Referat fra ordinært grupperådsmøde i DDS, Hjortespring Gruppe den 28. februar 2015 Vi var ca. 60 forældre, ledere og spejdere var med på forældreweekend på Høbjerghus, hvor rådsmødet foregik i forbindelse med middagen lørdag aften. Dagsorden jf. vedtægternes 13 dog tilpasset arrangementets rammer. Ad. punkt A. Valg af dirigent og referent. Anders Dupont (far til Gravhund) blev valgt som dirigent og Jens Ole (far til Skumfidus og Dino) som referent. Dirigenten bekræftede, at invitationen, der var udsendt som del af Hjortetakken, var fremkommet til tiden. Ad. punkt B. Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen Bestyrelsesarbejdet v/jens Ole: Som formand for bestyrelsen er det mig, der har fornøjelsen af at berette om arbejdet i bestyrelsen det forgangne år. Jeg vil benytte lejligheden til som Peter gjorde sidste år at fortælle lidt om bestyrelsens rolle i gruppen. Bestyrelsesarbejdet En bestyrelse for en spejdergruppe under DDS har det overordnede ansvar for gruppens virke og er sammensat af forældre, ledere og unge. I Hjortespring gruppe har forældrene i bestyrelsen desuden fået tildelt ansvaret for nogle af gruppens årligt tilbagevendende arrangementer. Da det daglige spejderarbejde kræver en stor indsats fra de frivillige ledere og unge, er det vigtigt, at vi som forældre yder en indsats ved disse arrangementer. Disse arrangementer omfatter rådsmøde / forældreweekenden, hyttevedligeholdelse, spejderfest og loppemarked. For at styrke fokus på forældreindsatsen fremlægger den afgående bestyrelse en indstilling om ændring af bestyrelsens sammensætning, som har til formål at fokusere forældredeltagelsen.
Bestyrelsen og inddragelse af forældre Bestyrelsen har sidste år været sammensat af 6 forældre, 4 ledere og 2 unge, samt 2 forældre suppleanter, i alt en 14 mand høj gruppe. Traditionelt har forældre medlemmerne af bestyrelsen også haft forskellige roller i forbindelse med planlægning af de årlige arrangementer. Dette har også været tilfælde i dette spejderår. (Hyttevedligehold v. Jens og Peter, Spejderfesten Anders og undertegnede, Lederhvervningsudvalg Anders og undertegnede). Udover dette har vi på Initiativ fra Frank Kofoed fået startet en forældreklan op, der bl.a. har stået for arrangeringen af denne Familieweekend. Det er tanken at forældre klanen på forskellig vis vil hjælpe med vedligeholdelse af materiel og andre praktiske opgaver. Vi er pt. 7-8 aktive medlemmer af forældreklanen, og vi holder møde d. første onsdag i hver måned, samme tid som de yngste spejdere (6-10 år). Forældreopbakning i Gruppen Der har ved samtlige arrangementer været god opbakning fra forældre gruppen til de praktiske opgaver, der er med til at holde hjulene kørende i Hjortespring gruppe. Der har været masser af hænder til at tage fat ved hyttevedligeholdelsen, spejderfesten og Loppemarkeder. Særligt som assistance ved Mikro møderne har der været mange forældre, der har stillet op som hjælpere. Denne hjælp til de aktive ledere og unge giver luft til det vigtigste her i DDS, nemlig børnene og spejderarbejdet, og det giver samtidigt de deltagende forældre en mulighed for at få indblik i og deltage aktivt omkring deres børns fritidsaktivitet. Men når det er sagt, så er vi klar over at det kan være svært at vide, hvornår og hvordan man kan hjælpe. I erkendelse af at de opgaver der skal løses kan virker uoverskuelige på ikke indviede har vi erkendt at vi er nødt til fremover at forsøge yderligere at beskrive og konkretisere de opgaver vi som forældre kan hjælpe med. Dette gælder både indhold og tidsforbrug. Bestyrelsens sammensætning I årets løb har det har været vanskeligt at afholde møder, hvor alle har kunnet deltage. Vi har på seneste bestyrelsesmøde besluttet at fokusere bestyrelsens arbejde, så der anvendes mindre tid på møder og mere tid på praktiske opgaver.
