Dato: 20.09.2010 Vor ref.: IJO Referat fra kickoff møde vedr. laboratoriemedicin Dato: Mandag den 20. september 2010 kl. 9.30 14.00 Sted: Deltagere: Radisson Blu H.C.Andersen Hotel, Claus Bergs Gade 7, 5000 Odense C Helle Beck Hesthaven, Region Nordjylland Hans Henrik Bøttger, Region Midtjylland Morten Hansen, Region Syddanmark Ditte Kopp, Region Syddanmark Christina Mortensen, KBA, Holbæk Sygehus, Region Sjælland Susanne Monberg, KBA, Sygehus Syd, Region Sjælland Peter Jan Pedersen, Region Hovedstaden Dan Lyngvild, Region Hovedstaden Kirsten Jeberg, Region Hovedstaden Elly Keller Kristensen, KMA, Hvidovre, Region Hovedstaden Niels Hornum, KPLL Margit Rasmussen, MedCom Ib Johansen, MedCom Gitte Henriksen, MedCom (referent) Referat: Ad 1. Velkomst, baggrund for mødet Velkomst ved Ib. Mødet er udsat en uge pga. manglende tilslutning. Vi er her på HCA i dag, da der ikke var plads i centeret. Vi regner med at vi igennem dagen får givet jer en baggrund for at gå i gang med de forskellige projekter under laboratoriemedicin. Dagsorden er ikke ændret siden vi sendte den ud. Ib gennemgik den kort. Der er frokost kl. 12. Ad 2. Præsentation af deltagere Kort præsentation. Rejseafregning sendes til os, hvis I kører selv så få regionen til at betale i første omgang og lad dem sende regningen til os, da I ellers bliver beskattet af beløbet. Ad 3. Laboratoriemedicin i MedCom7 indhold og hvem er med? Vi har fået lavet 3 foldere som I kan få, også på engelsk, hvis I får besøg fra udlandet og har behov for at fortælle om MedCom. Den ene folder indeholder en kort oversigt over alle projekter, hedder Projektoversigt, så er der en mere udførlig som beskriver projekterne og planerne, den hedder MedCom 7 Projektplaner 2010-2011 og så er der en om laboratoriemedicin, projektoversigt 2010-2011. Denne blev udleveret på mødet.
Ib gennemgik kort de 6 projektlinier: Telemedicin, Kommuneprojekter, FMK i primærsektoren, hvor MedCom har fået projektlederrollen, E-journal, Praksis- og laboratorieprojekter, Internationale projekter og aktiviteter. Under Praksis- og laboratorieprojekter ligger nogle delprojekter, bl.a. Laboratoriemedicin, som er det vi skal snakke om i dag. Udover dette er der projekter som, Udbredelse af PLO-XML formatet (FNUX), Udvikling og udbredelse af pakkehenvisninger, Udbredelse af EDI/XML partnerskabsoplysninger, EKG standardisering, Indførelse af nationalt erstatningspersonnummer EPNR/ECPR og endelig Kommunikation mellem myndigheder og praktiserende læger. Vi kigger på laboratoriemedicin delprojekterne. Baggrund: vi har kun fået samarbejdsaftale fra Region Syd, men vi regner med de andre regioner kommer med. Der er i hvert fald tilkendegivelse af at man vil være med. Målet i dag er at få fælles fodslag. Vi har fået tilkendegivelser fra regionerne om kontaktpersoner. Ib gennemgik navneoversigten. Der er 12 delprojekter i laboratoriemedicinfolderen, vi har beskrevet baggrund og formål og selve projektet. Udover dette står der noget om Sådan gør I, og så er der noget tekst om gevinster. Vi har fået udarbejdet en rapport omkring Gevinstpotentialet af Deloitte, hvor nogen af jer er blevet interviewet. I kan bruger rapporten eller lade være. I folderen er der også nogle tidsplaner. Og sådan er folderen bygget op omkring alle delprojekterne. Ib gennemgik herefter projekterne enkeltvis. Delprojekt 1: WebReq Det drejer sig om videreudvikling af WebReq, hvor der er særlig fokus på blodbanker. Vi vil gerne at I opprioritere at få oprettet Brugergrupper, så man kan være med til at prioritere, hvad der skal laves i WebReq. Elly spurgte til om man havde droppet nødblanketter. Svaret var at laboratorierne ikke var så interesseret i dem, da de havde nogle papirblanketter i forvejen som de kunne skanne ind. Elly mener at det bør tages op igen, da der ikke er nogen grund til at alle laver deres egen, som jo