Referat fra ekstraordinær generalforsamling Sommerbyen Rønhøjgård 03-10-2013 Kl. 19:00 Tapeten, Ballerup Susanne Voss, Gerd Larsen, Møde indkaldt af Annette Christensen, Frank Andersen Mødetype Referent Deltagere bestyrelse Deltagende bestyrelse (skype) Ekstraordinær generalforsamling Helle Pedersen Susanne Voss, Gerd Larsen, Frank Andersen Annette Christensen Formanden byder velkommen, og der vælges en dirigent for aftenen. 1. Valg af dirigent Bestyrelsen har peget på Annette Nordstrøm, have 232, som vælges enstemmigt. Dirigenten Paragraf 10.4 se indkaldelse. Dirigenten konstaterer, at bestyrelsen ikke er på 7 eller 9 medlemmer. Vedtægterne siger ikke noget om varsel for indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling. Det konstateres, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Der er 81 haver til stede = 162 stemmer. 2. Valg af stemmeudvalg 2 haver meldte sig som stemmeudvalg. Bente Lykkegaard, have 158. Bodil Büchert, have 839. 3. Kort redegørelse fra formanden Redegørelse vedlagt. Der er kun 3 bestyrelsesmedlemmer tilstede. Annette er lige blevet opereret og er med på Skype. Bestyrelsen har ikke kunnet finde nogen kandidater til at indtræde i bestyrelsen. Det betyder, at bestyrelsen skal findes blandt de tilstedeværende. Formanden opridser bestyrelsens opgaver og fortæller, at vi går en stille periode i møde, og der er mange, der gerne vil sætte nye bestyrelsesmedlemmer ind i opgaverne. It-kendskab er en fordel. Som bestyrelsesmedlem har man kontakt med mange mennesker, og det skal man have lysten til. Er der nogen, der har lyst? Ordet gives til dirigenten. Dirigent: Der er udsendt en skriftlig redegørelse, og nu har vi fået et mundtligt tillæg. Dirigenten giver ordet til Anna-Grethe Jensen, have 142 1 : Jeg vil venligst anmode om, at alt det, jeg siger her, bliver ført til referat. Det er ikke korrekte oplysninger, der står i indkaldelsen til denne ekstraordinære generalforsamling. 1 For at citere de lange indlæg fra medlemmerne korrekt, har de fremsendt kopier af deres indlæg til brug for referatet. 3. oktober 2013 1
Punkt 1: Som sekretær trådte jeg ikke ud af bestyrelsen i maj, men den 2. juli EFTER BESTYRELSESMØDET. Punkt 2: Min begrundelse for at udtræde af bestyrelsen var ikke, som I skriver, at jeg havde svært ved at skrive referater fra bestyrelsesmøderne, når bestyrelsesmedlemmerne talte hurtigt og i munden på hinanden. Det nævnte jeg ikke med ét eneste ord. Generalforsamlingen får her den korrekte begrundelse, og der hører naturligvis en forhistorie til. Jeg vil blot nævne nogle få ting, så I får en bedre forståelse for hele forløbet. På det konstituerende møde gav formanden det tidligere bladudvalg samt fest- og fritidsudvalget nye navne til henholdsvis medieudvalget og aktivitetsudvalget uden først at spørge de personer, der var i udvalgene, om de syntes, det var en god ide. Bestyrelsen blev heller ikke spurgt. På flere bestyrelsesmøder var det svært at få lov til at udtrykke egne holdninger, og i det hele taget var det svært at få ordet, da formanden på de fleste møder tog ordet det meste af tiden. Da Rønbladet skulle skrives, var der intet møde med udvalget i forvejen. Ingen dialog hverken personlig eller telefonisk. Jeg satte bladet op ud fra de oplysninger og indlæg, jeg havde fået, og sendte bladet til udvalget for korrektur. Jeg fik en mail retur fra formanden med utallige ændringer næsten på hver side. Stadig ingen dialog, men kun diktater pr. mail fra formanden. Formanden glemte vist, at vi var 4 personer i udvalget, og så måtte jeg jo tage det valg at sætte bladet op, som flertallet i udvalget var enige i. På bestyrelsesmødet den 4. juni havde jeg fået ordet for at få godkendt et punkt til referatet. Det vil