Kontrakt om konsulentopgave vedrørende Rådgivning af bygninger om PCB

Transkript

1 Kontrakt om konsulentopgave vedrørende Rådgivning af bygninger om PCB mellem Energistyrelsen Amaliegade Købehavn K EAN-Lokationsnummer og <navn og adresse samt selskabsregistreringsnummer> (i det følgende kaldet konsulentfirmaet) I Konsulentopgavens omfang 1. Konsulentfirmaet skal varetage den konsulentopgave, der er angivet i Energistyrelsens kravspecifikation samt konsulentfirmaets løsningsbeskrivelse. Kravspecifikation indgår som bilag 1 til denne kontrakt. Nødvendige præciseringer af opgavens indhold og tilrettelæggelse aftales mellem Energistyrelsen og konsulentfirmaet inden for rammerne af denne kontrakt med tilhørende bilag. Løsningsbeskrivelse Konsulentfirmaet varetager opgaver i henhold til kravspecifikationen. II Konsulentopgavens bemanding 2. Projektansvarlig fra konsulentfirmaet er [navn på projektansvarlig], som også varetager den overordnede projektledelse og koordinering. Opgaven bemandes i øvrigt som angivet i tilbuddet. Konsulentfirmaet skal sikre, at der til enhver tid bliver stillet de nødvendige ressourcer, herunder kvalificeret personale eller underleverandører, til rådighed for at løse opgaven som angivet i kravspecifikationen. 3. Konsulentfirmaet skal, af hensyn til kvaliteten af konsulentopgaven, og med henblik på at overholde de angivne tidsfrister i kravspecifikationen undgå en udskydelse af et fastsat tidspunkt for aflevering af en opgave. 4. Konsulentfirmaet skal i tilfælde af udskiftning af en medarbejder redegøre for årsagen hertil og udpege en ny medarbejder med mindst de samme faglige kvalifikationer, som den tidligere medarbejder var i besiddelse af. Dette godtgøres ved forevisning af et fuldstændigt og detaljeret

2 CV for den nye medarbejder. Timeprisen for arbejde udført af konsulentfirmaets ny medarbejder må ikke være højere end timeprisen for arbejde udført af den tidligere medarbejder. 5. Energistyrelsen kan afvise en ny medarbejder, hvis Energistyrelsen skønner, at den nye medarbejder ikke har samme kvalifikationer til opgaven som den oprindelige. 6. Konsulentfirmaet skal efter Energistyrelsens anmodning udskifte en medarbejder, såfremt anmodningen er rimeligt begrundet. 7. Konsulentfirmaet kan ikke uden Energistyrelsens skriftlige samtykke overlade kontraktens opfyldelse til andre underleverandører end dem, der fremgår af konsulentfirmaets tilbud. Energistyrelsen kan i alle tilfælde rette direkte henvendelse til konsulentfirmaet, selv om konsulentfirmaet helt eller delvist har overladt opfyldelsen af kravene til en eller flere underleverandører. Konsulentfirmaets anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i konsulentfirmaets ansvar for opfyldelse af kravene i denne kontrakt, herunder kravene til forsikring mv. Konsulentfirmaet hæfter for sine underleverandørers ydelser på samme måde som for sine egne forhold. 8. Udskiftning af underleverandører kan ske på samme vilkår og efter samme fremgangsmåde som gælder for udskiftning af konsulentfirmaets egne medarbejdere. III Ansvarsforsikring 9. Konsulentfirmaet skal opretholde ansvarsforsikring for samtlige medarbejdere, der udfører arbejde i forbindelse med opgaven omfattet af kontrakten. Ansvarsforsikringens dækningsomfang skal dække konsulentfirmaets ansvar efter pkt. XIV. Konsulentfirmaet skal på Energistyrelsens anmodning godtgøre dette. IV Honorar og betalingsbetingelser 10. Konsulentfirmaets priser fremgår af konsulentfirmaets tilbud. Priserne er angivet i DKK, og inkluderer alle på tidspunktet for kontraktens indgåelse gældende afgifter bortset fra moms. 11. Beløbet er inklusive alle former for udlæg, rejse- og opholdsudgifter (jf. dog pkt. V), sekretærbistand, mangfoldiggørelse og andre kontorudgifter m.v. 12. Konsulentfirmaet honoreres i henhold til de i kravspecifikationen angivne betingelser. 13. Fakturering af opgaver sker i henhold til det i kravspecifikationen anførte. 14. Faktura sendes til Energistyrelsen. Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. Fakturering skal ske under overholdelse af lov om offentlige betalinger mv. (Lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007) og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven. Fakturaer skal således indeholde EAN-nummer og være stilet til en kontaktperson. V Rejser og ophold

