RUL Marts Aarhus Universitetshospital. Velkommen til Apropos MidtEPJ det fælles EPJ-nyhedsbrev for Aarhus Universitetshospital.

Transkript

1 Aarhus Universitetshospital Marts 2012 MidtEPJ Rul 6 Login til MidtEPJ Specialevalg Tiltag for at sikre stabil drift MidtLink Et kig i krystalkuglen Velkommen til Apropos MidtEPJ det fælles EPJ-nyhedsbrev for Aarhus Universitetshospital. MidtEPJ Rul 6 RUL På mandag d. 19. marts tager alle afdelingerne i Skejby MidtEPJ i brug. Efter denne dato er hele AUH ovre på MidtEPJ, og et stort og omfattende implementeringsprojekt, som har kørt siden starten af 2011, er ved vejs ende. Men et er implementeringen, som vi nu er i mål med. Fremadrettet vil vi fortsat skulle tilrette og optimere anvendelsen af MidtEPJ, så de kliniske arbejdsgange bedst muligt understøttes til gavn for både patienter og personale. Det kan i implementerings- og forberedelsesperioden være svært at forudsige hvordan arbejdsgangene i klinikken og brugen af systemet bedst går op i en højere enhed. Vi skal gå fra at være i en implementeringsfase til en driftsfase, hvor dagligdagen med MidtEPJ skal forankres og videreudbygges. De kommende måneder vil blive en efterimplementeringsperiode, hvor Sundheds-It i et samarbejde med afdelingerne vil skabe et overblik over hvilke funktionaliteter der er taget i brug, tage hånd om ting der skal rettes til, afdække behov for opfølgende undervisning, opmærksomhed på at holde f.eks. valideringsfejllister nede i et minimum etc. Der vil stadig være en lang række opgaver at tage fat på. For at understøtte den kommende driftssituation af MidtEPJ har vi i Sundheds- It oprettet klinisk applikationssupport - i daglige tale kaldet "KAS" - hvor EPJansvarlige og -superbrugere kan rette henvendelse inden for normal arbejdstid mandag til fredag, hvis man har behov for support eller håndtering af ikketekniske spørgsmål om anvendelsen af MidtEPJ. Nyhedsbrevet sendes til EPJorganisationen på Aarhus Universitetshospital. Kontakt: EPJ-sekretær Thomas Engsig-Karup Sundheds-It, NBG thomengs@rm.dk Der sendes nærmere information til EPJ-ansvarlige og superbrugere om dette. Endvidere vil der blive taget hul på en beskrivelse af den kommende EPJ-driftsorganisation, hvor de to EPJ-organisationer i Skejby og Aarhus skal fusioneres. Dette vil blive drøftet og endeligt godkendt i EPJ-rådet ved AUH. Fra 19. marts registreres aktivitetsdata ikke længere i Skejby-PAS eller Grønt System på afdelingerne, som overgår til MidtEPJ. 1

2 Nye lokationsnumre Når afdelingerne overgår til MidtEPJ, så udskiftes ikke bare sygehuskoden, men også afdelingernes lokationsnumre. Lokationsnummeret er den elektroniske adresse, hvor henvisninger, epikriser og korrespondancer til afdelingen modtages. Følgende nye numre aktiveres 19. marts og skal herefter bruges, når der modtages henvisninger fra praktiserende læger: SghAfd Enhedsnavn Lokationsnummer Hjertemedicinsk Afdeling B, Skejby Hjertemedicinsk Ambulatorium B, THG Hjertemedicinsk Ambulatorium B, Skejby Billeddiagnostisk afdeling BDA SKS MR-Centret SKS Klinisk Immunologisk Afdeling Center for Hæmofili og Trombose Infektionsmedicinsk Ambulatorium Q Nyremedicinsk Afdeling C Nyremedicinsk Dagafsnit C Nyremedicinsk Ambulatorium C Børneafdeling A Børnemodtagelse A Børneambulatorium A Hjerte- Lunge- Karkirurgisk Afdeling T Hjerte- Lunge- Karkirurgisk AK-centret T Hjerte- Lunge- Karkirurgisk Ambulatorium T Urinvejskirurgisk Afdeling K Center for vandladningsforstyrrelser K Urinvejskirurgisk Ambulatorium K Respirationscenter Vest Ambulatorium Skejby Gynækologisk afdeling Y Obstetrisk Ambulatorium Y F Gynækologisk/obstetrisk Fertilitetsklinik Y G Gynækologisk Ambulatorium Y Klinisk Genetisk Ambulatorium KGA Den samlede liste over lokationsnumre til henvisninger på AUH findes i boksen Nyttige links på AUH Intra > Patient og klinik > MidtEPJ 2