sige, at jeg var i færd med at læse det op. Formanden tog uden videre ordet og talte med kassereren om noget, der var helt uvedkommende for dette punkt til referatet. Jeg prøvede at få ordet tilbage, men fik i bogstavelig forstand en løftet pegefinger og den klare besked: VENT! På et ekstraordinært bestyrelsesmøde i juni var der valg af suppleant til at indtræde i bestyrelsen, da formanden for byggeudvalget var udtrådt af bestyrelsen. Det skal her bemærkes, at bestyrelsens begrundelse for, at første-suppleanten trak sig p.g.a. sygdom, kun er den halve sandhed. Formanden meddelte, at første-suppleanten, Katalin Cservenka, skulle indtræde i driftsudvalget og i byggeudvalget og endda som formand for byggeudvalget. 3. oktober 2013 2
Katalin sagde, at hun ikke vidste noget om byggesager, men formanden slog fast, at sådan skulle det være. Katalin skulle selvfølgelig afløse det udtrædende medlem og varetage de poster, han havde haft. Da Katalin ikke kan være til stede i dag, har hun bedt mig om at tage punktet op. Jeg spurgte formanden, om ikke det var lidt urimeligt, når Katalin intet kendskab havde til byggesager, hvortil formanden svarede mig med meget hævet stemme: Citat: Ved jeg måske noget om at være formand, og ved du måske noget om at skrive referat. Sådan er det bare. Citat slut. Jeg mener stadig, at der på dette bestyrelsesmøde kunne have været lavet en ny konstituering, hvis viljen havde været der. Så kunne man have forebygget, at Katalin kort efter dette bestyrelsesmøde trak sig fra bestyrelsen. Vedtægter og ordensregler fra 2007 til generalforsamlingen i marts skulle jeg redigere, og på et bestyrelsesmøde blev det aftalt og godkendt, at et udvalg på 3 personer skulle læse korrektur. Det endelige resultat blev godkendt af udvalget og sendt til tryk. Der skete desværre en opsætningsfejl hos trykkeriet, og de ville udarbejde et nyt oplag uden beregning. Dette orienterede jeg bestyrelsens om pr mail. Derefter var der en del korrespondance med formanden, som nu gav udtryk for, at hun ville have set opsætningen, før det blev sendt til trykkeren til trods for at hun ikke var med i korrekturudvalget og til trods for, at udvalget havde godkendt rettelserne på et bestyrelsesmøde. Jeg modtog nogle mails med kritik som for øvrigt var uberettiget. Formanden skrev blandt andet til mig: Citat: rettelserne er dit ansvar Anna-Grethe, du var tovholder på opgaven og kan så ikke blot læne dig tilbage og give skylden videre, da du jo må se tingen igennem før du sender Citat slut. Det følte jeg som en løftet pegefinger til en skoleelev. Denne mail var jeg meget uforstående overfor, da fejlen hos trykkeren var rettet, og det havde jeg jo meldt tilbage til bestyrelsen pr. mail. Havde formanden ringet til mig, er jeg helt sikker på, at vi kunne have fået tingene på plads. På bestyrelsesmødet dagen efter den 2. juli viste formanden det første og det forkerte tryk for hele bestyrelsen og penslede meget ud, hvor forkert det var. Da jeg endelig fik ordet, orienterede jeg formanden om, at det hun lige havde vist frem, var det første og forkerte tryk altså en gammel sag, som der for længst var taget hånd om. 3. oktober 2013 3
Dette blev støttet af andre i bestyrelsen. Formanden gik hurtigt videre til næste punkt uden kommentarer. Det var nogle få punkter til orientering og nu tilbage til min begrundelse for at udtræde af bestyrelsen ved bestyrelsesmødets afslutning den 2. juli: Der var 2 episoder, der fik bægeret til at flyde over. Da vi kom til det sidste punkt Eventuelt, proklamerede formanden, at der ikke var noget til dette punkt, så hun rejste sig (som den eneste). Jeg bekendtgjorde, at jeg havde noget, og min ordlyd var sådan: For det første: På sidste bestyrelsesmøde blev jeg