvert afsnit findes en boks, der enten indeholder en opsætningsvejledning eller en beskrivelse af hvilke oplysninger vi skal bruge for at sætte systemet op til jer. Skulle I have spørgsmål som ikke her bliver besvaret, er I altid mere end velkomne til at kontakte os på enten telefon 49 25 25 65 eller på e- mail info@telemed.dk 2
1 Oprettelse af brugere og brugergrupper Oprettelse af brugere Som standard opretter vi en administrator og x antal almindelige brugere. Ved få brugere anbefaler vi, at vi varetager brugeradministrationen. Dette betyder, at administratoren tager kontakt til os, når der skal oprettes eller ændres brugere. Ved et større antal brugere anbefaler vi, at administratoren varetager al brugeradministration. Oprettelse af brugergrupper Brugergrupperne opdeler brugerne og styrer hvem, der har adgang til hvilke patienter. Skal alle jeres brugere kunne se og have adgang til alle patienter, vil det være tilstrækkeligt at oprette en enkelt gruppe. Andre gange vil det være fordelagtigt at inddele grupper efter distrikter eller lignende. For at oprette brugere og brugergrupper skal der bruges følgende: Bruger: Navn, brugernavn, hvilken brugergruppe de tilhører, profession, e- mail og mobiltelefonnummer. Brugergrupper: Navne på de brugergrupper, I ønsker oprettet. Informationerne sendes til info@telemed.dk 3
2 Udstyr Til brug af sårjournalen benyttes en computer med internetadgang eller ipad. Hvis I vil sende billeder af sår ind, skal I derudover bruge en mobiltelefon eller digital kamera. Der er ingen synderlige krav til computeren udover internetadgang. Du kan finde en grundig vejledning i, hvordan du bruger systemet, når du for eksempel gerne vil oprette en ny patient, vurdering, sår og meget mere ved at trykke her. Vejledningen ligger også på www.pleje.net under menupunktet Hjælp i øverste højre hjørne. Mobiltelefoner Du kan sende billeder fra androidtelefoner og iphones/ipad. Der skal installeres en applikation, som er gratis. Den nødvendige opløsning med god optik er 2 MegaPixel, men opløsningen på de fleste nyere telefoner er over 5 MegaPixel. Det skal dog bemærkes, at jo højere opløsningen er, jo større er billederne det tager tilsvarende længere tid tager at overføre dem via mobilen. Det er ligeledes fornuftigt at benytte telefoner, der har flash/blitz samt autofokus, da billedet får en bedre belysning og brugeren får hjælp til at afgrænse fokusområdet. Android Det er vigtigt, at telefonen har styresystem 2.3 eller nyere. Når du henter applikationen via Play Butik, får du automatisk nye opdateringer. For at kunne hente applikationer i Play Butik/Android Market, kræves en Googlekonto. Guide til opsætning Android mobiltelefon 1. Log ind på sårjournalen på din computer 2. Indtast dit mobiltelefonnummer i din profil og tryk Gem 3. Åbn Play Butik 4. Søg på plejenet 5. Tryk på Installér. Det kræver at du har en Google konto. 6. Tryk på Accepter og download 7. Sæt flueben i Tillad automatisk opdatering 8. Du har nu et Plejenet ikon blandt dine programmer 9. Første gang du skal bruge mobilens applikation, skal du synkronisere fra din profil i Pleje.net på din computer. Tryk på Synkroniser(Android) 10. Telefonen vil nu være koblet op på sårjournalen og du vil være i stand til at sende billeder Du får en mere detaljeret vejledning til installation af pleje.net på android telefonen her 4
2 Udstyr forsat IPhone og ipad Inden din iphone/ipad kan sende billeder til sårjournalen, skal du installere applikationen på din enhed. Når du henter din applikation via App Store, får du automatisk nye opdateringer. Guide til opsætning iphone/ipad 1. Log ind på sårjournalen på din computer 2. Noter din pinkode til Mobilpleje du skal bruge den senere 3. Åbn App Store 4. Søg på plejenet 5. Tryk på Installer. Det kræver, du har et Apple ID 6. Du har nu et Plejenet ikon i dine programmer 7. Iphone/iPad vil nu være koblet op på sårjournalen og du vil være i stand til at sende billeder. Du får en mere detaljeret vejledning til installation af pleje.net på iphone telefonen her Du kan tilgå sårjournalen på din ipad via internettet på samme måde som fra din computer. IPad en kan altså bruges både til at sende billeder og til at logge direkte på sårjournalen. 5
3. Undervisning Når brugerne er oprettet, vil vi typisk holde en halv undervisningsdag, afhængig af antal deltagere. På undervisningsdagen gennemgår vi, hvordan man: Opretter er patient Redigerer patientanamnese Opretter et sår Opretter en ny sårvurdering Sender notat til eget omsorgssystem Opsætter mobiltelefonen/ipad og indsender billeder af sår til sårjournalen Tilknytter billeder til patienter på pleje.net På undervisningsdagen er det vigtigt, at brugerne har deres mobiltelefoner/ipad med. Derudover er det vigtigt, at undervisninglokalet er forsynet med en eller flere computere med god internetadgang, så alle brugerne kan prøve systemet. Efter en halv dags undervisning vil ingen være superbrugere af systemet, men alle deltagere vil have haft rig mulighed for at prøve systemet af og være klædt på til den daglige brug. På pleje.net findes en grundig vejledning som brugerne efterfølgende kan hente hjælp fra. Vejledningen findes i Sårjournalen under fanen Hjælp. Kontakt os gerne på info@telemed.dk eller telefon 49 25 25 65 for at aftale en undervisningsdag. 6
