Spørgsmål og svar. til. Udbud af Administrationen af Gladsaxe Kommunes. private og almene beboelsesejendomme

Transkript

1 Spørgsmål og svar til Udbud af Administrationen af Gladsaxe Kommunes private og almene beboelsesejendomme Spørgsmål 1. Vedr. udbudsmaterialets punkt : Kan det forudsættes, at Gladsaxe Kommune som dataejer fremskaffer de nødvendige oplysninger til gennemførelse af energimærkninger af de almene bebyggelser? Konkret vil det dreje sig om: a) Nøjagtige BBR m2 b) Energiforbrug og energistyringsdata for varme- og el-forbrug c) Målfast tegningsmateriale af facadesnit, varmecentraler, rørføringer af varmesystem etc. på papir eller digitalt Svar: Ad a) Det er Gladsaxe Kommunes erfaring at BBR oplysninger ikke altid er opdateret, herunder kan bl.a. en given bygnings kvadratmeteropgørelse i BBR afvige fra de faktiske forhold. Som regel er det mindre afvigelser der ikke har betydning for gennemførelse af energimærkningen. I det omfang kommunen er i besiddelse af tegninger over en given ejendom vil vi altid kunne oplyse om bygningens kvadratmeter ud fra tegningen, som dog også har en vis unøjagtighed. Ad b) Gladsaxe Kommunes Ejendomscenter er i besiddelse af disse data som kan udleveres til boligadministratoren på opfordring. Ad c) Gladsaxe Kommunes Ejendomscenter er i besiddelse af tegninger over stort set alle de omtalte bygninger, som kan udleveres til boligadministratoren på opfordring. Tegningernes målfasthed kan variere, men tegningernes nøjagtighed i forhold til de faktiske forhold vurderes at være anvendelig til de fleste formål der er relevant for boligadministratoren. I det omfang Ejendomscenteret ikke er i besiddelse af en tegning som er nødvendig for boligadministratorens arbejde, vil det være nødvendigt at få et eksternt firma til at opmåle ejendommen.

2 Vedr. energimærkning, se i øvrigt retteblad, rettelse Vedr. udbudsmaterialets punkt 2.2. og kontraktens 12: Er det udtryk for en uoverensstemmelse i udbudsbetingelser og kontrakten, når Gladsaxe Kommune i punkt 2.2. har anført at Kontraktperioden er fastsat til 1. januar december 2019 og i kontraktens 12 skriver Nærværende kontrakt træder i kraft den 1. januar 2015 og er, bortset fra misligeholdelse, uopsigelig til 1. januar 2017.? Kan kontrakten opsiges før 2019 på andet grundlag end misligeholdelse? Det er ikke et udtryk for en uoverensstemmelse i udbudsbetingelser og i kontrakten. Kontrakten kan opsiges før 2019 på andet grundlag end misligholdelse. Som udgangspunkt vil kontraktsperioden være fra 1. januar 2015 til 31. december Bestemmelsen i kontraktens 12 skal forstås således, at det efter den 1. januar 2017 er muligt at opsige kontrakten, med 6 måneders varsel til udgangen af december, uden at der behøver foreligge misligholdelse. I tilfælde af misligholdelse kan der til enhver tid i kontraktsperioden ophæves, jf. kontraktens Jeg vil høre, om vi kan få oplyst, hvilke andre aktører, som er prækvalificerede til at byde på opgaven med administration af jeres ejendomme? Prækvalificerede til at byde på opgaven er: Boligkontoret Danmark DAB DEAS FA09 FSB Lejerbo 4. Den del af viceværtfunktionen, som administrator er ansvarlig for udførslen af, hvordan løses den i dag, via en ansat eller et eksternt firma? Hvis der foreligger et kontraktforhold med et ejendomsservicefirma, kan ny administrator så indgå i den nye kontrakt. Kan vi modtage en kopi af kontrakten? Opgaven løses i dag af et eksternt firma, som har en aftale med nuværende administrator. Aftalen er indgået mellem nuværende administrator og leverandør og kan derfor ikke overdrages til ny administrator. Ny administrator skal indgå selvstændig aftale med samme eller andet firma. Den foreliggende aftale mellem nuværende administrator og leverandør er tillagt en række særskilte aftaler, som nuværende administrator har indgået med

