Sundhed & Omsorg Uanmeldt Tilsyn Værkstedet Kilen (Kommunal leverandør, Beskyttet beskæftigelse, SEL 103) Vurdering Godkendt med anmærkning Tilsyns dato 12. august kl. 10.30 14.30 Tilsynskonsulent Charlotte Enig Sørensen og Rikke Møller Jørgensen Ansvarlig for Opfølgning Afdelingsleder Jonna B. Sartor Centerleder Betina Christensen Afdelingschef Per Petersen Formål Det lovpligtige tilsyn er tilrettelagt og gennemført jævnfør Aabenraa Kommunes Tilsynspolitik 2014. Formålet med tilsynet er at kontrollere, at leverandøren lever op til de kvalitetsstandarder for den leverede hjælp og støtte, som kommunalbestyrelsen har besluttet jævnfør loven, og at hjælpen leveres med en faglig forsvarlig kvalitet Tilsynsmetode Det lovpligtige uanmeldte tilsyn blev afviklet med interview og samtale med afdelingsleder og to medarbejdere og to borgere samt gennemgang af procedurer og den borgerrettede dokumentation. Samtalerne blev afviklet i en dialogbaseret kontekst med udgangspunkt i spørgeskema med uddybning af relevante områder. Generel info/fysiske rammer Værkstedet Kilen tilbyder beskyttet beskæftigelse jf. servicelovens 103 til psykisk og fysisk udviklingshæmmede voksne. Kilen er normeret til 50 pladser (for ganske nyligt reduceret fra 57 pladser) fordelt på 4 værksteder. Tilsynskonsulenten blev vist rundt af en borgerrepræsentant fra Kilens brugerråd og afdelingslederen. Borgeren kunne fortælle, at de enkelte værksteder producerer forskellige genstande og/eller pakker diverse genstande for virksomheder, og at Kilen har en mindre egen produktion af lys, bolsjer, keramik m.m. Til de enkelte værksteder er tilknyttet et mindre aflukket kontor, hvor medarbejderne har adgang til PC ere og procedurer m.m. Der er omklædningsrum for borgerne med tilhørende toilet og bad faciliteter. Der forefindes en kantine, hvor samtlige medarbejdere og borgere holder pauser og spiser deres medbragte frokost sammen. De fysiske rammer opleves af medarbejderne som lidt for trange. I et af værkstederne hvor de bl.a. har mange forskellige pakkeopgaver er der tilknyttet 20 borgere. Træværkstedet som både har produktionsmaskiner og pakkeri mangler bl.a. lagerplads. De ser derfor frem til at dagcentret som tidligere har været en del af Kilens tilbud overgår til Center for Bo- & Aktivitet og som råder over et større lokale, et mindre hvilerum, samt handicaptoiletter flytter ud i andre lokaliteter og dermed giver mere plads til værkstedet Kilen. Der er på stedet ansat 4 pædagoger og 2 værkstedsassistenter med en håndværksmæssig baggrund. Værkstedet Kilen er organiseret i Job & Uddannelse med Betina Christensen som centerleder og Jonna B. Sartor som afdelingsleder. Afdelingslederen er også daglig leder af værkstedet Skovly. Kvalitetstemaer Tilsynet blev afviklet med udgangspunkt i følgende kvalitetstemaer fra Tilsynspolitik 2014; Selvstændighed og Relationer, Metoder og Dokumentation, Tryghed og medbestemmelse, Ledelse og Kompetencer samt Fysiske rammer Resultaterne af kvalitetstemaerne kan læses herunder: 1
1. Selvstændighed og Relationer 1.1 Indsatserne understøtter borgernes selvstændighed og indflydelse på eget liv Afdelingsleder og medarbejderne oplyser, at opgaverne borgerne arbejder med tilrettelægges efter borgernes ønsker, kompetencer og sociale samspil med de andre borgere på værkstedet og i forhold til produktionskrav og leveringsfrister. De adspurgte borgere oplever, at de har indflydelse på de forskellige aktivitets- og arbejdsopgaver, og at deres individuelle ønsker og behov respekteres. Der er nedsat et brugerråd, hvor de bl.a. har indflydelse på udbuddet af aktiviteter På rundvisningen oplever tilsynskonsulenterne, at borgerne er meget engagerede i arbejdet og glædeligt fortæller om de forskellige opgaver de arbejder med, og hvilke firmaer de samarbejder med. 1.2 Indsatsen støtter op om borgerne i sociale relationer De adspurgte borgerer er meget glade for deres arbejdsplads og deres arbejds- og ansvarsområder. Borgerne oplyser, at de har det godt kollegialt samme med hinanden. Der er en hyggelig stemning rundt om på værkstederne. Medarbejderne oplyser, at der er fokus på borgernes sociale trivsel på Kilen og relationer borgene imellem. Der samarbejdes med borgernes hjem/bosted i det omfang det er nødvendigt. Til festlige lejligheder og åbent-hus dage inviteres familie og venner. Pårørende er også velkomne på besøg på almindelige arbejdsdage. Der er indlagt forskellige aktiviteter i løbet af året, og det seneste borgerne har ønsket via brugerrådet er mulighed for et førstehjælpskursus og spille bowling. Dette arbejder afdelingslederen videre med at få arrangeret. 