Vejledning i brug af DMUs WebVPN system for ansatte og studerende Instructions in the use of DMU s WebVPN system for employees and students Bernhard Fabricius, IT-afdelingen Version 2, 2009-05-28 (RDP & Internet Explorer 8/Windows XP) Tilmelding For at få adgang til WebVPN systemet skal der udfyldes en Aftale om VPNadgang for ansatte og studenter som findes på intranettet (Bazaren). Aftalen skal underskrives af Forskningschefen (eller Sektionslederen) og skal indeholde brugerens mobil-telefonnummer (det er underordnet om det er en DMU-mobil eller brugerens private telefon). Videre skal der tages stilling til hvilken portal man ønsker. Langt de fleste vil kunne vælge standard-portalen for den pågældende afdeling. Formularen afleveres i IT-afdelingen. Signing up In order to get access to the WebVPN system, the form Agreement on VPN access for employees and students (found on the intranet Bazaren ) must be filled in. The form must be signed by the Head of Department or Section and must include the user s mobile phone number (it can either be a DMU-issued mobile or a private one). Further, a decision must be made as to which portal is required. Most users can select the standard portal for his or her department. The form is then handed in to the IT department. Før brug af systemet Systemet kan bruges fra maskiner i hele verden også maskiner, som man ingen kontrol har over. Men hvis det er muligt anbefales det at sørge for at maskinens virusbeskyttelse er up-to-date, at alle kritiske opdateringer til operativsystemet er installeret og at maskinens JAVA er den nyeste tilgængelige (opdateringer hentes fra http://www.sun.com). Before using the system The system can be used for computers all over the world including computers over which you have no control at all. But if at all possible, we recommend that the anti- 1
virus software is current and that all critical updates have been installed. Further, it is highly recommended to ensure that the JAVA platform is up-to-date. (Updates may be found at http://www.sun.com). Forbindelse til systemet For at logge ind skrives vpn.dmu.dk i Web-browserens adresselinie. De fleste browsere kan bruges, men der er mest funktionalitet og færrest problemer med Internet Explorer version 7 eller nyere. Bemærk at der automatisk skiftes fra http til https og at der vises en hængelås (sikker forbindelse). I felterne Username og Password skrives de samme som på DMUs net. Group skal være Browser-access som vist. Klik på Login. Connecting to the system To log in, type vpn.dmu.dk in the address bar of the Web-browser. Most browsers can be used, however to maximize functionality and minimize problems we recommend Internet Explorer 7 or newer. Note the automatic change from http to https and the pad-lock (secure connection). Use the same values in Username and Password as you would internally on DMU s network. Group should be Browser-access as shown. Next click on Login. 2
Engangspassword I løbet af nogle øjeblikke kommer der en (Flash) SMS med et engangspassword. Det er på seks tegn (tal og små bogstaver) og skal skrives i Response feltet. Klik Continue Note 1: En lille bug i software gør at du selv skal sætte fokus på Response feltet ved at klikke der. Vi håber meget at fejlen bliver rettet snart! Note 2: Navnlig i udlandet kan det tage nogen tid før SMS en kommer. Systemet er sat op til at være meget tålmodigt, men kun hvis du også er det hvis du begynder forfra med brugernavn og password risikerer du at den SMS du omsider modtager passede til den foregående session! Note 3: En Flash SMS dukker op på telefonen uanset om den er låst op eller ej og lagres ikke. One-time password Within a few moments a (Flash) text message (SMS) will arrive with a one-time password. It is made up of six characters (numbers and lowercase letters) and should be typed in the Response field. Next click Continue. Note 1: Due to a minor bug in the software, you have to set focus in the Response field yourself by clicking on it. We hope this will be corrected soon. Note 2: It may take some time, especially when abroad, before the text message arrives. The system is configured to be very patient, but only if you are too if you start over with username and password, you run the risk that when the text message finally arrives, it will match the previous session! Note 3: A Flash SMS appears on the telephone even when it is locked and is never stored. 3
