Information til forældre FORÆLDRESAMARBEJDE MED SKOLEN Forældremøder I grundskolen indkalder klasselæreren til forældremøde én gang om året (se nedenstående datoer). Dagsorden fremsendes sammen med invitationen og referat udsendes efterfølgende. I gymnasiet inviteres forældrene i 1.g/IB og 2.g/IB til forældremøder én gang om året (se datoer nedenfor). Dagsorden laves af klassens team, idet forældrene også har mulighed for, via forældrerepræsentanten, at melde ind med punkter til dagsorden. Der udarbejdes ikke referat. Skoleåret 2009/2010 Grundskolen 25.08 Forældremøde 8. kl 27.08 Forældremøde 9. kl 29.08 Forældremøde 10. kl 02.09 Forældremøde 6. kl 03.09 Forældremøde 7. kl Gymnasiet 03.10 Forældremøde 1.g 09.01 Forældremøde 2.g Forældrekonsultationer Hver årgang undtagen 3.g har forældrekonsultation en gang årligt - tidspunktet offentliggøres i skolens nyhedsbrev, Det sker på Herlufsholm, og fremgår af årsplanen, ligesom der sendes skriftlig invitation. Vi betragter eleverne i 3.g som så voksne og ansvarlige, at de selv kan konsultere deres lærere for at få en vurdering af deres faglige niveau. 113
Forældrekonsultationer i Lectio (kun gymnasiet/ib) En udførlig vejledning i tilmelding til forældrekonsultationer via Lectio bliver sendt til forældrene sammen med invitationen til konsultationen. Når tilmeldingsfristen er udløbet, udarbejdes en plan for konsultationerne, som derefter kan ses i Lectio. Forældre, der ikke ønsker at tilmelde sig via Lectio, kan tilmelde sig pr. brev/fax til skolens kontor. Tilmelding i Lectio kræver kendskab til elevens brugernavn og adgangskode. Gæstfrihed På Herlufsholm bestræber vi os på at være gæstfri. På samme måde er vi meget glade for den gæstfrihed, kosteleverne nyder hos bl.a. dageleverne og deres forældre. Der er dog nogle vigtige forhold, som skolen vil sikre såvel dagelev som kostelevforældrenes forståelse for, så vi undgår at sætte elever, hjem eller skole i en uheldig situation: Kostelever kan ikke deltage i en privat sammenkomst, hvis der er et arrangement på skolen. I årets løb vil der være dage og perioder f.eks. december måned hvor vi af hensyn til helheden ønsker, at kosteleverne bliver på skolen. Forældre, som f.eks. planlægger et større arrangement for deres barns klasse, bør derfor altid forhøre sig på skolen for at sikre sig, at arrangementet ikke kolliderer med skolens planlægning. For grundskolen (hvor en stor del af klassens elever er dagelever) er det særlig nødvendigt, at forældrene kontakter skolen, så vi sammen kan aftale rammerne for kostelevernes deltagelse i en fødselsdagsfest eller andet klassearrangement - inden endelig planlægning er sket og invitationer sendt ud. Særligt for kostelevforældre Fødselsdagspakke Forældre har mulighed for at bestille en fødselsdagspakke i anledning af deres barns fødselsdag. Pakken kan f.eks. indeholde kagemand, lagkage, 114
fødselsdagsboller el.lign. Bestillingsblanket kan hentes på www.herlufsholm.dk/blanketter og sendes via e-mail til rektorkontor@herlufsholm.dk senest en uge før fødselsdagen. Eleven afhenter selv fødselsdagspakke i køkkenet efter skoletid. Forbrug - Lommepenge Vi oplever sjældent problemer med elevernes forbrug, mens de opholder sig på skolen, men tværtimod at de også har evne til at sætte pris på små ting, f.eks. i forbindelse med mindre arrangementer på sovesalene. Det er en indstilling, vi gerne vil værne om i samarbejde med forældrene, og fra skolens side søger vi at forhindre, at elever profilerer sig med ekstravagante vaner. Hvis en elev bruger sine lommepenge fornuftigt, er der indimellem også plads til lidt ekstra, f.eks. en biograftur eller spisning i forbindelse med fødselsdag el.lign. Derimod er det ikke i orden, hvis en elev uafladeligt anskaffer ekstra tøj, elektronisk udstyr m.v., ofte går ud og spiser eller ukritisk bestiller pizza, kører med taxa etc. Det er vigtigt for skolen, at forældrene 115
