Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr. 33 96 35 56 Weidekampsgade 6 Postboks 1600 0900 København C Telefon 36 10 20 30 Telefax 36 10 20 40 www.deloitte.dk Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Att.: Adm. direktør Pernille Andersen Rådhuset - Rådhuspladsen 1 1599 København K Revisionsrapport Revision af parkeringsindtægter 2015 Indledning Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2015 har vi foretaget revision af indtægter fra parkering. Rapporteringen er opbygget på følgende måde: 1. Formål og omfang mv. 2. Konklusioner 3. Observationer, risikovurderinger og anbefalinger 4. Formidling af risiko og væsentlighed 1. Formål og omfang mv. 1.1. Revisionens formål Revision af parkeringsområdet er en del af den lovpligtige revision og indgår i grundlaget for vores påtegning af Københavns Kommunes årsregnskab. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis, endvidere at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og de kontroller, der er etableret på området. Det bedste værn mod uregelmæssigheder er hensigtsmæssige forretningsgange og gode interne kontroller, hvorfor vores revision i vidt omfang har baseret sig på efterprøvelse af forretningsgange og interne kontroller, men ikke undersøgelser specielt med henblik på opdagelse af uregelmæssigheder. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte 2 Det påhviler ledelsen at tilrettelægge kontrolsystemer og forretningsgange, der er betryggende efter forvaltningens forhold, og det påhviler revisor at gennemgå disse forretningsgange og interne kontroller som et led i revisionen af årsregnskabet. 1.2. Revisionens omfang og afgrænsning Omfanget af vores arbejde fastlægges ud fra vores samlede vurdering af væsentlighed og risiko for væsentlig fejl. Revisionen er baseret på en forventning om, at der er tilrettelagt et velfungerende internt kontrolsystem og en pålidelig bogføring. Dette indebærer, at det overordnede kontrolmiljø og de organisatoriske rammer understøtter et velfungerende ledelses- og kontrolsystem, og at der på de enkelte aktivitetsområder er beskrevet og implementeret interne kontroller, som reducerer risikoen for væsentlige fejl til et acceptabelt niveau. Revisionen omfatter ikke en gennemgang af samtlige bilag og transaktioner, men udføres ved, at vi ved stikprøver indhenter dokumentation for eller på anden måde får bekræftet bogføringens rigtighed. I forbindelse hermed tester vi de interne kontroller i det omfang, vi finder det nødvendigt for revisionen af årsregnskabet. Vi skal for god ordens skyld gøre opmærksom på, at revisionen først kan anses for afsluttet, når vi har underskrevet erklæringen på årsregnskabet. 1.3. Revisionsarbejdets udførelse Revisionen er udført på grundlag af godkendt revisionsplan for den lovpligtige revision for 2015 og er gennemført ved besøg hos Center for Parkering. 2. Konklusioner Det er vores vurdering, at CPK ikke har etableret tilstrækkelig kontrol på området for håndtering af kortbetaling og mobilbetaling, hvilket øger risikoen for, at CPK ikke modtager alle indtægter fra solgt parkeringstid. Vi henstiller, at ledelsen arbejder med at udbedre de interne kontroller på disse områder. Vi har konstateret, at det ikke er muligt at foretage afstemning mellem registreret tilgodehavende parkeringsafgifter KMD OPUS-debitor og KØR. Vi anbefaler, at ledelsen fortsat har fokus på at løse problemet vedrørende afstemning mellem KMD OPUS debitor og KØR. Vores revision vedrørende parkeringsindtægter fra møntbetalinger samt indtægter fra beboerlicenser ikke har givet anledning til bemærkninger.
