Aarhus Universitetshospital December 2011 Året der gik Årsafslutning KAS EPJ-manual Rekvisitionshotel Datatab Velkommen til Apropos MidtEPJ det fælles EPJ-nyhedsbrev for Aarhus Universitetshospital. Året der gik I Skejby har vi implementeret EPJ-booking og Rul 1, 2 og 3 løb af stablen i forår og efterår på matriklerne i Aarhus. Der er god grund til at være stolte! I starten af 2011 blev de EPJ-ansvarlige headhuntet fra afdelingerne for at hjælpe med at implementere MidtEPJ. Der blev undervist i uge 3-4, afholdt temadage og workshops og på få uger efter var alle klædt på til implementering med navneskilte, kinabøger og en god portion gå-på-mod. 1. april fusionerede Århus Sygehus og Skejby Sygehus og alle blev Aarhus Universitetshospital. Sundheds-It-afdelingen blev dannet og fokus var nu på forberedelser og planlægning af den første AUH-udrulning på Dermato- Venerologisk Afdeling S. 15. maj gik Afdeling S i pilotdrift med MidtEPJ, som den første afdeling på AUH. Det var ikke alt der gik efter planen, men alt i alt var udrulningen en succes. Det gav en masse erfaringer og læring, som kom de næste afdelinger til gode. I foråret fortsatte implementeringen af EPJ-booking i Skejby, som var startet i sommeren 2010, og de fleste afdelinger var sat i drift inden sommerferien, samtidig med at forberedelserne til MidtEPJ også var i fuld gang. Sommeren var præget af driftsforstyrrelser og performanceproblemer i kølvandet på RM6-opdateringen. Der var problemer med databasetabeller og servere og det skabte en vis nervøsitet i forhold til de store udrulninger i efteråret. Nyhedsbrevet sendes til EPJorganisationen på Aarhus Universitetshospital. Kontakt: EPJ-sekretær Thomas Engsig-Karup Sundheds-It, NBG thomengs@rm.dk Heldigvis blev bekymringerne gjort til skamme og 3. oktober gik hele Neurohuset på Nørrebrogade i drift med MidtEPJ. Det første store rul viste hvordan tingene kan lykkes, når alle trækker i samme retning med alt hvad de har. I Skejby blev vi færdige med at implementere EPJ-booking i oktober og i denne måned blev udrulningsplanen justeret, så Skejby-afdelingerne udruller MidtEPJ samlet den 19. marts. 1
I november havde vi rul 3 på flere matrikler samtidigt. Her blev brugt videokonference i de daglige statusmøder og shuttlebusserne var mere end almindeligt fyldte. I sommeren 2010 blev det besluttet i Regionsrådet at Århus-EPJ skulle udrulles på alle regionens sygehuse inden udgangen af 2011. Den målsætning er som bekendt ikke helt blevet indfriet, men alle niveauer i EPJ-organisationen har god grund til at være godt tilfredse med de resultater der er opnået. Årsafslutning men det er ikke tid til at hvile på laurbærrene. Det er vigtigt, at der kontinuerligt er fokus på håndtering af patientadministrative fejlrettelser i MidtEPJ og på denne tid af året også årsafslutning i MidtEPJ. Hospitalets og afdelingernes aktivitetstal, afregning og DRG-værdi afhænger af korrekt registrering. Der er ekstra meget ledelsesmæssigt fokus på dette lige nu, idet en del afdelinger overgik til at anvende MidtEPJ i slutningen af året 2011. Det giver os en særlig udfordring i forhold til at få håndteret oprydningen i MidtEPJ, som personalet endnu ikke helt har opnået rutine i at anvende, samtidig med at der er ganske kort tid til at få registreringer på plads. Flere afdelinger er godt med, mens andre afdelinger vil skulle yde en ekstraordinær indsats for at nå i mål med årsafslutningen inden for de udmeldte deadlines. For at kunne nå årsafslutningen er afdelingerne blandt andet blevet opfordret til, at der varsles ekstraarbejde i weekenden den 07.-08. januar 2012 for lægesekretærer med henblik på at få skrevet manglende notater, samt at få rettet fejlene på fejllisterne fra MidtEPJ. Dette arbejde understøttes af en manual i fejlrettelse udarbejdet af ledende lægesekretærer og denne udsendes til afdelingerne. Der afholdes informationsmøde om årsafslutningen for ledende lægesekretærer i de afdelinger som er overgået til MidtEPJ i 2011. Mødet holdes i K-auditoriet, Nørrebrogade, den 3. januar 2012 kl. 10-12. KAS Der arbejdes lige nu i Sundheds-It på at få etableret en fælles klinisk applikationssupport på AUH - i daglig tale kaldet "KAS" - hvor EPJ-ansvarlige og -superbrugere kan rette henvendelse, hvis man har behov for support eller håndtering af ikke-tekniske spørgsmål til MidtEPJ. KAS en starter op i uge 3 i januar og vil have åbent inden for normal arbejdstid mandag til fredag for telefonhenvendelse og mailbesvarelse, som man i dag kender det på matriklerne i Aarhus. Der vil blive informeret nærmere om de nye tiltag i starten af 2012. 2
