Referat møde i hovedbestyrelsen den 21. juni

Notat 12-09-2014 HB-møde tjj Referat møde i hovedbestyrelsen den 21. juni Deltagere: Jette Gotsche, Annabel Voller, Birgitte Rønning, Mike Hedlund-White, Henrik Eriksen, Jens Kvorning, Bjarne Arildsen og Andrew Kjærulff Maddock. Fra sekretariatet: Klaus Bondam, Trine Juncher Jørgensen. Afbud fra: Rudi Tobisch og Martin Sylvest 1. Valg af dirigenter Jette Gotsche blev valgt. Punkter til godkendelse: 2. Godkendelse af dagsorden Jette orienterer om, at de væsentligste opgaver p.t. er økonomi herunder medlemshvervning, fortsætte og udbygge det politiske netværk samt fremtidig strategi og organisationsudvikling. Det er vigtigt, at sekretariatet får tid og ro til at prioritere disse opgaver. Ønske fra Jens Kvorning om, at vi tager strategipunkterne 14-16 tidligere, da han skal gå kl. 12.45. Punkterne tages mellem pkt. 7-8. 3. Godkendelse af referater fra møde nr. 2/2014 den 22-03-2014 Udarbejdelse af kommissorium for PR- og hverveudvalg afventer den fremtidige struktur for arbejdet i det nuværende PR- og Hverveudvalg. Side 1 af 9

4. Opfølgningspunkter fra møde nr. 2/2014 Se bilag. Ingen kommentarer. 5. Endelig vedtagelse af regnskabsinstruks Se bilag. Der ønskes en generisk betegnelse for medlemmer i stedet for den nuværende angivelse af 17.000, hvilket rettes. Derudover var der et par sproglige kommentarer, som vil blive fremsendt pr. mail. Der blev fremsat ønske om, at HB bør godkende sponsorer. Det blev besluttet at, sponsoraftaler over 50.000 kr. skal forelægges HB på møde eller pr. mail. Derudover refereres til sponsorpolitikken, der til enhver tid er gældende. Regnskabsinstruks blev herefter godkendt. Punkter til orientering: 6. Orientering fra direktør Personale: Det er en udfordrende tid i sekretariatet, da Trine stopper som souschef med udgangen af juni. Det er både vanskeligt og tidskrævende at køre en proces med ansættelse af ny souschef. På baggrund af opslag fik vi 71 ansøgninger. Heraf blev 8 udvalgt til samtale. Og nu er der kun to tilbage, der er udvalgt til en anden-samtale, der finder sted uge 26. Christina Rydahl, Lotte Ruby og Klaus udgør ansættelsesudvalget. Det er vigtigt, at vi får ansat en souschef med stort overblik, økonomisk indsigt og stor grad af empati. Vores digitale redaktør Line Hviid, stoppede ved udgangen af maj og hendes opgaver er rykket over til andre i huset fortrinsvis Robert og Lasse. Sidstnævnte er blevet ansat i en projektstilling året ud. Fokus i sekretariatet p.t. er på at sikre, at VCTA-hjemmesiden får et løft samt sikre fremtidig finansiering gennem udvikling af projekter. Lotte Ruby, der p.t. er Rikke Ravns barselsvikar, er ansat fra oktober og tre måneder frem som marketingskonsulent. Rikke Ravn er tilbage fra barsel 1. september. Side 2 af 9

I sekretariatet glæder vi os til, at Israels Plads åbner for nye muligheder for vores butik og nyetablerede værksted. Politik og projekter: Vi har brugt meget tid på at skrive ansøgninger til fonde/cykelpulje m.m., så vi kan holde hjulene i gang. Vi oplever stor lydhørhed hos transportminister Magnus Heunicke. Ift. Cykelpuljens fortsættelse, så ser det ikke ud til, at der kommer en ny pulje på samme vilkår som tidligere. Der vil være mere fokus på de infrastrukturelle tiltag fremfor vidensformidling/kampagner. Når vi ved mere om fremtidens Cykelpulje, vil vi selvfølgelig forberede vores strategi overfor politikere, medier m.m. Vi har som nævnt også søgt Sundhedsministeriets partnerskabspulje om tre projekter. Klaus og Jakob Madsen var på Folkemøde i år (se bilag). Det viste sig at være en rigtig god investering. Vi havde ingen stand, men deltog i en lang række debatter: Folkemødet har udviklet sig til et godt forum for dialog om bl.a. mobilitet og fremtidens samfund. Der er interesse fra flere HB-medlemmer i forhold til at deltage i Folkemødet, men det er i sidste ende et spørgsmål om økonomisk og politisk prioritering, hvis Cyklistforbundet fortsat ønsker en HB, som er ajourført om politiske samfundsstrømninger af hensyn til vedvarende kvalificering af HB'ens visions- og strategiarbejde. Vi havde forespurgt Bornholms afdelingen om de ville være mere aktive i Folkemødet, men det blev afvist, da afdelingen havde travlt med deres cykelløb Bornholm Rundt. Afdelingen bidrog med kr. 10.000 til dækning af transport- og hotelomkostninger m.m. Af andre arrangementer kan nævnes Science Bike Tours, der løber af stablen 22. juni i København med deltagelse af mere end 100 mennesker. Det er Euro Science Open Forum og Wonderful Copenhagen der har entreret med Cyklistforbundet til at arrangere temature med forskere som guider. Måske en ide til lokalafdelingerne? Generelt god ide, at være opsøgende i forhold til konferencer o.lign., hvor vi kan bidrage. Vi har også udviklet et kort til Københavns cykelinteresserede turister med information om interessante cykelforretninger m.m. Side 3 af 9

