Referat fra bestyrelsesmøde d. 15. september 2014 i Mødelokale A1/A2 på Oktobervej 22A kl. 14.00 17.00 Tilstede: Lars Abel (formand), Lars Søbye (LS), Gunhild Olesen Møller (GOM), Anne Hvid John (AHJ), Christian Høybye (CH), Carsten Sveigaard (CS), Hanne Olesen (HO), Bruno Madsen (BM), Niels Andersen (NOA) Fraværende: Majbritt Garbul Tobberup (afbud) Tolke: Rikke Plett Olsen, Helle Silberbauer Referent: Susanne Laursen Udsendt den 7.10.2014 Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer 1. Godkendelse af dagsorden O/B Formanden meddelte, at der var modtaget afbud fra Majbritt Garbul Tobberup/Høreforeningen. Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 24. april 2014 O/B Bilag 2.1 AHJ og CH stillede forslag til en drøftelse af referatformen. AHJ/CH savnede, at referaterne indeholdt lidt flere bestyrelses kommentarer i forbindelse med en eventuel drøftelse af et dagsordenspunkt. F.eks. fra sidste møde vedrørende diskussionen omkring organisationsændringen, savnede vi vores kommentarer til bl.a. Administrationens høringssvar. Formanden oplyste, at bestyrelsesreferaterne er at betragte som beslutningsreferater, og det kan være vanskeligt at vurdere, hvad der skal med og hvad skal ikke med. Det blev konkluderet, at ledelsen vil være opmærksom på og prøve at indarbejde nævnte kommentarer i fremtidige referater og forelægge punktet til evaluering på et fremtidigt bestyrelsesmøde. Referatet blev herefter godkendt. IMS 1.1.3/854-2959 1
3. Meddelelser O Orientering om byggesagerne o Overvejelser om pavillonbyggeri ved Døvblindehuset i Nærum Vi forventer at skulle yde tilbud til to nye døvblinde borgere inden så længe. Den ene borger er under 18 år, så det er Socialtilsynet der skal ansøges, om oprettelse af et børnetilbud. Vi har søgt Rudersdals Kommune om midlertidig tilladelse til at opstille en pavillon, idet vi ikke har mere fysisk plads i Døvblindehuset. Der er dog en fredningslinje i forhold til skoven, som vi ikke ved om Skov- og Naturstyrelsen vil give dispensation for. o Nyt tag på den gamle bygning på Egebækhus Der er råd og svamp i bygningen, og der skal bruges ca. 1,5 mio. kr. til et nyt tag. Renoveringen skulle være påbegyndt i år, men tilbudsgiveren har ønsket at vente til januar 2015, hvilket p.t. forhandles. o Fraflytning af Jagtvej (Rådgivning og Tolkebooking) Vi har opsagt lejemålet på Jagtvej pr. 1. marts 2015, hvilket betyder, at Rådgivningen flytter til nye lokaler i Valby. Tolkebooking er flyttet permanent til Gladsaxe (Gbygningen). G-bygningen foreslås renoveret med start 1. januar 2015 ultimo maj (se yderligere investeringsplanen i bilag 4.2). BM supplerede, at det ikke er alle der er enige i at splitte Tolkebooking op med lokaler i hhv. G-bygingen og Kontorhuset samt et mindre lejemål i København, man har ønsket en samlet geografisk løsning. Det har ikke har været muligt at samle det hele i G- bygningen. Der ligger en økonomisk vurdering på kort og lidt længere sigt i at benytte egne lokaler. Egebækhus har reception i anledning af deres 50 års jubilæum den 31.10.2014 kl 13 16. Receptionen afholdes den 3.11.2014, men vi har ikke modtaget noget officielt endnu. 2