3 leverandør på baggrund af løbende dialog med botilbuddets ledelse og den almene boligafdeling. Kommunen er ikke bekendt med et egentligt kontraktgrundlag og kan derfor ikke udlevere et sådanne. 5. Er det korrekt forstået, at udgifter til revisor afholdes af administrator? Gladsaxe Kommune ønsker, at afdelingernes årsregnskaber påtegnes af ekstern revisor. Administrator er ansvarlig for påtegningen opnås. Udgiften til ekstern revision betales af de respektive boligafdelinger/ejendomme. 6. Hvilke typer af gebyrindtægter er omfattet i afsnit ? Omfattet er alle gebyrindtægter som relaterer sig til de administrerede ejendomme, eksempelvis rykkergebyrer. 7. Foreligger der et kontraktforhold på gartnerisk vedligehold og snerydning, og kan ny administrator indgå i denne kontrakt. Kan vi modtage en kopi af kontrakten? Der foreligger et aftalegrundlag mellem kommunens Social- og Sundhedsforvaltning og kommunens Driftsafdeling for de almene boligafdelinger på kommunens ældrecentre, Træningscenter Gladsaxe samt for botilbuddet Cathrinegården. Den almene boligafdeling, botilbuddet Kellersvej 6, har en kommunalt indgået aftale med kommunens Serviceafdelingen. Det almene botilbud Nybrogård har en kommunal aftale med kommunens beskæftigelsestilbud Kildehuset. Ny administrator vil overtage det bestående aftalegrundlag, som forventes videreført. Eksempler på det kommunalt indgåede aftalegrundlag vedlægges. Det bemærkes, at kommunens seniorcenter og ældreboligafdeling Rosenlund ikke fremgår af det vedlagte aftalegrundlag. De 2 almene boligafdelinger vil inden udgangen af 2014 overgå til kommunens Driftsafdeling på lige fod med de øvrige ældrecentre.

4 For de resterede 3 (små) almene botilbud har nuværende administrator et aftalegrundlag med samme eksterne firma som også udfører ejendomsservice på ejendommene. Den foreliggende aftale mellem nuværende administrator og leverandør er tillagt en række særskilte aftaler, som nuværende administrator har indgået med leverandør på baggrund af løbende dialog med botilbuddets ledelse og den almene boligafdeling. Kommunen er ikke bekendt med et egentligt kontraktgrundlag og kan derfor ikke udlevere et sådanne. 8. Omkostninger til udarbejdelse af fordelingsregnskaber, indgår de i eksempelvis varmeregnskabet eller i administrationshonoraret? Omkostningerne til udarbejdelse af fordelingsregnskaberne indgår i varmeregnskabet. 9. Hvilket økonomisystem anvender kommunen? Kommunen anvender EG-gruppens ØS Web som økonomisystem. Håndtering af de administrative opgaver der er forbundet med udførslen af ejendomsdriften i den enkelte boligafdeling udføres på det eksisterende kommunale it-materiel. Systemet fungerer ved hjælp af en VPN-opkobling og der arbejdes på nuværende administrators fjernplatform. 10. Punkt og Punkt Viceværtsydelsen Skal viceværtsudgiften på de ejendomme, hvor administrator skal sørge herfor, være en del af tilbudsprisen eller er administrator alene ansvarlig for at finde en leverandør, føre tilsyn, samt at pris og kvalitet er konkurrencedygtig? Viceværtudgiften er ikke en del af tilbudsprisen. Administrator er ansvarlig for at finde en leverandør, føre tilsyn samt sikre at pris og kvalitet er konkurrencedygtig. 11. Punkt og Punkt Udgiften til gartnerisk vedligeholdelse og

5 Gartnerisk vedligeholdelse og snerydning Skal udgiften hertil på de ejendomme, hvor administrator skal sørge herfor, være en del af tilbudsprisen eller er administrator alene ansvarlig for at finde en leverandør, føre tilsyn, samt at pris og kvalitet er konkurrencedygtig? snerydning er ikke en del af tilbudsprisen Administrator er ansvarlig for at finde en leverandør, føre tilsyn samt sikre at pris og kvalitet er konkurrencedygtig. 12. Punkt Rengøring af trapper og beboervaskerier Skal udgiften hertil på de ejendomme, hvor administrator skal sørge herfor, være en del af tilbudsprisen eller er administrator alene ansvarlig for at finde en leverandør, føre tilsyn, samt at pris og kvalitet er konkurrencedygtig? Udgiften til rengøring af trapper og beboervaskerier er ikke en del af tilbudsprisen. Administrator er ansvarlig for at finde en leverandør, føre tilsyn, samt at pris og kvalitet er konkurrencedygtig. 13. Punkt Lejeforhøjelser Sker en del af lejereguleringerne efter reglerne om omkostningsbestemt husleje? I så fald, hvilke ejendomme? I ejendomme med flere end 6 lejemål opkræves omkostningsbestemt leje. Der er tale om ejendommene Bagsværddal, Bagsværdhus, Kildebakken og Ved Jernbanen. I ejendomme med 6 lejemål eller derunder, er lejen fastsat ud fra det lejedes værdi. Det er dog typisk lavere end hvad en almen boligforening tager for lejen. 14. Punkt 3.3 og Punkt 4.3 Retssager Hvor mange retssager har der været i det seneste år pr. afdeling/ejendom? Der har ikke været retssager for Gladsaxe Kommunes ejendomme det seneste år. 15. Øvrige Varetages den nuværende administration af ekstern administrator eller af Gladsaxe Kommune? Den nuværende administration af Gladsaxe Kommunes beboelsesejendomme varetages af FSB. Det kan oplyses, at nuværende administrator, jf. det gældende kontraktsgrundlag, vil sørge for, at hvert enkelt af kommunens lejemål nemt og hurtigt overføres til den nye administrator.

