Vedrørende: Påbud vedr. overtrædelse af reglerne om formelle krav. Sagsnavn: Generelt rådgivningspåbud vedr. formelle krav Sagsnummer: 87.00.00-P20-1-12 Skrevet af: Kim Hornbæk E-mail: Kim.Hornbaek@randers.dk Forvaltning: HR team Dato: 29-05-2013 Sendes til: Hovedudvalget Baggrund Randers Kommune har den 24. juli 2012 modtaget et rådgivningspåbud fra Arbejdstilsynet på baggrund af 19 afgørelser om overtrædelse af arbejdsmiljøreglerne om formelle krav, f.eks. APV, sikkerhedsorganisation og brugsanvisninger. Overtrædelserne er konstateret i perioden fra den 13. oktober 2011 til den 6. juni 2012. Det er påbudt Randers Kommune at bruge autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå med at sikre, at problemer med formelle krav, fx APV, sikkerhedsorganisation og brugsanvisninger forebygges og løses på tværs af virksomhedens produktionsenheder. Randers Kommune har indgået aftale om rådgivning med ALECTIA A/S v/ seniorkonsulent Ole Ryssel Rasmussen, som er opgaveansvarlig hos ALECTIA. Der er afholdt et møde d. 5. september 2012, med deltagelse af rådgiver og daglig sikkerhedsleder i Randers Kommune med henblik på gennemgang af rådgiverpåbud og håndtering heraf. Efterfølgende har der været en løbende dialog via mail og telefon vedr. løsning af påbud. Hovedudvalget (og dermed arbejdsmiljøudvalget) er på mødet den 14. september 2012 blevet orienteret om påbuddet og indgåelse af aftale med autoriseret arbejdsmiljørådgiver. På mødet den 14. december har hovedudvalget drøftet de foreslåede tiltag til løsning af påbuddet. På grund af de igangværende forhandlinger vedr. organisering af MED-organisationen og revidering af lokal MED-aftale, besluttede Randers Kommune at søge om fristudsættelse. Baggrunden var, at løsningen af påbuddet i første omgang var afhængig af en ny aftale om MED-organisation og MED-aftale og efterfølgende implementering. Der blev søgt om fristudsættelse til den 1. juli 2013, hvilket Arbejdstilsynet imødekom. I det følgende redegøres for plan for efterkommelse af rådgivningspåbud med vægt på: Arbejdsmiljøorganisationens (AMO) organisering, arbejdsopgaver, rutiner og kompetencer i forhold til at arbejde med og følge op på de formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet.
Der vil i redegørelsen være særlig opmærksomhed på følgende: Løsning på kort sigt her og nu løsning Langsigtet løsning. Den langsigtede løsning skal sikre: o En metode til hvordan problemstillingerne i arbejdsmiljøet registreres og hvordan der arbejdes med løsningen på den enkelte arbejdsplads o At arbejdspladsen kan hente inspiration og vejledning i sikkerheds- og sundhedsarbejdet o At viden om arbejdsmiljø og gode løsninger generelt udbredes, herunder viden om formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet, så denne viden nyttiggøres på tværs af produktionsenheder og medvirker til at igangsætte forebyggende foranstaltninger Kortsigtet løsning På baggrund af det generelle rådgivningspåbud er der udarbejdet en tjekliste, som er tilgængelig i den elektroniske Arbejdsmiljøhåndbog, der ligger på Randers Kommunes Intranet. Formålet med tjeklisten er at give arbejdsmiljøgrupperne et værktøj, så de kan følge op på om de overholder de formelle krav der er til arbejdsmiljøarbejdet. Tjeklisten anvendes i arbejdsmiljøgruppens løbende opfølgning af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, samt som forberedelsesværktøj i forbindelse med tilsynsbesøg. Indførelsen af tjeklisten har betydet, at der er sket en stigning i andelen af arbejdspladser, som modtager en grøn smiley i forbindelse med tilsynsbesøg. I 2011 var andelen af arbejdspladser som fik en grøn smiley på 34 %. Efter indførslen af tjeklisten er andelen af arbejdspladser som har modtaget en grøn smiley steget til 61 %. Langsigtet løsning Organisering og placering af ansvar og opgaver Det bærende element i arbejdsmiljøarbejdet i Randers Kommune er dels MED-systemet, der varetager de overordnede (strategiske) opgaver, samt arbejdsmiljøgrupperne der varetager det daglige arbejdsmiljøarbejde ude på den enkelte arbejdsplads. De overordnede rammer for arbejdsmiljøarbejdet på strategisk og operationelt niveau er beskrevet i den lokale MED-aftale, som beskriver ansvar og opgaver i arbejdsmiljøarbejdet. MED-aftalen beskriver bl.a. at Områdeudvalgene, skal holde sig orienteret om de bestemmelser der er på arbejdsmiljøområdet, samt orientere sig om påbud mv. givet af Arbejdstilsynet. MED-udvalgene opstiller rammerne for at arbejdsmiljøgrupperne kan udføre deres opgaver. Hovedudvalgets opgave i forhold til arbejdsmiljøet er at drøfte, informere og opstille rammer vedrørende arbejdsmiljøforhold der har betydning for hele kommunen, samt styrke arbejdsmiljøarbejdet, så at det centrale og det lokale arbejdsmiljøarbejde på alle niveauer fungere sammenhængende. Via de kvartalsvise arbejdsmiljøredegørelser beskrevet nedenfor har Hovedudvalget, som det eneste organ mulighed for at overvåge processerne på tværs af organisationen. OmrådeMED og SektorMED, planlægger, leder og koordinerer arbejdsmiljøarbejdet inden for det pågældende område.