Portalen Efter succesrigt login vises en portal med de muligheder, dit brugernavn er sat op til. Det kan variere fra bruger til bruger og fra afdeling til afdeling, men som standard er der adgang til Bazaren (Intranettet), Outlook Web Access (E-mail) og fjernskrivebord til terminalserveren DMUWTS. Funktioner og begrænsninger beskrives på de følgende sider. Note: Vi benytter i videst muligt omfang single sign on således at brugernavn og password kun skal skrives ved login til portalen. Skulle der blive afkrævet et brugernavn og password er det de samme som skal bruges The portal On completion of a successful login sequence, a portal will be shown with the options available to your username. The content may vary between different users and departments, but the standard option includes access to Bazaren (The intranet), Outlook Web Access (e-mail) and a remote desktop connection to the DMUWTS Terminal Server. Functionality and limitations are described on the following pages. Note: We use single sign on whenever possible so you only need to type your username and password during the portal logon. Should you be prompted for a username and password then use the same values. 4
Intranettet og navigationsmenuen Adgangen til Bazaren vises her. Linket til tidsregistreringen virker kun på Internet Explorer. Navigationsmenu flyder over siden og kan flyttes frem og tilbage (dobbeltpile) hvis den er i vejen. Man kan komme tilbage til portalen (hus-knappen) eller afslutte sessionen (rød ring med hvidt kryds) fra menu-baren. Note: Navigationsmenuen virker ikke stabilt på Google Chrome browseren brug browserens egen tilbage knap for at returnere til portalen. The Intranet and the navigational menu Access to Bazaren is shown here. The link to the time sheet only works on Internet Explorer. The Navigational menu floats over the page and may be moved forth and back (double-arrows) if it is in the way. You may return to the portal (house-button) or end the session (red ring with white cross). Note: The navigational menu does not work well on the Google Chrome browser use the browser s own back button to return to the portal. 5
Outlook Web Access på Internet Explorer WebVPN systemets primære formål er adgang til e-mail, og på Internet Explorer anvendes den fulde Outlook Web Access (OWA) som ligner Outlook klienten meget. Takket være single sign on bliver du ikke afkrævet brugernavn og password når du starter OWA. Note: De få forskelle mellem OWA og Outlook f.eks. antallet af beskeder som vises ad gangen - kan virke forvirrende, og det anbefales at prøve OWA systemet grundigt. Det er ikke muligt at tilgå andres kalendere. Outlook Web Access on Internet Explorer The primary purpose of the WebVPN system is access to e-mail. Internet Explorer can utilize the full Outlook Web Access (OWA) which strongly resembles the Outlook client. Thanks to single sign on, you will not be prompted for username and password when starting OWA Note: The few differences between OWA and Outlook e.g. the number of messages shown at any one time may confuse, and we recommend testing the OWA system thoroughly. It is not possible to see other people s calendars. 6
Outlook Web Access Light på andre browsere På andre browsere end Internet Explorer starter portalen en light udgave af OWA som mere ligner almindelige web-mail systemer og mangler en del af den fulde OWAs funktionalitet. Den er dog udmærket til helt almindelig e- mail håndtering. Note 1: Det anbefales at øve sig i OWA-Light klienten da det ofte vil være den man får gennem kiosk-pc er og lignende. Note 2: Kun Internet Explorer og Firefox er officielt supported, men vi har set glimrende resultater også på Google Chrome og Apple Safari. Outlook Web Access Light on other browsers On browsers other than Internet Explorer, the portal will start a light version of OWA. It more resembles ordinary web-mail systems and is lacking some of the functionality of the full OWA. It is nevertheless perfectly adequate for ordinary e- mail handling. Note 1: It is recommend to practise on the OWA-Light client since that will often be the version provided in PC-kiosks and the like. Note 2: Only Internet Explorer and Firefox are officially supported, but excellent results have been seen on Google Chrome and Apple Safari. 7
Fjernskrivebord Hvis der er behov for adgang til andet end Intranet og E-mail kan man starte et fjernskrivebord mod terminalserveren DMUWTS. Det kan enten køre i et browservindue, eller som vist i fuld skærm ved at klikke på Full Screen knappen. Brugernavn og password skal ikke angives igen og man har adgang til sine netværksdrev, alle sædvanlige programmer, sin lokale printer osv. Note 1: Den første gang klienten startes skal der installeres nogle komponenter se appendiks. Note 2: Fjernskrivebordet virker kun godt med ActiveX på Internet Explorer. JAVA versionen til andre browsere er ikke understøttet af IT-afdelingen. Den må gerne bruges, men vi hjælper ikke! Note 3: Man skal melde http://vpn.dmu.dk og https://vpn.dmu.dk ind i browserens zone med Trusted sites for at få Fjernskrivebord til at virke med Internet Explorer 8 på Windows XP Remote Desktop If access to more than the Intranet an e-mail is required, the Remote Desktop to the DMUWTS terminal server may be started. It can either be run within the browser or in full screen mode, as shown, by clicking on the Full screen button. Log on is through single sign on (no prompt for username and password) and access is provided to your network drives, all usual programs, your local printer and so on. Note 1: The first time the client is started, some components need to be installed see appendix. Note 2: The Remote Desktop only works well with ActiveX on Internet Explorer. The JAVA version for other browsers/platforms is not supported by the IT Department. Feel free to use it, but don t ask for help! Note 3: You must add http://vpn.dmu.dk and https://vpn.dmu.dk to the browser s Trusted sites zone in order to make Remote Desktop work with Internet Explorer 8 under Windows XP 8
