Sonofon Erhverv. Kom godt i gang. med SMS fra Outlook Brugervejledning. 1107V gældende fra 29. oktober

Transkript

1 Sonofon Erhverv Kom godt i gang med SMS fra Outlook Brugervejledning 1107V gældende fra 29. oktober

2 Grundlæggende funktionalitet Med SMS fra Outlook kan du enkelt sende både SMS, MMS og fax fra Outlook. Programmet er integreret med din personlige Outlook-kontaktliste, og gør afsendelse af meddelelser både effektivt og simpelt. Det eneste du behøver for at benytte programmet er et mobilnummer fra Sonofon, samt en PC med Outlook. Du kan kun sende SMS og MMS til mobiltelefonnumre ikke til kortnummer (f.eks. 2000, 1999). Hvordan komme jeg i gang? Når du åbner Outlook efter installationen har du fået en SMS knap oppe i venstre hjørne: Indtast dit mobilnummer (8 cifre) og password. Password kan du få tildelt ved at sende en SMS med teksten PASSWORD til Efter du har trykket OK får du dette billede: (Hvis ikonet ikke kommer frem kan det være fordi du har glemt at lukke Outlook under installationen. Luk i så fald alle Outlook-vinduer og prøv at åbne Outlook igen) Første gang du åbner programmet får du følgende billede: Når du har indtastet det korrekte mobilnummer og password undersøger programmet, om du har de tjenester som kræves for at kunne bestille en kopi af dine telefonsvarer- og telefonsvarer med fax beskeder til Outlook. Du kan selv vælge om du vil udfylde denne information. Uanset om du trykker OK eller Afbryd kommer du ind i programmet, men ønsker du at benytte fax funktionaliteten skal det udfyldes.

3 Indtast navn Skriv ind hele eller dele af et navn i modtagerfeltet og tryk Enter eller ok. Navnet skal være i din Outlook-kontaktliste. Hvis der er flere navne som passer, åbnes en dialogboks til at vælge den rette modtager. Indtast nummer Indtast et nummer i modtagerfeltet og tryk Enter. Det maximale antal modtagere du kan have pr. afsendelse af SMS er 100 mobilnumre, max. for MMS er 25 modtagere, og for Fax er det 50 modtagere pr. sendeliste. Send en besked I SMS fra Outlook kan du sende enten SMS, MMS eller Fax. Du vælger, hvilken type meddelelse du ønsker at sende med knappene til venstre i billedet. Brug af programmet Tilføj modtagere Uanset hvilken type meddelelse du ønsker at sende, skal du først tilføje en eller flere modtagere. Dette kan gøres på flere måder: Tilføj modtager fra kontaktliste i Outlook Når du klikker på knappen Vis kontakter får du din personlige Outlook-kontaktliste op i højre side. Herfra kan du tilføje kontakter ved at trække kontakten over i Valgte modtagere, ved at dobbelklikke på modtager, eller ved at trykke Enter på tastaturet. NB! Dine kontakter skal være tilføjet mobilnummer (eventuelt faxnummer) i Outlook, hvis de skal vises i kontaktlisten. Mobilnummeret skal enten være gemt med +45 foran (for danske mobilnumre), eller kun det ottecifferet mobilnummer. Udenlandske mobilnumre og faxnumre skal være gemt med udlandspræfiks F.eks. +47, for Norge. SMS Skriv den meddelelse du ønsker at sende i tekstfeltet og vælg Send. Hvis du skriver over 160 tegn, sendes teksten som flere meddelelser. Det er dit eget mobilnummer som er afsender af meddelelsen. Hvis du ønsker en bekræftelse på levering af en SMS til modtagers mobiltelefon, kan du vinge af i feltet Leveringskvittering. Du vil da modtage en kvittering som SMS på din mobiltelefon. Hvis du har sendt til flere modtagere, vil du få tilsendt en kvittering pr. modtager. MMS Den vigtigste egenskab for MMS er at du kan sende billeder. Klik på knappen Nyt billede for hente et billede fra din egen PC. Billedet bliver automatisk tilpasset et format, som kan sendes til alle telefoner som understøtter MMS. Under Værktøj Indstillinger, kan du vælge alternative typer af billede tilpasning. I tillæg til billede kan du vælge at tilføje en titel, og du kan derudover tilføje nærmest ubegrænsede mængder af tekst. Afsender af MMS er dit eget mobilnummer.