4 Sikkerhed Vores systemer overholder naturligvis lovgivningen indenfor it- sikkerhed og personfølsomme informationer. Vi vægter højt, at ingen uvedkommende har adgang til informationer om patienten. Vi logger al adgang i overensstemmelse med persondataloven, så man direkte i pleje.net kan se, hvem der har tilgået patientdata. Udover sundhedsfagligt personale er der også mulighed for at give patienten eller pårørende adgang, hvis dette er hensigtsmæssigt. Som udgangspunkt har ingen andre end de direkte brugere dog adgang til patientinformation. Det er altid det sundhedsfaglige personale, som udleverer adgangskoder til patient og pårørende. Data bliver gemt på Dansk Telemedicin s egne servere, som er placeret i et sikret datacenter i København. Det skal understreges, at det er kunden, der er dataansvarlig. Dansk Telemedicin er databehandler og det er derfor kunden, som skal indhente evt. udtalelse fra Datatilsynet, en databehandleraftale. Adgang fra telefonerne er krypterede (ssl 128bit). Man kan ikke tilgå data fra telefonen, ud over patientens navn og diagnose. Telefonen sender data i form af billeder og notater til sårjournalen - ikke omvendt. Vi opfordrer til, at billeder slettes fra ipad en og mobiltelefoner, når de er sendt til sårjournalen. Vil I vide mere om vores sikkerhedspolitik, fremsender vi den gerne ved forespørgelse på info@telemed.dk 7
5 Patientsamarbejde Der kan let være flere samarbejdspartnere omkring en patient. Det vil oftest være Dansk Telemedicin eller egen systemadministrator, som opretter og tilknytter de brugere, der skal have adgang til sårjournalen. Samarbejdspartnerne kan for eksempel være en læge, sygeplejerske, social og sundhedsassistent eller bandagist, hvor det er relevant at give adgang til patientens data. Det kræver samtykke fra patienten. Når du opretter en patient, skal du give adgang til din egen brugergruppe, samt andre relevante samarbejdspartnere. Det er ligeledes muligt at give patienten eller en pårørende adgang til sårjournalen. Behandleren afgør, om patient eller pårørende skal have afgang til sårjournalen og derved have udleveret en kode. De oprettes ikke som de øvrige samarbejdspartnere. Adgangen kan begrænses, så den ikke er permanent. Patient og pårørendekoder giver kun adgang til notatdelen i sårjournalen. Samarbejdet kan ske som nævnt ovenfor eller ved at sende et link fra patientens notater via korrespondancemeddelelser/edi. Modtageren får herefter adgang til at læse patientens notater. Har I spørgsmål til samarbejde om patienter, er I meget velkomne til at ringe til os på tlf. 49 25 25 65. 8
6 Korrespondancemeddelelser Korrespondancemeddelelser anvendes som sikker kommunikation af patientinformationer mellem to elektroniske systemer. De udveklses på Sundhedsdatanettet, som er et lukket netværk. Begge løsninger er i regi af MedCom. For at anvende korrespondancemeddelelser mellem jeres omsorgssystem og pleje.net, skal I tilføje os som modtagere i jeres eget omsorgssystem. Dette vil ofte være noget jeres it- afdeling varetager. For at kunne gøre dette, skal de kende vores lokationsnummer og vores ydernummer. I SOR (Sundhedsvæsenets OrganisationsRegister) findes en detaljeret oversigt over parterne i det danske sundhedsvæsen og deres lokationsnumre. Vores lokationsnummer (også kaldet EDI nummer) er 5790000159857 I vil også få brug for vores ydernummer 034215 Derudover skal vi vide hvilken overskrift, der skal benyttes, når vi sender en korrespondancemeddelelse til jeres omsorgssystem. Et eksempel på dette kunne være: Telesår. Vi skal ligeledes have jeres lokationsnummer, så vi kan teste at korrespondance meddelelserne sendes og modtages korrekt mellem sårjournalen og jeres patient / omsorgssystem. Send lokationsnummer og overskrift til info@telemed.dk I sårjournalen vil korrespondancemeddelelserne lægge sig i patients indbakke og kan derfra let flyttes til notatdelen. Det er altid godt at checke op på, hvor korrespondancemeddelelserne kommer ind i jeres eget patient og omsorgssystem. Det er forskelligt afhængigt af system. 9
Kontaktoplysninger Du er altid velkommen til at kontakte Dansk Telemedicin på en af følgende måder: Dansk Telemedicin A/S Robert Jacobsens Vej 68 2300 København S Tlf: 49 25 25 65 Mail: Info@telemed.dk www. telemed.dk 10