I dag har der været afholdt jubilæum for en plejehjemsbeboer der har boet på Egebækhus i 50 år. Døvekonsulentordningen har 75 års jubilæum den 1. december 2014. Åbent hus på alle kontorer med fødselsdagslagkage. A.P. Møllers fond har bevilget kr. 500.000 til færdiggørelse af Døvblindhusets sansehave. Lydløs dag den 24. september 2014 Det er 3. gang CFD holder lydløs dag i forbindelse med døves uge. Dagen markeres med forskellige initiativer over hele landet. På foranledning af AHJ og CH s forslag om at afholde flere lydløse dage hvert år, svarede BM, at der indgår overvejelser i vores sprogpolitiske udvalg, men tror i øvrigt ikke at det er den vej vi skal gå. AHJ rejste spørgsmålet om CFD har nogle retningslinjer i forhold til at tilbyde medarbejdere deltidsstillinger? Skal medarbejdere på deltid have vurderet deres nedsatte tid efter et år? NOA: Ændring af arbejdstiden fra fuldtid til deltid aftales lokalt, 75 % af de ansatte er kvinder og der er rigtig mange der er ansat på deltid. CFD har 492 fuldtidsansatte, men vi skriver omkring 700 lønsedler ud hver måned. Det er således op til de enkelte ledere at vurdere mulighederne for deltid. BM: Hvis der er mulighed for deltidsansættelse tilbyder afdelingerne det, og måske laver man det for et år ad gangen, for at se om medarbejdere vil fortsætte med den nedsatte tid og om CFD fortsat kan tilbyde det. CFD har det udgangspunkt, at vi skal tilbyde fuldtidsansættelse når det er muligt. GOM tilføjede, at det også har en signalværdi for CFD at tilbyde fuldtidsansættelse. I forbindelse med den fornyede udpegning af repræsentanter til bestyrelsen, orienterede Formanden, at samtlige bestyrelsesmedlemmer er omfattet af en bestyrelsesansvarsforsikring. Nærmere oplysninger udsendes i forbindelse med næste bestyrelsesmøde. 3
Der er kommet ny vejledning om personalets udgifter i forbindelse med aktiviteter sammen med borgerne fra KL. KL s udmelding betyder, at borgere ikke må betale udgifter for ledsageren, når ledsageren er ansat på et socialt tilbud. Det gælder også for ansatte, der yder 85 pædagogisk støtte i borgernes eget hjem. CFD har et forældre par der har klaget til Socialministeriet over den politik, da de synes det begrænser deres datters udfoldelsesmuligheder. Vi har lavet en vejledning til tilbuddene. Denne vejledning blev omdelt til bestyrelsen. For at bestyrelsen kan få mulighed for at kommentere på CFD s praksis sættes punktet på dagsorden til næste bestyrelsesmøde og bilaget vedlægges dagsorden. CH bad ledelsen om en orientering om CFD s forskellige fonde til næste møde. Meddelelserne blev taget til efterretning. 4. Økonomi O Budgetkontrol pr. 31.8. 2014, bilag 4.1. 4 NOA gennemgik kort den udsendte budgetkontrol med de vedlagte bemærkninger. På CH s spørgsmål, bemærkede NOA, at indtægtssiden følger budgettet men et mindre lønforbrug betyder et større forventet overskud. Ledelsen er positivt overrasket over, hvordan afdelingerne har været i stand til at reagere og taget forskellige tiltag til at forbedre resultatet, i forhold til de mere pessimistiske vurderinger før sommerferien. I juni 2014 er vedtaget en ny bekendtgørelse om kommunernes finansiering af Døvekonsulentordningen. Den tidligere bekendtgørelse af 6. juli 2006 om principper for kommunernes finansiering af de mest specialiserede lands- eller landsdelsdækkende tilbud er ophævet. I forhold til budgetkontrollen er det nu sandsynligt, at udskiftningen af tag på Egebækhus først udføres næste år, som nævnt tidligere. Gennemgangen af budgetkontrollen blev taget til efterretning.