Deloitte 3 3. Observationer, risikovurdering og anbefaling Organisationsområde i KK Center for Parkering Revisionsområde/ emne Ref. Observation Risikobeskrivelse Anbefaling Kortbetaling Vi har foretaget en gennemgang af Center for Parkerings (CPK) håndtering af indtægter fra kortindbetaling med henblik på at opnå overbevisning for fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering af indtægter. Ved betaling med kort registreres salget i SicyClient. Indtægten registreres hos kortudbyder, som overfører indtægten til CPK s bank, Danske Bank. CPK foretager hverken en kortafstemning, dvs. om alle data fra korttransaktioner er modtaget fra p- billetautomaterne, eller en bankafstemning, dvs. en kontrol af, om betalinger på p-automaterne stemmer med afregnet beløb fra bank og kortudbyder. Afstemning Grundet ovenstående har vi derfor alene kunne foretage en stikprøvevis afstemning af transaktioner mellem bank og bogføring, hvilket ikke afdækker, om CPK har modtaget alle indtægter vedr. betaling med kort. Det er vores vurdering, at manglende afstemning af transaktioner af kortregistrering mellem p- automater, over til kortudbyder, til faktisk modtagne betalinger i banken, medfører risiko for, at CPK ikke modtager alle kortindbetalinger. Vi henstiller, at CPK får implementeret en forretningsgang for afstemning af transaktioner mellem kortregistrering i billetautomater, til kortudbyder, til modtagne betalinger i banken, således at det sikres, at CPK modtager alle kortindbetalinger. Vi har fået oplyst, at CPK er i dialog med P- automatleverandøren med henblik på at finde en løsning, der gør det muligt at kortafstemme alle data. Indtægtsområdet Risiko & væsentlighed
Deloitte 4 Organisationsområde i KK Center for Parkering Revisionsområde/ emne Ref. Observation Risikobeskrivelse Anbefaling Mobilbetaling Betaling for parkering med mobiltelefonen er en betalingsformidlig på lige vilkår med betaling via kreditkort. Mobilbetaling håndteres af eksterne leverandører, som er formidlere af betaling mellem bilisten og CPK. Hver måned sender mobilselskaber en saldoafregning fordelt på betalingszoner. Bogføring af afregningen fra betalingsformidleren foretages hver måned af CPK i selvbetjeningsløsning, og herefter afstemmer KS dette til bank. Vi har konstateret, at ikke alle mobilbetalinger afregnes systematisk fra et af mobilindbetalingsselskaberne. Vi har fået oplyst at CPK er i dialog med det pågældende mobilindbetalingsselskab med henblik på at sikre at indbetalinger sker systematisk i overensstemmelse med kontrakten. Vi har ligeledes fået oplyst, at betalingsformidleren en gang om året skal fremsende en redegørelse, der godtgør, at det afregnede beløb modsvarer det faktiske salg, og som skal underskrives af en statsautoriseret revisor. CPK modtager denne erklæring hver juni i det efterfølgende år. Vi vurderer, at revisionserklæring er en nøglekontrol der medfører, at CPK opnår sikkerhed for, at de afregnede mobilbetalinger er fuldstændige og nøjagtige i forhold til solgt parkeringstid. Vi har gennemlæst de senste modtagne erklæringer, som er fra 2014, og konstateret, at en erklæring er udarbejdet på finsk, og en anden erklæring slet ikke afdækker, at CPK opnår sikkerhed for mobilbetalinger. Vi har ikke kunne opnå overbevisning om, at CPK behandler og vurderer de modtagne revisorerklæringer. Vi har fået oplyst, at CPK fra 2016 kan trække i PRS en hvor meget tid der er købt hos det enkelte mobilselskab, hvorved det vil være muligt, at stemme deres betaling af med den tid de har registreret som købt. Det er vores vurdering, at manglende indhentelse af korrekt revisorerklæring fra mobilbetalingsselskaberne medfører risiko for, at CPK ikke får sikkerhed om, at mobilbetalingerne er fuldstændige og nøjagtige i forhold til faktisk solgt parkeringstid. Det er vores vurdering, at når der først modtages en revisorerklæring et halvt år efter regnskabsårets udløb, øges risikoen for, at eventuelle uoverensstemmelser med mobilbetalingsselskaberne ikke håndteres med rettidigt omhu. Vi henstiller til, at CPK sikrer, at de modtagne revisorerklæringer afdækker det forhold, at CPK modtager betaling for faktisk solgt parkeringstid via mobilbetaling. Vi har fået oplyst, at CPK er i dialog med mobilparkeringsselskaber med henblik på at få de seneste revisorerklæringer samt at sikre at revisorerklæringer dækker relevante forhold vedrørende afregning af fuldstændig og nøjagtige indtægter. Vi anbefaler, at CPK overvejer mulighederne for at indhente revisorerklæringer fra mobilbetalingsselskaberne hurtigere efter endt regnskabsår. Indtægtsområdet Risiko & væsentlighed
Deloitte 5 P-afgifter P-afgifter registreres i parkeringsafgiftssystemet via Politess. Inden indlæsning i systemet gennemgås det for fejlposteringer. Her fra overføres data fra parkeringsafgiftssystemet, hvor det beriges med data fra motorregistret og indlæses til debitormodulet KMD-debitor. Fra KMD-debitor bogføres data i KØR ved manuel indtastning. Vores gennemgang for processen af p-afgifter givet anledning til bemærkninger. Vi har ved vores revisionsmæssige gennemgang ikke konstateret særlige risici ved CPK s proces for håndtering af p-afgifter. Manglende mulighed for afstemning mellem KMD OPUS debitor og KØR øger risikoen for, at indtægter fra parkeringsafgifter registreres nøjagtigt og fuldstændigt i KØR. Vores gennemgang af processen for parkeringslicenser har ikke givet anledning til bemærkninger. Vi anbefaler, at ledelsen fastholder fokus på løsning af afstemningsproblemet mellem KMD OPUS debitor og KØR. Det er grundet problemer med KMD OPUS-debitor og KØR ikke muligt at foretage en afstemning mellem debitormodulet og KØR. Organisationsområde i KK Center for Parkering Revisionsområde/ emne Ref. Observation Risikobeskrivelse Anbefaling Parkeringslicenser Vi har foretaget en gennemgang af Center for Parkerings (CPK) håndtering af indtægter for parkeringslicenser med henblik på at opnå overbevisning for fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering af indtægter. Det er BorgerService der administrerer webbutikken, hvorfra parkeringslicenserne sælges. På baggrund af salg dannes der dagligt en kasserapport, som en medarbejder i BorgerService bogfører manuelt i selvbetjeningsløsningen. Herefter foretager KS afstemning mellem bogføring og bank, og ved eventuelle differencer følges der op på årsagen til differencen. CPK udarbejder ingen afstemning mellem kasserapport og bogføring, og bogføring til bank, da de beror sig på KS arbejde. Vi har ved vores revisionsmæssige gennemgang ikke konstateret særlige risici ved CPK s proces for håndtering af parkeringslicenser. Vores gennemgang af processen for parkeringslicenser har ikke givet anledning til bemærkninger. Indtægtsområdet Risiko & væsentlighed Afstemning: Vi har foretaget en afstemning af kasserapport genereret fra webbutikken til bogføring i KØR ved en stikprøvevis gennemgang. Vores gennemgang gav ikke anledning til bemærkninger.