Vi ser gerne en bestyrelse, der: Har en bred kontakt til andre forældre Kan være koordinator mellem forskellige udvalg og den øvrige bestyrelse Bruger mere tid på at løse opgaver, end på at holde møder. Hellere en lille bestyrelse, med aktive medlemmer, end en stor bestyrelse, der blot mødes for at mødes. Vi vil derfor satse endnu mere på at få aktiveret forældre til udvalg / arbejdssjak fremfor at have en stor bestyrelse. Vi vil derfor indstille til at bestyrelsen fremover vil bestå af 4 forældre, 4 ledere og 2 unge + 2 aktive forældresuppleanter Det kommende år Vi kommer til at fortsætte vores fokus på forældreinvolveringen. Hvis der er nogle af jer forældre, som har lyst og mulighed for at hjælpe ved diverse arrangementer og eventuelt det løbende vedligehold i og omkring hytterne f.eks. græsslåning eller at bruge et kvarter til oprydning / rengøring i hytterne, når børnene hentes, så må I endeligt enten tage fat i en leder eller en af os fra bestyrelsen eller dukke op på forældre klanens møder. Vi forventer at starte græsslåningslauget op, så snart vi har fået en løsning på hvorledes at vi nemt skaffer adgang til græsslåningsmaskinen. Gruppen v/bo: Først en tak til den nyetablerede forældreklan for at have stået for denne weekend og også tak til alle I forældre, som deltager aktivt og støtter vores arbejde i dagligdagen. Det er med til at gøre lederindsatsen mere spændende, at der er opbakning til det, vi gør. Gruppen består nu af ca. 80. spejdere og ledere og medlemstallet og ligger forholdsvis stabilt. Det er vi glade for, og det vil vi forsøge at fastholde med den forudsætning, at vi vægter kvalitet frem for kvantitet, dvs. at der skal være leder- og voksenkapacitet og faciliteter til et godt spejderarbejde. Kort omkring divisionens arbejde og vores deltagelse i f.eks. divisionsarrangementer for grenene. Når vi har arrangementer og aktiviteter på tværs af grenene, så forsøger vi at arrangere dem, så der er noget for alle aldre, og når vi inviterer forældre
med, så skal der også gerne være noget af interesse for dem (ud over at bidrage med arbejdskraft, kørsel og lignende ). Sammen med de aktiviteter, der gennemføres i grenene giver det en god balance mellem at være sammen i en mindre gruppe af jævnaldrene og så have følelsen af at være med i en større gruppe. Spejderårets arrangementer var i kronologisk rækkefølge: Samt Lederweekend Familieweekend og Rådsmøde på Høbjerghus Sct. Georgs arrangement Skt. Hansbål Sommerlejr for hele gruppen på Tolv Ege ved Jægerspris Blå Uge, hvor temaet var Spejderlaboratoriet, og hvor vi var til spejdermøde 3 gange på en uge med oprykning den sidste dag.. og Spejderfest dagen efter Skumringsaften Gys og Lygter (BUS arrangement) Fælles juleweekend Loppemarkeder Vedligeholdelsesdag og aftener Divisionsarrangementer M.m. Så der var mange muligheder for at lufte spejderuniformen sammen med hele gruppen. Mikro v/linda: Årsberetning Sjove lege og samlende regnelege Begyndt at lære: o Knob o Kompas og verdenshjørner