2. Metoder og dokumentation 2.1 Tilbuddet arbejder systematisk med faglige tilgange og metoder og leverer den hjælp borgerne har brug for jf. gældende kvalitetsstandarder og evt. indgået aftaler. På Kilen arbejder de med afsæt i mission og vision beskrevet i Virksomhedsaftale for Center for Job & Uddannelse. Det pædagogiske arbejde tager afsæt i neuropædagogikken, hvor der tages udgangspunkt i den anerkendende tilgang med fokus på brugernes behov for struktur, ro, forudsigelighed, sammenhæng og helhed. De enkelte arbejdsopgaver bliver tilrettelagt ud fra individuelle behov og kompetencer hos den enkelte borger. Tilsynskonsulenten blev vist, hvordan borgerne ud fra individuelle kompetencer og behov løser opgaven omkring optælling og pakning af skruer, plaster, bleer og trævarer. Metoderne udvikles efter behov og i forhold til den enkelte borgers udvikling og behov for støttefunktioner. Opgaverne fordeles om morgen på de enkelte værksteders morgenmøder. Kilens medarbejdere indkalder til de årlige statusmøder ved de borgere, der bor hjemme og ikke er tilknyttet et botilbud. For de borgere der er tilknyttet et botilbud, bliver Kilens medarbejdere indkaldt til statusmøde via botilbuddet De adspurgte medarbejdere oplyser, at de er fuldt ud orienteret, om hvilken støtte hjælp de enkelte borgere, som de er kontakt person for har brug for, og dette bliver nedskrevet i den pædagogiske plan. Borgerne oplever, at de får den støtte og hjælp de har behov for, for at kunne yde en arbejdsindsats på Kilen og oplevelsen af en arbejdsidentitet. Borgerne får udbetalt et vederlag for deres arbejde på Kilen. Afdelingsledere oplyser, at de formentlig pr. 1.1.2015 vil regulerer i vederlaget og udbetale løn gradueret i forhold til borgerens individuelle kompetencer og indsats. 2
2.2 Leverandøren arbejder systematisk med dokumentation efter gældende retningslinjer Den elektroniske journalføring føres i BB-journal i det omfang det er nødvendigt. Medarbejder og afdelingsleder oplyser, at det er besluttet, at der minimum x 1 årligt og gerne hvert ½ år skal udarbejdes/revideres Pædagogiske planer i forhold til beskæftigelsen for de enkelte borgere. BB-journal anvendes ikke ret meget til den daglige formidling. Det er endnu ikke er muligt for Kilens medarbejdere at kommunikere direkte med bo-stederne via BB-journal og dette er en udfordring i forhold til de brugere, hvor det er vigtigt at beskeder videregives til bo-stederne vedr. dagens forløb, medicinhåndtering m.m. Kommunikationen mellem bo-steder håndteres på den måde, at medarbejderne på Kilen noterer vigtige oplysninger i brugernes lommebøger eller via telefoniske beskeder eller e-mail. Et nyt journalsystem er planlagt til at blive taget i brug medio oktober 2014, hvor medarbejderen på Kilen ville kunne kommunikere internt i systemet med de forskellige fagområder. Tilsynskonsulenten blev forevist to Pædagogiske planer på de to borgere der deltog i tilsynet. Begge planer var påført en dato fra 2010. Medarbejderen oplyser, at datoen ved en fejl ikke er blevet rettet på den ene af planerne. Der var afviklet statusmøde på én af de interviewede borgerne i juni måned 2014, hvor der er blevet udfyldt en Funktionsudredning. Der var ikke tilsvarende blevet revideret i den Pædagogiske plan på denne borger. Tilsynskonsulenten bliver oplyst at der udarbejdes en individuel Risikostyring (handleplan for forebyggelse af konflikter og sikring af borgernes trivsel) på de borgere, hvor dette er et behov. Ved gennemgang af den elektroniske dokumentationen i det ene værksted kunne handleplanen for Risikostyring ikke fremsøges i BB-journal. Handleplanen var