Budget 2015 (inkl. investeringsplan), bilag 4.2. NOA supplerede til udsendte budget 2015: I det udsendte bilagsmateriale fremlægges budget 2015 samt budgetoverslag for årene 2016, 2017 og 2018. Samlet budgetteres med et overskud på 6,3 mio. kr. i 2015. Budget 2015 er resultatet af en proces, hvor afdelingerne i maj måned har fået budgetgrundlaget udmeldt og på baggrund af dette har de udarbejdet afdelingsbudgetter. I slutningen af juni er de fleste afdelingers budgetter aftalt på plads, og efterfølgende er budgetterne for døgn- og daginstitutionerne afstemt med Gladsaxe Kommune. Ledelsen havde fremlagt forventninger til pladser og takster overfor Gladsaxe Kommune i sommers men Kommunen bad efterfølgende CFD om at tilpasse vores beregning til Kommunens fortolkning af reglerne i KKR. Dette medførte en forhøjelse af taksterne. Inden vi tager stilling til de kommende udfordringer på området, vil vi afvente en bekendtgørelse fra Socialministeriet om beregning af takster. LS: kan det ændre noget omkring kommunernes søgning af pladserne? NOA: Fra nogle kommuner er vi hårdt presset pga. taksterne. Trods aftaler oplever vi, at mange kommuner vil forhandle taksterne. GOM stillede spørgsmål til, hvor stor den gennemsnitlige beboerudskiftning er på de enkelte afdelinger? Ledelsen orienterede, at beboerudskiftningen er lille. Dog er der en stor udskiftningsprocent på vores plejehjem på Egebækvej i Nærum. Konsekvensen af takstreguleringen, er at vi hæver taksterne på nær i Unohuset og V15 (de unger bliver 18 år til næste år). BM supplerede, at vi holder antallet af døgnpladser men reducerer med 15 dagpladser; 6 i Vaskeriet, 6 i Nyborg, 2 på Egebækhus og 1 i Døvblindehuset. 5
Vi har startet et STU forløb i Støttecenter Hovedstaden med 6 pladser, der ikke er medtaget i det udsendte budget 2015, da de på budgettidspunktet var meget usikre. Situationen er vanskelig for Døves Vaskeri, der både har nedgang i antal visiterede borgere og et løbende økonomisk underskud. Situationen må vurderes nøje. Pensionist vask i Gladsaxe Kommune skal i udbud primo 2015. Bestyrelsen nævnte, at Vaskeriet kunne være et vigtigt tilbud i forbindelse med STU-forløbene. På tolkeområdet er der budgetteret med udgangspunkt i de p.t. kendte priser men der er en hård økonomisk konkurrence og fortsat væsentlig usikkerhed om markedsvilkårene. Efteråret 2014 ser opgavemæssigt meget fornuftigt ud, hvilket vi regner med også vil være positivt for første halvår 2015. Formanden: Vi er nødt til at være på forkant og træffe de beslutninger der er nødvendige, det er dog dejligt at se, at tolkeområdet alligevel retter sig op. NOA gennemgik forslaget til likviditet og investeringer og bemærkede specielt, at CFD har haft en målsætning i samråd med bestyrelsen, om en likviditet tilsvarende 2 måneders lønforbrug, hvilket er ca. 34 mio.kr. Formanden tilføjede, at det er en vigtigt principiel beslutning i bestyrelsen, at vi har to måneders lønninger. CH bemærkede, at der i HMU referatet er nævnt et beløb på 36 mio. kr., som værende to månedslønninger. NOA: Forskellen i angivelsen af 34-36 mio. kr. et udtryk for, at vi skal være på dette niveau. NOA To månedslønninger er ikke et helt fast beløb, men svinger som følge af ansættelser, ubesatte stillinger og tidspunktet på året. Formanden stillede spørgsmål til side 4. i dagsordensbilag 4.2 fremtidig investeringsplan. Bygning G er prioriteret, det er de andre ikke? NOA svarede, at bygning G som den eneste er p.t. tidsmæssigt planlagt. Vi vil godt have likviditeten lidt op før vi går i gang med yderligere investeringer. I budgetoverslags årene vil det formentlig være muligt at opretholde årlige investeringer på 10-11 mio. kr. og fortsat opretholde en likviditet på 2 måneders lønforbrug. 6
CS: indenfor de næste 4-5 år vil lønomkostningerne falde med ca. 5 %, hvordan vil ledelsen afpasse dette, afskedigelser, naturlig afgang etc.? NOA: Der er tale om et fald i lønomkostningerne, som allerede er forudsagt i Strategiplan 2020, svarende til forventningerne for hhv. PSO og Rådgivning. Det forventes, at udviklingen primært vil blive gennem naturlig afgang. CH stillede spørgsmål til sammentællingerne i budgettet. NOA oplyste, at der er tale om afrundinger i mio.kr. med en decimal. I de bagvedliggende beregninger er det på krone niveau. Formanden foreslog, at ledelsen skriver en generel note i budgetmaterialet, så afrundingssystemet er anført når man læser det. CH havde noteret sig nogle