6 16. Afsnit 2.3 Krav til tilbuddet Afsnit: Under punkt 10 henvises til.herunder administration af ejerlejlighedsejendomme. Hvad menes med ejerlejlighedsejendomme? Der er tale om en upræcis formulering, som rettes. Se retteblad, rettelse Afsnit 3 De private beboelsesejendomme Afsnit Hvor mange beboermøder med beboerrepræsentation afholdes der erfaringsmæssigt på årsbasis? Afsnit Hvad koster ISG s rengøring på årsbasis? Afsnit Sidste sætning i afsnittet hedder: Sager der er endeligt afsluttet, returneres løbende. Hvilke sager tænkes der på her? Ad Kun Ved Jernbanen afholder egentlige møder, med deltagelse af administrator og ejendomskontoret. Ad I 2013 betalte Gladsaxe Kommune, samlet set, ISG/JSE ca kr. for trapperengøring på ejendommene. Udgiften bliver bogført på ejendommene. Ad Sager vedrørende de enkelte lejemål og de enkelte ejendomme ønskes først returneret når kontrakten vedrørende ejendomsadministrationen ophører. Sætningen udgår derfor. Se retteblad, rettelse Afsnit 4 De almene beboelsesejendomme Afsnit Hvornår er der sidst foretaget energimærkning af ejendommene? Der er foretaget energimærkninger på de almene ejendomme i perioden hvilket betyder, at der skal energimærkes igen i perioden Administrator er ansvarlig for at sikre, at der foretages energimærkning i henhold til gældende lovgivning for private udlejningsboliger, almene botilbud, samt for ældreboligafdelingerne. Gladsaxe Kommune forestår selv energimærkning af plejeboliger på Træningscenter Gladsaxe sammen med energimærkning af seniorcentrene i øvrigt. For private udlejningsboliger skal oplysninger om energiforbrug rekvireres hos energiselskaberne på nær Til Jernbanen 8 og Vadstrupvej 20 A+B, for

7 hvilke energiforbrug m.m. kan rekvireres hos Gladsaxe Kommunes Ejendomscenter. For almene botilbud og ældreboliger skal oplysninger om energiforbrug rekvireres hos Gladsaxe Kommunes Ejendomscenter. 19. Afsnit 5 Tilbudslister Med hensyn til punkt 5.1 tilbudsliste A, vil vi gerne forespørge om hvad der menes med kr. pr. år. pr. lejemål (ikke momspligtig), da der jo er tale om en momspligtig ydelse ved ejendomsadministration, betyder det, at vi skal oplyse prisen uden moms i vores tilbud? Betaling til administrator pr. lejemål pr. år for administrationsydelsen. Boligadministration er en momspligtig ydelse. Dersom tilbudsgiver vælger retmæssigt - at tillægge moms på den oplyste pris pr. bolig i forbindelse med tilbudsgivningen, bør dette fremgå tydeligt. 20. Bilag 1 Forligger der planer om at nedlægge almene boliger i kontraktperioden? Der forelægger på nuværende tidspunkt ikke planer om at nedlægge kommunalt ejede almene ældreboliger, som indgår i nærværende administrationsaftale, i kontraktperioden. 21. Bilag 4 Generelt - Flere steder omtales Øvrige botilbud omfatter Øvrige Botilbud kun Ellekilde, Buddinge Hovedgade og Kagsåhuse? Generelt - Seniorcentrene omfatter hvilke ejendomme? De øvrige botilbud omfatter Ellekilde, Buddinge Hovedgade 111 og Kagsåhuse. Seniorcentrene omfatter Træningscenter Gladsaxe, Seniorcenter Bakkegården, Seniorcenter Rosenlund, Seniorcenter Egegården og Seniorcenter Møllegården. 22. Punkt 5 Der henvises til gennemsnitlige lejemålsfremvisninger. Hvilken perioden er det der angives et gennemsnit for? Gennemsnittet er ikke beregnede for en given periode, men ment som det antal gange administrator må påregne at boligen skal fremvises, før boligen er udlejet. 23. Bilag 9 Forventes arbejdet beskrevet i bilag 9 at skulle udføres som en del driftsopgaven og indenfor det gældende administrationshonorar? Ja, arbejdet med at driftssætte en ny afdelingen udføres som del af administrationsaftalen og skal indeholdes i det gældende administrationshonorar.