frataget ordet og endda med en løftet pegefinger fra formanden. For det andet: Nu er jeg også blevet hængt ud over for bestyrelsen for at læne mig tilbage og ikke tage ansvar. Det er der aldrig nogen, der tidligere har beskyldt mig for tværtimod. Det vil jeg simpelthen ikke finde mig i, så jeg forlader bestyrelsen i dag. Der var ingen kommentarer fra formanden. Jeg tilbød at skrive referatet fra dette møde. Formanden var stadig tavs. Jeg spurgte endnu engang, om jeg skulle lade mine notater ligge, eller jeg skulle skrive referatet. Stadig ingen svar fra formanden, men kassereren sagde ja tak til skrivning af referat. Referatet blev sendt til bestyrelsen i samme uge, hvor bestyrelsesmødet blev afholdt, og det undrer mig så, at det først kom på hjemmesiden en måned efter. Faktisk havde jeg forventet at blive kontaktet for en dialog efterfølgende, så jeg kunne forklare nærmere, og at formanden så måske fik øjnene op for realiteterne: At der er valgt en bestyrelse på demokratisk vis, og at formanden ikke er enerådig i alle henseender. Dirigenten går på og giver ordet til Berit Erikssson, have 802 2 : Jeg vil også gerne fortælle jer lejere i Rønhøjgård, hvorfor jeg er gået i utide efter 7 år i bestyrelsen. Den forklaring, der står i indkaldelsen, er kun en lille del af det, der er foregået. Siden formandsskiftet i april er beslutningerne sket hen over hovedet på mig. Kontakten mellem formanden og mig har stort set været ikke eksisterende. Det vil sige formanden kun få gange har kontaktet mig for at høre, hvordan vi tidligere har arbejdet. 2 For at citere de lange indlæg fra medlemmerne korrekt, har de fremsendt kopier af deres indlæg til brug for referatet. 3. oktober 2013 4
Der blev blandt andet truffet en økonomisk beslutning uden, at jeg var orienteret, godt nok var jeg på ferie, men læste både mail og SMS, og har også svaret tilbage på en mail den 2. juli 2013, så man kunne sagtens kontakte mig, hvis man ville. Det frustrerende er, at jeg hørte fra en havelejer om beslutningen allerede dagen efter min ferie var slut. Men der skulle gå hele 9 dage fra min feries ophør, til jeg hørte om beslutningen på et bestyrelsesmøde. En beslutning, som var truffet alene af formand og kasser, sagen fremgår heller ikke af nogen referater. Beslutningen blev truffet uden om resten af bestyrelsen, ligesom flere andre beslutninger ikke engang har været drøfter i bestyrelsen, førend de trådte i kraft. Der har på intet tidspunkt været oplyst, hvad det økonomisk ville koste foreningen. Dette er først oplyst i indkaldelsen til denne generalforsamling. Men det primære i denne sag er, at man er egenrådig og går uden om resten af bestyrelsen. Nye tiltag uden om bestyrelsen er bl.a., at der blev indført en ny form for referat, vi var flere der syntes, at den var forvirrende, og at gamle ikke afsluttede sager forsvandt fra referaterne. (Disse kom dog på senere). Jeg mailede til sekretæren og spurgte, hvorfor referatformen var ændret og fik det svar, at det havde medieudvalget besluttet, heraf 2 personer fra bestyrelsen, altså igen uden om resten af bestyrelsen. Ligeledes blev en ny elektronisk logbog indført i stedet for papirudgaven, som vi brugte i kontoret, når medlemmerne henvendte sig. På bestyrelsesmøderne var jeg ofte af den opfattelse, at ting var besluttet på forhånd. Det samme gælder for Rønhøjgårds hjemmeside, hvor 2 personer ændrede hele sæt-oppet. Rønhøjgårds gamle logo og jubilæumssten blev fjernet og erstattet af en slyngplante, efter 6 måneder virker hjemmesiden stadig ikke optimalt, fordi det var mere interessant at Rønhøjgård kom på Facebook, og hvor mange af vores medlemmer kikker på Facebook frem for vores egen hjemmeside. Min opfattelse af bestyrelsesarbejde er