På baggrund af spørgsmål fra HB, berettedes endvidere, at vi er i gang med at udvikle en ny webbutik og at den forventes klar til efteråret. Deltagelse i Velo-City Global, Folkemøde samt uventede udskiftninger i ledelsen har forsinket det igangsatte strategiarbejde. a. Direktørens Kvartalsrapport Se bilag. Enkelte spørgsmål til møder og efterspørgsel af, at nogle særlig vigtige møder highlightes. Det blev endvidere aftalt, at sekretariatet fremsender evalueringen af GO-Bike cyklerne. b. Velo-City 2014 Se bilag. 7. Orientering fra landsformand Jette henviser til Formandens dagbog (tidligere udsendt). I juni har Jette endvidere uddelt præmie til det vindende hold i VCTA. Det var et hold i Odense, der vandt hovedpræmien. 8. Økonomi: Se bilag. Spørgsmål til de øgende kontingentomkostninger, som skyldes, at vi har sendt et brev til alle medlemmer med oplysninger om generalforsamlinger lokalt. Præcisering af, at 1.5 mio. kr. af kontingentmidlerne går direkte tilbage til afdelingerne i form af tilskud til de enkelte afdelinger, udvalgsarbejde, landsmøde m.m. Fondsansøgninger Se bilag. Det præciseres at der har været afholdt møde med Nordea-fonden, og at vi nu er i gang med at kvalificere vores ansøgning bl.a. med inddragelse af en landsskabsarkitekt samt dialog med kommuner. Der har endvidere været dialog med Realdania med henblik på at kvalificere projektet. 9. ECF AGM og studietur Se bilag. Bestyrelsen bør tage stilling til, hvor tit og hvor ofte, man skal på studietur under Side 4 af 9

hensynstagen til de stramme økonomiske rammer. Vigtigt at vi også er opmærksomme på de fransktalende lande. Klaus deltog i CEO-møde i Dublin. Enkelte HB-medlemmer udtrykte ønske om at komme til AGM-møde hvert år. Evt. med delvis egenfinansiering. Derudover var der et ønske om at deltage i planlægningen af de kommende AGM-møder. Jette har dialog med Kevin Mayne fra ECF om HBs deltagelse i AGM og anvendelse af HBs resurser. 10. Den nationale cykelkonference Evaluering udleveret (fortrolig) Stor tilfredshed for Cykelkonferencen i Vejdirektoratet og blandt deltagerne jf. evaluering. Vejdirektoratet overvejer pt. om der skal gennemføres Cykelkonference i 2015 eller først i 2016. 11. Cyklistforbundets kampagner Se bilag. Der har været afholdt en intern og en ekstern workshop om VCTA med deltagelse af bl.a. Annabel fra HB. Feedback er bl.a., at vi skal bevare det gode i kampagnen. Men der er også et ønske om at forny hjemmesiden med mere gamification. Ønske om bedre og større præmier. Diskussion om afskaffelse af holdkaptajn-rollen til fordel for en administratorrolle. Struktureret tilgang til de meget store virksomheder salgsbesøg m.m. Brug humor i kampagnen! Vi er lidt for pæne. De foreløbige planer for VCTA 2015 forventes udviklet i løbet af sommeren, og præsenteres på det kommende HB-møde. 12. Øvrige meddelelser Fra Redaktionsudvalget Møde i Redaktionsudvalget onsdag den 18. juni i redaktionen om det seneste nummer. Konstruktive artikler om højresvingsulykker og cykling i yderområderne. Fra Hverveudvalget Der har været afholdt hverveworkshop den 10. juni med deltagelse af Annabel, Jette, Mike og Bjarne fra HB. På baggrund af workshop er der tilbudt medlemskab til Cyklistforbundet til reduceret pris (100 kr.) til deltagere i VCTA-kampagnen. Derudover er callcentret i gang med at ringe rundt til holdkaptajner og minde om tilbuddet. Udbyttet viser sig desværre ret begrænset - ca. 30 medlemmer. Fra andre Side 5 af 9

