Kontrakt Vedr. processtøtte og evaluering i forbindelse med projektet: Dokumentation af lovende social praksis

Kontrakt Vedr. processtøtte og evaluering i forbindelse med projektet: Dokumentation af lovende social praksis

Indholdsfortegnelse 1. Parterne... 3 1.1. Kontrakten indgås mellem... 3 2. Opgaven... 4 3. Projektperiode... 4 4. Pris og betaling... 6 5. Samarbejdsforhold... 7 6. Løbende rapporteringer... 8 7. Kontaktpersoner... 8 8. Projektledelse og bemanding... 8 9. Underleverandører... 9 10. Force Majeure... 9 11. Misligholdelse... 9 12. Ophævelse... 10 13. Opsigelse... 11 14. Publicering, formidling og ophavsret mv.... 11 15. Ejendomsretten til udfærdiget materiale i tilfælde af ophør af kontrakten i utide... 12 16. Behandling af persondata... 12 17. Tavshedspligt... 13 18. Mediation... 13 19. Tvister... 14 20. Ændring af kontrakten... 14 21. Ansvar og Forsikring... 14 22. Aftalegrundlag... 14

Kontrakt for projektet: Dokumentation af lovende social praksis 1. Parterne 1.1. Kontrakten indgås mellem (I det følgende benævnt leverandør) og Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1. 5000 Odense C. Telefon: + 45 72 42 37 00 E-mail: info@socialstyrelsen.dk CVR nr. 26144698 EAN nr. 5798000354838 (I det følgende benævnt ordregiver) Side 3 af 15

2. Opgaven 2.1. Opgaven består i at tilrettelægge og gennemføre processen med at kvalificere, beskrive, dokumentere og evaluere de 7-8 indsatser. I den forbindelse skal leverandør løse tre delopgaver: I samarbejde med de 7-8 udvalgte kommuner analysere de lovende praksisser og kvalificere dem ud fra aktuel bedste viden. Derudover skal leverandøren udarbejde grundige indsatsbeskrivelser i tæt samarbejde med kommunerne. Opstille et evalueringsdesign og udvælge datakilder samt sikre, at de 7-8 praksisser dokumenteres ved at understøtte kommunernes dokumentationsarbejde og den løbende faglige refleksion, blandt andet via en digital indberetningsløsning, og oplæring af kommunerne i brug af resultatdokumentation. Leverandøren skal endvidere evaluere og afrapportere om virkningen, implementering og omkostningerne af praksisserne. Udvikle en implementeringsguide for hver af de lovende praksisser og formidle resultaterne af initiativet både via temamøder og skriftlige produkter. Endelig er der som en del af udbuddet en option, der indebærer udarbejdelse af undervisningskoncepter og -materialer for de af indsatserne, der viser sig virksomme. 2.2. Opgaven er beskrevet i detaljer i punkt 4 i ordregivers udbudsmateriale. 3. Projektperiode 3.1. Projektperioden strækker sig fra februar 2017 og til december 2019. 3.2. Den endelige tidsplan er som følger: Opstart Kontraktmøde mellem leverandør og Socialstyrelsen Februar 2017 Detaljeret tidsplan inkl. milepæle er udarbejdet og godkendt af Socialstyrelsen Materiale målrettet kommunerne, der beskriver processen og samarbejdet mellem kommuner og leverandør er udarbejdet Februar 2017 Februar 2017 Informationsmateriale til kommunerne om opstarten foreligger Juni 2017 Side 4 af 15

1. Statusrapport til Socialstyrelsen Juni 2017 Analyse af praksissernes styrker og svagheder påbegyndes August 2017 Indsatsbeskrivelser samt faglig opkvalificering af indsatserne påbegyndes September 2017 2. statusrapport til Socialstyrelsen September 2017 Første version af indsatsbeskrivelser inkl. forandringsteorier foreligger Digital indberetningsløsning er klar og kommunerne er oplært i brugen heraf December 2017 December 2017 3. statusrapport til Socialstyrelsen December 2017 4. statusrapport til Socialstyrelsen Marts 2018 5. statusrapport til Socialstyrelsen Juni 2018 Midtvejsrapport foreligger August 2018 6. statusrapport til Socialstyrelsen September 2018 7. statusrapport til Socialstyrelsen December 2018 8. statusrapport til Socialstyrelsen Marts 2019 Endelige indsatsbeskrivelser foreligger Juni 2019 9. statusrapport til Socialstyrelsen Juni 2019 Implementeringsguides foreligger August 2019 Formidlingsmaterialer foreligger August 2019 Foreløbige resultater forelægges Socialstyrelsen August 2019 Side 5 af 15