bakker op om denne holdning og bl.a. er opmærksomme på, at eleven ikke blot får stillet et beløb til rådighed, men at pengene øremærkes til nødvendige anskaffelser og lommepenge. Opstår der diskussion om lommepenge, er det oplagt at bede eleven føre regnskab og dokumentation for ønsket om flere penge. Forældre bør også være opmærksomme på, at middagsinvitationer, fester og forbrug i rejseweekends og ved hjemrejse i mellemweekends kan være med til at skabe en uheldig status i de andre elevers bevidsthed. Forældre kan vælge at oprette en konto i lokalt pengeinstitut til disciplens lommepenge m.v. eller at lade skolen udbetale lommepenge over sovesalsregnskabet. Skolen udbetaler følgende lommepengesatser pr. uge. 6.klasse - 9.klasse... 100 kr. 10. præp... 150 kr. 1.g... 150 kr. 2.g... 150 kr. 3.g... 200 kr. Skolen tilstræber ensartede forhold for eleverne og anmoder forældre og familie om at respektere det niveau, som ovenstående satser signalerer. Skolen vil rette henvendelse til forældrene, hvis en discipels pengeforbrug afviger fra et normalt og rimeligt niveau. Forældreinitiativer Forældre ønsker undertiden at involvere sig i sovesalens liv ved at tage initiativ til og samarbejde om fælles oplevelser og arrangementer for kosteleverne på sønnens eller datterens sovesal. Det kan f.eks. være ved at bidrage med deres ekspertise på bestemte områder ved at holde et foredrag, tilbyde rammerne for en interessant udflugt, eller samarbejde med sovesalslæreren om en kulturel oplevelse. Ligeledes ønsker nogle forældre at bidrage med ting til sovesalen i form af service, møbler, kunst m.v. Skolen er meget taknemmelig for dette engagement, og forældre er velkomne til at henvende sig til sovesalslæreren eller skolen med sådanne initiativer. 116
En henvendelse vil altid blive modtaget positivt, men det kan være nødvendigt at vurdere, om tilbuddet passer ind i sovesalens overordnede planer og rammer. Samtidig er det vigtigt at sikre, at der ikke opstår en overbudskultur eller lægges pres på de øvrige forældre. Et eventuelt nej tak fra sovesalslæreren er derfor ikke udtryk for utaknemmelighed og vil forhåbentlig ikke blive misforstået. Medielicens Kostelever over 18 år, der har folkeregisteradresse på skolen, skal betale medielicens, der p.t. udgør 1.100 kr. pr, halvår. Alle øvrige kostelever er dækket af skolens medielicens. Forsikring Eleven/forældrene bærer selv ansvaret for personlige ejendele under opholdet på Herlufsholm, herunder cykler og elektronisk udstyr. Når børn og unge flytter fra hjemmet, er det ikke sikkert, at familiens almindelige forsikringer fortsat dækker. Det er derfor familiens ansvar at sørge for, at eleven ved optagelsen på Herlufsholm har en forsvarlig forsikringsmæssig dækning specielt vedrørende ansvar, ulykke og indbo og vedrørende rejse. For forældre med bopæl i udlandet kan der være særlige forhold omkring den forsikringsmæssige dækning af børnenes rejser til og fra Herlufsholm og familiens udlandsrejser fra hjemmet. Skolen har derfor fået sammensat en særlig rejseforsikring, der tager højde for disse forhold. Skolen rådgiver i det hele taget gerne omkring forsikringsmæssige forhold og kan formidle kontakt til forsikringsselskab. Henvendelse skal ske til direktionskontoret på tlf. 55 75 35 01. Sygesikring Det gule sygesikringsbevis, der benyttes i Danmark, er ikke altid tilstrækkeligt for elever med forældreadresse i udlandet. Derfor sørger skolen for, at alle relevante kostelever fra EU/EØS-lande umiddelbart efter skolestart får tilsendt det blå EU-sygesikringsbevis sammen med det gule sygesikringsbevis. 117