3 Login til MidtEPJ Ved første login til MidtEPJ skal brugerne være opmærksomme på at vælge det korrekte afsnit, da man får mulighed for at logge sig på alle afdelingens underliggende afsnit. Det er vigtigt at man valgt det korrekte afsnit, da data bliver tilknyttet det afsnit hvor man er logget på. Efter talrækken skal stå afnittets navn, som f.eks. afsnit B1, som vil stå på flg. måde i "Adm. Enhed" B1. Specialevalg for SKS ansatte Efter overgang til MidtEPJ skal alle opsætte personlige specialer. Hvis dette ikke gøres, vil man efterfølgende blive tvunget til at tage stilling til valg af speciale når der skal dokumenteres Efter valg af personlige specialer, vil al fremtidig dokumentation samles her. Konsekvensen af speciale-opdeling er, at det i Læs journal er muligt at sortere data relateret til valg af speciale/specialer, samt sygehuse. Dokumentation som ligger før 25. februar hvor den nye funktionalitet med valg af speciale blev indført (RM8) vil ligger under ikke-klassificeret speciale For yderligere oplysninger se vejledningen der er vedhæftet mailen med nyhedsbrevet. Vejledningen findes desuden på AUH intra: MidtEPJ > Vejledninger > Klinisk proces Dokumentation af tilsyn specialevalg Ved tilsyn fra klinisk afdeling skal valg af speciale være således, at dokumentationen placeres såvel i klinikerens speciale, samt i det speciale hvor patienten har kontakt (indlæggelse) Undtaget er anæstesi-afdelingerne, hvor dokumentation udelukkende sker i specialet anæstesiologi Vejledningen findes også på AUH Intra: Forside > Patient og klinik > MidtEPJ > Vejledninger > Klinisk proces Tiltag for at sikre stabil drift Uddrag af nyhed på AUH Intra Udrulningen af den fulde MidtEPJ i Skejby 19. marts betyder, at ca bruger af medicinmodulet og rekvisition-svar med ét hug kommer over på den fulde MidtEPJ, og det kan give anledning til i hvert fald to bekymringer: Er den version af MidtEPJ, som rulles ud i Skejby, robust og testet? 3

