Advanced Word Template Brugermanual Forord: Advanced Word Template er et værktøj, der anvendes sammen med Microsoft Word til at opbygge ensartet beskrivelser på en mere intelligent måde end Copy and Paste metode. Ensartet beskrivelser skal opbygges fra en stamme af opdaterede tekster og ikke ud fra gamle beskrivelser! Advanced Word Template er afprøvet med Microsoft Word 2003 og 2007. I denne manual er skærmbilleder af dialogbokse samt filplaceret vist i forhold til en englesk version af Microsoft Word 2003. Kommentar er meget velkommen! Bjarne B. Helligsø Marts 2008 Route du Ginard Navn: Advanced Word Template - brugermanaul 38630 Corbelin Dok. nr.: X0004-100 France Tlf. +33.4.74.97.70.51 Oprettet af: Bjarne Borgholm Helligsø Email:info@bbh-consult.com Dato: 2008-02-26 Version Ændret af: Dato: Ændringer: 01.00.01 Bjarne Helligsø 2008-03-21 Div. rettelser samt tilføjelse i forhold til link til eksterne filer.
Indholdsfortegnelse: 1 Værktøjslinie... 3 2 Lokal eller server... 3 3 Opdatering fra server... 4 4 Ny tekst... 5 5 Open tekst... 6 6 Editer tekster... 7 7 Makroer... 8 7.1 Afspil makroer... 9 7.2 Ændring af makroer... 10 8 Indstillinger... 12 9 Hjælp... 13 10 Url link... 13 11 Installation... 13 11.1 Installation bibliotek... 13 11.2 Installation... 14 11.3 Installations filer... 14 11.4 Indstilling i Word... 15 12 Registrering af Advanced Word Template... 15 13 Fejlfinding... 16 13.1 Microsoft Visual Basic Compile error in... 16 13.2 Microsoft Office Word The macro cannot be found or... 16 Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 2 af 16
1 Værktøjslinie Efterfølgende værktøjslinie i word anvendes til betjeningen af Advanced Word Template: I værktøjlinien findes følgende muligheder: 1. Lokal / server (Local / remote). Der kan skiftes mellem lokal maskine og server. Ved skift til server, skal der indtastes et kodeord, hvilket gør det muligt at styre, hvem der skriver og ændrer tekster, som anvendes af alle. 2. Opdatering fra server. Manuel opdatering af katagorier, tekster og makroer fra serveren. 3. Ny tekst. Den markerede tekst i et word dokument gemmes under en katagori og et navn, samt en evt. kort beskrivelse. En nu tekst kan ligeledes oprettes som en link til et ekstern word dokument (Ctrl+shift+N). 4. Åbn tekst. Tidligere gemt tekst insættes i det arktive word dokument. Vælges i et træ, der består af katagorier i første niveau og tekster i anden niveau. (Ctrl+shift+I) 5. Edit tekster. Navne og beskrivelse på tidligere gemte katagorier og tekster kan ændres. Gemte tekster kan ligeledes åbnes i word og ændres. 6. Makro. Opret, ændrer, slet og kør makroer. Med makroer kan flere tekster indsættes som følger at svarene på spørgsmål i form af afkrysnings felter og radioknapper. 7. Indstillinger. Indstilling af bla. server placering, automatisk opdatering fra server og kodeord. 8. Hjælp. Program informationer, PC kode og link til hjemmeside med hjælp. 9. Url link. Link til http://www.bbh-consult.com/advwordtemplate/ 2 Lokal eller server I værktøjslinien kan man med rulleboksen skiftes til serveren, skal der indtastes et kodeord. skifte mellem lokalmaskinen og serveren. Når der Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 3 af 16
3 Opdatering fra server Tastes der på i værktøjlinien, opdateres den lokale maskine med indholdet på serveren. Efterfølgende diagram vise sammenhængen mellem indholdet lokalt og på serveren. HUSK! Serveren er masteren, så ændres der lokalt i nogle filer, der stammer fra serveren, overskrives disse ved næste opdatering fra serveren! Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 4 af 16
4 Ny tekst En tekst i et word dokument gemmes med Acvanced Word Template ved at markerer teksten og klikke på værktøjslinien. Efterfølgende dialogboks vises: i Denne består af 3 felter: o Category hvor der skrives en ny eller vælges en eksisterende kategori, som teksten skal gemmes under. o Text name hvor der skrives en ny eller vælges et eksisterende tekst navn, som teksten gemmes som. Vælges eksisterende navn, bliver den eksisterende tekst overskrevet. o Description kort beskrivelse af teksten. Ikke obligatorisk. o Direct link sti og navn til ekstern fil. Link til fil gemmes i databasen. Ikke nødvendigt af markerer nogen tekst. Ved klik på Ok gemmes det indtastede. TIP! Dialogboksen kan ligeledes åbnes ved tast på Ctrl+Shift+N på tastaturet. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 5 af 16