FESTER OG ARRANGEMENTER Årsafslutning i grundskolen For de forskellige klassetrin afsluttes skoleåret således: Lørdag d. 19. juni 2010 kl. 11:00 er der translokation for 6.-7. klasse og deres forældre i Festsalen. Samme dag markeres årsafslutningen for 8. klasse ved, at årgangens forældre inviteres med til middagsbordet kl. 12.30. Afgangsklassernes translokation sker umiddelbart efter sidste eksamensdag: Arrangementet finder sted om aftenen i kirken og Klostergården, og ved denne lejlighed får eleverne overrakt deres eksamensbeviser. I 2010 finder translokationen sted tirsdag d. 22. juni kl.19.00. Årsafslutning i gymnasiet I gymnasiet/ib afholdes der kun formel årsafslutning i 3.g/IB, nemlig dimissionen, som i 2010 finder sted onsdag d. 23. juni. 1. og 2.g/IB har sommerferie efter sidste eksamensdag. 118
Se i øvrigt afsnit om fester og fælles oplevelser i kapitel 4 om livet på Herlufsholm. Her vil det også være muligt at finde oplysninger om, hvilke fester, forældrene deltager i, og hvilken påklædning, der påkræves. KOMMUNIKATION MED SKOLEN Hjemmeside og nyhedsbrev Herlufsholm har sin egen hjemmeside på Internettet; adressen er www.herlufsholm.dk. Hjemmesiden opdateres løbende, så De altid kan få de seneste informationer, bl.a. om byggeprojekter. Skolen udsender desuden jævnligt nyhedsbrevet Det sker på Herlufsholm (via e-mail, fax eller pr. brev). Skolen vil gerne kommunikere optimalt med hjemmene; derfor forsøger vi at udnytte den moderne teknologi bedst muligt. Vi sender selvfølgelig gerne breve til hjemmene, men i en række tilfælde er det mere økonomisk og hensigtsmæssigt at benytte e-mail. Når eleverne optages på skolen, oplyser forældrene deres e-mailadresse på ansøgningsskemaet, men det er vigtigt, at De orienterer os om eventuelle ændringer. Erfaringen viser, at kommunikationsproblemer ofte skyldes manglende information om den aktuelle e-mailadresse. Kommunikation omkring sovesalen Forældre er altid velkomne til at kontakte deres søns eller datters sovesalslærer, hvis der er situationer eller emner, de ønsker at drøfte, men også blot for at høre, hvordan det går. Som et supplement til elev- og læreroversigten Diple og Hørere udarbejder skolen ved skoleårets start en forældreliste for hver sovesal (navn, tlf.nr. og e-mailadresse). Formålet er at lette og tilskynde forældrenes gensidige kommunikation, f.eks. omkring rejseweekender. Rektorkontoret Rektorkontoret er skolens centralnervesystem. Skolens sekretærer hjælper altid med at skaffe kontakt til netop den, De har brug for at tale med. Ved skolestart er sekretærerne behjælpelige med praktiske forhold: Tilmelding til folkeregister, tandlæge, skolebeklædning m.m. Sekretærerne hjælper i øvrigt eleverne med praktiske småting, f.eks. studiekort og udgående/indkomne faxer. 119
FORÆLDREREPRÆSENTANTER Hver klasses forældre vælger i forbindelse med Fugleskydningen en forældrerepræsentant. Forældrerepræsentanterne vælger efterfølgende to repræsentanter til bestyrelsen. Bestyrelsen Bestyrelsen består af syv personer: To gammelherlovianere, to erhvervskyndige samt to forældre; forstanderen er formand for bestyrelsen. Valgregulativet for forældrevalget til bestyrelsen Det foreskrevne valg af to forældrevalgte bestyrelsesmedlemmer foretages efter følgende regler, jf. Fundatstillægget af 3. juni 1993: Valg af forældrerepræsentanter 1 I alle skolens klasser vælges der af og blandt forældrene til disciple i klassen én forældrerepræsentant og én suppleant. 2 Ved valget har forældremyndighedens indehavere én stemme for hver discipel, de har i den pågældende klasse. Har forældrene børn i flere klasser, har de én stemme for hvert barn, men ingen kan vælges til klasserepræsentant for mere end én klasse. 3 Der kan stemmes ved fuldmagt, idet forældre til et barn i klassen kan bemyndige andre forældre til at stemme i deres sted. En gyldig fuldmagt skal være dateret og underskrevet af fuldmagtsgiveren og skal udtrykkelig angive den befuldmægtigedes navn. 4 Ved direkte brev i april/maj måned samt i skolens kontaktorgan i maj/juninummeret udsender bestyrelsen gennem rektor til alle skolens disciples forældre indbydelse til et møde på Herlufsholm til foretagelse af valget. Med brevet 120