journaliseret på medarbejderens P-drev. Borgerrettet dokumentation skal som udgangspunkt gemmes i et sikret system såsom fagsystemet BBjournal jf. Aabenraa Kommunes politik for Informationssikkerhed og for at sikre at alle medarbejdere kan fremsøge og orienterer sig i handleplanene. Handleplanen for risikostyring er også tilgængelig for medarbejderne i en papirudgave, som de hurtigt kan orienterer sig i uden at skulle åbne op for pc en. Borgerne oplyser at de føler sig orienteret om og medinddraget i forhold til deres mål for beskæftigelsen på Kilen. De konkrete aftaler nedskrives i forbindelse med statusmøderne, hvor borgeren og dennes pårørende også er inviteret med. Den Pædagogiske plan udarbejdes af medarbejderne og anvendes som deres interne arbejdsredskab. De interviewede borgere er ikke orienteret om den konkrete Pædagogiske plan. Tilsynskonsulenten vurderer på baggrund af gennemgang af dokumentationen og samtalerne med medarbejderen, at den borgerettede dokumentation ikke bliver journaliseret efter gældende retningslinjer, og at det pædagogiske arbejde ikke løbende bliver dokumenteret og som minimum revideret x 1 årligt. Dokumentationen i de Pædagogiske planer og revideringen af disse vil styrke den koordinerede indsats og kontinuiteten i den hjælp og støtte borgerne har behov for, både i forhold til at fastholde kompetencer og udvikle borgernes kompetencer. Anmærkning - At det sikres at alle personfølsomme data journaliseres i et sikret system, såsom BB-journal. - At der udarbejdes Pædagogiske planer, som minimum x1 årligt revideres på samtlige borger, hvor er noteres hvilke specifikke mål der arbejdes med i forhold til udvikling af eller fastholdelse af borgerens kompetencer og at borgerne er medinddraget og indforstået i dette. 3
2.3 Sammen med borgerne understøtter indsatsen borgernes trivsel og evne til at mestre eget liv Borgerne oplyser, at de trives med deres arbejdsopgaver og hverdagen på Kilen. Ved rundvisningen ses borgerne hver især i færd med forskellige opgaver, og hvordan de samarbejder og hjælper hinanden. Der er en hyggelig atmosfære i huset. De interviewede borgere som begge henholdsvis har været på Kilen i 20 og 27 år er meget tilfredse og glade for at deres arbejdsplads på Kilen. Medarbejderne oplyser, at der er fokus på at borgernes selvstændigt i det omfang den enkelte borger magter, deltager aktivt i de enkelte opgaver der er i løbet af arbejdsdagen på Kilen. Nogle har brug for mere støtte end andre. Der arrangeres praktikforløb i forskellige virksomheder for de borgere, der ønsker dette. 3. Tryghed & Medbestemmelse 3.1 Leverandørerne forebygger og håndterer magtanvendelser efter gældende retningslinjer Det oplyses, at der det seneste år har været anvendt magtanvendelse hos én borger én enkelt gang. Denne er indberettet efter gældende retningslinjer. Magtanvendelsen er blevet behandlet og der var tale om en godkendt magtanvendelse. Retningslinjer og materiale vedr. indberetning er kendt og tilgængeligt for medarbejderen. Samtlige adspurgte borgere oplever at være trygge ved de medarbejdere der arbejder på Kilen. Magtanvendelsen gemmes i papirformat. Det oplyses at hændelsen ikke på nogen måde journaliseres på den pågældende borgersag i BB-journal. Anmærkning - At det sikres at alle personfølsomme data journaliseres i et sikret system, såsom BB-journal. - At eventuelle magtanvendelser på de enkelte borgere dokumenteres i BB-journal i forhold til opfølgning og evt. behov for udarbejdelse af handleplan for Risikostyring. 3.2 Leverandøren understøtter borgernes mentale og fysiske sundhed Tilsynskonsulenten oplever at borgerne trives på Kilen. Der er en god stemning i huset, og borgerne fortæller gerne om deres arbejde. Der er fokus på borgernes sundhed, og der er i løbet af dagen indarbejdet gåture og/eller evt. cykelture på Kilen s tomandscykel. Der arbejdes på, at borgerne selv skal transportere sig på arbejde. Nogle kan gå, andre kører med bus. Der er fortsat borgere der bliver hentet og kørt hjem igen. Der er en kantine, hvor der kan købes frugt. Man har tidligere kunnet købe sodavand. Dette er afskaffet. Der er mulighed for at arbejde på lidt mere skærmede pladser, hvor der ikke er så meget støj/uro. Ligeledes er der mulighed for at borgerne kan trække sig helt ud og opholde sig i et lokale for sig selv, hvor der også er mulighed for at arbejde ved en pc. Der tilbydes IT-undervisning hver tirsdag. 