REFERAT. Dialogmøde 2013 Boligselskabet Alliken. 1. Velkomst. 2. Gennemgang af styringsrapporten

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2013 Boligselskabet Alliken Dato: 19. juni 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Maja Hansen Markedschef Bent Gordon Johansen; Domea Driftschef Anders Hornehøj, Domea Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. Det var første gang, at såvel markedschef Bent Gordon Johansen og driftschef Anders Hornehøj deltog. Bent Gordon Johansen blev driftschef for Boligselskabet Alliken sidste år, og driftschef Anders Hornehøj har nu overtaget. 2. Gennemgang af styringsrapporten Dette er det 1. år med én samlet styringsrapport for boligselskabet Alliken efter fusionen, hvilket indebærer, at der ikke er tal til sammenligning fra tidligere år. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : ja, Afd , Klosterparken/Sct.Olaigade: Angivet i styringsrapporten: Selskabet har tidligere fremsendt en anmodning til kommunen om at småsten i gårdrummet fjernes og udskiftes med flis, da man i bebyggelsen er plaget af gener fra forbipasserende, der smider sten mod bygningen. Selskabets kommentarer på mødet: Problemet i mellemtiden er løst. Afd , Midtbyen: Angivet i styringsrapporten: Huslejen er for høj, og der ses derfor begyndende udlejningsvanskeligheder. Boligerne ligger meget spredt uden egentlig fællesskab. Det bør overvejes, hvorvidt husene bør sælges. Selskabets kommentarer på mødet: Huslejen i de store lejligheder (4-vær) i Vægtergangen er nu nedsat med kr./md. med støtte fra selskabet. Herudover bliver der snart iværksat forskellige vedligeholdelsesarbejder i.h.t. drifts- og vedligholdelsesplanen. Endelig vil selskabet drøfte med afdelingen, hvorvidt det vil være hensigtsmæssigt at opsætte reklameskilt, så man kan se at det er Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 1/7

2 Boligselskabet Alliken, som ejer bygningerne. Alle disse tiltag forventes at fremme udlejningen. Der er p.t. 2 tomme boliger (4-vær) i afdelingen. Selskabet oplyser, at der ingen planer er vedrørende salg af huse i afdelingen. Afd , Årby: Angivet i styringsrapporten: Vejproblematik ved fællesvej til bebyggelsen ved Årbygade. Selskabets kommentarer på mødet: Problemet er i mellemtiden løst Boligselskabet og kommunen drøftede muligheden for at sælge de 5 ældreboliger, som er beliggende i Årby bag det tidligere plejehjem. Boligselskabet vil arbejde videre med at forsøge muligheden. Kommunen har svært ved at visitere til boligerne se tillige punk 7 b) B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Selskabet har ingen bemærkninger i styringsrapporten. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Selskabet har ingen bemærkninger i styringsrapporten. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Arbejdskapital, kr. pr. lejemål Der har i regnskabsåret i alt været 1 sager i Beboerklagenævnet, heraf ingen tabt. Kommunen påtalte, at selskabet har det højeste administrationsbidrag her i kommunen, hvilket selskabet er klar over. Maja Hansen understreger, at eftersom selskabet er et lille selskab, så har de ønsket at sikre en høj ekspertise fra administrator, hvilket naturligvis koster. Bent Gordon Johansen tilføjer, at en af årsagerne bl.a. er, at der kom moms på administration. Domea har ikke til hensigt at blive billigst vedrørende administration, men de har en strategi om at gøre administrationsbidraget 20% billigere inden 2015, og fortsat yde en høj professionel administration. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Boligselskabet boliger er rimelig attraktive. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Selskabet har ingen bemærkninger i styringsrapporten. Bestyrelsen har ikke i det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 2/7