5 Open tekst Ønskes en tekst insat i et word dokument klikkes der på i værktøjslinien, hvorefter følgende dialogboks vises: Dialogboksen består er to hovedfelter: o Katagori og tekst træ findes i venstre side, hvor katagorier kan åbnes, hvorefter underliggende tekster kommer til syne. o Beskrivelse vises i højre side. Evt. beskrivelse for en katagori eller tekst vises, når der klikkes i træet i venstre side. Der skal dobbelt klikkes på den tekst, der ønskes indsat i word dokumentet. Tip! Dialogboksen kan ligeledes åbnes ved tast på Ctrl+Shift+I på tastaturet. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 6 af 16
6 Editer tekster Skal navne eller beskrivelser på katagorier eller tekster ændres klikke på dialogboks vises: i værktøjslinien. Efterfølgende Dialogboksen er opdelt i efterfølgende hovedfelter: o Træ med katagorier og tekster, hvor navnene kan ændres ved et længere klik. o Felt med beskrivelsen for den katagori eller tekst, som der klikkes på i træet. Ændringer i en beskrivelse gemmes ved tast på knappen. o Felt med sti og navn til ekstern linkede document. Fil hentes ved klik på og link fjernes ved klik på. Ændringer i en link gemmes ved tast på knappen. Dobbelklikkes der på navnet for en tekst eller tastes der på knappen teksten. Teksten kan ændres i Word og gemmes. åbnes det tilhørende word fil med Ved klik på slettes den valgte tekst eller katagori (samt underliggende tekster). Når en tekst slettes i databasen, slettes den tilhørende word fil ligeledes. TIP! Det er muligt at slette server dokumenter lokalt, men de kopieres til lokal maskinen igen, næste gang der opdateres. Server dokumenter skal slettes, når der køres Remote (på serveren). Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 7 af 16
7 Makroer Tastes der på i værktøjslinien åbnes efterfølgende dialogboks : I venstre side af dialogboksen findes der fire knapper, der har følgende funktion: Opret ny makro Ændrer valgt makro (åbner nu dialogboks) Afspil valgt makro (åbner nu dialogboks) Slet valgt makro Dobbeltklikkes der på en makro i listen afspilles denne. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 8 af 16
7.1 Afspil makroer En makro kan består af en eller flere sider (faner). I efterfølgende eksempel findes der fire faner. På en side findes en eller flere spørgsmål (1) med evt. underspørgsmål (2). Fravælges et spørgsmål bliver underspørgsmålenes tilhørende tekster ikke indsat. Underspørgsmålerne kan være af type radio og checkboks. Check de ønskede punkter og tast Ok. Teksterne indsættes i den rækkefølge, som siderne og spørgsmålene er vist i dialogboksen. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 9 af 16
7.2 Ændring af makroer Edit makro dialogboksen er inddelt i fire hovedfelter: A. Faneblade med de forskellige sider. B. Fane/side funktioner. C. Liste med spørgsmålene på den valgte side. D. Egenskaber for det valgte spørgsmål i listen (C). 7.2.1 Faneblade (A) Første fane (A1) General indeholder makroens navn og beskrivelse. Øvrige faner (A2) er brugerfaner med spørgsmål. 7.2.2 Faneblade funktioner (B) For brugerfanerne findes følgende funktioner: B1. Positionen af brugerfanerne kan flyttes til venstre eller højre. B2. Knapper for tilføj og slet en brugerfane. B3. Navnet på den valgte fane 7.2.3 Liste med spørgsmål (C) Spørgsmål og underspørgsmål på den valgte fane findes i en liste, hvor der findes følgende konlonner: C1. Et spørgsmål kan være placeret i venstre (<--) eller højre (-->) side. C2. Afkrydsningstype kan være checkboks (X) eller radioknap (0). C3. Defaultværdier for spørgsmål. C4. Navnet på spørgsmålet. C5. Navnet på underspørgsmålet. C6. Navnet på den fil, der indsættes, hvis spørgsmål eller underspørgsmål er valgt (afkrydsning). Når der klikkes på en af spørgsmålene eller underspørgsmålene, vises de forskellige egenskaber i hovedfeltet D. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 10 af 16
7.2.4 Egenskaber for spørgsmål (D) I feltet med egenskaber kan følgende ændres: D1. Knapperne for at flytte spørgsmål (med evt. underspørgsmål) eller underspørgsmål. D2. Opret nyt spørgsmål eller underspørgsmål (kopi med nyt navn af valgte spørgsmål). Slet spørgsmål. D3. Navnet på spørgsmål eller underspørgsmål. D4. Default værdi D5. Spørgsmål eller underspørgsmål (questions / option) D6. Underspørgsmålstype (check / radio) D7. Navnet på den fil, der skal indsættes. Find ny fil ved tast på knappen (...). Ønskes der ikke indsættes er nogen fil, slettes navnet. D8. Placering af spørgsmål. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 11 af 16
