Haderslev Boligselskab 86 Referat for ordinært organisationsbestyrelsesmøde den 13. december 2010 kl. 16.30, mødet fandt sted på Hotel Harmonien. Med efterfølgende repræsentantskabsmøde kl. 19.00. Dagsorden: 1. Velkomst ved formanden 2. Præsentation af oplæg til markedsføringsplan Skovvænget/Brombærvej v/ken Degn, Degn Marketing. 3. Godkendelse af referat fra den 11. november 2010. 4. Godkendelse af boligselskabets årsregnskab for 2009/2010. 5. Godkendelse af boligselskabets budget for 2011/2012. 6. Fremlæggelse af revisionsprotokollen. 7. Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning. 8. Bestyrelseshonorar. 9. Vedtægtsændringer som følge af ny lov 10.Opfølgning på forvaltningsrevisionskoncept 11.Driftsspørgsmål. 12.Sager fra formand og afdelinger, herunder: a) Forslag om etablering af ny afdeling 500-xx b) Skatercity på havnen c) Godkendelse af kollektiv råderet i afd. 1627, 1671, 1618. d) Godkendelse af sammenlægning af 1618 og 1619 pr. 1/7-2010. e) Annoncering af ledige boliger. 13.Sager fra administrationen, herunder: a) Tilslutning til Domeas fælles dispositionsfond b) Drøftelse af retssag c) Byggeri. 14.Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab 15.Valg af kredsdelegeret til BL for 1 år 16.Forslag til repræsentation: a) Kursus den 4. 5. marts 2011 på Ecco Center. 17.Eventuelt. Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Bent Bille, næstformand Finn Wohlert Freddy Aagaard Kirsten Grauholm Lise-Lotte Schytt Taimi E. Pedesk Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Steffen Borgbjerg, Domea Helle Østergaard Kehlet, Domea Der var afbud fra: Villy Brejning Poul Jeppesen Pkt. 1: Velkomst ved formanden Kaj Ringsted bød velkommen.
Haderslev Boligselskab 87 Pkt. 2: Præsentation af oplæg til markedsføringsplan Skovvænget/Brombærvej. v/ken Degn, Degn Marketing. Ken Degn orienterede om hovedpunkterne i en markedsføringsplan for Skovvænget/Brombærvej. Planen er omfattende, hvorfor det blev vedtaget, at der nedsættes en arbejdsgruppe som sætter sig ind i materialet og producerer en motiveret indstilling til organisationsbestyrelsen. Arbejdsgruppe: Taimi E. Pedesk, Lise-Lotte Schytt, Bent Bille og Driftschef Steffen Borgbjerg. Desuden involveres boligrådgiverne og afdelingsbestyrelsen Skovvænget / Brombærvej. Pkt. 3: Godkendelse af referat fra den 11. november 2010. Referatet blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Pkt. 4: Godkendelse af boligselskabets årsregnskab for 2009/2010. Regnskabet er udsendt den 1. december. Erik Lønne Gottfredsen og Steffen Borgbjerg gennemgik regnskabet med følgende bemærkninger: Byggefond og selskab Årets overskud på kr. 513.521 er overført til arbejdskapitalen, som pr. 30. juni 2010 udgør i alt kr. 1.659.050, og pr. samme dato udgør dispositionsfonden i alt kr. 4.567.088. Afd. 1609 Gartnerhaven Årets resultat viser et overskud på kr. 58.459. kr. 514.911. Afd. 1611 Ejsbølvej ældreboliger Årets resultat viser et underskud på kr. 41.992, som afvikles over 3 år. kr. 102.000. Afd. 1618 Fårehave Årets resultat viser et overskud på kr. 409.409. kr. 710.173. Afd. 1619 Fårehave 2. etape Årets resultat viser et overskud på kr. 25.490. kr. 481.552. Afd. 1625 Skovvænget/Brombærvej Årets resultat viser et underskud på kr. 450.486. Underskudssaldoen udgør herefter 450.486, der budgetteres afviklet over 5 år. Henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse pr. 30. juni 2009 i alt kr. 3.023.534.
Haderslev Boligselskab 88 Afd. 1626 Braineparken Årets resultat viser et overskud på kr. 189.945. kr. 3.215.539. Afd. 1627 Byhusene Årets resultat viser et underskud på kr. 96.605. Underskudssaldoen udgør herefter 149.951, der budgetteres afviklet over 5 år. kr. 938.842. Afd. 1628 Hiort Lorenzen Center Årets resultat viser et overskud på kr. 121.293. kr. 380.724. Afd. 1629 Erik Grøn Kollegiet Årets resultat viser et overskud på kr. 95.407. kr. 1.600.274. Afd. 1663 Grøften - Højgårdskollegiet Årets resultat viser et overskud på kr. 33.113. kr. 323.893. Afd. 1667 Svanen Årets resultat viser et overskud på kr. 60.391. kr. 374.872. Afd. 1668 Frejas Have Årets resultat viser et overskud på kr. 31.060. kr. 1.192.376. Afd. 1669 Grøften II - Højgårdskollegiet Årets resultat viser et overskud på kr. 22.252. kr. 130.369. Afd. 1671 Lionsparken Årets resultat viser et overskud på kr. 11.484. kr. 1.729.233. Afd. 1672 Lionsparken - Tagboliger Årets resultat viser et underskud på kr. 66.920. kr. 306.934. Afd. 1670 Haderslev Havn (grundkøb) Regnskabet foreligger som en balance pr. 30.06.2010. Afd. 1673 Søslangen 1. etape - Haderslev Havn Regnskabet foreligger som en balance pr. 30.06.2010.