3 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 40,40 % (Teglhaven sidste år: 38,83 % - Domea sidste år: 85,71 %) Kommunal anvisning 49,49 % (Teglhaven sidste år: 56,79 % - Domea sidste år: 13,19 %) Fleksibel udlejning 0 % (Teglhaven sidste år: 0 % - Domea sidste år: 0 %) Kombineret udlejning: 0 % (Teglhaven sidste år: 0 % - Domea sidste år: 0 %) Annoncering 0 % (Teglhaven sidste år: 4,38 % - Domea sidste år: 1,10 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0 % (Teglhaven sidste år: 7,77 % - Domea sidste år: 0 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Boligorganisationen har ingen planer. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen bemærkninger i styringsrapporten. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd. 7002, Biblioteksgården: Afsluttet udskiftning af tagvinduer på 1. og 2. sal (boligerne), men finansieringen er endnu ikke faldet på plads. Kommunen spørger til finansieringen, idet kommunen den 9. september 2011 har godkendt låneoptagelse på kr. samt en lejeforhøjelse på 18,1 %, som kun vedrører boligdelen. Maja Hansen tilføjer, at det efterfølgende viste sig, at deres rådgiver havde regnet forkert vedrørende lejeforhøjelsen, idet biblioteket ved en fejl blev medregnet. Dette indebærer, at den egentlige lejeforhøjelse som følge af låneoptagelsen bliver meget højere. Denne tvist mellem selskab og rådgiver verserer stadig. Boligselskabet har påberåbt sig, at rådgiver dækker fejlen økonomisk, således at lejerne stadig får den ansøgte lejeforhøjelse på 18,1 %. Kommunen meddelte, at såfremt der sker ændringer, skal der afholdes et nyt afdelingsmøde, og ny ansøgning til kommunen, hvilket selskabet er enige i. Afd. 7009, Lundevej: Nedrivningen er næsten færdig, men det er blevet dyrere en budgetteret. Selskabet har indhentet 2 vurderinger fra ejendomsmæglere, som ligger på ca. 2 mill.kr. Grunden forventes snarest muligt at blive sat til salg. Salget var en af betingelserne for godkendelsen af nedrivningen til brug for finansiering af nedrivning og underskud. Afd. 7018, Klostermosen: Afsluttet anlæg af planlagte terrasser for alle lejlighederne. Der sker ikke lejeforhøjelse som følge heraf. Afd. 7025, Østbyen: Boligselskabet arbejder videre med renoveringsstøttesag i Landsbyggefonden. Der er udarbejdet nye helhedsplaner, således at der nu er 2 helhedsplaner, én for de to blokke på Nørre Alle, og én blokken på Holbækvej. De 2 projekter forventes herefter at blive udført i 2 etaper, hvor Holbækvej bliver den første. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 3/7