Logout Fjernskrivebordsessions sluttes med den røde Log-off knap (gul på ældre terminalservere). Man kan afslutte WebVPN sessionen med den røde ring med krydset i navigationsmenuen eller den røde firkant med krydset på selve portalen. Der vises et afslutningsbillede og det anbefales at lukke browseren og slette cachen hvis man kan. Logout The RDP session is ended by clicking the red Log-off button (yellow on older terminal servers). You can end the WebVPN session by clicking the red circle with the white cross in the navigational menu or the red square with the white cross on the portal itself. A closing picture is show and it is recommended that you close the browser and clear the cache if you can. 9
Appendiks: Første brug af klienten til Fjernskrivebord Modsat Intranettet og OWA, som er simple browser-vinduer, kræver Fjernskrivebordet nogle browser-udvidelser for at virke. Disse hentes første gang man klikker på ikonet, og der skal svares på advarsler og udføres en række handlinger før det virker. Det kan virke overvældende, men efter den første gang er der højst en enkelt sikkerhedsadvarsel at tage stilling til. Generelt kan man med sindsro ignorere advarsler om fejl i signaturer og sige ja til at installere/enable komponenter. Først skal der installeres en Port Forwarder fra CISCO. Der kommer en advarsel i toppen af browseren: Klik og vælg at installere den. Nu kommer en advarsel om at signaturen er forkert: Vælg Always trust og klik på Run. Det giver endnu et vindue: Vælg Install det var faktisk det vi ville. 10
En ballon i bunden af browseren dukker nu atter op med besked om at en add-on er disablet. Højre-klik på tandhjulet: Peg på den manglende komponent Microsoft Terminal Services Client Control (redist) og klik på Enable. Den hopper nu ned i listen af Enabled e udvidelser og man kan klikke OK. Dette udløser en advarsel om at man måske skal genstarte, men dette kan ignoreres. 11
Det starter dog ikke klienten og browser-siden med JAVA funktioner virker heller ikke, men man kan dog nemt komme tilbage til portalen med browserens egen tilbage funktion: NU kan man starte fjernskrivebordet igen, og denne gang skulle man kun få advarslen: Klik Connect og du er inde! Ved at melde http://vpn.dmu.dk og https://vpn.dmu.dk ind i browserens zone med Trusted sites og eksperimentere med ActiveX opsætningerne for denne zone kan man også slippe af med denne advarsel, men det vil ITafdelingen ikke blande sig i! 12
Appendix: First use of the Remote Desktop client Unlike the Intranet and OWA, which are simple browser-windows, the Remote Desktop requires certain browser-extensions to work. These are downloaded the first time the RDP icon is clicked and you need to answer a number of prompts and change some settings. The tasks involved may seems overwhelming, but after this first run only a single security warning remains on subsequent use. In general, warnings about signature errors may safely be ignored and request to install or enable components safely be confirmed. First the Port Forwarder from CISCO is installed. A warning appears at the top of the browser: Click and choose to install. Next a signature warning appears: Choose Always trust and click on Run. This results in yet another window: Choose Install that is actually what we wanted to do! 13
A balloon text at the bottom of the browser now reappears with a message that an add-on is disabled. Right-click the cog: Select the disabled component Microsoft Terminal Services Client Control (redist) and click on Enable. It now moves to the list of enabled components and you click OK, This spawns a warning that you may have to restart the browser ignore ( OK ).. 14
This will not, however, start the client and the browser page is full of nonfunctioning JAVA links, but you can easily return to the portal page by means of the browser s own navigational buttons: NOW the RDP session can be restarted and this time all you ll get is this warning: Click Connect and you re in! Note: By adding http://vpn.dmu.dk and https://vpn.dmu.dk to the browser s Trusted sites zone and experimenting with the ActiveX settings of this zone you may get rid of even this warning, but the IT Department will not be involved in this. 15