10.09.2012 EU-udbud af ældreboliger 2012/S 133-221802 Spørgsmål: 1 Tilbudslisten er excl. moms. Dette er ikke i tråd med Folketingets lov nr. 520 af 12. juni 2009 2 Spørgsmål til afsnit 4.2.3 Regnskab og budget: Tilbudsgivers regnskabssystem skal kunne integreres med Udbyders itsystem. Udbyder overgår pr. 01-01-2013 EG ØS Indsigt -hvilke data ønskes i ØS? -er der klart definerede grænseflader? -er der klart definerede udvekslingsliner (eks. via mail, VANS eller ftp)? -hvor ofte ønskes udveksling? Svar: Ikast-Brande Kommune er blevet opmærksom på lovændringen pr. 1. januar 2011. Priser skal afgives incl. moms. Såfremt prisen afgives excl. moms, vil momsen blive tillagt inden tilbudsevalueringen. Ikast-Brande Kommune ønsker at undgå dobbeltarbejde med budget, løbende forbrug og regnskab. Derfor skal administrators data kunne overføres til kommunens økonomisystem, så der ikke skal forgå indtastning af budget, forbrug og regnskab i administrationen. Iflg. Ikast-Brande Kommunes IT-afdeling er der følgende 2 modeller: 1. Udveksling af data sker ved at der etableres en mekanisme hos den eksterne samarbejdspartner, som lægger filer i en aftalt mappe på en af vore servere (som en sikker overførsel, som andre ikke kan se/få fat i) Kommunens økonomisystem kan hente data ind fra denne mappe men det kræver sandsynligvis en snitflade til udførsel af dette ( = kr. til EG, som er kommunens systemleverandør af økonomisystemet) 2. Alternativt skal den eksterne samarbejdspartner aflevere data i excellformat til Ikast-Brande Kommune, som herefter indlæser dataerne. Den endelige model aftales, når kontrakthaver kendes. Evt. udgifter ved model 1 til snitflade betales af Ikast-Brande Kommune. 3 Hvilke forbrugsarter el, vand og varme skal der laves forbrugsregnskaber for i de enkelte boligafdelinger 4 I hvilke afdelinger bruges målerfirmaer til årsaflæsning og regnskaber Data ønskes overført èn gang årligt vedr. budget og regnskab. Data ønskes overført kvartalsvis vedr. det løbende forbrug. For alle 3 el, vand og varme Se skema: Oversigt over forbrugsregnskaber I skemaet er angivet, på hvilke adresser et målerfirma laver årsaflæsning og regnskab.
5 Hvad er administrationsomfanget i hovedpunkter for de erhvervslejemål, der er nævnt i option 3 6 Hvad er de enkelte erhvervslejemåls arealer 7 Ad 4.2.1 Udlejning og opkrævning af boligafgifter m.v. Sørge for at målere, der ikke fjernaflæses, bliver aflæst månedligt. Hvilke målere skal aflæses? Hvilke adresser vedrører dette? Hvor mange målere drejer det sig om? 8 Ad 4.2.2 Driftsledelse og tilsyn Tilsyn med ejendomsfunktionærerne, herunder at arbejdet i afdelingerne udføres i henhold til funktionsbeskrivelser og overenskomster samt de særlige forhold, der gør sig gældende i den enkelte afdeling. Hvilke ejendomsfunktionærer skal der føres tilsyn med og hvor mange? Hvilke funktionsbeskrivelser? Hvilke overenskomster? 9 Ad 4.2.3 Regnskab og budget Udarbejdelse af anlægskartoteker. Hvad er omfattet af anlægskartoteker? Hvor specifik skal anlægskartoteket være? Udgår, idet erhverslejemål (Option 3) udgår Se svar pkt. 5 Alle el, vand og varme målere Alle adresser Kan pt. ikke oplyses Der skal føres tilsyn med de ejendomsfunktionærer der er tilknyttet boligerne Driftsstedernes jobbeskrivelser Overenskomst for teknisk serviceledere/servicemedarbejdere (3F) Svar på begge spørgsmål (uddrag fra kommunens anvendte regnskabspraksis jf. årsberetning for 2011) Aktiver med en levetid på over - samt aktiver over 100.000 kr. skal afskrives og registreres således i anlægskartoteket. Udgifter på over 100.000 kr., der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer o.lign. som ikke har væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt, udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes. 10 Ad 4.2.3 Regnskab og budget Lønbogholderi og momsregnskab. Hvad for et lønbogholderi? Hvad for et momsregnskab? opgaven i givet fald vil der ikke være en opgave alternativ. Alternativt skal administrator løse opgaven.