Mike er på udkig efter nye medlemmer til Statistikudvalget. Supercykelstiudvalget har været i kontakt med den moderator, der afholdt workshop i Adelaide om supercykelstier. Henrik har desuden været til møde med Supercykelstisekretariatet sammen med Jakob fra sekretariatet. Der planlægges workshops med lokalafdelinger i efteråret. Forbrugerudvalget er lukket ned og Mogens Dybdal tilbydes plads i Butiksudvalget, der har erstattet dele af Forbrugerudvalgets opgaver. Jette skriver til Mogens. Punkter vedrørende strategi: 13. Medlemsstatistik Mike orienterer om, at han har indsendt ny befolkningsstatistik til Hanne, der vil blive indarbejdet i de fremtidige statistikker. 14. Firmamedlemskaber Se bilag. Keep it simple, test og lær lød rådet fra WWF ved hverveworkshoppen den 10. juni. HBs feedback på firmamedlemsskab er, at det er godt med graduering af medlemskab. Husk at tænke over målgrupper. Lav forsøgsordning. Fjern mulighed for artikel i Cyklister som del af firmamedlemsskab. Og endelig: Tænk firmamedlemsskab som del af CSR-branding. Dette arbejde iværksættes af marketingskonsulenten. 15. Strategiske partnerskaber Se bilag. Vigtigt at vi husker at tænke fordele for begge parter. Eksempler på partnerskaber kunne være Danske Cykelhandlere, DSB. Dobbeltmedlemsskaber med Ældresagen eller Danmarks Naturfredningsforening. Spændende med børneklub. Punkter til debat: 16. Udvalg og arbejdsgrupper Se bilag. Udvalgsarbejde har historisk set været et supplement til sekretariats arbejde. Men hvordan gør vi det bedst muligt i dag? Stort set alle bakker op om ideen om workshops, der kan inkludere flere og engagere nye medlemmer - herunder også de yngre. Med workshops kan man invitere en god moderator eller en ekspert udefra. Nogle ser det dog kun som supplement til udvalg f.eks. som indgang til et nyt udvalg. Forslag om, at sekretariatet kun deltog i workshops, men ikke i udvalgsarbejdet. Det fremtidige udvalgs- Side 6 af 9

arbejde/workshops bør drøftes på Landsmødet. Desuden skal SKYPE-adgang afprøves ved næste workshop/møde med relevans for HB-medlemmer 17. Position papers Se bilag. Position papers er tænkt som et organisk dokument, der kan justeres løbende. Feedback fra HB om, at notatet om cyklen og kollektiv transport bør opdeles i to; Cykelparkering og Kombinationstransport. Position papers skal kunne laves som print f.eks. på én side, så vi kan have dem med til aktiviteter o.lign. Gerne et position paper om børnetransport/institutioner. Større pakke af position papers vil være klar til næste HB-møde. Position papers vil blive fremlagt på Landsmøde som afløsning for arbejdsprogram. 18. Landsmøde 2014 Der er udarbejdet budget ud fra 140 gratis pladser til landsmøde. Som input til aktiviteter på Landsmøde foreslås workshops om afdelingsarbejdet med cases fra f.eks. Bornholmsafdelingen (aktiviteter; cykelløb), Silkeborg afdelingen (kommunikation), Københavns afdelingen (lokalpolitisk arbejde), Århus afdelingen (rekruttering af yngre medlemmer), Viborg afdelingen (ansøgninger til fonde). Vigtigt at landsmødet er så lidt formalistisk som muligt. Godt at afdelingerne kan inspirere hinanden. Debat om hvorvidt der skal være en taler på landsmødet og om denne skal være debatskabende, rygklappende, inspirerende, sjov etc. Forslag om Thomas Johnsen (Danske Cykelhandlere) eller Thomas Møller Thomsen (FDM). Sekretariatet arbejder videre med Landsmøde og fremlægger oplæg til drøftelse på næste HB-møde. HB sender input til talere eller cases fra afdelinger. 19. Retshjælp Se bilag. Vores frivillige retshjælp advokat Flemming Funch går på pension i efteråret. Vi har modtaget et oplæg fra advokat Lars Wilfert, der også er en del af den frivillige retshjælp omkring de økonomiske forhold vedr. frivillig retshjælp. Drøftelse om retshjælpsfunktionen i dag og fremadrettet. Nogle af dem, der kontakter retshjælpen er muligvis ikke medlemmer, men har meldt sig ind efterfølgende. Men hvor mange drejer det sig om? Og hvilket behov er der i dag for retshjælp? Forslag om finansiering af retshjælpsfunktionen via erstatninger f.eks. at Cyklistforbundet får en procent af den erstatning, som medlemmet får i erstatning. Klaus kontakter vores advokat Peter Kirkegaard for at høre nærmere om de juridiske aspekter i forhold til gratis retshjælp. Sagen drøftes på næste HB- Side 7 af 9