4 Fax Du kan sende fax som ren tekst, eller ved at tilføje et vedhæftet dokument af typen MS Office (Word, Excel og Power Point) eller PDF. Hvis du kun sender et vedhæftet dokument uden ekstra emne og tekst, bliver første side i dokument, også den første siden i faxen. Hvis du abonnerer på MobilFax er afsender af faxen dit eget Mobilfaxnummer. Med MobilFax har du også mulighed for at modtage fax i Outlook (se Værktøj Fax og MobilSvar til ) Hvis du ikke abonnerer på MobilFax kan du stadig sende fax, men i så fald vil dit mobilnummer stå som afsender. Det er ikke mulig at sende svar til dette nummer. Der sendes en kvittering til din adresse, når faxen er kommet igennem til modtageren. Det er også muligt at eksportere en gruppe modtagere fra Valgte modtagere til fil, disse kan gemmes ved at bruge menupunktet Fil, eksporter modtagere Disse kan så efterfølgende importeres efter behov ved at bruge menupunktet Fil, importer modtagere. Det maximale antal modtagere du kan have pr. afsendelse af SMS er 100 mobilnumre, max. for MMS er 25 modtagere, og for Fax er det 50 modtagere pr. sendeliste. Videresendelse af Telefonsvarer og MobilFax Hvis du ønsker at modtage Telefonsvarer- og/eller MobilFax-meddelelser i Outlook kan du enkelt opsætte dette under Værktøj Telefonsvarer og fax til Avancerede funktioner Import af modtagere fra Excel Du kan importere en liste med modtagere fra et Excel ark. Dette laver du på følgende måde: Navn, mobilnummer og evt. faxnummer skal være placeret i hver sin kolonne. Fjern øvrige kolonner sådan at kolonne 1 er navn, kolonne 2 er mobilnummeret og evt. kolonne 3 er faxnummer. Fjern eventuelle kolonneoverskrifter så den første række er den første kontakt. Gem filen som en tekst fil (*.txt) et sted på maskinen som du kan finde igen. Vælg Importer kontakter i SMS fra Outlook og vælg filen du netop har gemt. Ved at trykke på Avanceret kan du vælge hvilken lydkvalitet du ønsker på Telefonsvarer-meddelelserne og hvilket dataformat du ønsker på MobilFax-meddelelserne. Opdaterede kontakter Hvis du laver ændringer i din kontaktliste i Outlook og ønsker at disse ændringer skal vises i SMS fra Outlook uden at behøve at lukke og åbne programmet, kan du bruge menupunktet Værktøj Opdater kontakter. Kontakterne genindlæses fra kontaktlisten.

5 Indstillinger Indstillinger kan du ændre to forskellige steder; I Outlook under Værktøj Alternativer SMS fra Outlook I SMS fra Outlook under Værktøj Indstillinger Diverse Vis senderesultat: Giver dig besked når meddelelsen er sendt og til hvem. Den kommer op som dialog boks hver gang du har sendt en SMS til en eller flere modtagere. Dette er ikke den samme kvittering som når du vinger af i Leveringskvittering, her får du tilsendt en kvittering i form af en SMS for hver afsendt SMS og status på om denne er kommet frem til modtagerens mobiltelefon. Automatisk check af opdateringer: SMS fra Outlook vil automatisk undersøge om der er kommet nyere versioner af programmet og evt. give dig besked. Gemme sendte beskeder i Sendte beskeder SMS fra Outlook gemmer alle sendte beskeder i Outlook s egen Sendte beskeder. Mobilnummer hos Sonofon Du skal have et mobilnummer hos Sonofon for at benytte SMS fra Outlook. Informationer om det indtastes her. 1. I Mobilnummer skal du indtaste dit mobilnummer (uden +45). 2. For at få tildelt et password skal du sende en SMS med teksten PASSWORD til Automatisk billedetilpasning til MMS Billedetilpasning til MMS: Billeder der sendes som MMS bliver automatisk konverteret til et format og en størrelse som understøttes af alle typer MMS-telefoner. Hvis du ved at modtageren har en telefon som understøtter større billeder, kan du ændre til en anden størrelse under indstillinger. Vælger du Ingen tilpasning kommer en guide op som blandt andet giver dig mulighed til at lave udsnit og rotere billeder. Avanceret Hvis du ved at der findes en proxyserver mellem din PC og Internettet bør du undersøge alternativerne under proxyindstillinger. NB! SMS fra Outlook understøtter ikke proxyservere som kræver autorisation. Undersøg dette med din IT ansvarlige. Menuvalg Under Hjælp finder du direkte links til brugervejledningen, priser og under Om finder du bl.a. et direkte link til hvis du skulle få problemer med SMS fra Outlook eller ønsker at kontakte os. Under Værktøj finder du MobilFax og telefonsvarer til ; hvor du kan ændre adressen, eller slå disse tilvalgsmuligheder til og fra. Værktøj Opdater kontakter indlæser nye kontakter, du har lagt ind i kontaktliste i Outlook, ind i SMS fra Outlook uden at du behøver at slå applikationen til og fra.

6 Værktøj Indstillinger giver dig mulighed for at ændre indstillinger som nævnt andet sted i brugervejledningen Rediger, Klip, Kopier, Sæt ind og Marker tekst kan benyttes i tekst og emnefeltet. Fil Åbn meddelelser og Gem meddelelser: Meddelelser kan gemmes og hentes frem igen for at bruges flere gange. Fil Eksportere modtagere og Importere modtagere. Har du flere modtagere som du ofte plejer at sende beskeder til kan du gemme disse på sin egen liste. Brug da Eksportere Modtagere for at gemme listen, og giv den et navn så du hurtigt ved hvilke modtagere det er tale om. Listen kan du hente frem igen ved at vælge Fil Importere modtagere. grams eller Tilføj / fjern programmer. Her vil du finde SMS fra Outlook som så herefter kan fjernes. Problemer Hvis du har problemer med at starte programmet, kan det være fordi det ikke er installeret korrekt. Fjern programmet og forsøg at installere det igen. Hvis programmet tidligere har virket, men det pludselig stopper med at virke, kan det være at der er en fejl i vores systemer. Vi vil arbejde på at få fejlen rettet hurtigst muligt. Derudover skal du sikre at din Internet forbindelse fungere. Når vi opdatere og videreudvikler programmet (ny funktionalitet), vil du finde information om dette på Fjerne SMS fra Outlook For at fjerne SMS fra Outlook, skal du åbne kontrolpanelet i Settings og vælge Add/Remove pro- Sonofon Erhverv Skelagervej Aalborg Telefon: erhverv@sonofon.dk Web: Sonofon Erhverv