Deloitte 6 Organisationsområde i KK Center for Parkering Revisionsområde/ emne Ref. Observation Risikobeskrivelse Anbefaling Møntindbetaling Vi har foretaget en gennemgang af CPK s håndtering af indtægter fra møntindbetaling med henblik på at opnå overbevisning for fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering af indtægter. Vi har gennemgået processen for CPK s håndtering af møntindbetalinger. Det er vores vurdering, at de ansatte i CPK ikke har fysisk adgang til møntindbetalinger, hvorved vi vurderer, at der er etableret et betryggende kontrolmiljø for denne proces. Vi har fået oplyst, at CPK 2 gange ugentligt foretager en afstemning mellem tømmebilletterne genereret fra parkeringsautomaterne og backoffice systemet SityClient, samt mellem SityClient og optælling fra BKS. Vi har påset, at disse afstemninger udarbejdes 2 gange ugentlig, samt at der løbende foretages afstemning til finansbogføringer. Vi har foretaget en kontrol af afstemningen ved en stikprøvevis gennemgang, hvor vi har genfundet data i SityClient og afstemt dette over til optællingsbilag fra BKS. Desuden har vi påset, at der ved eventuelle differencer mellem antallet af tømmebilletter og SityClient er angivet en forklaring hertil, og at forklaringen er dokumenteret. Vores gennemgang gav ikke anledning til bemærkninger. Vi har ved vores revisionsmæssige gennemgang ikke konstateret særlige risici ved CPK s proces for håndtering af møntindbetalinger. Vores gennemgang af processen for parkeringslicenser har ikke givet anledning til bemærkninger. Indtægtsområdet Risiko & væsentlighed Afstemning: Vi har på baggrund af ovenstående afstemning mellem SityClient og BKS afstemt det optalte beløb til bogføring i KØR. Vores gennemgang gav ikke anledning til bemærkninger.
Deloitte 7 4. Formidling af risiko og væsentlighed mv. Vi har i nærværende revision vurderet graden af risiko og væsentlighed for de enkelte observationer, og i tilknytning til den givne observation er påført en prioritet ud fra følgende vurderingsgrundlag: Prioritet 1 markeres med Prioritet 1 markeringer anvendes for risici, der anses for kritiske. I forbindelse med beretninger kan det observerede forhold efter nærmere vurdering eventuelt give anledning til en revisionsbemærkning. En risiko anses for kritisk, såfremt der er en høj grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en betydelig effekt og/eller har en betydelig udbredelse. Prioritet 1 markeringer rapporteres til ledelsen med påkrav om at disse forelægges for det stående udvalg. Observationen medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Prioritet 2 markeres med Prioritet 2 markeringer anvendes for risici, der anses for væsentlige. Observationerne må ikke have en karakter, der kan medføre revisionsbemærkninger i årsberetningen. En risiko anses for væsentlig, såfremt der er en middel grad af sandsynlighed for at forholdet indtræffer og/eller har en vis effekt og/eller har en vis udbredelse. Prioritet 2 markeringer rapporteres til ledelsen med anbefaling om at disse forelægges for det stående udvalg. Observationen medtages ikke i delberetninger og beretninger. Prioritet 3 markeres med Anvendes for risici, der anses for mindre væsentlige og som derfor kun rapporteres til ledelsen som opmærksomhedspunkter. En risiko anses for mindre væsentlig, såfremt der er en lille grad af sandsynlighed for at forholdet indtræffer og/eller har en lille effekt og/eller har en lille udbredelse.
Deloitte 8 Afslutning De konstaterede forhold har været drøftet med relevante personer for afklaring af eventuelle faktuelle fejl. Yderligere spørgsmål eller kommentarer til rapporten kan rettes til Ulrik Vassing på telefon 2220 2253. København, den 12. maj 2016 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Ulrik Benedict Vassing statsautoriseret revisor c.c.: Økonomiforvaltningen og Intern Revision Karoline Jensen/Käthe T:\Data\11\154165\2016\154165ra2015 Parkeringsindtægter.docx