11 Ad 4.4 Kapitalforhold Sidste linje tredje afsnit: Mellemregningskonti forrentes dag til dag mindst svarende til nationalbankens diskonto. Hvis afkastet i kapitalforvaltningen ikke giver et afkast, der kan modsvare ovennævnte krav, hvem skal så indskyde restkapitalen? 12 Det bedes oplyst, om de enkelte erhvervslejemål er integrerede dele af en bebyggelse, der er opført i medfør af almenboligloven eller tidligere støttelove. Hvis ikke det er tilfældet, må almene boligorganisationer ikke administrere disse og kan således ikke opfylde kravene om tilbud vedr. option 3. Der henvises til 12 i bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer. Pt. er der ingen momsregnskab, men såfremt lovgivningen indenfor området vil omfatte et momsregnskab, så omfatter opgaven også dette Ikast-Brande kommune skal sikre at der er finansiering til de planlagte henlæggelser m.v. Der henvises hermed til Bekendtgørelsens 12 Bekendtgørelse 1306 af 15-12-2009 om sideaktiviter i almene boligorganisationer: 12 Stk. 1 Boligorganisationen kan administrere opførelse og drift af andre kommunale ejendomme end beboelsesejendomme og de ejendomme, der er nævnt i kapitel 12 i almenboligloven, hvis ejendommen er en integreret del af en bebyggelse, der er opført i medfør af almenboligloven, lov om boligbyggeri, lov om byggestøtte eller lov om boliger for ældre og personer med handicap. Da ingen af de i Option 3 listen nævnte lejemål kan komme ind under bekendtgørelse 1306 s bestemmelser kan disse ikke indgå i tilbudsgivningen og bortfalder dermed. Tilsvarende er gældende for Tilbudsliste bilag 1 boliger omfattet af lejelov BHI-parken og Blåhøj Nygade 28B-28C og Birkehegnet 4a- 4b. Disse boliger er ikke opført efter bestemmelserne i lov om almene boliger eller tilsvarende lovgivning og disse udgår derfor også af tilbudsgivningen. 13 Punkt 4.2.1: Godkendte gebyrer i forbindelse med ovenstående opgaver tilfalder tilbudsgiver Hvilke gebyrer er der tale om og hvem godkender dem? Se revideret tilbudsliste Rykkergebyrer, der godkendes ved budgetbehandlingen det enkelte år 14 Punkt 4.2.1: sørge for at målere, der ikke fjernaflæses, blive aflæst månedligt Hvilke målere skal aflæses månedligt og hvor mange? Alle afdelingers el, vand og varmemålere skal aflæses. Det er pt ikke muligt at oplyse hvor
der er fjernaflæsning. 15 Punkt 4.2.2: Tilsyn med ejendomsfunktionærerne, herunder at arbejdet i afdelingen udføres i henhold til funktionsbeskrivelser og overenskomster samt de særlige forhold, der gør sig gældende i den enkelte afdeling. Tilbudsgiver skal så vidt muligt oprette jobs til personer med særlige vilkår til ejendomsfunktionær stillingerne Skal ejendomsselskabet stille viceværter til rådighed? Hvis ja, hvilke afdelinger og hvor mange? 16 Punkt 4.2.3: Tilbudsgivers regnskabssystem skal kunne integreres med udbyders IT-system. Udbyder overgår pr. 01-01-2013 til EG ØS indsigt. Hvad menes med integration af regnskabssystemet? opgaven. Alternativt skal administrator løse opgaven. - Hvilke data ønskes i ØS? Kommunen ønsker at undgå dobbeltarbejde med budget, løbende forbrug og regnskab. Derfor skal administrators data kunne overføres til kommunens økonomisystem, så der ikke skal foregå indtastninger af budget, forbrug og regnskab i administrationen. Udveksling af data sker ved at der etableres en mekanisme hos den eksterne samarbejdspartner som lægger filer i en aftalt mappe på kommunens server (som en "sikker" overførsel som andre ikke kan se / få fat i) Kommunens økonomisystemet skal kunne hente data ind fra denne mappe - men det kræver sandsynligvis en snitflade til udførsel af dette Alternativt kan man evt. hente filen ind i økonomisystemet manuelt Data ønskes overført en gang årligt vedr. budget og regnskab og kvartalsvis ved løbende forbrug. 17 Punkt 4.2.3: lønbogholderi og momsregnskab Hvilke arbejder ligger der i lønbogholderi og momsregnskab? 18 Punkt 4.5: Ved ophør af kontraktperio- opgaven i givet fald vil der ikke være en opgave alternativ. Alternativt skal administrator løse opgaven
de og overgang til anden leverandør leveres data til tilbudsgiver/kontrakthaver i henhold til udbudsmaterialets punkt 4.5.? Hvis ikke, i hvilken form bliver materialet så afleveret og hvis der er mangler ved dette materiale, hvad består disse mangler så af? Ikast-Brande Kommune vil leverer det i punkt 4.5. ønskede materiale til den fremtidige administrator OBS! Ikast-Brande Kommune skiftede layout på hjemmesiden den 4. september 2012. Fremover vil Udbud og Indkøb være at finde under fanen Erhverv eller benyt det direkte link: http://www.ikast-brande.dk/erhverv