bliver forældet. MedCom vil tage det op igen i regi af brugergruppen for WebReq. Delprojekt 2: Sendeseddel Formålet er at man kan sende svar tilbage til den rekvirerende læge fra et andet laboratorium. Man skal kunne den nye version af laboratorierekvisition Q0131K. Kig i folderen og se hvordan I gør. Vi vil gerne komme og holde opstartsmøder med jer og hjælpe jer i gang. Udarbejd en lokal tidsplan, hvor vi gerne vil have en tilbagemelding ca. hvert kvartal. Se at få bestilt modulet. Husk at få testet at der er hul igennem. Delprojekt 3: Rekvisitionshotel Læger og ambulatorier kan lægge rekvisitioner på rekvisitionshotellet. Patienten kan så henvende sig for at få taget blodprøve og ved hjælp af en webservice kan ambulatorierne så hente rekvisitionen ned i eget system. Man skal have udviklet et nyt modul så man kan modtage denne webservice. I det gamle labka system og BCC lab. kan man godt hente rekvisitionerne, men ved hjælp af det almindelige WebReq kald. Man bliver nødt til at aftale regionerne imellem og laboratorierne imellem hvis der er prøver som man ikke kan tage i praksis som man kan tage på sygehusafdelingerne. Delprojekt 4: Labsvar ml. lab. Hænger sammen med delprojekt 2. Laboratorierne skal anskaffe modulet, så de kan sende svar ud til andet laboratorium. Delprojekt 5: Producent og producentkode Producent og producentkode skal sendes ud på hvert enkelt resultat, så der er fuld sporbarhed. Der er stadig laboratorier, som ikke sender dette med endnu. Blodbankerne skal også kunne det. Delprojekt 6: Nationale kortnavne, NKN Man har nu lavet en kortnavnetabel og den bliver publiceret på Sundhedsstyrelsens Labterm. Vi vil anbefale jer at bruge den, men det er ikke et krav. Kortnavnene er godkendt af de kliniske selskaber på nær farmakologerne. De lokale koder vil blive ved med at være lokale og de vil også kunne ses på Sundhed.dk 2
ligesom de andre. Margit opfordrer til at man bruger kortnavnene i WebReq, så lægen bliver præsenteret for de samme navne uanset hvor han rekvirerer. SST kalder dem NPU koder i dag og ikke IUPAC mere. Delprojekt 7: Lab.vejledninger på sundhed.dk Laboratorierne ville ikke lave deres laboratorievejledninger om, så de lå i sundhed.dk. Så vi har aftalt med WebReq, at det bliver lavet således, at man i backend hvor I administrerer jeres analyser, kan I klippe jeres link ind til jeres egen analysevejledning, som I kan lægge hvor I vil. I kan også bruge det samme link og den samme funktion i jeres journalsystem. Den eneste ulempe ved ovenstående er at alle lægesystemleverandører skal lave deres link om, da de havde lavet det på den anden måde. Når I skal i gang skal I nok få hjælp til at lave det. Delprojekt 8: Fælles nummersystem, NPN Fælles Nationalt prøvenummer NPN kan man tilgå manuelt via en hjemmeside, men også ved hjælp af en webservice. Man kan også aflevere numre tilbage, hvis man er kommet til at tage for mange. Blodbankerne vil også kunne bruge disse numre, immunologerne har sagt ok til dette, men om de også vil have cpr-nummer med ved vi ikke. Hans Henrik Bøttgers leverandør vil have ½-1 mill. pr. region for at lave det og få det ændret i Labka2. Hvad er de andre regioners reaktion på dette?. Det bliver en benhård prioritering og alle skal spare. Det nye nummer er 12-cifret med modulus check. Og det vil kunne være på de blanketter der bruges i dag. Delprojekt 9: WebQuality WebQuality er frivilligt at deltage i. Men drejer sig om kvalitetssikring af analyser som udføres i lægepraksis. Delprojekt 10: Bedre visning af lab.svar på sundhed.dk Laboratoriesvarportalen er i drift men vi har lidt udfordringer på opløsningen i sundhed.dk. Det diskuterer vi med sundhed.dk. Det som det kræver hos jer er at I skal levere data som I gør i dag, hvor data leveres i en afart af KPLL-webservicestandarden. I skal dog fremover bruge den nye xml-version. Gå hjem og få