o 1. hjælp Knivbevis er gennemført. Spændende og efterspurgt. Udhulet kartofler, som blev lagt i naturen, så vi senere fandt dem og så, at der var dyr i! Lavede uhyggelige appelsinlygter Fastelavnspynt blev bl.a. til mange forskellige fantasifulde masker Sat blomsterløg - vi skal se, om de spirer nu Trykt farverige billeder, med malede blade Poppet popcorn over bål Sammen med Minierne har vi: Fået 5 km. mærket sidste forår, på hyttevedligeholdelsesdagen. Været på sommerlejr, i telt med Minierne, med mad over bål og med mini-mikro-forældre og hele Hjortespring gruppe.overnattet i bivuak i sensommeren Haft julet julehyggeafslutning Været på hyggelig juleweekend med bl. a. besøg af julemanden (for hele Hjortespring gruppe) Nærmeste fremtid: Mini-divi: Overnatningstur sammen med Minierne 5 eller 10 km-mærke på hyttevedligeholdelsesdagen, sammen med Minierne. Sommerlejr Mini v/ukrudt: Vi startede efter sommerferien med 15 spejdere. Af forskellige årsager er fire stoppet, så vi er nu 11 spejdere tilbage. Ledermæssigt ser det rigtigt fornuftigt ud lige nu, da vi er tre ledere (Janus, Krudt og Kir) og to assistenter (Termit fra troppen og Ninka fra ungklanen). Vi kører indianertema hele året, og har siden jul brugt det meste af vores tid på at lave buer og pile. Det vil vi fortsætte med året ud, men der vil naturligvis komme andre ting på programmet også.
I år går sommerlejren til Næsby Centret i uge 31. Vi skal afsted samtidig med juniorerne, men skal ikke dele lejrplads. Vi skal på divisionsturnering i maj måned, hvor vi skal dyste mod de andre minier fra de forskellige grupper i og omkring Herlev. Efter sommerferien vil vi desværre være meget tyndt besat ledermæssigt. Janus holder en pause efter 20 år som leder i gruppen, og Kir går på barsel. Samtidig skal Krudt skrive speciale, så programmet efter sommerferien kommer til at bestå af gamle klassikere som bål, førstehjælp, orientering etc. Vi vil prøve, at få hjælp fra en forælder eller to et par gange om måneden, men det kommer der mere information ud om op til sommerferien. Juniorberetning v/drejer: I juniorgrenen er der ca. 15 juniorspejdere i år, og det er lidt færre end sidste år, men de er aktive og kommer stabilt til møderne. Med hensyn til ledersituationen er vi fortsat tre aktive juniorledere, der alle har travl. Drejer er lige blevet far, Jonas er i gang med en supplerende uddannelse indenfor Beredskabsstyrelsen og Tiger har såvel klanen som sin skole at passe ved siden af juniorlederposten, så der er nok at se til. Derfor har vi fokus på de daglige møder og deltager foruden det i fælles aktiviteter i gruppen eller divisionen og vil også fremadrettet basere store dele af vores program på fælles aktiviteter. Vores arbejde i juniorgrenen baserer sig i stor grad på patruljerne, hvor børnene skal lære at arbejde med deres patruljer. Her skal de ældste børn være patruljeledere og assistenter og skal være med til at give deres viden videre til de yngre medlemmer af patruljerne. Den kommende periode vil komme til at byde på juniordivi, Oak city rally og sommerlejr på Næsby centret, så der skal nok blive spejderaktiviteter for alle. Trop v/jacob: I løbet af det sidste år har troppen fortsat, som vi plejer med to patruljer. Vi har på nuværende tidspunkt ca. 15 spejdere, som deltager rimelig fast på møderne. I sommers var vi, som resten af gruppen, en uge på Tolv Ege.