møde. 20. Højresvingsgruppen Se bilag. Det blev besluttet, at der skal være en fra sekretariatet til stede ved møderne i Højresvingsgruppen fortrinsvis direktøren. Der skal opdateres oplysninger om Højresvingsgruppen på hjemmesiden. Andre punkter 21. Eventuelt Klaus berettede om, at vi er i proces med spørgsmålet om antallet af børn i ladcykler. Vi vil tage spørgsmålet op med Transportministeriet, idet spørgsmålet er en del af udstyrsbekendtgørelsen. Der har været afholdt Store Cykeldag den 15. juni. Næstformanden var i DRTV om Store Cykeldag og senere i Nordjyllands Radio om cyklistadfærd. Politi-app hvor man kan tjekke stelnummer er lanceret. Cykelmedtagning med togbusser bør prioriteres af sekretariatet. Det er et problem, at man ikke kan få sin cykel med togbusserne. Klaus vil bringe spørgsmålet op ved planlagt møde med DSB s direktør Jesper Lok i august. Samarbejde med Kirkefondet eksempel på et anderledes, men meget positivt partnerskab. 22. Opfølgningspunkter fra dette møde 1) I referatet fra sidste møde står der, at der vil være et kommissorium for PR-og hverveudvalget til godkendelse i HB. Det er den gældende procedure, men udarbejdelse af kommissorium for PR- og Hverveudvalg afventer den fremtidige struktur for arbejdet i det nuværende PR- og hverveudvalg. 2) Sekretariatet fremsender evaluering af GO-BIKE (er sket). 3) Jette fortsætter dialog med Kevin Mayne fra ECF om HBs deltagelse i AGM og anvendelse af HBs resurser. 4) SKYPE-adgang afprøves ved næste workshop/møde med relevans for HBmedlemmer. 5) Workshop og/eller udvalgsarbejde diskuteres på Landsmødet. 6) Sekretariatet præsenterer en større pakke af position papers til næste HB-møde. Side 8 af 9

7) Sekretariatet arbejder videre med landsmødeplanlægning. HB opfordres til at komme med input til workshop m.m. Præsenteres på næste HB-møde. 8) KB præsenterer de juridiske aspekter i forhold til retshjælp på næste HB-møde. 9) Opdatering af spejlgruppe/højresvingsgruppen på hjemmeside (er sket). 10) De foreløbige planer for VCTA 2015 præsenteres på det kommende HB-møde. 11) Mogens Dybdal tilbydes plads i Butiksudvalget, der har erstattet dele af Forbrugerudvalgets opgaver. Jette skriver til Mogens. 12) Der skal numre/punkt på de vedlagte bilag. 13) Videre diskussion om HB s rolle ift. sekretariatet og udvalgsarbejdet brugen af frivilligt arbejde. 14) Cykelmedtagning i togbusser tages op med DSB-direktør Jesper Lok til møde i august. 15) Sekretariatet arbejder på at få ændret lovgivningen vedr. antallet af børn i ladcykler (er i proces). 23. Evaluering af mødet, herunder effektivisering Godt og effektivt møde. Ønske om at vi starter mødet 10.30 næste gang og slutter 16.30. Tilfredshed med frokosten. Ny form for dagsorden opdelt med beslutningspunkter, orienteringspunkter og debatpunkter fungerer godt. Fortsæt med det. HB-tid skal bruges på at snakke strategi i stedet for, at gentage hvad sekretariatet allerede ved og er på forkant med. Næste møde lørdag den 30. august 2014 kl. 10.30 16.30. Bemærk at der samme dag afvikles åbning af ABC-kampagnen på Israels Plads. Side 9 af 9