4 Boligselskabet roste det tætte samarbejde med kommunen Teknik og Miljø, v/jesper Handberg, som der har været i hele forløbet om helhedsplanerne. Boligselskabet orienterede bl.a. om, at den nye helhedsplan på Holbækvej udover renovering, vil omhandler nybygning af en tagetage, hvilket vil indebære en grundkapital fra kommunen. Der er endnu ikke noget økonomisk overblik over det samlede projekt, og det vides p.t. heller ikke, om der vil være behov for kapitaltilførsel. Boligselskabet afleverede kopi af den nye helhedsplan for Nørre Alle til kommunen, og eftersender den nye helhedsplan for Holbækvej. Boligselskabet oplyste, at de skal til møde i Landsbyggefonden vedrørende de 2 projekter/helhedsplaner i uge 26. Herudover medbragte boligselskabet en ny Visionsplan til Østbyen, Kalundborg, udarbejdet juni 2013, og som udspringer fra et samarbejde mellem Fællesorganisationens Boligforening, Vestsjællands Almene Boligselskab og Boligselskabet Alliken. De 3 boligselskaber ejer alle boligblokke typiske røde blokke med røde tegltag - i og omkring indfaldsvejen Nørre Alle. Det er p.t. ikke endeligt afklaret om de tre selskaber vil arbejde videre med en samlet plan. Det blev aftalt, at der fortsat er et tæt samarbejde om renoveringsstøttesagen i afd. 7025, Østbyen. Kommunen afventer at modtage helhedsplanen for Holbækvej. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (rød markering) vedrørende fraflytningsprocent: afd. 7003, Nyvangsvej/Sct. Jørgensbjerg: 28,57 % (2 familieboliger ud af 5) afd. 7009, Lundevej = 50 % ( 15 familieboliger ud af 30) afd. 7025, Nørre Alle/Holbækvej: 28,41 % ( 25 familieboliger ud af 88) afd. 7026, Midtbyen: 100 % (5 ungdomsboliger ud af 5) afd. 7051, Lochness/Årby: 46,67 % (7ældreboliger ud af 15) Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende henlæggelser til vedligeholdelse: afd. 7016, Præstehaven og afd. 7018, Klostermosen Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gul markering) vedrørende opsamlet underskud : afd. 7009, Lundevej Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal (gule og røde) vedrørende flerårige overskud : afd. 7003, Nyvangsvej/Sct. Jørgensbjerg afd. 7011, Skolevænget afd. 7015, Esbernhus afd. 7025, Nørre Alle/Holbækvej afd. 7026, Midtbyen afd. 7051, Årby De kritiske nøgletal blev kort drøftet. Kommunen påtalte, som det mest kritiske, at der gennemgående er meget store overskud i afdelingerne, se punkt 3. Den høje fraflytningsprocent skyldes primært små afdelinger. Det høje underskud i afd. Lundevej skyldes manglende lejeindtægter pga. den igangværende nedrivning. Henlæggelser er ikke foruroligende, men kommenteres samlet under punkt 3. Se tillige under punkt 3, regnskab. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 4/7

5 D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Aftalerne er overholdt. 3. Regnskab 2012 ( ) Regnskab 2012 ( ) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et overskud på kr., som overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2011/2012 ( ) 7001 Klosterparken/Sct. Olaigade , (Biblioteksgården) ,67 Klosterparkvej/Sct. Olaiparken 7003 Nyvangsvej/ Sct.Jørgensbjerg , Lundevej , Skolevænget , Kalundborgvej ,23 HOLBÆK kommune Esbernhus , Hestehavebakken/ Præstehaven , Klostermosen , Nørre alle/ Holbækvej , Midtbyen , Lochness og Årby ,91 Underskud i afd afvikles efter reglerne over højst 3 år. Underskud i afd. Lundevej vil blive afviklet indenfor 1 år. Revisor oplyser, at den opsamlede underskudssaldo på kr. vil indgå i den samlede likvidationsopgørelse i regnskab 2013 (2012/2013). Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Kommunen har noteret sig, at revisor oplyser, at henlæggelser til vedligeholdelse i alle afdelinger er tilstrækkelige til at dække de kommende års udgifter. Revisor anbefaler dog, at henlæggelserne øges i alle afdelinger, indtil de udgør kr. pr. lejemål. Henlæggelserne til vedligeholdelse er væsentlig under benchmark i afd. 7016, Præstehaven og 7018, Klostermosen. Kommunen har påtalt de store overskud i de fleste af selskabets afdelinger. Kommunen oplyser, at den samlede husleje for boliger i af almen afdeling skal fastsættes efter balanceprincippet, dvs. så der til enhver tid er dækning for afdelingens driftsudgifter. Der må således ikke budgetteres med overskud på afdelingens drift. Dog kan der for at undgå hyppige lejereguleringer budgetteres med et mindre beløb til uforudsete udgifter. Boligselskabet Alliken oplyser, at den primære forklaring på de store overskud er, at der ikke har været udført så mange af de arbejder, som der oprindeligt var planlagt. Boligselskabet er enige i, at der ikke skal være store vedvarende overskud. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 5/7