10. statusrapport til Socialstyrelsen September 2019 Endelige evalueringsrapporter foreligger Oktober 2019 Formidlingsaktiviteter af resultater er gennemført December 2019 3.3. Der kan ikke ske afvigelser i tidsplanen uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver. 4. Pris og betaling 4.1. Prisen er aftalt til kr. 6,8 mio. ekskl. moms svarende til kr. 8,5 mio. inkl. moms. Dertil kommer en option med en aftalt pris på kr. 0,4 mio. ekskl. moms svarende til kr. 0,5 mio. inkl. moms. Samlet set er prisen derfor aftalt til kr. 7,2 mio. ekskl. moms svarende til kr. 9,0 mio. inkl. moms. Dette beløb skal dække projektet såvel som alle udgifter for leverandøren i forbindelse med projektet. 4.2. Prisen er fast i projektperioden og p/l-reguleres ikke, og der kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver og indhentning af bevillingsmæssig hjemmel, betales en højere pris 4.3. Der kan ikke uden skriftlig accept fra ordregiver foretages omfordeling mellem delopgaver eller anden ændring af budgettet. Såfremt der er behov for omfordeling inden for det vedtagne budget retter leverandøren anmodning herom til ordregiver. Ordregiver skal inden for en rimelig tid besvare en sådan anmodning skriftligt. 4.4. Første rate udbetales når 1. statusrapport er godkendt af Socialstyrelsen. Betalingen sker herefter i rater, når projektets milepæle er gennemført og godkendt af ordregiver jf. 6.1. Udbetalingen sker fire gange årligt (dog kun tre i 2017). Betalingen forfalder ved at leverandøren 15. marts, 15. juni, 15. september og 30. november tilsender Socialstyrelsen en elektronisk faktura. Betalingerne skal samlet set fordele sig mellem årene som angivet i tabellen nedenfor (alle beløb nedenfor er ex moms): 2017 2018 2019 2.400.000 2.000.000 2.400.000 Side 6 af 15

Dertil kommer eventuelt betalingen for optionen, som vil falde i sidste rate i 2019. Leverandøren er ansvarlig for, at leverancerne modsvarer udbetalingerne i de enkelte år. 4.5. Betalingsfristen er 30 dage og regnes fra dato for modtagelsen af korrekt udfyldt fremsendt elektronisk faktura. Elektronisk faktura fremsendes til: Socialstyrelsen att.: Fuldmægtig Julie Flotin Jensen EAN-nummer: 5798000354838 5. Samarbejdsforhold 5.1 Leverandøren har det fulde ansvar for gennemførelse af opgaven i overensstemmelse med opgavebeskrivelsen i kontraktens pkt. 2. Leverandøren skal løbende orientere ordregiver om opgavens gennemførelse, herunder inddrage ordregiver i væsentlige beslutninger vedrørende opgavens gennemførelse og resultater, med henblik på at ordregiver har lejlighed til at rådgive og kvalitetssikre i forhold til opgaveudførelsen, produkter mv. 5.2 Leverandøren har det endelige ansvar for kvaliteten af opgavens udførelse, herunder også for den faglige kvalitet i opgavens udførelse og i de færdige produkter. 5.3 Leverandøren sørger for, at opgaven udføres i overensstemmelse med de erhvervsetiske regler for branchen og gældende lovgivning. 5.4 Leverandør informerer ordregiver om enhver hændelse, der kan berøre projektets gennemførelse og ordregivers rettigheder, herunder enhver ændring i kontrollen af leverandørens virksomhed. 5.5 En kontraktpart, som må indse, at der er risiko for misligholdelse fra dennes side, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden kontraktpart begrundet meddelelse herom. 5.6 Leverandøren fremsender alle de detaljerede oplysninger, som ordregiver måtte anmode om med henblik på en korrekt administration og gennemførelse af projektet. Side 7 af 15