3 15. Udgifter forbundet med eventuelle rejser og ophold i forbindelse med varetagelse af opgaver for Energistyrelsen skal dokumenteres og godkendes af Energistyrelsen, såfremt Energistyrelsen anmoder herom. Rejseudgifterne skal have en naturlig tilknytning til varetagelse af opgaverne i henhold til kravspecifikationen. 16. Energistyrelsen skal orienteres om en planlagt rejse, såfremt denne udgør mere end 50 km mellem udførelsesstedet og konsulentfirmaets nærmeste adresse. Dokumenterede udgifter til disse rejser og ophold godtgøres konsulentfirmaet i overensstemmelse med de for staten til enhver tid gældende regler. VI Samarbejde under opgavens udførelse 17. Energistyrelsens opgaveansvarlige er ingeniør Ersün Züfer. I tilfælde af dennes fravær er den opgaveansvarlig kontorchef for område 3 kontorchef Marie Louise Hansen. 18. Energistyrelsen skal løbende holdes orienteret om opgavernes fremdrift og skal forelægges foreløbige resultater fra undersøgelser, der foretages i forbindelse med konsulentopgaven som beskrevet i kravspecifikation. 19. Konsulentfirmaet har pligt til straks at underrette Energistyrelsen, såfremt der under arbejdet opstår tvivl om opgavens forudsætninger, formål eller gennemførelse. 20. Daglig ansvarlig fra konsulentfirmaet og daglig kontaktperson til Energistyrelsen, varetager den overordnede ledelse og koordinering hos konsulentfirmaet. Lederen skal være til rådighed, således at konsulentfirmaet kan bistå Energistyrelsen i det omfang, det er nødvendigt. VII Tavshedspligt 21. Konsulentfirmaet med tilhørende medarbejdere og konsulentfirmaets underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til konsulentopgavens forløb både under opgavens udførelse og efter opgavens afslutning. 22. Herudover skal konsulentfirmaet med tilhørende medarbejdere iagttage ubetinget tavshed med hensyn til andre oplysninger vedrørende Energistyrelsens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med denne aftale. 23. Konsulentfirmaet, dennes medarbejdere og underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt. Energistyrelsen kan forlange, at hver enkelt medarbejder skal underskrive sædvanlige tavshedserklæringer. 24. Konsulentfirmaet må ikke i nogen anden del af sin virksomhed gøre brug af de oplysninger, som konsulentfirmaet kommer i besiddelse af i forbindelse med løsning af opgaverne i henhold til kravspecifikationen, ligesom konsulentfirmaet ikke på nogen måde må stille oplysningerne til rådighed for tredjemand uden forudgående indhentelse af Energistyrelsens skriftlige samtykke.

4 25. Konsulentfirmaet må ikke uden Energistyrelsens forudgående samtykke bruge Energistyrelsen som reference. 26. Konsulentfirmaet må endvidere ikke uden Energistyrelsens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne aftale eller offentliggøre noget om aftalens indhold. VIII Habilitet 27. Konsulentfirmaet har pligt til at sikre, at udførelsen af opgaverne i henhold til kravspecifikationen tilrettelægges således, at konsulentfirmaets varetagelse af andre opgaver, herunder anden opgaveløsning mv. ikke påvirker konsulentfirmaets fortrolighed, objektivitet og upartiskhed i forhold til konsulentfirmaets forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt. 28. Konsulentfirmaet skal i konsulentfirmaets løsningsbeskrivelse, beskrive en organisering hos konsulentfirmaet, der imødekommer eventuelle habilitetsproblemer, jf. vedlagte blanket. 29. Konsulentfirmaet har pligt til at sikre, at konsulentfirmaets varetagelse af andre opgaver ikke påvirker konsulentfirmaets fortrolighed, objektivitet og upartiskhed i forbindelse med rådgivningsenheden. Konsulentfirmaet skal straks underrette Energistyrelsen om sager, der er egnede til at begrunde, at en medarbejder er inhabil. Denne underretning skal indeholde en begrundet vurdering af, om rådgivningsenhedens opgaver kan varetages i de foreliggende sager. IX Force majeure 30. Hverken konsulentfirmaet eller Energistyrelsen skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens igangsættelse af en delaftale eller ændringers godkendelse burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for konsulentfirmaet udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende, uden at konsulentfirmaet har krav på renter. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af første punktum, og som konsulentfirmaet ikke burde have undgået eller overvundet. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. X 31. Generelt Myndighedskrav Konsulentfirmaet indestår for, at ydelser under kontrakten opfylder alle relevante myndighedskrav og love, herunder persondataloven, således som disse foreligger ved kontraktens underskrivelse og senere.