8 Indstillinger Indstillinger udføres i efterfølgende dialogboks, der vises når der tastes på i værktøjslinien. Der findes følgende fire hovedfelter: o Bruger info brugernavn anvendes i en brugerlog på serveren, hvor det bl.a. registreres, når der skiftes mellem lokalt og server. Ved tast på Change åbnes word dialogboksen for brugeroplysninger. o Biblioteker serverstien til indtastes til placering af server filer og database. Sti skal ligge på et mappede drev, som alle bruger har adgang til. Drevet navnet skal iøvrigt være det samme. o Opdatering fra server kan indstilles til automatisk opdatering. Opdateringsinterval vælges. Mulighed for manual opdatering nu. o Server password ændring af server password. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 12 af 16
9 Hjælp Når der tastes på i værktøjlinien vises efter dialogboks. Der findes tre hovedfelter: o Program information med oplysninger om version, release dato og copyright. o Licens med firma, navn og licenstype, samt PC kode, der anvendes, når programmet skal registreres. o Hjælp med henvisning til hjemmeside med yderligere oplysninger. Samme dialogboks vises, hvem gang der tastes på en knap i værktøjslinien, når programmeret kører i demo mode. 10 Url link Internetbrowseren åbnes, når der tastes der på i værktøjlinien. Hjemmesiden http://www.bbhconsult.com/advwordtemplate/ åbnes med yderelige oplysninger om programmeret. 11 Installation 11.1 Installation bibliotek Advanced Word Template installeres lokalt, og det anbefaldes at anvende User Templates (Bruger skabeloner) biblioteket, hvor øvrige brugerskabeloner sandsynligvis ligger. I Microsoft Word findes i følgende menu: Tools + Options + faneblad File location Efterfølgende vises dialogboksen for indstillinger af de forskellige biblioteker: Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 13 af 16
I ovenstående dialogboks er User Templates indstillet til c:\bbh-data\templates\word 11.2 Installation Filen Advanced Word Template.dot og biblioteket, samt underliggende filer og bibliotek kopieres ind i User Templates biblioteket (beskrevet i forgående afsnit). 11.3 Installations filer Efterfølgende filer og biblioteker er installeret i UserTemplates bibliotek. Advanced word templates files icons Registration.ini Settings.ini Advanced Word Template.dot indholder word filer med gemte tekster indholder grafikfiler, der anvendes til værktøjslinien. indholder registrationsoplysninger (tom ved installation) indholder indstillinger for Advanced Word Template word skabelon Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 14 af 16
11.4 Indstilling i Word Hvis man ønsker at kunne anvende Advanced Word Template i alle word dokumenter, skal den gøres til en global skabelon. Dette gøres i følgende menu i word: Tools + Templates and Add-Ins Hvilket åbner efterfølgende dialogboks: Tast Add i højre side og find Advanced Word Template.dot filen. Efterfølgende sættes checkboksen. Afslut med at klikke på Ok. Ønskes det at Advanced Word Template åbnes i baggrunden sammen med Word indsættes et link til Advanced Word Template.dot i Word startup bibliteket. Word Startup biblioteket: C:\Documents and Settings\< dit brugernavn >\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP\ Ovenstående er gældende i Windows XP. 12 Registrering af Advanced Word Template Når Advanced Word Template er købt skal det efterfølgende registreres, så det ikke længere kører i demo mode. Følgende oplysninger skal anvendes for at kunne registerer programmeret: o o o Firma navn. Brugerens fulde navn. PC kode, som kopieres fra hjælpe siden. Disse oplysninger mailes til info@bbh-consult.com, og derefter vil man modtage en registreringsfil med de nødvendige oplysninger. Registreringsfiler kopieres ind i Advanced word templates biblioteket på den lokale maskine. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 15 af 16
13 Fejlfinding 13.1 Microsoft Visual Basic Compile error in... Hvis der efter klik på en af knapperne i værktøjslinien kommer en dialogboks af samme type som efterfølgende, mangler der at blive registreret nogle objekter i Visual Basic. Registrering af objekter i Microsoft Visual Basic sker på følgende møde: o Åben Visual Basic Editor med menuen Tools + Macro + Visual Editor eller tast Alt + F11. o I Visual Basic Editor åbnes menu Tools + References o Efterfølgende dialogboks vises: o Find og kryds de samme objekter, som vist i ovenstående dialogboks. 13.2 Microsoft Office Word The macro cannot be found or. Hvis efterfølgende fejlmeddelse kommer frem efter klik på en af knapperne i værkslinien, er Advanced Word Template ikke valgt, som global skabelon. Ser afsnittet Indstilling i Word for de nødvendige indstillinger. Oprettet af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-02-26 Ændret af: Bjarne Helligsø Dato: 2008-03-21 Side 16 af 16