6. Løbende rapporteringer 6.1 Leverandøren forelægger rapporter periodisk for ordregiver om opgavens fremdrift ved afrapportering i forbindelse med milepæle, jf. punkt 3.2. Rapporterne til ordregiver skal indeholde relevante oplysninger omkring opgaveløsningens hidtidige og fremtidige udvikling, herunder evt. problemer og uforudsete udfordringer. Afrapportering sker til ordregivers kontaktperson, jf. pkt.7. Ordregiver evaluerer afrapporteringer inden for en rimelig tid og godkender disse, såfremt ordregiver ikke har bemærkninger til indholdet. 6.2 Der afholdes møder mellem ordregiver og leverandør i forbindelse med hver afrapportering. Møderne skal sikre, at ordregiver får indblik i projektet og samtidig får lejlighed til at rådgive og kvalitetssikre i forhold til opgaveudførelsen, produkter mv. Leverandøren udarbejder referat af de afholdte møder senest 1 uge efter mødets afholdelse og sender det til ordregiver. Derudover er det ligeledes leverandørs opgave løbende at indkalde og afholde møder i styre-/følgegruppen, for at sikre at dennes medlemmer er opdateret på projektets forløb. 6.3. Alle rapporteringer materialer skal leveres elektronisk til ordregiver. 7. Kontaktpersoner For leverandør: For ordregiver: Fuldmægtig Julie Flotin Jensen, e-mail: jfj@socialstyrelsen.dk 8. Projektledelse og bemanding 8.1 Det er en forudsætning for ordregivers indgåelse af denne kontrakt, at har projektledelsen, og projektlederen kan ikke udskiftes uden ordregivers godkendelse. Ordregiver vil dog ikke modsætte sig en udskiftning, hvis der foreligger en saglig grund. 8.2 Leverandøren har det fulde ansvar for den øvrige bemanding af projektet. Udskiftning af medarbejdere i forhold til det afgivne tilbud bør undgås. Ved uundgåelige udskiftninger skal den nye medarbejder have mindst de samme kvalifikationer som den udskiftede. Tilknyttes på denne baggrund nye medarbejdere til opgaveløsningen, indsendes til orientering kort CV til ordregiver. 8.3 Udskiftning af projektleder og projektmedarbejdere må ikke påføre ordregiver omkostninger eller føre til tidsmæssige forskydninger i forhold til projektets tidsplan. Side 8 af 15

9. Underleverandører 9.1 Leverandøren kan efter skriftlig aftale med ordregiver, overlade dele af opgavens praktiske udførelse til en underleverandør eller tredjepart. 9.2 Leverandøren har det fulde ansvar i forbindelse med aftaler om underleverandører. Endvidere er leverandøren forpligtet til at sikre, at alle aftaler eller kontrakter, der indgås mellem leverandøren og enhver underkontrahent eller tredjepart, indeholder bestemmelser, der sikrer ordregivers beføjelser til at revidere arbejde, der udføres i forbindelse med opgaven. 9.3 Udskiftning af underleverandører bør undgås og kan ikke ske uden ordregivers godkendelse. Ved uundgåelige udskiftninger skal den nye underleverandør have mindst samme kvalifikationer som den udskiftede, og ændringen må ikke påføre ordregiver omkostninger eller føre til tidsmæssige forskydninger i forhold til projektets tidsplan. 10. Force Majeure 10.1 I tilfælde af force majeure (hermed menes ekstraordinære omstændigheder eller begivenheder som ligger uden for parternes kontrol, og som parterne ikke kan forhindre eller kunne have forudset), bortfalder parternes forpligtelse i henhold til kontrakten, indtil omstændigheden eller begivenheden der førte til force majeure er ophørt. 10.2 Den part der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal gøre dette skriftlig til den anden part uden ugrundet ophold, straks efter at force majeure er konstateret, og med den nødvendige begrundelse. I tilfælde af force majeure er begge parter forpligtet til at begrænse tabet mest muligt. 11. Misligholdelse 11.1 Hvis projektet ikke udføres i henhold til kontrakten eller som ordregiver med rette kunne forvente, uden at dette skyldes ordregiverens forhold eller force majeure, eller forhold i øvrigt som ordregiveren bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. 11.2 Misligholdelse foreligger bl.a.: Hvis projektet ikke påbegyndes som aftalt Side 9 af 15