4 Ja, det den version som hedder RM8, og den er i forvejen i drift i det meste af regionen. Det er et langt mere færdigt og gennemprøvet system, end det der blev rullet ud og testet i Randers i Kan systemet overhovedet holde til, at der på en gang kommer 2500 nye brugere på? Ja, systemets hardware er blevet forstærket med ekstra computerkraft, og Region Midtjyllands it-afdeling (RM-It) og leverandørerne af systemet har lavet beregninger af, hvordan udrulningen i Skejby vil belaste systemet. I forbindelse med implementeringen må man forudse, at der kan opstå midlertidige problemer med bl.a. svartider, som kræver tilpasninger og justeringer af netværket og systemet. Derfor etablerer RM-It og leverandørerne en tæt overvågning af systemet i forbindelse med implementeringen i Skejby for at kunne reagere hurtigt på driftsforstyrrelser. - Vi har tidligere set, at EPJ-nedbrud kan være meget kritiske. Vi har derfor forlangt af de ansvarlige it-folk og leverandører, at de gør alt for at eliminere tekniske usikkerhedsfaktorer inden udrulningen i Skejby, siger hospitalsdirektør Gert Sørensen. Alle afdelinger har uddannede supportere, som går rundt i selvlysende gule veste, og kan hjælpe med at finde rundt i MidtEPJ. Desuden har Sundheds-It de første to uger efter implementeringen afsat mand til at gå rundt og hjælpe med at løse problemer i afdelingerne. Det er EPJ-konsulenter, hvoraf de fleste har erfaringer fra implementeringen af systemet på det tidligere Århus Sygehus. Hvis MidtEPJ rammes af et uventet nedbrud eller nedluk, vil der blive foretaget en hurtig vurdering af, hvor mange brugere, der er ramt, og i tilfælde af, at der er tale om et omfattende nedbrud, vil der blive taget en straks-beslutning om at skifte over til Opslags-EPJ. Opslags-EPJ vil være tilgængelig indenfor et kvarter efter, at beslutningen er taget, og her vil der være mulighed for at se prøvesvar, medicin og notater, ligesom der i Skejby fortsat vil være læseadgang til journalnotater i PDOK. I de første 14 dage efter implementeringen mødes afdelingsledelserne, de EPJ-ansvarlige, Sundheds-It, RM-It og leverandørerne af MidtEPJ hver eftermiddag for at gøre status på implementeringen. Ved de første møder deltager også centerledelser og hospitalsledelsen. Møderne skal sikre, at der hurtigt bliver taget hånd om behov for tilpasninger og om evt. problemer. På møderne kan der rejses sager, som kræver særlig ledelsesmæssig opmærksomhed, eller som har betydning på tværs af afdelingerne. 4

5 MidtLink I forbindelse med det 6. rul lanceres MidtLink - et socialt netværk på AUH. Et netværk der skal hjælpe med at gøre den enorme viden omkring MidtEPJ mere tilgængelig for alle brugere. I første omgang vil det såkaldte observationsark, som anvendes til overblik over de observationer, der skal håndteres ifm. idriftsættelsen, blive lagt i MidtLink. I de første uger efter rul 6 vil MidtLink være stedet, hvor EPJobservationer registreres, og hvor supporterne kan følge med i løsningen af nye sager, som dukker op. Samtidig bliver det måden, hvorpå vi kickstarter EPJ-vidensbasen i MidtLink, og bringer alles viden i spil. MidtLink gør det muligt at dele og gøre brug af viden om MidtEPJ på tværs af AUH. Med MidtLink kan vi hurtigere og nemmere løse problemer, samtidig med at der skabes tillid mellem kolleger på tværs af afdelinger, fagområder og matrikler. På sigt er det meningen, at MidtLink bliver stedet, hvor al viden samles, indekseres, spredes og gøres tilgængelig på AUH. Virtuelle gule veste søges For at gøre oplevelsen for brugerne så god som muligt, lukker vi brugere ind i MidtLink i små hold. I løbet af forsommeren bliver det tilgængelig for alle medarbejdere på AUH. I første omgang vil vi gerne invitere EPJ-ansvarlige, -superbrugere og - konsulenter indenfor. Hvis du har lyst til at være blandt de første, der stiller din EPJ-viden og -erfaring til rådighed og derved bidrager til, at dine kollegers MidtEPJ-dåb bliver en positiv og lærerig oplevelse, så anmod om en invitation her: Du kan også kontakte MidtLink-projektleder Lina Gotfredsen (mailto:lingot@rm.dk) fra Sundheds-It, hvis du vil vide mere. 5

6 Et kig i krystalkuglen I midten af juni 2012 kommer næste store opdatering af MidtEPJ den såkaldte RM9. Her er et par af de forbedringer, som er undervejs: Bedre grafisk visning af tal (vitale værdier) Behandlingsplan til psykiatrien Håndtering af tilsyn Begyndende koncept for udtræk af kliniske data Trykknap til patologi udvides med advisering om svar Understøttelse af indgående EGOP, herunder automatisk indberetning Medcom-understøttelse af fødselsanmeldelse Flere Bookingdata i Datawarehouse til udtræk Webbooking version 2 med forløbsbooking 6