væsentlige ændringer i budgetterne (2015) for enkelte afdelinger i forhold til 2014. NOA svarede, at dette skyldtes, at Kompetencecentret i tidligere år har haft en separat kolonne men i og med, at Kompetencecentret bliver nedlagt i 2015 og den nye HR afdeling er forholdsmæssigt lille, vil denne sammen med Administrationen ligge under kolonnen øvrige. BM supplerede, at organisationsændringen betyder, at en række stillinger flyttes over til PSO fra Kompetencecentret. PSO beholder pengene i deres eget område, penge som de tidligere har betalt som bidrag til Kompetencecentret. Med de faldende bemærkninger og kommentarer, godkendte bestyrelsen budget 2015 inkl. investeringsplanen. 5. Tolkeområdet O/D Aktuel orientering om opgave indtag i efteråret 2014, og den generelle udvikling på området BM henviste til bemærkninger under budgetkontrol og budget 2015. CH spurgte hvor mange procent uddannelsestolkningen udgør? BM svarede ca. 60 %. Vi har ikke set et markant fald i uddannelsestolkning. Der bydes på opgaver hen over sommeren. De udbydere der er billigst må byde på alle opgaverne i første omgang. 7
CFD byder ind i Straks Udbuds ordningen. Vi har kunnet samle op på opgaver som de andre leverandører har lagt tilbage i puljen. Punktet blev taget til efterretning. 6. Ny organisering af stabsfunktionerne O Opfølgning/status BM orienterede om den nye organisation samt en skitseret opgavefordeling og organisationsdiagram på mødet. Som udgangspunkt får alle medarbejdere fra Kompetencecentret til hhv. PSO og den nye HR funktion, flyttet deres opgaver med over. Med henvisning til sidste møde under dette punkt, spurgte CH om Ole Rasmussen på vegne af Administrationen havde fået svar fra ledelsen på de fremførte bekymringer/usikkerheder? BM svarede, at Administrationens og efterfølgende Kompetencecentrets bekymringer er indarbejdet i notatet til HMU, der ikke har givet anledning til yderligere kommentarer. Der blev stillet spørgsmål til organisationsændringen, forventer ledelsen at den skal revurderes i 2015? Og vil der ske yderligere ændringer? BM svarede, at indholdsmæssigt vil de løbende blive vurderet, hvordan afdelingerne vil løse opgaven. I øvrigt står der i strategiplan 2020, at ledelsen overvejer at kikke overordnet på organisationen i 2016. Samtidig blev det præciseret, at det nye organisationsdiagram vil blive indarbejdet i regnskabsinstruksen. CH henviste til HMU-referatet side 8, vedrørende Tolkebooking s forslag om udarbejdelse af en Tolkepolitik? BM: Der bliver en konkret indstilling til HMU, men det var måske mere gode råd til afdelingerne end en egentlig politik der var ønsket. Punktet blev taget til efterretning. 8
7. Diverse referater H-MED: Referat fra mødet afholdt den 3. juni 2014 Bilag 7.1 HMU referaterne bliver udsendt til bestyrelsesmedlemmerne samtidig med at medarbejderne modtager dem. Referaterne vil ligeledes blive vedlagt bestyrelsesdagsorden. 8. Socialtilsyn O Orientering v/områdechef Kurt Faber-Carlsen og faglig konsulent Lone Pallesen Suhr 9 Kurt (KFC) og Lone (LPS) havde på forhånd udsendt to dokumenter til bestyrelsen, Socialstyrelsens Kvalitetsmodel for socialtilsyn og CFD s interne vejledning, udarbejdet af Lone. BM fandt det vigtigt, at bestyrelsen fik en god orientering om Socialtilsynet da bestyrelsen kan blive kontaktet i forbindelse med re godkendelser eller de almindelige tilsyn. CFD har endnu ikke haft et eneste re godkendelse tilsyn. Socialtilsynet havde varslet en re godkendelse på Skaboeshusevej i Nyborg men meldte fra i sidste øjeblik pga., at de ikke kunne nå det. I stedet bliver gennemført et almindeligt tilsyn. Socialtilsynene skal ny godkende alle tilbud efter de nye krav indenfor en periode af to år. Socialtilsynet laver en samlet vurdering af tilbuddet. Et tilbud kan få en anbefaling eller et påbud. Lone tilføjede, at CFD ligeledes skal sørge for at tilbudsportalen er opdateret. Formanden og bestyrelsen debatterede herefter det fremlagte oplæg. Forberedelse til tilsynet Kan tilbuddet selv beslutte om der skal føres selvstændigt tilsyn med tilbuddet? Nej, men vi kan komme med en anbefaling om det skal ske samlet eller individuelt. I forbindelse med forberedelsen til tilsyn i Nyborg, er det muligt at tage en dialog i systemet, således at man kan give sig selv karakter og bruge det som et udviklingspotentiale? Lone: det er svært at udfylde edderkoppespindet for os selv, men når vi laver materialet kan man godt tænke det ind.