EPJ-manual Som en del af EPJ-implementeringen på hele AUH har KoncernHR fra Region Midtjylland hjulpet afdelingerne med dokumentation af de nye arbejdsgange MidtEPJ fører med sig. I denne proces har KoncernHR udarbejdet den såkaldte EPJ-manual, som beskriver generel dokumentationspraksis og EPJrelaterede arbejdsgange. Grundmaterialet stammer fra de hospitaler i regionen, der allerede har implementeret MidtEPJ, og den er gennem en iterativ proces blevet gennemgået og tilpasset, så den afspejler de generelle AUH-forhold. I skrivende stund arbejder Sundheds-It på at få opdateret manualen med de seneste beslutninger, og der vil ligge en ny udgave klar primo januar til brug i afdelingerne. I starten af 2012 vil manualen også være at finde i edok. Rekvisitionshotel Rekvisitionshotellet understøtter patientens fri bevægelighed. Det giver mulighed for, at en patient kan få taget blodprøver, der hvor det nu er mest belejligt for patienten. Prøvetagningsstedet, som kan være egen læge, speciallæge eller ambulatorium i en anden region, kan hente rekvisitionen elektronisk fra rekvisitionshotellet. Den elektroniske rekvisition minimerer manuelt arbejde og sikrer også at patienten får taget de rigtige prøver. Svar på blodprøverne, vil komme til godkendelse i MidtEPJ, hvis rekvisitionen er oprettet i MidtEPJ. Hvem kan? Alle praktiserende læger og speciallæger i Danmark kan hente rekvisitioner fra Rekvisitionshotellet. Region Midtjylland begyndte i maj 2011 og Region Nordjylland i september 2011. Region Sjælland og Region Syddanmark er delvist i gang og vil ultimo januar 2012 være færdige med implementeringen. Der foreligger i øjeblikket ikke en tidsplan for Region Hovedstaden. Opmærksomhedspunkter Med den elektroniske arbejdsgang er der nogle ting, som de kliniske afdelinger skal være opmærksom på: Man kan ikke rette i en rekvisition, som er sendt til Rekvisitionshotellet. Rekvisitionen skal opfattes som et brev, som er lagt i en postkasse. Svar fra andre regioner kommer som papirsvar, og kommer ikke til godkendelse i MidtEPJ. Der arbejdes dog på en løsning, så svar fra andre regioner vil kunne modtages i MidtEPJ. Papirsvar fra andre regioner kan blive sendt til en søsterafdeling, da mange afdelinger deler sygehusafdelings-klassifikationer (SKS). For eksempel bruger Onkologisk Afdelings afsnit D1, D2, D3, D4, D5, D6 og D7 den samme SKS-kode 6620.25.9. Da SKS koden virker som et elektronisk telefonnummer, kan der opstå uklarhed omkring den korrekte rekvirent. På sigt vil overgangen til et nyt kodesystem - sygehusvæsenets organisationsregister (SOR) - kunne løse dette problem. 3
Ikke alle blodprøver kan tages af egen læge. For eksempel har nogle blodprøver en meget begrænset holdbarhed og andre skal tages i specialrør. Det er ikke muligt at se i MidtEPJ, hvilke analyser egen læge ikke kan tage. Som udgangspunkt skal Rekvisitionshotellet bruges til helt almindelige standardprøver. Datatab i MidtEPJ I forbindelse med en opdatering af MidtEPJ den 17. november blev der introduceret en alvorlig fejl. Fejlen er rettet af leverandøren den 14. december, men betyder at der kan være sket tab af registrerede data. Mange SFI er indeholder elementer med tjekbokse, hvor man kan vælge mellem flere valgmuligheder, som vist forneden i SFI en hjælpemidler. På grund af fejlen i MidtEPJ bliver kun et af valgene gemt og når man åbner SFI en igen, eller ser den i læs journal, så er der kun foretaget et enkelt valg. Fejlen gælder kun for elementer, der vises som tjekbokse og ikke for dem, der vises som radio buttons. Der må og kan man nemlig kun vælge én. 4
Konsekvensen er at SFI er med tjekbokse, som er oprettet eller redigeret siden den 17. november, kun vil have et enkelt valg registreret, selvom brugeren har valgt flere. Der er ikke gemt noget i MidtEPJ om de valg som brugeren havde lavet i tjekboksene, og som ikke blev gemt i resultatet, så det er ikke muligt at genskabe brugerens valg automatisk. Eneste mulighed er at efterregistrere manuelt. EPJ-ledelsen afventer en mere detaljeret redegørelse fra den regionale Itafdeling. 5