samarbejde, hvilke har fungeret fint med de fleste medlemmer i den oprindelige bestyrelse i de 4 måneder, jeg sad i denne periode. Dirigenten går på og giver ordet til Betty, have 723 3 : Jeg vil blot kommentere, at jeg har været medlem af bestyrelsen i forgangne periode og supplerer Berits indlæg. Kan medlemmerne ikke håndtere opgaverne eller kan formanden ikke håndtere medlemmerne, der må jo være noget galt, når så mange bestyrelsesmedlemmer går fra en bestyrelse på så kort tid? Mht. salg af den omtalte have, drøftede jeg det med Susanne på et tidspunkt. Susanne fortalte, at havelejeren ville tage foreningen i retten, da huset var købt sådan, hvortil jeg sagde at nu måtte hun træde i karakter som ny formand og ikke lade sig true. 3 For at citere de lange indlæg fra medlemmerne korrekt, har de fremsendt kopier af deres indlæg til brug for referatet. 3. oktober 2013 5
Derfor blev der ikke indkaldt til ekstra bestyrelsesmøde, fordi Susanne vidste, at jeg ikke var enig, og derfor ikke kunne få sit forslag igennem. Bestyrelsen blev heller ikke orienteret om dette, før vi af omveje fik besked. Nu kan alle i foreningen komme til bestyrelsen og få deres ulovligheder betalt, det er åbnet for kassen. I det hele taget er den fremsendte beretning omskrevet en hel del og holder sig ikke til sandheden. Mht. det i beretningen omhandlede mistillidsvotum har Gertrud svaret, da jeg ikke var til stede på dette tidspunkt. Jeg havde forladt bestyrelsesmødet. Bestyrelsen kan ikke træffe beslutninger, idet der er 3 medlemmer + formanden, og ifølge 10.9 skal der være 4 medlemmer + formand. Dirigenten går på og giver ordet til Allan, have 649: Er medlem af Aktivitetsudvalget, som er kraftigt beskåret. Formanden for udvalget er her ikke. Efter et møde i forretningsudvalget får aktivitetsudvalget et p ålæg om at aflægge regnskab to gange i sæsonen. Budgettet er på kr. 25.000,- Foreningens kasserer har et budget på millioner og aflægger regnskab 2 gange på et år. Bente Lykkegård har trukket sig fra udvalget på grund af kravet om regnskab. Allan fortsætter indtil videre. Da Bente aflægger regnskab, er tilbagemeldingen, at der er brugt for mange penge på en sæsonafslutning for medlemmerne af aktivitetsudvalget og deres ægtefæller. Aktivitetsudvalget har været på restaurant Ankara med sine hjælpere i løbet af året. Beløbet for aftenen svarer til præmiefest. Kr. 1000 for medlem + ægtefæller = kr. 6000,- som stryges af bestyrelsen. I år kr. 679,-. Bestyrelsen stryger, hvad der passer dem og ødelægger ting, der fungerer. Leif, have 833: Samarbejdet i bestyrelsen halter åbenbart, og jeg forstår ikke, at de mennesker, der er udtrådt af bestyrelsen ikke stillede mistillidsvotum. Vil man ikke? Eller ved man det ikke? Men jeg opfordrer til at undgå mundhuggeri. Der er altid to sider af en sag, og hvis man er uenig i noget, bør man trække sig fra posten. Bestyrelsesmedlem Frank Andersen. På omtalte møde blev der sagt til de udtrådte bestyrelsesmedlemmer, at de skulle stille mistillidsvotum. Men det valgte de u dtrådte bestyrelsesmedlemmer ikke at gøre. Helle Pedersen, Have 162: Jeg har kortvarigt været medlem af bestyrelsen, og jeg er udtrådt af helt andre årsager end dem, vi taler om i dag. Men jeg vil gerne sige, at jeg synes, at Susanne er en 3. oktober 2013 6