Kurt: Målemetoden er fuldstændig ukendt for os. Der er aftalt et møde med Gladsaxe Kommune og Socialtilsynet, og så håber vi, at vi får mere klarhed omkring målemetoden. Formanden: Det handler om objektive kriterier, er alt i orden må det give en 5 er. Hvis ikke alt er i orden, hvad gør vi så for at få det gjort. KFC: der er objektive kriterier men hovedparten er metode vurderinger, sammenhæng mellem borgeres handleplan med mål for indsatsen og den daglige indsats. CS tilføjede, om CFD har overvejet at skrive en træningsmanual til medarbejderne, det kunne være positivt at fremlægge for Socialtilsynet. LPS: I forbindelse med det forventede tilsyn i Nyborg, tog jeg derover og gennemgik det forberedte materiale og stillede virksomhedslederen de forskellige spørgsmål. Vi fik en del svar men har ikke taget skridtet til at gå videre ind i edderkoppespindet. Formanden: har ledergruppen været involveret på én gang? Og hvordan ser bæredygtigheden vedrørende økonomien ud? KFC: Hele konceptet har der være arbejdet med i den samlede ledergruppe, ligesom der laves løbende opfølgning som vi får erfaringer med Socialtilsynets arbejde. NOA oplyste, at Socialtilsynet skal godkende tilbuddets samlede budget. Kun i nogen grad kan vi opgøre de ønskede oplysninger på afdelingsniveau, en del findes kun fælles for PSO området eller på CFD niveau. Vi tror dog det vil være fuldt ud acceptabelt. Udgifterne til Tilsynet betaler vi via Gladsaxe Kommune. Udgiften er indeholdt i det bidrag vi betaler til Gladsaxe Kommune på 4.2 mio. kr. Betaling til Socialtilsynet vurderer vi for CFD udgår ca. 0.5 mio.kr. Socialtilsynet har ved lov fået mulighed for at indhente oplysninger om den enkelte borger fra kommunen eller os uden at borgeren skal give tilladelse. Der oprettes en whistleblower-funktion i hvert af de fem Socialtilsyn. Her kan borgere, pårørende og medarbejdere henvende sig, hvis de har mistanke om uhensigtsmæssige kritisable forhold i et tilbud. 10
Tilsynet udpeger selv hvem de vil tale med (borgere, familie, eller medarbejdere) og tilsynet bestiller selv tolk. Formanden henstillede til, at CFD sørger for at informere borgere, familien og pårørende samt informere via CFD s hjemmeside, således at alle er informeret om det nye tilsyn. KFC tilføjede, at tilsyn på PSO området ikke er nyt, Gladsaxe Kommune har tidligere ført tilsyn her. Det nye er kvalitetsmodellen og Ledelsen vil sikre sig, at alle medarbejdere er bekendt med det ny tilsyn. Der vil yderligere blive særskilt informeret i det omfang det giver mening til de områder der skal have besøg. KFC orienterede afslutningsvis, at der oprettes en national audit funktion i Socialstyrelsen, der skal bidrage til en effektiv og ensartet implementering af reformen, samt sikre, at ny viden kontinuerligt anvendes i socialtilsynenes arbejde. For at understøtte et tilsyn af høj kvalitet, skal audit-funktionen foretage stikprøver, udarbejde relevante redskaber, som fx tilsynskoncepter, spørgeguides, manualer mv. BM tilføjede, at alle botilbud og bofællesskab i Nyborg hører ind under tilsynet. Dagtilbud er ikke med i ordningen bortset fra dagtilbud der er en del af de samlede tilbud med fælles leder. Det gælder i Nyborg, Egebækhus og Døvblindehuset. Døves Aktivitetscenter og Døves Vaskeri får fortsat tilsyn fra Gladsaxe Kommune. 9. Eventuelt Næste møde afholdes torsdag den 11. december i mødelokalea1/a2 på Oktobervej 22A (Julemiddagen afholdes i Kantinen) 11