i april/maj sendes også Fundatstillægget af 3. juni 1993 og dettes Valgregulativ. Alle forældre, hvis børn optages herefter, modtager denne indbydelse m.m. med særligt brev ved optagelse af eleven. Primo juli udsendes en liste over de forældre, der har børn i samme klasse som skrivelsens modtager. Listen skal indeholde navne og adresser og så vidt muligt også telefonnumre/faxnumre. 5 Enhver indehaver af forældremyndigheden kan melde sig som kandidat ved skriftlig henvendelse til skolens kontor inden den 31.7. eller opstille på skolen på selve valgmødet. Kandidater bør møde til valghandlingen. 6 Valget foregår på Fugleskydningsdagen kl. 10.00. Valget forestås af en valgkomité bestående af rektor og de to forældrevalgte bestyrelsesmedlemmer. Det er komiteens opgave at vejlede i eventuelle tvivlstilfælde og på stedet træffe endelig afgørelse i eventuelle tvivlsspørgsmål af enhver art i forbindelse med valgets gennemførelse. 7 Det er klasselæreren i de enkelte klasser, der er ansvarlig for valghandlingen. Når der i klassen er forældre med børn i andre klasser, sørger de ansvarlige ved indbyrdes kommunikation for, at valghandlingen tidsmæssigt forskydes indbyrdes så meget, som er fornødent for, at de pågældende forældre får lejlighed til at stemme i hver klasse, de har børn i. Ved klasselærerens forfald udnævner rektor en stedfortrædende lærer til at varetage valget. 8 Før valget foretages, opfordrer den ansvarlige for valghandlingen forældrene til at føre en indbyrdes drøftelse, hvorunder eventuelle kandidater kan melde sig. Herefter vælges to forældre som stemmetællere, som ikke må være opstillet som kandidater. Den ansvarlige for valget indsamler og kontrollerer eventuelle fuldmagter. Herefter uddeles stemmesedler, og forældrene opfordres til at skride til valg ved at opføre ét navn på hver stemmeseddel. Stemmetællerne indsamler stemmesedlerne og foretager optælling. 121
9 Den af klassens forældre, der har opnået flest stemmer, er valgt som forældrerepræsentant. Ved stemmelighed foretages på stedet lodtrækning. Den, der har opnået næstflest stemmer, er valgt som suppleant. Ved stemmelighed på andenpladsen foretages på stedet lodtrækning. Stk. 2. Såfremt der ved 1. afstemning ikke bliver valgt en suppleant for forældrerepræsentanten, skal der foretages særskilt valg af suppleant. Valget foretages efter reglerne i 8. Den, der har opnået flest stemmer, er valgt som suppleant. Ved stemmelighed foretages på stedet lodtrækning. 10 Den ansvarlige for valget giver herefter straks rektor meddelelse om valgets udfald. Når alle valg er foretaget, meddeler rektor ved opslag på skolen de tilstedeværende, hvem der er valgt som forældrerepræsentanter og suppleanter. 11 Såfremt der ingen kandidater er, må klassen være uden repræsentant/suppleant i det pågældende valgår. 12 Valget gælder for et år ad gangen, det vil sige indtil forældremyndighedsindehavernes valgmøde det efterfølgende år. Genvalg kan finde sted. Stk. 2. Ved udmeldelse af en forældrerepræsentants barn i løbet af valgperioden eller en anden situation, hvor forældrerepræsentanten ikke mere kan varetage sin funktion, indtræder suppleanten for den resterende del af valgperioden. 122
Valg af to forældre til bestyrelsen 13 Snarest muligt efter valget af forældrerepræsentanterne indbyder forstanderen med mindst 8 dages varsel repræsentanterne til et møde på Herlufsholm til foretagelse af valget. Som bilag til indbydelsesskrivelsen følger en liste over forældrerepræsentanterne med klasseangivelse, navn og adresse og så vidt muligt telefonnumre. 14 Ved valgmødets begyndelse giver forstanderen (eller et af ham udpeget medlem af bestyrelsen) en mundtlig orientering om fremgangsmåden ved det forestående valg til bestyrelsen. Der kan efter bestyrelsens bestemmelse sættes andre punkter på dagsordenen for mødet. Når kandidater til bestyrelsen har haft lejlighed til at fremsætte bemærkninger eller svare på spørgsmål, giver forstanderen (eller det af ham udpegede bestyrelsesmedlem) forældrerepræsentanterne lejlighed til en indbyrdes drøftelse, uden at han er til stede. 123