De lokale MED-udvalg, planlægger, leder og koordinerer det lokale arbejdsmiljøarbejde herunder arbejdsmiljøgruppens arbejde. MED strukturen i Randers Kommune består af følgende: Hovedudvalg for hele kommunen fungerer ligeledes som overordnet arbejdsmiljøudvalg Områdeudvalg for den enkelte forvaltning fungerer ligeledes som overordnet arbejdsmiljøudvalg for forvaltningen Sektor MED for hvert fagchefområde fungerer ligeledes som overordnet arbejdsmiljøudvalg for fagområdet. Lokale MED eller personalemøder med MED status på arbejdspladsniveau arbejdspladsen lokale arbejdsmiljøudvalg. Arbejdsmiljøgrupper Daglig sikkerhedsleder, som er tilforordnet hovedudvalget. Daglig sikkerhedsleder handler på hovedudvalgets vegne mellem møderne Arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsleder indgår i MED-udvalg. Der vælges mindst én arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsleder til MED-udvalget på hvert niveau. Ny MED-struktur og revidering af MED-aftale Der foregår forhandlinger vedr. ny MED-struktur og ny lokal MED-aftale. MED-aftalen beskriver MEDudvalgenes og arbejdsmiljøgruppens ansvar og opgaver i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. I den reviderede MED-aftale er de enkelte udvalgs opgaver og ansvar beskrevet så de lever op til kravene i AT s bekendtgørelse 1181, så det er klart hvilke opgaver der foregår på det strategiske niveau og hvilke der foregår på det operationelle niveau. Implementering af MED-aftalen sikrer, at de enkelte MED-udvalg bliver bevidste om deres opgaver i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljøredegørelse Hvert kvartal udarbejdes der en arbejdsmiljøredegørelse, der samler op på antallet af arbejdsulykker, Arbejdstilsynets besøg herunder afgørelser fra Arbejdstilsynet samt status på APV. Redegørelsen sendes til Hovedudvalget og Områdeudvalg. Arbejdsmiljøredegørelsen indgår i Hovedudvalgets og Områdeudvalgenes kvartalsvise drøftelser om arbejdsmiljøet. På baggrund af redegørelsen udpeger udvalgene indsatsområder, hvis der er behov. Redegørelsen giver MED-udvalgene et indblik i hvilke påbud der er afgivet og dermed kan MEDudvalgene orientere organisationen, hvis der er forhold de skal være særlig opmærksomme på. Uddannelse og kompetenceudvikling af MED-organisationen og arbejdsmiljøgrupperne i arbejdsmiljø Randers Kommune har et uddannelsesforløb for alle MED-udvalg. MED-uddannelsen består af følgende moduler: MED-grundmodul, et 2-dags forløb som er obligatorisk for alle medlemmer i et MEDudvalg/personalemøde med MED status. MED-arbejdsmiljømodul, et 2 dags forløb som er obligatorisk for alle medlemmer i et MEDudvalg, som ikke er arbejdsleder eller arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøuddannelsen er obligatorisk for alle arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter. Klippekortmodul, er ex temadage som udbydes ad hoc og som kan målrettes aktuelle indsatsområder.
