REFERAT Dialogmøde 2011 Boligselskabet for Høng og Omegn Dato: 2. november 2011 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Forretningsfører Britta Skiber Rune (BSR) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. Kommunen tilkendegav, at vi håber formanden for boligorganisationen også deltager fremover. 2. Orientering fra kommunen. BDA redegjorde for styringsdialogen og bemyndigelser i Kalundborg Kommune samt ændringer i forhold til sidste år. 3. Gennemgang af styringsrapporten. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Nej B. Gennemgang af boligorganisationen. 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Renovering af gamle afdelinger. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Nye tiltag for besparelser i regnskabsudarbejdensen. Boligorganisationen orienterede om, at udgifterne til revisor bl.a. er nedsat betydeligt, fordi boligorganisationen nu selv udskriver regnskabet m.v. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 1/5
Boligorganisationen har haft skiftende regnskabsmedarbejdere i de seneste år, hvilket ligeledes har medført ekstraordinær oplæringstid m.v., nu er der ansat en erfaren bogholder. Administrationsbidrag ligger højere end benchmark (rød markering). Der har ikke været sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret. Kommunen: Ovennævnte tages til efterretning, herudover har vi konstateret, at der er fejl i boligorganisationens stamoplysninger i Landsbyggefonden vedrørende lejemålsoplysninger/lejemålsenheder, ligesom de anførte lejemålsoplysninger i det indberettede regnskab ikke er identisk med det indberettede til Landsbyggefonden. Forkerte lejemålsoplysninger medfører forkerte oplysninger i bl.a. nøgletallene i styringsrapporten. at der er opkrævet bidrag pr. lejemålsenhed til dispositionsfonden på trods af, at den disponible dispositionsfond overstiger maksimumbeløbet jf. driftsbekendtgørelsen 40. at den disponible dispositionsfond ikke er indberettet, hvilket medfører fejl i styringsrapporten. at der mangler lovpligtig note/specifikation i regnskab og spørgeskema vedrørende konto 305.6, tilgodehavende andre debitorer. at afvikling af underskud mangler at blive afgivet på spørgeskemaet. Ovennævnte forhold blev drøftet, og boligorganisationen følger op på disse. 2) Ledelse og beboerdemokrati : ledelse og beboerdemokrati: At få lejere til at deltage aktivt i beboerdemokratiet. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Informationsmøder. Bestyrelsen har i det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger. Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Intet anført. Der er ingen ledige boliger pr. ultimo regnskabsåret. Kommunen: Den procentvise opgørelse/fordeling over udlejningen (venteliste, kommunal anvisning, fleksibel udlejning, kombineret udlejning og annoncering) er forkert, da grundoplysninger fra de enkelte afdelinger er indberettet forkert. Blev drøftet. Rettes til næste år. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status : nybyggeri- og renoveringsaktivitet: At få godkendelse og støtte fra Kalundborg Kommune. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Henvendelse til Kalundborg Kommune om grunden på Slagelsevej og Østergade. Boligorganisationen redegjorde for et behov for flere almene boliger i Høng, og om et aktuelt projektforslag, som snarest vil blive fremsendt til kommunen. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 2/5
Boligorganisationen redegjorde for afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer: afd. 2 Hedvigsgade/Kathrinevej/Marievej/Ingesvej: Renovering af toiletter. afd.3 Ingesvej: Plantning af hække og opsætning af nye postkasser. afd. 9 Sofievej: Tagrenovering, efterisolering og vedligholdelsesfrie skurer og gavle. afd. 17 Marievej: Køkkener renoveres i 2012. Status for de igangværende renoveringssager med støtte via Landsbyggefonden er: afd. 6, Centerparken: Afventer skema A afd. 10, Fuglereden (kapitaltilførsel): Afventer skema C afd. 11, Glentevej: Afventer skema A C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne : Henlæggelser til vedligeholdelse: afd. 3 Ingesvej: Årlige henlæggelser ligger under benchmark, men opsparede henlæggelser ligger over. afd. 9 Sofievej: Årlige henlæggelser ligger under benchmark, men opsparede henlæggelser ligger over. afd. 14 Jensine Madsens Vej: Årlige henlæggelser ligger under benchmark, men opsparede ligger lidt over. afd. 15 Monrads Have/Møllevej: Årlige henlæggelser ligger under benchmark, men opsparede ligger over. afd. 21 Borrehaven: Årlige henlæggelser ligger over benchmark, men opsparede ligger meget over. Fraflytningsprocent: afd. 15 Monrads Have/Mølle: Høj fraflytningsprocent vedrører ældreboliger (rød markering) afd.18 Hovedgaden: Høj fraflytningsprocent vedrørende familieboliger (rød markering) Opsamlet underskud: afd. 10 Fuglevænget: Underskud p.g.a. udgifter til renoveringsprojekt indtil lånet hjemtages. afd.11 Glentevej: Mange fraflytninger belaster afdelingens økonomi. Flerårige overskud: afd. 1 Ingesvej/Marievej (gul markering) afvikles over 3 år iflg. revisor. afd. 18 Hovedgaden (gul markering) afvikles over 3 år iflg. revisor. afd. 19 Kulbyvænget (gul markering) afvikles over 3 år iflg. revisor. Herudover har revisior bemærkninger og henstillinger til styrkelse af: henlæggelserne til vedligeholdelse i afd. 1, 6, og 11 henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning i afd. 11 henlæggelser til fraflytninger i afd. 10, 11 og 17. De enkelte afdelinger blev drøftet. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde : På sidste års dialogmøde blev det aftalt, at boligorganisationen skulle udfærdiger ny vedtægt i.h.t. almenboligloven og fremsendes til kommunen, men dette er endnu ikke sket. Ny aftale indgået. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 3/5
4. Drøftelse af eksisterende udlejningsaftale med kommunen Nuværende aftale er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 28. november 2007. Kommunen: Der er behov for ny udlejningsaftale. Kommunen er p.t. i gang med en gennemgang af samtlige vores udlejningsaftaler. Kommunen forventer at kunne melde mere generelt ud herom på fællesmødet i februar 2012. Såfremt der tænkes indført en standard formular for udlejningsaftaler tilbyder BSR at deltage i udarbejdelsen. BDA og HP orienterede om kommunens igangværende gennemgang af ældre- og ældrevenlige boliger m.v., herunder at det muligvis kan forventes, at kommunen vil opsige de nuværende ældrevenlige familieboliger med 100% anvisning. Kommunen har svært ved at visitere til afd. 15, som består af 16 familieboliger (Møllevej) med 100% anvisning og 17 ældreboliger (Monrads Have). Boligselskabet er positiv overfor en ommærkning af de 17 ældreboliger til familieboliger. 5. Drøftelse af drift- og vedligeholdelsesplaner samt forvaltningsrevisionen Der er revisorbemærkning i regnskabet, at enkelte drifts- og vedligeholdelsesplaner ikke har været opdateret i årevis. Dette blev drøftet. BSR er ikke enig heri og er i dialog med deres revisor herom. Kommunen forholder sig hertil ved vores bemærkninger til regnskabet. Der er revisorbemærkninger til forvaltningsrevisionen vedrørende manglende fastsættelse af målsætninger, hvor revisor har anført, at det bør have en meget høj prioritet. Britta oplyser, at forholdet nu er bragt i orden, hvilket kommunen har taget til efterretning. 6. Regnskabet for 2010 : Regnskabet for 2010 er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tog regnskabet til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har påtalt, at der er opkrævet ulovligt til dispositionsfonden jf. driftsbekendtgørelsen 40. Vi har påtalt, at de lovpligtige DV-planer skal ajourføres, at der skal budgetlægges herefter jf. driftsbekendtgørelsen 61 og 62. Vi har påtalt, at henlæggelser til vedligeholdelse bør styrkes, specielt i afd. 1,6 og 11. Vi har påtalt, at henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning bør styrkes, specielt i afd. 11. Vi har påtalt, at henlæggelser til fraflytninger bør styrkes, specielt i afd. 10, 11 og 17. Kommunen forventer, at ovennævnte forhold snarest vil blive bragt i orden. 7. Eventuelt : Boligorganisationens bestyrelse ønsker ikke at fusionere med andre boligorganisationer. Der arbejdes løbende med muligheder for sammenlægning af afdelinger. HP oplyste, at de vurderede ventetider i afdelingsskemaerne hentes automatisk fra www.danmarkbolig.dk, Det er derfor vigtigt, at disse er korrekte. Det er i.h.t. almenboliglovens 64 lovpligtigt for boligselskabet at indberette hertil. 8. Næste dialogmøde 2012 : Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 30. november 2011. Styringsrapporten indberettes snarest muligt efter 1. januar 2011, når systemet er klar. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 4/5
KONKLUSION : Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Styrkelse af henlæggelserne Ajourføring af stamoplysninger i LBF Ajourføring af DV-planer og budget herefter Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Boligorganisationen udfærdiger ny vedtægt jf. almenboligloven og fremsender til kommunen. Nærværende referat godkendes af Boligselskabet for Høng og Omegn Kalundborg Kommune den 20 / 12-2011 den 19 / 12-2011 Forretningsfører Britta Skiber Rune Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (sign. underskrift) (sign. underskrift) (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 5/5