Efter sommerferien har vi fået nyt selskab i troppen, i form af en ny tropsleder, Camilla, som tidligere har været i gruppen Stenlænderne. I efterårsferien havde vi fire spejdere afsted på Plan kursus, som er en kursus for tropsspejdere der ønsker at lære mere om unge der leder unge. Vi håber at vi til næste år kan få endnu flere afsted. Klanberetning v/tiger: Vi i Klan Kalv har prøvet at få bragt en døende klan til live igen. Vi har varieret mellem at lave aktiviteter for os selv og for troppen. Vi har haft rigtigt meget fokus på, hvordan vi, som klanen kan komme til at se bedre ud i gruppens øjne. Klan Kalv arbejder stadig på at blive ordenligt etableret og vil fremadrettet begynde at få et godt sammenhold i klanen ved at lave flere aktiviteter for os selv, så det bliver mere attraktivt for udefrakommende at være klan spejder i Hjortespring gruppe. Vi har holdt fast i, at Klanen er selvkørende og ikke har nogen leder. Med det sagt har det for det meste været Tiger, der har planlagt møderne og kæmper for at finde nye og spændende ting for klanen at lave, så vi ikke kommer til at kede os. Dog er det tilladt for alle i klanen at lave møder, hvis de ønsker. Regnskab v/ole: Gruppens regnskab var ikke blevet revideret inden grupperådsmødet, så bestyrelsen stillede følgende forslag inden kasserens beretning. Vores revisor og revisorsuppleant har desværre fået forfald, så regnskabet for 2014 er ikke revideret. Bestyrelsen foreslår derfor at: 1. Regnskabet for 2014 godkendes under forudsætning af, at der under den efterfølgende revision ikke fremkommer væsentlige kommentarer. Sådanne revisionsbemærkninger vil blive offentliggjort på hjemmesiden. Forslaget blev godkendt, hvorefter Ole gennemgik regnskabet. Driftsregnskabet viser dobbelt så stort overskud som budgetteret. Det skyldes primært, at indtægten fra Klausdal loppemarked er 50% større end forventet, og der er tjent yderligere 3200 ved ølsalg på Klausdal / Ankers tivoli. Øvrige indtægter er som forventet.
Udgifter viser en stigning i korps/divisionskontingent og en lavere udgift på ture m.v. Omkostninger til lokaler er steget, da vi har indkøbt hvidevare til køkkenet, og der er ikke brugt et budget på 10.000 kr. til hyttebyggeri. Balancen viser ingen større ændringer. Ejendomsvurderingen er urimelig stor, og der er stadig ikke en afklaring på prioritetsgælden til Herlev Kommune. Jeg forventer en ny optælling af inventar i 2015 med yderligere nedskrivning af formuen i 2015. Regnskabet blev godkendt af rådet. Ad. punkt D. Behandling af indkomne forslag Ingen indkomne forslag ud over forslaget om revision. Ad. punkt E. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid, herunder 1. Forelæggelse af planer for indeværende år v/bo I det kommende år er temaerne de samme som i det foregående, men mange af dem er under konstant udvikling, så der bliver også noget nyt. Vi skifter over årene mellem at holde sommerlejr for hele gruppen, at deltage på større lejre som Spejdernes Lejr i 2012 og at holde sommerlejr grenvis. Sidste år var vi på fælles gruppe sommerlejr på Tolv Ege og i år tager grenene på lejr hver for sig (M&M og Junior samtidig til Næsby mens troppen tager til Forlev). Spejderfesten kommer også i år til at ligge i forlængelse af Blå Uge i år dog om lørdagen. Vi forventer at deltage i Skumring for børn i oktober og holde juleweekend i november. På særligt et område kommer vi til at øge fokus, og det er på ledersituationen og vores grene. Vi har i år været presset på lederkapacitet særligt for de mindste og for at få det til at hænge sammen må vi fra næste måned gå over til at holde møde for mikroerne hver anden uge. Efter sommer tager Janus en velfortjent pause efter 20 år som leder, Kir går på barsel igen, og også Linda stopper. Derfor har vi så besluttet at gå tilbage til den struktur, vi havde for nogle år siden, hvor mini grenen er for børn i 1-3. klasse, dvs. at vi ikke længere vil have en separat mikrogren. Er der enkelte mindre søskende, der starter i BH-klasse til