kompetent formand, som man ved, hvor man har. Hun har sine meningers mod, og hun holder sig til vedtægterne. Hun er en formand, foreningen er godt tjent med. Gertrud, have 602: Har set på indkaldelsen. På side 3 har formanden skrevet, at driftsformanden trak sig fra sin bestyrelsespost, hvilket fik formanden til at foreslå, at driftsudvalgsformanden i stedet stillede et mistillidsvotum til formanden. Herefter trak Berit Eriksson og Betty sig. Suppleant Gertrud rejste sig på bestyrelsesmødet og kommenterede, at hun ikke mente, at det var til Betty forslaget om mistillidsvotum til formanden blev stillet. Formanden: Tak for ordene. Hvorfor sagde I ikke de her ting på bestyrelsesmøderne? Vi har fået ryddet op i nogle ting. Jeg beklager over for Anna-Grethe Jensen, at der en forkert dato for hendes udtrædelse af bestyrelsen. Selv om vi har læst korrektur på redegørelsen, har vi ikke fanget den. Hvis I ønsker, at jeg skal gå, så går jeg. Hvis I ønsker at jeg bliver, så bliver jeg. Jeg sidder ikke klinet til taburetten. Dennis have 131: Ikke mere mundhuggeri. Det giver ingen indsigt. Hvad sker der, hvis vi ikke får konstitueret 3 bestyrelsesmedlemmer. Dirigenten tager ordet: Talt med Kirsten (kredsformanden), som har viden, om hvad vi kan gøre, hvis vi ikke får en ny bestyrelse. Ønsker nogen at stille mistillidsvotum, er det nu. I så fald har vi ikke en best yrelse. Så må vi indkalde til ny generalforsamling. Men det bliver nok også svært at få en ny bestyrelse der, og så overgår administrationen af haveforeningen til Kolonihaveforbundet. Selv om der ikke er en bestyrelse, skal foreningen stadig betale regninger mv. Overgår dette til kredsformanden? Det er ikke ønskeligt at få administrationen lagt ud, men skal bestyrelsen gå af? Eller fortsætte til næste ordinære generalforsamling? Evt. suppleret op. Hvis nogen er uenig, så sig det nu. Det drejer sig om vores fælles haveforening. Er der kommentarer til procedure? Hvis I er enige? Mistillidsvotum? Leif, have 833: Hvad siger forretningsordenen? 3. oktober 2013 7
Vibe, have 234: Hvis en formand får et mistillidsvotum, er det vel næstformanden der træder til. Der må være noget galt, når 11 mennesker går fra bestyrelsen. Vi kan ikke bare supplere op, hvis ingen vil arbejde med formanden. Kirsten Holm, have 144: Kirsten er også kredsformand. Kemien er ikke ok i bestyrelsen. Handler det om andet? Har de resterende bestyrelsesmedlemmer foretaget sig noget ulovligt? Forbundet kører på lovliggørelse i øjeblikket, men det har vist sig, at retssager tabes af haveforeninger. Aben kan ikke sidde på sidste køber, hvis det har stået på i flere år. Foreningen valgte en pragmatisk og billig løsning. Selvfølgelig skal bestyrelsen, der består af frivillig arbejdskraft, også sørge for, at alle kan se sig selv i bestyrelsen og drage omsorg for godt samarbejde. Hvis I giver formanden et mistillidsvotum, må forretningsbestyrelsen fortsætte og betale regninger, salg osv. Spørgsmålet er, om vi kan få landet denne generalforsamling i noget, der kan køre videre efter næste generalforsamling. Stiller ingen mistillidsvotum, så kører vi videre med supplering til bestyrelsen. Og så må vi se på det til ordinær generalforsamling. Vi har kasserer + Gerd som næstformand + et bestyrelsesmedlem. Kan vi løfte bestyrelsen videre? Dirigenten spørger: skal redegørelsen til afstemning? Hvis der ikke er indvendinger, stemmer vi om redegørelsen. Afstemning: For = 28 Imod = 82 Undlader at stemme = 35 Redegørelsen er forkastet. Formanden tager ordet. Vi er enige i bestyrelsen om, at det mistillidsvotum er til hele bestyrelsen, som trækker sig. Det bliver forretningsbestyrelsen, der driver foreningen indtil næste generalforsamling. Dirigenten: Det betyder, at det kun er de mest nødvendige opgaver, der bliver løst i den kommende periode. Og der skal vælges helt ny bestyrelse til marts. Bestyrelsen har trukket sig og arbejder som forretningsudvalg indtil ordinær generalforsamling i marts. Nogen går vel i gang med at finde kandidater til marts. Det er vores alle samens forpligtelse over for vores forening. Gerd, have 029: Vi er endt i en meget kedelig situation. Der er blevet sagt meget her i aften både rigtigt og forkert. Til Allans kommentar om beløb til at gå ud at spise for i aktivitetsudvalget. Vi havde møde i foråret, efter jeg var blevet kontaktet af aktivitetsudvalget, der mente, at de havde præmiefestpenge til gode for 2011+2012. Det blev forklaret, at de ikke havde noget til gode. 3. oktober 2013 8