Hvis tidsfristerne ikke overholdes, herunder frister for milepæle samt indlevering af delrapporter Hvis der sker udeladelser med hensyn til at informere ordregiver om ændrede forudsætninger og væsentlige ændringer vedrørende projektet Hvis projektgennemførelsen ikke forløber tilfredsstillende, herunder hvis afrapporteringerne ikke kan godkendes. 11.3 Foreligger der misligholdelse kan ordregiver kræve forholdsmæssigt afslag i købesummen eller afhjælpning. Afhjælpning kan dog kun kræves hvis det er praktisk muligt og ikke vil volde leverandøren uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. 11.4 Tilbyder leverandøren afhjælpning og kan denne foretages inden for rimelig tid og uden væsentlig ulempe for ordregiver, kan ordregiver ikke kræve forholdsmæssigt afslag i købesummen. 11.5 Ordregiver er ved enhver misligholdelse berettiget til at tilbageholde udbetalinger indtil misligholdelsen er bragt til ophør. 11.6 Vil en kontraktpart påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden kontraktpart meddelelse herom inden rimelig tid, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. 12. Ophævelse 12.1 Såfremt en af parterne i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, er den anden part berettiget til at ophæve denne. 12.2 Væsentlig misligholdelse foreligger bl.a. under følgende omstændigheder: a) såfremt ordregiver skriftligt har anmodet leverandøren om indenfor en rimelig frist, at afhjælpe en misligholdelse eller at give et forholdsmæssigt afslag, og leverandøren ikke opfylder sine forpligtelser indenfor den således fastsatte frist, b) hvis der er sket en ændring i kontrollen over leverandøren der i væsentlig grad kan berøre projektet eller ordregivers interesser, c) såfremt leverandøren går konkurs, træder i likvidation, indstiller sine aktiviteter eller undergives tvangsakkord uden for konkurs eller enhver anden procedure med tilsvarende virkning, eller Side 10 af 15

d) i tilfælde af alvorlige finansielle uregelmæssigheder. 12.3 Ophævelse efter pkt. 12.1 og 12.2 kan dog kun finde sted, såfremt den misligholdende part efter modtagelse af påkrav ikke, uden ugrundet ophold, foretager handlinger, der bringer misligholdelsen til ophør. 12.4 Ved kontraktens ophævelse kan ordregiver forlange hele eller dele af vederlaget tilbagebetalt, idet leverandøren kun har krav på vederlag for så stor en del af det før ophævelsen udførte arbejde, som er anvendeligt for ordregiver i forbindelse med den samlede opgaves løsning. 13. Opsigelse 13.1 Hver af parterne kan opsige denne kontrakt med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Opsigelse skal ske skriftligt. 13.2 Såfremt ordregiver for en kontrakt der strækker sig over flere finansår, ikke opnår finanslovsbevilling eller kun opnår delvis finanslovsbevilling for det følgende finansår, eller ikke kan opnå sikkerhed for opnåelse af hel eller delvis finanslovsbevilling inden starten af finansåret, er ordregiver berettiget til at opsige kontrakten uden varsel. 13.3 Leverandøren har i forbindelse med ordregivers opsigelse af kontrakten krav på vederlag for udført arbejde, i det omfang dette kan dokumenteres, og udgifter er forsøgt begrænset mest muligt. Leverandøren har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte opgave. 13.4 Leverandøren har i forbindelse med egen opsigelse af kontrakten, udelukkende krav på vederlag for så stor en del af det før ophævelsen udførte arbejde, som er anvendeligt for ordregiver i forbindelse med den samlede opgaves løsning. Leverandøren har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte opgave. 14. Publicering, formidling og ophavsret mv. 14.1 Ordregiver erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alt, som leverandøren frembringer som led i kontrakten. Ordregiver har derfor eneret til at fremstille eksemplarer af eventuelle værker og gøre data tilgængeligt. 14.2 Rettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse, forudsat ordregiver betaler leverandøren vederlag i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom. Side 11 af 15

14.3 De af leverandøren anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af leverandøren eller tredjemand, forbliver dog undergivet rettighedshaverens ophavsret. Leverandøren indestår for, at leverandøren har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer. 14.4 Leverandøren har ret til at anvende den generelle viden, der erhverves ved udførelsen af opgaven, i andre sammenhænge, herunder over for tredjemand. 14.5 Alle udarbejdede materialer skal, efter godkendelse af ordregiver, forsynes med logo for Socialstyrelsen. 14.6 Alle udarbejdede materialer skal, efter godkendelse af ordregiver, forsynes med ordregiverens logo. Materialer skal leve op til Socialstyrelsens retningslinjer for design. 14.7Alle skriftlige materialer skal leveres elektronisk til Ordregiveren. 14.8 Ved leverancer til Web skal leverandøren sikre at design, tekst, foto og grafik kan formidles via Ordregiverens CMS 14.9 Alle digitale og webbårne leverancer skal leve op til W3C i CWAG 2.0(aa), de internationale retningslinjer for tilgængelighed. 15. Ejendomsretten til udfærdiget materiale i tilfælde af ophør af kontrakten i utide 15.1 Ophører kontrakten i utide som følge af opsigelse eller misligholdelse, tilfalder alle rettigheder til det indsamlede materiale og de foreløbige resultater af arbejdet, herunder retten til eventuelt at overgive materialet til anden person, ordregiver. 15.2 Dette gælder dog kun i det omfang ordregiver har betalt, eller efterfølgende betaler, leverandøren, i overensstemmelse med bestemmelserne herom i nærværende kontrakts pkt. 12 og 13. 16. Behandling af persondata 16.1 Hvis leverandøren under sin udførelse af opgaven behandler personhenførbare oplysninger, skal denne træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse foranstaltninger skal sikre mod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. Side 12 af 15