MED-arbejdsmiljømodulet giver viden og indføring i de opgaver, de skal varetage i MED-udvalget. Indholdet i uddannelsen er: Arbejdsskader APV Forebyggende arbejde, herunder stress, vold og sygefravær Trivsel og sundhedsfremme Information på arbejdspladsen Årshjul for MED-udvalget Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse i Randers Kommune, varetages af egen underviser. Udover de obligatoriske elementer i arbejdsmiljøuddannelsen, så er der mulighed for at inddrage særlige fokusområder i uddannelsen. I forbindelse med rådgivningspåbuddet vedr. de formelle krav, er der sat ekstra fokus på dette område i forhold til arbejdsmiljøuddannelsen. Arbejdspladsvurdering og trivselsmåling 2013 Hovedparten af de påbud der ligger til grund for det generelle rådgivningspåbud skyldes forhold vedr. APV. I 2013 skal alle arbejdspladserne i Randers Kommune gennemføre en APV for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Hovedudvalget har besluttet en proces der sikrer, at kravene til APV efterleves på arbejdspladserne i Randers Kommune, samt at der foretages en revidering af APV når der sker ændringer, der påvirker medarbejdernes arbejdsmiljø. Randers Kommune har indkøbt et nyt elektronisk APV-system, der er et bedre styringsredskab i forhold til at sikre APV-processen. Det elektroniske APV-system sikrer, at de overordnede MED-udvalg kan følge udviklingen i APV-arbejdet herunder arbejdsmiljøgruppernes arbejde med handlingsplaner. Arbejdsmiljøhåndbog og rådgivning ved Daglig sikkerhedsleder Arbejdspladsen / arbejdsmiljøgruppen kan hente inspiration og vejledning på Randers Kommune s intranet Broen, hvor der ligger en elektronisk Arbejdsmiljøhåndbog. Arbejdsmiljøhåndbogen er et værktøj til arbejdsmiljøgruppen og medudvalget og indeholder vejledninger til arbejdsmiljøarbejdet i Randers Kommune samt værktøjer i form af f.eks. skemaer. I arbejdsmiljøhåndbogen er de formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet blevet indskærpet. Desuden indeholder håndbogen links til hjemmesider, hvor arbejdsmiljøgrupperne kan få information om arbejdsmiljørelaterede emner. Vejledning i sikkerheds- og sundhedsarbejdet kan arbejdspladserne få ved at tage kontakt til Randers Kommunes Daglig sikkerhedsleder eller ved at henvende sig til en autoriseret arbejdsmiljørådgiver. Ældreområdet og Social og Arbejdsmarked har en arbejdsmiljøkonsulent, som arbejdsmiljøgrupperne ligeledes kan henvende sig til.
Oversigt over tids- og handleplan for håndtering af påbud vedr. formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet: Emne Beskrivelse af indsats Ansvarlig for handling Termin Opfølgning Tjekliste vedr. formelle krav til arbejdsmiljøet APV 2013 Uddannelse og kompetenceudvikling Informationsmateriale til MED-udvalgene Den elektroniske Arbejdsmiljøhåndbog Udarbejdelse af tjekliste til arbejdsmiljøgrupper/medudvalg. Tjeklisten bruges til at sikre at de formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet overholdes. Indkøb at nyt elektronisk APV-system der skal sikre et bedre styringsredskab. Gennemførsel af fysisk og psykisk APV i hele Randers Kommune. Revidering af APV ved ændringer Obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse for medlemmer i MED-udvalg. Obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse for medlemmer i arbejdsmiljøgruppen. Med henblik på at præsentere aktuelle lokale arbejdsmiljøudfordringer deltager Daglig sikkerhedsleder som gæste-underviser herunder fokus på de formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet. Hvert kvartal udarbejdes der en oversigt til MEDudvalgene. Oversigten indeholder en status på arbejdsulykker, AT-besøg samt APV-handlingsplaner Arbejdsmiljøhåndbogen skal løbende opdateres og udvikles i forhold til at beskrive de formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet. Udbrede kendskabet til arbejdsmiljøhåndbogen blandt MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper Daglig sikkerhedsleder 1/8-2012 Effekten af tjeklisten følges i forbindelse med de kvartalsvise arbejdsmiljøredegørelser, hvor antallet og typen af påbud opgøres. Daglig sikkerhedsleder 1/12-2012 Løbende opfølgning når APV-processen forløber- Hovedudvalget er ansvarligt Kortlægning og udarbejdelse Hvert kvartal følger MED- for at APV-gennemføres. af handlingsudvalgene op på APV- Daglig sikkerhedsleder er planer skal være gennemført arbejdet fast punkt på tovholder i processen ultimo 2013. møderne De enkelte MED-udvalg er ansvarligt for at sikre at APV revideres når der sker ændringer. HR og MED-underviser er ansvarlig for at udbyde kurser og sammensætte indholdet HR og lokal arbejdsmiljøunderviser Daglig sikkerhedsleder udarbejder redegørelse Løbende Uddannelsen tilbydes og udbydes løbende efter behov. Løbende udbud af arbejdsmiljøuddannelse Er iværksat Hvert kvartal følger MEDudvalgene op på APVarbejdet fast punkt på møderne MED-databasen giver et overblik over, hvilke medlemmer der har deltaget i undervisningen. MED-databasen giver et overblik over, hvilke medlemmer der har deltaget i undervisningen. Hvert kvartal Daglig sikkerhedsleder September 2013 Løbende opfølgning på om der kommer nye formelle krav til arbejdsmiljøarbejdet.
Ny MED-struktur og revidering af lokal MEDaftale Der foregår i øjeblikket forhandlinger om en ny MEDstruktur og en revidering af den lokale MED-aftale. Når Struktur og aftale er på plads, skal aftalen bl.a. implementeres i organisationen. Her er det vigtigt at få beskrevet ansvar og opgaver i forhold til arbejdsmiljøarbejdet, herunder de formelle krav. Forhandlingsudvalget??