bestilt dette modul så man kan lægge svar op ved hjælp af den nye xml-version XRPT01, hvor der er producent og producentkode med, så alle gør det ens på sigt. Det er ikke et krav at I er med. Delprojekt 11: Glasmodtagelse: Automatisk læsning af glassene når de modtages i analysemaskinerne. Det er frivilligt at deltage. Delprojekt 12 og 13: udgår Delprojekt 14: Labsvar-webservice i WebReq Vedrører ikke regionerne, kun information gennem nyhedsbreve og praksiskonsulenter. Ib har lavet en oversigt over hvem der kan hvad af laboratoriesystemerne fordelt på de forskellige delprojekter. Oversigten er uddelt på mødet. Den blev kort gennemgået med hvem der kan hvad. Vi vil gerne have tilbagemelding, hvis der er fejl i skemaet. Skemaet bliver lagt ud på vores hjemmeside. Labka2 på glasmodtagelse skal være rød. Ret ADBakt i skemaet. Send gerne flere rettelser til os. Ad 4. Regionerne/laboratorierne rundt, planer og milepæle For de enkelte delprojekter er interessenterne: 1. WebReq blodbanker 2. Sendesedler alle biokemilaboratorier 3. Hotel alle sygehuse med ambulatorier 4. Svar fra andre laboratorier alle biokemiske, klinisk immunologiske og mikrobiologiske laboratorier 5. Producent og producentkode I skal have oversigt med over, hvem der anvender det pr. 1. september 2010, og hvem der mangler 6. Vejledninger personnavn på den, der står for jeres vejledninger. 7. Link til sundhed.dk I skal have en person til at lægge linkene ind. 8. Nationalt prøvenummer, kontaktpersoner i regionen. 9. WebQuality jeres kvalitetsbioanalytikere 10. Svarportal på sundhed.dk inkl. drift. Jeres kontaktpersoner på dette. 11. Glasmodtagelse - udpeg personer på alle biokemiske laboratorier 3
14. WebReq-svar. I skal kunne tilbyde svar til portalen. Samme person som 10. Margit gennemgik regnearket og tanken med dette. Udskrift af regnearket blev uddelt og MedCom vil gerne have jer til at udfylde det. Der er en lille vejledning i hvordan det udfyldes, som ligger på regnearket, den kan fjernes, når man ved hvad man skal gøre. På delprojekt 2, Sendesedler vil vi gerne have at I udfylder hvilke sendesteder I har. Det vil vi gerne have jer til at udfylde i regnearket ved at man sætter et lille a ind i feltet, så får man et rettetegn. Længst ude i kommentarfeltet kan man skrive hvad man vil. Ud for hvert sygehus vil vi gerne have en kontaktperson samt en mailadresse og telefonnr., hvis man har en. Det er jer som bestemmer hvem det er vi kan kontakte i forbindelse med indkaldelse til møder og opfølgning på projektet. Og så fremdeles derned af på alle delprojekterne. Margit viste statistik på WebReq som kan ses på hjemmesiden. Udover dette ligger også statistik på Sendesedler samt labsvar mellem lab. Der er også statistik på Rekvisitionshotellet. Disse regneark vil vi gerne sende ud til de kontaktpersoner som I udpeger, så de melder ind til MedCom ca. hver 3. måned med statistik. De laboratorier som ikke er relevante mere skal I bare strege ud og de laboratorier som mangler skriver I selvfølgelig på. Sådan har MedCom tænkt at vi vil følge projekterne, hvad siger I til det? Økonomi: Region H kan ikke få nogen penge hverken i 2010 eller 2011, hvis de er heldige kan de få noget i 2012. Man skal have adviseret laboratoriecheferne. Man skal selvfølgelig have styr på økonomien. MedCom vil gerne holde møder med jer og også de kontaktpersoner som I vælger. Vi vil gerne have nogle faste datoer på møderne, så vi kan holde fast I jer, så datoerne ikke bliver skudt og skudt. Hans Henrik har foreslået møde i Region Midt den 6. okt. 2010, hvor de har haft økonomimøde. Region Sjælland vil gerne koble sig med på et møde sammen med Region Syd. Vil I udfylde skemaerne og sende dem til os? Der blev sagt ja og nikket bordet rundt. Ad 5. Gennemførelse af projekterne hvem gør hvad, hvornår? Milepælepunkterne i den enkelte region fastlægges på mødet. MedCom