16.2 Forinden iværksættelse af behandling af personhenførbare oplysninger skal der foretages anmeldelse til Datatilsynet. Leverandøren skal forestå denne anmeldelse. Hvis der indgår følsomme oplysninger er det endvidere leverandørens ansvar at indhente udtalelse fra Datatilsynet. Inden afsendelse til Datatilsynet forelægges anmeldelserne til gennemsyn for ordregiver, idet leverandøren handler efter instruks fra ordregiver. 16.3 Leverandøren skal på ordregivers anmodning, give ordregiver tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 17. Tavshedspligt 17.1 Involverer opgaven fortrolige oplysninger, er leverandøren og dennes medarbejdere er undergivet tavshedspligt efter straffelovens 152a, jfr. 152. Denne tavshedspligt er også gældende efter projektets / ansættelsesforholdets ophør 18. Mediation 18.1 Parterne skal søge alle konflikter løst ved direkte forhandling mellem sig. 18.2 Hvis parterne ikke kan løse en konflikt ved direkte forhandling mellem sig, kan konflikten efter konkret vurdering søges løst ved mediation. 18.3 Parterne skal være enig om mediation 17.4 Hvis ikke parterne inden 14 dage efter, at en af dem har fremsat ønske om mediation, er blevet enige om, hvem der skal være mediator, kan enhver af parterne anmode Mediatoradvokater c/o Advokatsamfundet, Kronprinsessegade 28, 1306 København K, om at bringe en mediator i forslag. 18.5 Mediationen skal finde sted i overensstemmelse med den til enhver til gældende standardaftale for mediation fastsat af Mediatoradvokater, foreningens etiske regler og reglerne om god advokatskik. 18.6 Hver part betaler halvdelen af mediators honorar og udgifter i anledning af mediationen. 18.7 Hvis konflikten ikke er løst ved mediation inden 8 uger efter, at der blev fremsat ønske om mediation, er enhver af parterne berettiget til at kræve konflikten afgjort endeligt og bindende i henhold til pkt. 19. Side 13 af 15

19. Tvister 19.1 Alle uoverensstemmelser vedrørende nærværende kontrakt, der ikke kan løses ved hjælp af procedurerne i pkt. 18, skal afgøres efter dansk ret og ved ordregivers hjemting. 20. Ændring af kontrakten 20.1 Enhver ændring af kontrakten er først gyldig, når den foreligger skriftligt bekræftet af begge parter. 21. Ansvar og Forsikring 21.1 Leverandøren er ansvarlig for egne fejl og forsømmelse, herunder skade forvoldt ved opgavens udførelse, inklusive fejl og forsømmelse fra underleverandører og tredjemand der på vegne af leverandøren indgår som part i udførelsen af opgaven. Parterne er ikke ansvarlige for driftstab, tabt avance eller andre afledte tab. 21.2 Leverandøren skal tegne professionel ansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab til fuld dækning af enhver skade-, som leverandøren måtte være ansvarlig for jf. pkt. 21.1. Forsikringen skal være gældende for forhold opstået under kontraktforholdet, herunder under en forlængelse af kontrakten 21.3 Leverandøren skal under hele kontraktforholdet have tegnet forsikring for sine medarbejdere, herunder ansvars- og ulykkesforsikring. 22. Aftalegrundlag 22.1 Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter, der udgør en integreret del af aftalegrundlaget: Denne kontrakt Ordregivers udbudsmateriale: Leverandørens tilbud 22.2 Ved uoverensstemmelser mellem de nævnte dele af aftalegrundlaget er rangordenen mellem dokumenterne som anført i pkt. 1. 22.3 Der vil efterfølgende blive tilsendt et bevillingsbrev som kan indeholde tekniske regnskabsmæssige krav. Disse krav indgår derefter også i kontrakten. Side 14 af 15

For Socialstyrelsen Dato For Dato Side 15 af 15