6 Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende bemærkninger : Kommunen henstiller til at hæve henlæggelserne til vedligeholdelse i overensstemmelse med revisors anbefaling og i overensstemmelse med driftsbekendtgørelsens 61, stk. 3. Kommunen har påtalt de store overskud i flere afdelinger og henstillet til at sikre, at der budgetteres efter balanceleje-princippet. 4. Skimmelsvamp Boligselskabet har haft 2 boliger/sager med skimmelsvamp. I begge tilfælde har der været ekstern rådgiver på, men i begge tilfælde har årsagen været en kombination af brug af gasvarmer og manglende udluftning. Sagerne er løst ved rådgivning. Boligselskabet tillige uddannet 1 medarbejder i sager om skimmelsvamp. 5. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Boligselskabet har ikke haft udsættelser indenfor det sidste år. Domea tilføjer, at de er med i et projekt, hvor man så vidt muligt går tidligt ind med økonomisk rådgivning i de enkelte sager, hvor der har været udsendt rykkerskrivelse for huslejen. 6. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at referater fra repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder er på hjemmesiden afdelingsmøder : nogle få afdelinger har på hjemme siden, de fleste har ingen afdelingsbestyrelsesmøder: Ingen referater på hjemmesiden Boligselskabet tilkendegiver, at man vil satse på, at alle referater skal på hjemmesiden. I de tilfælde, hvor der ikke er en afdelingsbestyrelsen, vil der ikke være referater. Kommunen: Til efterretning 7. Eventuelt Boligselskabet har ingen punkter til eventuelt. a) Kommunen påtaler, at afdelingsnavne i flere afdelinger er forskellige i h.h.v. regnskab, LBF-stamdata og på boligselskabets hjemmeside, således: Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 6/7

7 Regnskab Stamdata /styringsrapport Hjemmeside 7001 Domea Kalundborg, afd. 1 Klosterparken /Sct. Olaigade Klostervænget 7002 Domea Kalundborg, afd. 2 Klosterparken / Sct. Olaigade Biblioteksgården 7003 Domea Kalundborg, afd. 3 Nyvangsvej / Jørgensbjerg Nyvangsvej m.fl Præstehaven Hestehavebakken Præstehaven 7025 Østbyen Nørre Alle / Holbækvej Østbyen 7051 Lochness og Årby Årby Lochness og Årby Dette er uheldigt, og boligselskabet opfordres til at rette ind. Boligselskabet er enige i, at dette bør tilrettes, så det bliver ens alle steder, og vil snarest fore rettelserne. b) Kommunen spørger, om boligselskabet vil indgå aftale om ommærkning er de 10 ældreboliger i Årby (afd. 7051, Loch Ness/Årby) til familieboliger efter ønske fra Visitations- og hjælpemiddelenheden, idet de har svært ved at visitere til disse boliger. Boligselskabet ønsker ikke at ommærke. c) Boligselskabet har hvert år medsendt som kopi af Domeas egen udgave af styringsrapport og afdelingsskemaer som bilag til den officielle styringsraport og afdelingsskemaer. Kommunen ønsker ikke fremover at modtage disse, men kun den officielle/lovpligtige styringsrapport med afdelingsskemaer, Boligselskabet er indforstået heri. 8. Næste dialogmøde Boligselskabet Alliken har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2013) til LBF den 30. november 2013, men styringsrapporten kan tidligst indberettes medio februar Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 15. marts Kommunen indberetter datoen i Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 9. Aftaler 1. Det blev aftalt, at der fortsat er et tæt samarbejde om renoverings-støttesagen i afd. 7025, Østbyen. Kommunen afventer at modtage helhedsplanen for Holbækvej. 2. Boligselskabet retter afdelingsbetegnelserne, så de er ens i h.h.v LPF-stamdata, regnskaber og på boligselskabets hjemmeside. 3. Boligselskabet arbejder videre med muligheden for at sælge de 5 ældreboliger Årby, afd. 7051, Loch Ness/Årby. 4. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2014 aftales til den 15. marts Nærværende referat og bilag godkendes af Boligselskabet Alliken Kalundborg Kommune den 20 / den 20. juni 2013 Formand Maja Hansen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Boligselskabet Alliken 7/7