næste år, og som havde set frem til at starte som mikro, så finder vi en løsning (tag fat i en leder). Nu skal det jo også ske noget nyt, så vi ønsker at starte med Familiespejd aktiviteter efter sommer. Familiespejd er som udgangspunkt for de børn, der er yngre end 1. klasse (vores mini gren) og deres forældre. Større søskende er også velkomne sammen med familien. De grupper, der har etableret Familiespejd, har typisk møde 1-2 gange om måneden i 2-3 timer en weekenddag f.eks. søndag formiddag. Timingen er god, da korpset lige nu har gang i et initiativ til udvikling af Familiespejd. Onsdag den 18. marts er der møde om et Familiespejd netværk på spejdercenter Holmen, så det passer fint for os. Hvis du/i er interesseret i at deltage eller vil høre mere om mødet eller om vores planer om Familiespejd så tag fat i os. Hvis I kender andre, som kan være i målgruppen så puf også til dem. Som sidste år en lille reklame for vores hjemmeside. Den har vi nu haft gang i et par år, og den er som oftest opdateret, så jeg vil opfordre jer til at følge med her abonner eventuelt på nyheder på siden. Såfremt der er forslag eller spørgsmål, så kontakt os. 2. Beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling, spejderarbejde mv. Dette emne var i det væsentlige dækket af beretningerne. Bo redegjorde for den opdaterede udviklingsplan. Hovedpunkterne er: 1. Etablering af familiespejd og ændring af mikro- og minigrenen. 2. Fokus på kontakten til Herlev kommune mhp. afklaring af vores hyttesituation og igangsættelse af byggeri af ny hytte hurtigst muligt. 3. Ledere skal have deltaget på et lederkursus indenfor en 3-års periode 4. Organiseringen af spejderarbejdet herunder involvering af forældre og andre voksne hjælpere skal medvirke til at grenlederne primært kan koncentrere sig om møder og ture. 5. Alle spejdere i gruppen skal opleve at være spejder i mindt 2 grene (f.eks. mini og junior eller junior og trop). 6. Vi ønsker at være mindst 60 spejdere i mini, junior og tropsgrenen til sammen 1. Til at støtte disse mål har vi en række indsatsområder, som vi vil arbejde 1 Scenariet er 30 mikro/minispejdere hvoraf 10 rykker op til junior. I juniorgrenen mister vi netto 2 spejdere pr. årgang pr. år dvs. 8+6=14 spejdere hvoraf 5 rykker op til trop. I troppen mister vi netto 1 spejder pr. årgang pr. år dvs. 5+4+3+2=14 spejdere hvoraf 2 rykker op til klan.
med i det kommende år (se mere i udviklingsplanen på vores hjemmeside under Bestyrelsen). Hyttesituationen: Her er vi desværre ikke kommet så langt, som håbet. Herlev kommune har som andre kommuner været igennem en sparerunde, og samtidig har kommunen ændret sin struktur til en centerstruktur, så vi har fået nye kontaktpersoner. Det har samlet set betydet, at der i praksis ikke er sket fremdrift for vores hyttesituation i 2014. Sidst på året 2014 har vi haft første møde med vores nye kontaktperson og forklaret vores situation. Nu ser vi så frem til, at der kan komme skred i sagen i løbet af 2015, så vi kan få et konkret projekt besluttet. Vi havde håbet at have flere informationer om dette nu på familieweekenden, men det trækker fortsat ud. Sidst år vi grupperådets opbakning til en model, hvor kommunen og vi er fælles om udgifter og brug af en hytte. Kommunens fritidsaktiviteter har fortrinsvis behov i dagtimerne, mens vi har behovet i de sene eftermiddagstimer, om aftenen og i weekenderne, så det vil kunne blive et rigtigt godt match. Et ændret projekt vil blandt andet kræve flere midler fra kommunen, og da de ikke er på budgettet for 2015, vil projektet formentlig ikke kunne igangsættes i 2015, men forhåbentlig kan det blive besluttet. Herefter har gruppen en opgave med at skaffe de midler, som vi skal skyde ind i projektet. Vi har indikeret for kommunen, at vi vil kunne skaffe 5-600.000 kr. Der blev fra salen rejst spørgsmål om hvorvidt forældrene kunne gøre noget for at påvirke kommunes lyst til at finde en løsning på vores hytte situation. Der blev blandt andet talt om, at forældre evt. kunne skrive læserbreve til Herlev bladet eller direkte til borgmesteren. Vi skal dog være varsomme med vores initiativer her, så de ikke giver bagslag. Da vi har fået ny primær kontaktperson hos kommunen, vil det nok være formålstjenligt, om han får en chance for at vise vilje og evne til at finde en løsning for os. Det blev endvidere bemærket, at vi er en upolitisk organisation, og vi derfor ikke skal kontakte de politiske partier direkte. Bestyrelsen ønsker grupperådets opbakning til at fortsætte planerne med hyttebyggeriet baseret på denne model. Dette blev godkendt.