Aktivitetsudvalget havde været ud at spise for mere end det, som præmiefesten har kostet pr. person + partner i 2011+2012. Der blev aftalt, at de i år ville få kr. 699,- pr. kuvert til rådighed som sidste år, da præmiefesten blev afholdt på samme sted. Udvalget bestemmer selv, om de vil deltage i præmiefesten eller få beløbet overført. Jeg har knoklet for foreningen i 6 år, og jeg har aldrig været ude for noget lignende. Da Susanne kom til som formand, skete der mange nye ting. Det vidste vi ville ske, Susanne var til møde med hele bestyrelsen, inden vi valgte hende som formand og hun fortalte, hvilken slags formand hun ville blive. Nu har I valgt vi går af og kan ikke afslutte salg, kloakering eller administrere foreningen. Hvad gør vi? Leif, have 833: Det kan ikke være rigtigt, at foreningen går i stå. Nogen må kunne gøre noget. Kirsten må fortælle, hvornår vi kan købe og sælge. Dirigenten tager ordet som havelejer: Når forretningsudvalget skal køre foreningen videre, skal kun helt nødvendige opgaver løses. Der tages ikke nye initiativer. Man kan ikke definere køb og salg og kloak som andet end driftsopgaver. Jeg kan godt forstå, at I er skuffede. På afstand er det meget svært at vurdere, hvad der er rigtigt og forkert, men der er samarbejdsvanskeligheder, og driftsopgaverne må løses. Det håber jeg, at I vil, når I har sundet jer. Kirsten, have 144: Annette (dirigenten) har stort set sagt det, som jeg ville sige. Vurderingsudvalget går vel ikke af, så de kan udføre de vurderinger, der må blive anmodet om frem til kommende generalforsamling. Årsregnskab vil ligge hos forretningsudvalget sammen med afslutning af regnskab for kloakering. Nogen/alle fra foreningen kan træde ind i ad hoc udvalg. Det er vores alle samens forening. Og det er ikke en lille forretning. Nogen må hjælpe til. Jeg kan sige, at jeg sidder som kredsformand. Og jeg har ikke det daglige driftsarbejde, men jeg ved, at bestyrelsen gør et kæmpe arbejde. Det ved alle, der har været med i bestyrelsen gennem årerne. Ærgerligt, at det er gået skævt. Dennis have 131: Vi er endt, hvor vi er. Jeg håber, at I kæmper. Til alle andre beder jeg om, at I tænker over det til næste generalforsamling, om nogen vil stille op. Det kan være en kamp at få en bestyrelse, og det skal vores forening have for at køre videre. Helle Pedersen, have 162: Jeg vil gerne sige, at det ikke var nemt at komme ind som nyt bestyrelsesmedlem. Det virkede som om, en del af bestyrelsen ikke var så villig til at tage imod nye medlemmer. Men derud over har jeg også oplevet, at medlemmerne i haveforeningen kræver hurtig løsning af deres problemer. Men vi skal huske, at bestyrelsen består af frivillige, der bruger deres fritid på arbejdet her i foreningen. Måske kunne nogle opgaver blive løst hurtigere, hvis man selv kommer med forslag eller oplæg til løsningsforslag af sine sager. Desuden synes jeg, at der er en tendens til at man holder strengt på sin ret og ikke er særlig imødekommende over for dem, der skal hjælpe en. Og hvis man er utilfreds med noget, kan man jo melde til sig ny bestyrelse og være en del af løsningen. 3. oktober 2013 9
Konklusion: Forretningsudvalget vil prøve at løfte de nødvendige opgaver og må sortere i opgaverne, så salg, vurdering, regninger og kloak kører. Træk på dem I kan. Generalforsamlingen slutter ca. kl. 20:15. Dirigenten takker for god ro og orden. Vi ses i marts måned 2014. 3. oktober 2013 10