Haderslev Boligselskab 89 Afd. 1674 Søslangen 2. etape - Haderslev Havn Regnskabet foreligger som en balance pr. 30.06.2010. Bestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet med følgende bemærkninger. Hvis der fremover opstår problemer med betaling af terminsydelser eks. 1669 skal bestyrelsen informeres via mail, så hovedselskabet kan hjælpe med betaling så morarenter undgås. Pkt. 5: Godkendelse af boligselskabets budget for 2011/2012. Budgettet er udsendt den 1. december. Budgettet er udsendt med revideret dagsorden. Steffen Borgbjerg gennemgik budgettet med følgende bemærkninger: De kommende budgetter er forberedt på et eventuelt lejetab, så man økonomisk er forberedt på at nuværende tendens med tomgangslejemål fortsætter. For 1625 Skovvænget / Brombærvej og 1627 Byhusene er der budgetteret med en mindst mulig lejestigning, derfor vil økonomien være stram dette skyldes primært grundede udlejningsvanskeligheder. Afd. 1609 huslejestigning på 2,28 % pr. 01.07.2011. Afd. 1611 huslejestigning på 2,77 % pr. 01.07.2011. Afd. 1618 huslejestigning på 0,00 % pr. 01.07.2011. Afd. 1619 huslejestigning på 0,00 % pr. 01.07.2011. Afd. 1625 huslejestigning på 2,90 % pr. 01.07.2011. Afd. 1626 huslejestigning på 1,88 % pr. 01.07.2011. Afd. 1627 huslejestigning på 2,80 % pr. 01.07.2011. Afd. 1628 huslejestigning på 5,51 % pr. 01.07.2011. Afd. 1629 huslejestigning på 2,46 % pr. 01.07.2011. Afd. 1663 huslejestigning på 0,72 % pr. 01.07.2011. Afd. 1667 huslejestigning på 0,00 % pr. 01.07.2011. Afd. 1668 huslejestigning på 1,66 % pr. 01.07.2011. Afd. 1669 huslejestigning på 0,00 % pr. 01.07.2011. Afd. 1671 huslejestigning på 2,89 % pr. 01.07.2011. Afd. 1672 huslejestigning på 1,78 % pr. 01.07.2011. Afd. 50001 huslejestigning på 8,28 % pr. 01.07.2011. Bestyrelsen godkendte og underskrev budgettet. Pkt. 6: Fremlæggelse af revisionsprotokollen. Indsat i regnskabet side 746 780. Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollatet. Pkt. 7: Godkendelse af organisationsbestyrelsens årsberetning. Indsat i regnskabet side 12-45. Bestyrelsen godkendte årsberetning.
Haderslev Boligselskab 90 Pkt. 8: Bestyrelseshonorar. Der skal tages stilling til følgende: - indeksregulering af honoraret - om fordelingen forsat skal ske med 2 portioner til formanden, 1 ½ portion til næstformanden, og 1 portion til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. - om samme fordelingsnøgle skal anvendes ved byggesager. Det blev besluttet at honoraret skulle indeksreguleres og at fordelingen skulle være som hidtil. Pkt. 9: Vedtægtsændringer som følge af ny lov Grundet nye regler for almene boliger pr. 1. januar 2010 (L208): skal der foretages justering af vedtægterne for Haderslev Boligselskab. - Skal organisationen organiseres med eller uden medlemsindskud - 2 - Formandskab - 5 - Repræsentantskabets stemmeantal - 9 - Om personligt fremmøde er en betingelse for stemmeret - 10 - Referat fra bestyrelsesmøde underskrives af hele bestyrelsen eller kun formanden - 13 - Personligt fremmøde er nødvendigt eller om der kan stemmes ved fuldmagt - 16 Desuden fremgår yderligere vedtægtsændringer af de allerede fremsendte bilag 1 og 2 vedr. udlejning, drift, økonomi og beboerdemokrati. Vi vedlægger sammen med dagsorden forslag til nye vedtægter, som bestyrelsen bedes behandle og foreslå godkendt på det efterfølgende repræsentantskabsmøde ændringer skrevet med rødt. Bestyrelsen godkendte forslaget til nye vedtægter og vil foreslå dem godkendt på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Pkt. 10: Opfølgning på forvaltningsrevisionskoncept (bilag vedlagt) Boligorganisation Haderslev Boligselskab er underlagt reglerne om forvaltningsrevision, og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater som bilag. Indstilling Det indstilles at forsætte med de godkendte målsætninger og konkrete mål samt tage evalueringen til efterretning (og efter behov, hvis der er ikke opfyldte målsætninger, at drøfte og aftale konkrete handlingsplaner). Erik Lønne Gottfredsen gennemgik målsætningerne. Indstilling blev godkendt af bestyrelsen. Pkt. 11: Driftsspørgsmål. - Nedsættelse af beboerindskud, afdeling 1671 Lionsparken. Som følge af den oprindelige finansieringsform, har man i denne afdeling et særligt højt beboerindskud. Haderslev Kommune har rettet henvendelse til os i den