5 Den Danske Stat er i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at konsulentfirmaet og eventuelle underleverandører tilsikrer arbejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der skal som sammenligningsgrundlag anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor. Konsulentfirmaet forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Overholder konsulentfirmaet ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra de ansatte, er konsulentfirmaet forpligtet til straks efter Energistyrelsens fremsættelse af påkrav herom at foretage afhjælpning, således at den ansatte fuldt ud kompenseres for den mindre gunstige løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og/eller andre arbejdsvilkår, som konsulentfirmaet eller dennes eventuelle underleverandører har budt den ansatte i forbindelse med udførelse af opgaver under denne kontrakt. Såfremt der sker ændringer i relevante myndighedskrav eller love, der medfører forøgelse af omkostningerne forbundet med konsulentfirmaets opfyldelse af sine forpligtelser efter denne kontrakt, reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at konsulentfirmaet stilles uændret. 32. Persondata Hvor en opgave, enten som en del af grundydelsen eller en delaftale, indebærer konsulentfirmaets behandling af persondata, gælder følgende: Konsulentfirmaet er databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. Energistyrelsen er dataansvarlig. Databehandleren (konsulentfirmaet) garanterer, at denne i relation til behandling af personoplysninger alene handler efter instruks fra dataansvarlige (Energistyrelsen). Konsulentfirmaet garanterer som databehandler til enhver tid at overholde gældende dansk persondatalovgivning, såfremt opgaver udføres i Danmark eller uden for Danmark og EU, og udførelsen af opgaverne indebærer behandling mv. af personhenførbare oplysninger, herunder bl.a. træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandleren (konsulentfirmaet) skal på den dataansvarliges (Energistyrelsens) anmodning give den dataansvarlige (Energistyrelsen) tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

6 XI Såfremt opgaver udføres uden for Danmark, garanterer konsulentfirmaet til enhver tid at være forpligtet til at overholde den i det pågældende land gældende persondatalovgivning, hvis udførelsen af opgaverne indebærer behandling mv. af personhenførbare oplysninger. Konsulentfirmaet garanterer for nødvendige anmeldelser mv. til Datatilsynet samt til eventuelt øvrige myndigheder. Konsulentfirmaet skal hvor relevant sørge for nødvendige anmeldelser mv. til Datatilsynet. Overdragelse 33. Energistyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt helt eller delvist til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. Konsulentfirmaet kan ikke uden Energistyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til tredjemand. Energistyrelsen er bl.a. berettiget til at nægte et sådant samtykke, hvis overdragelsen efter udbudsreglerne vil kunne anses som en væsentlig ændring af kontrakten. Konsulentfirmaet afholder egne eventuelle udgifter, der måtte være forbundet med overdragelsen. XII Garanti 34. Konsulentfirmaet indestår for, at alt arbejde, der udføres i henhold til nærværende kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik og udføres rettidigt på en god og forsvarlig måde, og i overensstemmelse med opgavebeskrivelsen i kravspecifikationen. Konsulentfirmaet garanterer, at konsulentfirmaets medarbejdere besidder de tilstrækkelige faglige og kvalificerede ressourcer i forhold til de konkrete ydelser, der skal ydes til Energistyrelsen under kontrakten. Konsulentfirmaet garanterer, at opfyldelse af kontraktens ydelse kan foregå uforstyrret af sædvanligt fravær (ferie, kursus, sygdom mv.) og personaleafgang. XIII Opsigelse og misligholdelse af kontrakten 35. Opsigelse af kontrakt Energistyrelsen kan opsige kontrakten med seks måneders varsel uden angivelse af nærmere begrundelse til udløb den 1. i en måned, dog tidligst 12 måneder fra kontraktstart. I tilfælde af Energistyrelsens opsigelse af kontrakten kan konsulentfirmaet ikke over for Energistyrelsen rejse krav om erstatning eller krav på anden form for godtgørelse som følge af opsigelsen. Kontrakten er uopsigelig fra konsulentfirmaets side.