15 Når forældrerepræsentanterne er rede til valg, lader forstanderen (eller det af ham udpegede bestyrelsesmedlem) uddele stemmesedler. Han sørger ligeledes for deres indsamling og optælling. 16 En forældrerepræsentant kan befuldmægtige en anden forældrerepræsentant til at stemme for sig, dog kan ingen ved valgmødet stemme for mere end to andre forældrerepræsentanter. Fuldmagten skal sendes eller afleveres til forstanderen (eller det af ham udpegede bestyrelsesmedlem) senest ved valgmødets begyndelse. En gyldig fuldmagt skal være dateret og underskrevet af fuldmagtsgiveren og skal udtrykkeligt angive den befuldmægtigedes navn. 17 Valgbare til bestyrelsen er de valgte klasserepræsentanter. Dog kan ansatte på Herlufsholm Skole og Gods ikke vælges som bestyrelsesmedlemmer. 18 Der kan på stemmesedlen opføres 1-2 kandidater. De to, der opnår flest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages på stedet lodtrækning. 19 Valget gælder for et år ad gangen, det vil sige indtil forældrerepræsentanternes valgmøde det efterfølgende år. Genvalg kan finde sted. 20 Ved udmeldelse af et forældrevalgt bestyrelsesmedlems barn i løbet af valgperioden eller en anden situation, hvor den forældrevalgte ikke mere kan varetage sin funktion, indkaldes forældrerepræsentanterne til valg af nyt bestyrelsesmedlem. 21 Ved forældre forstås i dette valgregulativ indehavere af forældremyndigheden. Ovenstående valgregulativ er i henhold til 2b) i Herlufsholms Fundatstillæg af 3. juni 1993 vedtaget af Herlufsholms bestyrelse den 11. marts 1996. 124
ØKONOMISKE FORHOLD Økonomiske betingelser ved skoleopholdet For hver elev oprettes der en elevkonto i bogholderiet, hvor det økonomiske mellemværende mellem skole og hjem opgøres. Faktura udsendes kvartalsvis omkring den 1. i månederne juli, oktober, januar og april med betalingsfrist inden udgangen af de respektive måneder. For fjerntboende forældre kan betaling normalt gennemføres let og rettidigt ved indgåelse af betalingsaftale med et pengeinstitut, som foretager betalingsoverførsel til Herlufsholm. I andre tilfælde indgås der private aftaler med familie eller anden kontakt, som registreres med betaleradresse i vort elevsystem. For forældre med konto i et dansk pengeinstitut anbefales det at lade betalingen foregå via Pengeinstitutternes Betalingsservice (PBS). En anden mulighed er at betale udgifterne direkte til skolens bankforbindelse: Danske Bank-BG-Bank, Hjultorv 18, DK-4700 Næstved, Reg.nr. 0612, kontonr. 904 1370. Husk altid at anføre elevens navn og elevkontonummer ved pengeoverførsel. Swift-koden til Herlufsholm er DABADKKK + reg. nr. + kontonummer. Konto til bl.a. elevindbetalinger: Reg.nr.: 0612, kontonr. 9041370, IBAN: DK64 3000 0009 0413 70. Generelle betalingsforhold Kontingent betales kvartalsvis forud. Samtidig betales de udgifter, som især kostelever har haft til andre ting (f.eks. bustransport, ekskursioner, frisør, tøj, m.m., se under vigtigste udgifter ). Der fremsendes regnskabsblad over disse udgifter. Desuden opkræves et á conto beløb til dækning af udlæg for udgifter i det følgende kvartal - normalt 75 % af det forrige kvartals udgiftsniveau. Dette beløb står på elevens kontospecifikation og modregnes efter indbetaling i udgifterne på næste kvartalsfaktura. Ved for sen betaling opkræver skolen et rykkergebyr på p.t. 100 kr. første gang og 100 kr. for følgende rykkere, ligesom gælden forrentes med Nationalbankens indlånsrente med tillæg af 7 % p.a. De gældende betalingsbetingelser fremgår også af kvartalsfakturaen. Indtil en evt. gæld er afviklet, eller en holdbar betalingsaftale er etableret, er vi desværre nødt til at være tilba- 125