ASB signatur. ASB signatur. Vejledning til opsætning af signatur IKT - Februar 2008

Transkript

1 ASB signatur I det følgende forklares, hvordan du opretter ASBs signatur for medarbejdere. Det skal her noteres at signaturen ikke kan opsættes i webmail (webmail.asb.dk), men skal opsættes i Outlook. Endvidere er der lavet en dansk og en engelsk version begge versioner ligger i sammen mappe på Inline (mere om dette i punkt 8 nedenfor). Ligeledes er det meget vigtigt at der i punkt 16 nedenfor gemmes som beskrevet. Eventuelle spørgsmål kan rettes til 505@asb.dk Denne vejledning kan ved første øjekast virke uoverskuelig på grund af dens omfang, men hoveddelen af vejledningen er billeder, så lad dig derfor ikke slå ud af sideantallet det er misvisende! Den færdige skabelon (dansk version) ser således ud: Figur a: eksempel Fremgangsmåde: 1. Først skal signaturskabelonen hentes fra asb.dk. Navigér til og hent filen asb_signatur.zip. 2. Når filen asb_signatur.zip er hentet ned på din computers desktop (skrivebord), skal du højreklikke på filen og vælge Extract All og udpakke filen til dit skrivebord eller anden mappe. (Den downloadede fil er zip-pakket og skal derfor pakkes ud, så du kan tilgå filens indhold. Filen er udpakket når en mappe med samme navn, som den downloadede fil, viser sig på desktoppen.) Side 1 af 8

2 3. Åbn programmet Outlook og gå ind i menupunktet Tools og videre ind i Options. Nu viser et popup-vindue sig og heri vælger du fanebladet Mail Format (se figur b). Figur b 4. I denne fane vælger du knappen Signatures nederst i popup-vinduet, hvorefter et nyt popup-vindue fremkommer (se figur c) Figur c Side 2 af 8

3 5. Her vælger du New, og endnu et popup-vindue viser sig (se figur d). Figur d 6. Angiv et navn. (eksempelvis: asb) (se figur d) 7. Marker punktet Use this file as a template og klik på Browse (se figur d) 8. Naviger til den mappe du har udpakket på din desktop. I mappen findes en dansk og en engelsk version af signaturen, og du skal her vælge den version, du vil anvende. I den valgte mappe vælger du html dokumentet asb (ikke rtf dokumentet ved samme navn!) og klik Ok. 9. Klik Next 10. Nu viser skabelonen sig, og du skal nu til at redigere i skabelonen, så dine data er indeholdt i signaturen (se figur e). Klik på knappen Advanced Edit og svar OK til den dialog-boks der fremkommer ( This will launch an editor that is not a part of Microsoft Office Outlook. Do you want to continue? ). Side 3 af 8

4 Figur e 11. Nu skulle du gerne havne i Word (se figur f), hvor du kan redigere indholdet i skabelonen. Skabelonen er opdelt i tabeller, og det er vigtigt at du ikke ændrer i selve skabelonens udseende, men kun tilføjer og ændrer i de data der står der. Figur f 12. Det første du skal gøre er at indsætte nogle billeder i de tomme felter til højre og venstre nederst i skabelonen. Dette gøres ved at klikke én gang på det tomme felt, hvor der er et rødt kryds inden i, så feltet er markeret og en billede -bjælke viser sig (se figur g). (Hvis billede -bjælken ikke viser sig kan den aktiveres ved at klikke på View Toolbars Picture ). Side 4 af 8

5 Figur g 13. I billede -bjælken klikker du på Insert Picture -ikonet og navigerer til mappen asb_signatur du hentede og videre ind i asb-filer. Her vælger du image001 og klikker ok. Så skulle ASB logoet gerne vise sig i venstre side nederst (se figur h). Figur h 14. Det samme gør du for billedet til højre, her indsætter du image002 ind (se figur i). Figur i 15. Nu skal du så redigere i tekstfelterne. Du placerer musen på de forskellige felter og ændrer disse, så de passer dig. Side 5 af 8

6 Ved ændring af adressen, er det vigtigt, at du sletter den som står angivet helt og skriver din egen i stedet og bagefter trykker på mellemrums tasten (space), sådan at e- mailadressen bliver blå og understreges. Du må meget gerne tilføje flere data end der eksisterer i skabelonen, eksempelvis fax og endnu en telefon. (Det skal dog igen understreges at du skal følge skabelonens udseende.) 16. Når du er færdig med at redigere, skal du gemme Word-filen og her er det vigtigt at du gemmer på følgende måde: Vælg menupunktet Files og videre herunder punktet Save as hvormed du efterfølgende befinder dig i et dialogvindue. Nederst i dette vindue skal du i rullemenuen Save as type vælge at gemme som Web Page, Filtered. Klik OK Hvis der herefter fremkommer en dialogboks, som notificerer dig om konsekvensen af at gemme, som du gør, skal du bare klikke Ok igen. Luk Word ned. 17. Nu skulle du gerne være tilbage i Outlook. Hvor du kan se din signatur i et lille vindue (se figur k). Side 6 af 8

7 Figur k 18. Hvis du er tilfreds klikker du Ok. Hvis ikke, kan du redigere på ny ved at klikke på Edit, hvorved du kommer til redigeringsvinduet (se figur e). 19. Du skulle nu have en fungerende signatur. Nu mangler du kun at aktivere signaturen. Vend tilbage til Mail Format fanebladet og vælg den signatur du lige har lavet og gemt (eksempelvis: asb) i henholdsvis Signature for new messages og Signature for replies and forwards her kan du frit vælge til og fra (se figur l) Side 7 af 8

8 Figur l 20. Klik Apply og derefter Ok når du er færdig, og vend tilbage til din indbakke i Outlook. 21. Nu skulle det hele være på plads. OBS! Den mappe du downloadede kan slettes uden at det har konsekvenser for din signatur. Outlook har gemt det nødvendige i programmet. Signaturen virker kun på den computer hvor den er i installeret. Hvis du skifter computer, vil signaturen ikke være tilstede i Outlook, og den skal installeres på ny. Side 8 af 8