8 24. Rådgivning og oplæg til kommunen i forbindelse med forbedringsarbejder og større tekniske ændringer, herunder finansieringsmuligheder (jf. udbudsmaterialets afsnit s. 11). Hvad dækker dette over og skal det være inkl. i den pris, der gives på administrationen? Der kan eksempelvis være tale om rådgiverbistand i forbindelse med større arbejder på ejendommene, f.eks. indlægning af fjernvarme, eller udskiftning af tag eller vinduer. Ydelsen skal ikke være indeholdt i den pris der gives på administrationen. 25. Retssager mod lejere føres i henhold til lejelovgivningen. Det aftales i hvert tilfælde, om en retssag skal varetages af administrator (jf. udbudsmaterialets afsnit 3.3 s. 15). Er beløbet indeholdt i tilbuddet? Og hvor mange sager er der tale om årligt, som administrator skal varetage? Beløbet er ikke indeholdt i den pris som gives på administrationen af lejemålene i Tilbudsliste A, men timepris for administrators bistand med retssager skal angives i Tilbudsliste B. Udgifter til advokater, retsgebyrer, og omkostninger i øvrigt er ikke indeholdt i beløbet i Tilbudsliste B. Det kan oplyses, at Gladsaxe Kommunes ejendomme og lejeforholdene i tilknytning hertil, ikke har været involveret i retssager de senere år. 26. Kommunen har tegnet bygningsbrand og bygningskasko for ejendommene (jf. udbudsmaterialets afsnit s. 19). Er forsikringerne inkl. grundejeransvar? Vi spørger for at vurdere administrators risiko. Grundejeransvar er ikke en del af kommunens bygningsbrand og husejer (bygningskasko). Kommunens grundejeransvar er dækket via kommunens generelle ansvarsforsikring for kommunale risici. Da Gladsaxe Kommune er grundejer og hvis en evt. skade skyldes fejl eller forsømmelse fra Kommunens side er der dækning jf. betingelserne i forsikringen. Betaling af boligafdelingens forsikringer sker af administrator på vegne af boligafdelingen. 27. Ejendomsfunktionær er ansat af administrator (jf. Bilag 4, afsnit 1) Viceværtydelse, (øvrige botilbud)) Udgiften til ejendomsfunktionær betales over boligafdelingens/ejendommens drift. Administrator kan entrere med underleverandør, føre tilsyn og sikre, at

9 Er ejendomsfunktionærerne ansat hos administrator og for dennes regning, eller står administrator blot for at ansætte og afskedige ejendomsfunktionærerne? prisen er konkurrencedygtig i forhold til marked. 28. Hvor mange af de private ejendomme har konti i Grundejernes Investeringsfond? 29. I tilbudslisten (jf. udbudsmaterialets afsnit 5.1 s. 24) står der i tabellen Kr. pr. år pr. lejemål (ikke momspligtig) Hvad betyder det? De store ejendomme med omkostningsbestemt husleje, dvs. Bagsværddal, Bagsværdhus, Kildebakken og Ved Jernbanen. Betaling til administrator pr. lejemål pr. år for administrationsydelsen. Boligadministration er en momspligtig ydelse. Dersom tilbudsgiver vælger retmæssigt - at tillægge moms på den oplyste pris pr. bolig i forbindelse med tilbudsgivningen, bør dette fremgå tydeligt. 30. Der synes at være uoverensstemmelse ift. kontraktperioden nævnt i udbudsmaterialets afsnit 2.2 (s. 5) og i kontraktens 12 (s. 27)? Det er ikke et udtryk for en uoverensstemmelse i udbudsbetingelser og i kontrakten. Kontrakten kan blot opsiges før 2019 på andet grundlag end misligholdelse. Som udgangspunkt vil kontraktsperioden være fra 1. januar 2015 til 31. december Bestemmelsen i kontraktens 12 skal forstås således, at det efter den 1. januar 2017 er muligt at opsige kontrakten, med 6 måneders varsel til udgangen af december, uden at der behøver foreligge misligholdelse. I tilfælde af misligholdelse kan der til enhver tid i kontraktsperioden ophæves, jf. kontraktens 8.