3. Vedtagelse af budget for indeværende år, herunder fastsættelse af kontingent (v/ Ole) Budgettet viser 249.152,00 kr. i indtægt og 200.342,00 kr. i udgift dvs. et overskud på 47.810,00 kr. Kontingentet foreslås uændret halvårligt 350 kr. dvs. til ialt 700 kr/år. Herefter blev budget og kontingentforslag sat til afstemning og blev enstemmigt vedtaget. Ad. punkt F. Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer under hensyntagen til 14.5 Den afgående bestyrelse foreslog at ændre sammensætning af bestyrelsen således: Bestyrelsen består af 10 ordinære medlemmer. Bestyrelsen sammensættes af tre grupper hhv. 4 forældre, 4 ledere (en gruppeleder, 3 grenledere) og 2 unge heraf mindst 1 repræsentant fra klanen. Dette blev vedtaget. 1. Forældre (for 2 år): Jens Lauridsen, Steen Elmue (far til Tiger og Elmer) og Peter Krag-Sander trådte ud af bestyrelsen, Tanja Mikkelsen (mor til Panda) var udtrådt tidligere. Jens Ole Madsen (far til Skumfidus og Dino) og Ole Iversen var ikke på valg i 2015. Anders Dupont (far til Gravhund) var indtrådt i stedet for Tanja og blev valgt i 2015. Nyvalgt til bestyrelsen blev Frank Kofoed (far til Eruptor) (valgt i 2015). Jens Ole blev genvalgt til formand for bestyrelsen. Ole blev genvalgt til kasserer. 2. Unge mellem 15 og 24 år: Valgt for 2 år blev: Pingo Anders P Wätjen (på valg i 2014 og var ikke på valg) Tiger Jacob Elmue (valgt i 2015)
3. Ledere, herunder mindst en gruppeleder. Valgt for 2 år blev: Bo (på valg i 2015 og blev genvalgt) Jacob (på valg i 2015 og blev genvalgt) Ukrudt (valgt i 2015) Drejer (valgt i 2014 og var ikke på valg) Som gruppeleder valgtes Bo Wilhelmsen (valgt i 2015) 4. Evt. søkyndigt medlem er ikke relevant 5. Nyvalgt til bestyrelsen (1. år som suppleanter) blev: Søren Jepsen (far til Aris, Timon og Hyben) Kirsten Vang Hendriksen (mor til Klokke) Ad. punkt H. Valg af gruppens to medlemmer af Korpsrådet (for 1 år) Valgt blev Camilla Winther Gislinge og Jacob Elmue (Tiger). Ad. punkt L. Valg af gruppens fem medlemmer af divisionsrådet (for 1 år) Valgt blev Ole, Bo, Jacob K, Ukrudt, Tiger Ad. punkt J. Valg af revisor og en revisorsuppleant (for 1 år) Valgt som revisor blev Finn Jeppson Valgt som revisorsuppleant blev Lejf Rasmussen Referent: Dirigent: Jens Ole Madsen Anders Dupont
Bilag: Regnskab for 2014 Balance for 2014 Budget for 2015 Bestyrelsens underskrifter samt revisionspåtegning findes hos kasseren. Referatet kan også findes på hjemmesiden (se under Om Gruppen / Bestyrelsen)