3.3 Lægemiddelhåndtering 3 borgere ud af de 50 på Kilen modtager hjælp fra medarbejderen til lægemiddelhåndtering. Borgerne medbringer medicinen fra deres hjem/bosted og medicinen opbevares i aflåst skab på kontoret. Borgernes medicin opbevares efter gældende lægemiddelhåndteringsprocedurer. I medicinskabet finder tilsynskonsulenten medicin som anvendes af personalet. Der er markeret på hylden hvilken type medicin der forefindes, men ikke hvem det tilhører. Det anbefales at personalets medicin samles i en kurv/kasse, og at det tydeligt fremgår at det er personalets medicin. Medarbejderne kender og følger de godkendte lægemiddelprocedurer, som står tilgængeligt for personalet på kontoret. Der kvitteres i BB-journal på de enkelte borgere, når der er givet/udleveret medicin. Derudover har en enkelt borger en mappe med fra bostedet, med informationer om borgerens medicin. Der er udpeget en medicinansvarlig på Kilen, og medarbejderne undervises i lægemiddelhåndtering, og afdelingslederen holder styr på, hvem der er undervist og i hvad via proceduremappen, hvor der kvitteres for hvilke opgaver den enkelte medarbejder er undervist i. 4
4. Ledelse & Kompetencer 4.1 Indsatsen daglige drift varetages af en kompetent ledelse. Der er i alt 16 ansatte, 4 pædagoger, 1 rengøringsassistent, 2 værkstedsassistenter, 1 pau-assistent, 1 administrativ medarbejder, 1 afdelingsleder (pædagog) og 6 medarbejdere ansat i fleksjob. De 6 medarbejdere i fleksjob er ansat primært til varetagelse af Kilens kørselsordning. De borgere der ikke selv kan gå eller tage offentlig transport hentes og bringes. Medarbejderne oplever en ledelse (både afdelingsleder og centerleder), der er tilgængelig i det omfang de har behov for og videregiver de informationer de har brug for. Der holdes 2 x ugentligt postmøder internt på Kilen, derudover holdes der månedlige møder for hele Center for Job og Uddannelse. Medarbejderne mødes også hver morgen og der afholdes gruppe møder 2 x ugentligt samt et månedligt møde sammen med medarbejderne fra værkstedet Skovly De to interviewede medarbejdere er begge uddannet pædagog. Medarbejder og leder oplyser, at de ikke har meget udskiftning i personalegruppen og sygefraværet ligger forholdsvis lavt. Hverken leder eller medarbejdere oplever at de er præget af meget fravær. Også borgerne oplever at det er det samme personale der er på arbejde hver dag, og der sjældent er fravær. Afdelingsleder har siden 1.4.2013 været ansat som delvis afdelingsleder og delvis pædagog i en af grupperne. Pr. 1.1.2014 er hun overgået til en fuld afdelingslederfunktion. Ved det kommunale tilsyn 22. maj 2013 blev det oplyst, at der var områder omkring den sociale trivsel blandt medarbejderne der med fordel kunne optimeres. Afdelingslederen oplyser at den sociale trivsel blandt medarbejderne har været ok, men at det her hen over sommeren er blusset op igen. Der arbejdes på forbedringer, og afdelingsleder har i den forbindelse gennemført individuelle samtaler med de enkelte medarbejder. Arbejdet med den sociale trivsel på Kilen, læner sig op ad et af Center for Job & Uddannelses mål i virksomhedsaftalen 2014. Der er fortsat behov for fokus på arbejdsmiljøet på Kilen. 4.2 Medarbejderne besidder relevante kompetencer der matcher borgernes behov og tilbuddets metoder. Der er fokus på medarbejdernes kompetenceudvikling. Det er for 2 år siden besluttet, at alle medarbejdere skal på kursus i Neuropædagogik, og 3 af medarbejderne mangler endnu. Derudover er samtlige medarbejdere i gang med et kursusforløb i Den Rehabiliterende Tilgang, og to medarbejdere skal yderligere på Diplomkursus i Den Rehabiliterende tilgang. Der afholdes løbende temadage og faglige sparingsmøder internet i Center for Job & Uddannelse. Både afdelingsleder og medarbejderne oplever, at Kilens samlede kompetencer matcher borgernes behov. 5