7 36. Forpligtelser ved ophør Konsulentfirmaet er forpligtet til ved udløb af kontraktperioden at udlevere alt væsentligt materiale, der er indsamlet som led i varetagelsen af rådgivningsenheden, til Energistyrelsen på en sådan måde, at opgaverne umiddelbart og uden forsinkelse kan overføres til andre parter og videreføres. Energistyrelsen meddeler senest 6 måneder før kontraktens ophør, om kontrakten ønskes forlænget. 37. Misligholdelse og ophævelse Hvor andet ikke følger af bestemmelserne i nærværende kontrakt, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag. I tilfælde af mangler skal konsulentfirmaet træffe alle nødvendige foranstaltninger til at afhjælpe manglerne hurtigst muligt. Energistyrelsen kan kræve, at der skal ske et forholdsmæssigt afslag i det samlede vederlag, som konsulentfirmaet er berettiget til i henhold til kontrakten, såfremt konsulentfirmaet ikke har draget omsorg for at afhjælpe manglerne hurtigst muligt. Der foreligger en mangel, hvis ydelsen ikke opfylder kravene i kontrakten, kontraktens garantier eller ydelsen ikke i øvrigt svarer til det, som Energistyrelsen med føje kan forvente. Enhver mangel ved konsulentfirmaets ydelse skal afhjælpes straks efter Energistyrelsens fremsættelse af påkrav herom. Konsulentfirmaet skal uden yderligere vederlag afhjælpe manglen i overensstemmelse med god skik. Energistyrelsen kan med virkning for fremtiden straks ophæve kontrakten, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse. Følgende forhold, men ikke begrænset dertil, anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Energistyrelsen til at ophæve kontrakten helt eller delvist: Såfremt der konstateres væsentlige mangler ved udviklingen af et samlet koncept for rådgivning af bygningsejere i de omfattede målgrupper om håndtering af PCB i bygninger. Såfremt der konstateres væsentlige mangler. Ved gentagne forsinkelse af overholdelse af en fastsat frist og/eller udeblivelse af den konkrete opgave. Konsulentfirmaet går konkurs eller undergives rekonstruktionsbehandling, åbning af forhandlinger om akkord eller har væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, der bringer kontraktens rette opfyldelse i fare, i det omfang konkursloven gør dette muligt. Konsulentfirmaets ophør med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare. Såfremt konsulentfirmaet overtræder sin erklæring om habilitet som beskrevet i denne kontrakt, og såfremt konsulentfirmaet ikke retter op herpå efter modtagelse af skriftligt påbud herom fra Energistyrelsen.

8 Ved overtrædelse af tavshedspligten. Udover de ovenfor anførte misligholdelsesbeføjelser gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelsesbeføjelser. Om Energistyrelsens fordringshavermora gælder dansk rets almindelige regler. I øvrigt gælder dansk rets almindelige regler for Energistyrelsens eventuelle erstatningspligt. XIV Konsulentfirmaets erstatningspligt og ansvarsforsikring 38. Konsulentfirmaet er erstatningspligtig over for Energistyrelsen efter dansk rets almindelige regler. XV Energistyrelsens forhold 39. Om Energistyrelsens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. XVI Ændringer og fortolkninger 40. Ændringer i kontraktens indhold og omfang skal være aftalt skriftligt. 41. Denne kontrakt kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Energistyrelsen og konsulentfirmaet, der vedhæftes kontrakten som et tillæg. 42. Bestemmelser i udbudsmaterialet, i konsulentfirmaets tilbud, i korrespondance forud for indgåelse af kontrakten eller lignende, der ikke er gentaget i denne kontrakt, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundlag. 43. Henvisning til kontrakten eller til en bestemmelse heri omfatter også de til kontrakten hørende bilag, henholdsvis de af kontraktens bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. 44. Ved uoverensstemmelse mellem kontrakten og bilagene hertil har bestemmelserne i kontrakten forrang i forhold til kontraktens bilag. XVII Tvistigheder 45. Retsforholdet ifølge kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret. 46. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med kontrakten, skal parterne søge en løsning ved forhandling. 47. Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole. XVIII Opbevaring af kontrakten

9 48. Denne kontrakt med tilhørende bilag underskrives i to enslydende eksemplarer, hvoraf det ene eksemplar opbevares hos konsulentfirmaet, og det andet eksemplar opbevares hos Energistyrelsen. XIX Kontraktens varighed 49. Kontrakten løber fra 1. maj 2014 til 31. december Den <> Den <> <navn> <navn> (for Energistyrelsen) (for <konsulentfirmaets navn>)