Haderslev Boligselskab 91 anledning, og ønsker indskuddet sat ned, idet det udelukker en stigende andel af de potentielle beboere. Indskuddet i dag: kr. 440,- pr. m². (svarer til indskud kr. 32.560,- for en 3-rums lejlighed på 74m².) Optimalt indskud (markedsafvejet): Kr. 200,- pr. m² (svarer til indskud kr. 14.800,- for en 3-rums lejlighed på 74m².) Godkendt af bestyrelsen. Derudover: A. Steffen viste billeder af den nye handicaprampe i afdeling 1611 Ejsbølhus, som er finansieret med 50% af dispositionsfonden. B. Steffen informerede om nye tiltag vedr. affaldshåndtering i forbindelse med Had. Kommunes varslede 14-dages tømninger. Der kan være en god forretning i underjordiske anlæg, vil blive iværksat i 2011. C. Steffen informerede om PR indsats 2009/2010 samt de større afsluttede projekter i afdelingerne. D. Steffen fremlagde tomgangstal og tendenser i forbindelse dermed. Pr. 1. december 2010 har vi 49 lejemål i tomgang i HB. Søslangen kan forklare de 10 stk. der beror på interne flytninger. Særligt fokus lægges i denne forbindelse på Skovvænget / Brombærvej, Fårehave og Byhusene hvor udbuddet af lejemål pt. er større end efterspørgslen. E. Projektet Lille Klingbjerg 11, totalrenovering bliver ikke realiseret i sin nuværende form. Pkt. 12: Sager fra formand og afdelinger. a) Forslag om etablering af ny afdeling 500-xx Afdeling 1611 Ejsbølvej består af 13 ældreboliger samt en børnehave. Dog er børnehaven ejet af Haderslev Kommune. Derfor er det uhensigtsmæssigt, at afdeling 1611 indbefatter både boliger og børnehave. Hermed foreslås en opsplitning af 1611 i to selvstændige afdelinger. En boligdel med de 13 ældreboliger afdeling 1611, og en centerdel som er ejet af Haderslev Kommune afdeling 500- xx. Regnskabet i Haderslev Boligselskab vil efter vores overbevisning ikke være retvisende før ovenstående realiseres. Bestyrelsen godkendte af afdelingen opdeles i 2 afdelinger, boligafdeling og institutionel afdeling. Steffen vil iværksætte i januar 2011. b) Skatercity på havnen Lukket referat. c) Godkendelse af kollektiv råderet Der er indført køkkenudskiftning via den kollektive råderet i følgende afdelinger: i afd. 1627 Byhusene, 1671 Lionsparken og 1618 Fårehave. Kollektiv råderet godkendt af bestyrelsen. d) Godkendelse af sammenlægning af Fårehave afd. 1618 og 1619 pr. 1/7-2011.
Haderslev Boligselskab 92 Sammenlægning godkendt af bestyrelsen. e) Annoncering: Behovet for annoncering af ledige boliger er stigende, skal annonce udgifterne derfor dækkes af hovedselskabet? Annoncering på max. beløb på kr.250.000.dækkes af hovedselskabet. Pkt. 13: Sager fra administrationen. a) Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea (bilag vedlagt) På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar 2011. Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar 2011 - at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Eksempel vedlægges. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Bestyrelsen godkendte tilslutning til Domeas fælles dispositionsfond, tillæg til forretning føreraftale blev underskrevet. b) Drøftelse af retssag Lukket referat. c) Byggeri Lukket referat. Pkt. 14: Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab
Haderslev Boligselskab 93 De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Haderslev Boligselskabet kan vælge op til 7 repræsentanter. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 7 repræsentanter af sin midte for 1 år. Medlemmer vælges af bestyrelsen når dato nærmer sig. Pkt. 15: Valg af kredsdelegeret til BL for 1 år. BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Kaj Ringsted og Finn Wohlert er nuværende repræsentanter. Kaj Ringsted og Bent Bille blev valgt som repræsentanter for 1 år. Pkt. 16: Forslag til repræsentation på: a) Kursus den 4. 5. marts 2011 på Ecco Center. Org- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt beboerrepræsentanters deltagelse i kursusdage. Invitation fremsendes snarest muligt. Pkt. 17: Eventuelt. Intet til referat. Haderslev, Boligcenter Haderslev, Erik Lønne Gottfredsen/SBO/HKE den 22.12.10 Godkendt den