har forslag med. Der afholdes informationsmøder i regionerne for de enkelte projekters laboratoriepersoner, hvor opgaverne gennemgås i detaljer. Der afholdes møde: - I Region Nordjylland, ex. Aalborg den 20. september kl. 10.00. - I Region Midtjylland, ex. Herning den. 29. september kl. 10.00. - I Region Syddanmark, ex..trekantsområdet den 4. oktober kl. 10.00. - I Region Hovedstaden, inkl. KPLL og SSI den 6. oktober kl. 10.00. Datoerne blev gennemgået på mødet, men der var ikke rigtig nogen som ville tilslutte sig de nævnte datoer pga. forskellige forhold, så alle datoer er aflyst i første omgang. Se yderligere nedenfor i punkt 6. Ad 6. Projekterne - hvad er udfordringerne? Det er vigtigt med nogle ildsjæle. MedCom bidrager gerne med hjælp i form af møder, arbejdsdage eller workshops. Region Nord: har hver 3. måned møde med de repræsentanter som de har udpeget. Der har været referencegruppemøder hvor Ib og Margit har været oppe op holde indlæg. Tingene kører igennem Helle og hun er tovholder. Helle tror at de når det. Blodbanken når også at komme med. Region Midt: Får ét blodbankssystem til marts 2011. Fælles nummersystem og glasmodt. har de nogle udfordringer, da de skal snakke med deres leverandører (læs koster penge). Organisatorisk problem på lab. vejl. 4
Region Syd: har mange systemer, ved at afslutte udbud om 1 uges tid, så de får et lab.system. Driften kan deles mellem de 2 regioner. Morten mener at de har afsat penge til projekterne, men vil gå hjem og checke. Man er gået i gang med noget af det, også i det gamle system. Region Sjælland: med som observatører, men er alligevel i gang med alle delprojekter indtil delprojekt 8, fælles nummersystem. Glasmodtagelse kommer til at hænge lidt. Region H: skal lave afdækningsarbejde med projektkommissorier som kan give nogle penge. Hvad har Labka2 gang i og hvad har de ikke gang i. Vil gerne at der var et større samarbejde ml. Region Midt og Region H vedr. Labka2. De projekter som kun kræver Manpower er de så småt gået i gang med. KPLL: elektronisk sendeseddel og labsvar ml. lab. trækker tænder ud. Resten vil nok kunne nås inden næste år. Nummerservicen får de ikke lavet. Hvad skal I: Der blev givet tilsagn fra regionerne om, at det var realistisk at få udfyldt projektskemaerne og sendt dem retur til MedCom før efterårsferien. Region Syd melder tilbage inden næste fredag med en dato. Region Midt melder tilbage senest den 6.10.2010 hvad de vil og hvornår de vil. Region H træder vande. Region Sjælland: vil gerne indkalde til et møde med regionsfolk og laboratoriefolk for at fortælle hvor de er på laboratorieområdet. MedCom må gerne bistå ved mødet. Melder en dato. Kontaktskemaerne sendes ud til projektlederne første gang og også efterfølgende, så de kan følge med i hvad der sker. Ad 7. Tilbagemelding om opfyldte milepæle MedCom vil gerne have at man melder tilbage om milepæle og får sat økonomi af til det. Projektledergruppen kan styrkes bl.a. i form af møder. Ad 8. Evt., herunder næste møder i MedCom7: 10. marts 2011 og 7. september 2011 Det blev spurt ind til om det var for sent at holde møde i marts med status, det er det ikke, så mødet fastlægges til den 10. marts 2011. Og så planlægges et afsluttende møde den 7. september 2011. Ib informerede om, at MedCom er med i et internationalt projekt HITCH, hvor man i IHE regi tester de forskellige systemer. Man holder nogle møder hvor de forskellige leverandører melder sig til for at blive testet, kaldet Connectathons, hvor man så bliver testet og måske godkendt. Der bliver afholdt et sådant Connectathon i Pisa i uge 15, 2011, som vi vil sende invitation ud til jer om. Der er workshop i det internationale projekt HITCH, som man også kan deltage i. Deltagerne i mødet fik en memorystick med hjem med Ibs præsentation samt de excelskemaer som skal udfyldes. Tak for i dag og kom godt hjem. 5