Sådan undgår at betale kørselsgodtgørelse tilbage En manglende underskrift og godkendelse på et enkelt bilag fra arbejdsgiveren kan blive dyrt for de mange tusinde danskere, der hvert år får skattefri kørselspenge og diæter. Redaktion: Frederik M. Juel og Michael Friislund Business Premium 2012 1
Skat på jagt efter kørselspenge Skat har sat fokus på, om virksomhederne udbetaler skattefri kørselsgodtgørelser korrekt. Hvis ikke, giver det et skattesmæk for medarbejderne, påpeger revisorer. Af Frederik M. Juel En manglende underskrift og godkendelse på et enkelt bilag fra arbejdsgiveren kan blive dyrt for de mange tusinde danskere, der hvert år får skattefri kørselspenge og diæter. Hvis arbejdsgiveren ikke holder ordentligt rede i bilagene bliver godtgørelserne pludselig skattepligtige, og det vil være en bekostelig affære for den enkelte medarbejder. Sådan lyder budskabet fra flere revisorer. Det kommer, fordi Skat i øjeblikket er på kontrolbesøg i mange virksomheder. En af Skats indsatsområder denne gang er de skattefri kørepenge og diæter, der bliver udbetalt hvert år i ganske pænt omfang. Ifølge Skat drejede det sig i 2009 om udbetalinger på 8,7 mia. kr., mens det tilsvarende tal for 2010 var på 8,4 mia kr. Det drejer sig om de situationer, hvor medarbejderne bruger deres egne biler eller rejser i forbindelse med arbejde. Udgifter til benzin, mad, hotel og lignende kan derved blive dækket via skattefri godtgørelser. Men hvis kørselsregnskaberne mangler attestation fra chefen, eller hvis turens formål ikke er tilstrækkelig beskrevet, kan det give et efterfølgende skattesmæk til lønmodtagerne. Det sker med jævne mellemrum, fremhæver BDO-Revisionsaktieselskab.»Der udbetales hvert år meget store summer skattefri godtgørelser, og derfor har Skat ikke overraskende stor fokus på området. Udbetalingen af skattefri godtgørelser er nemlig betinget af, at en række krav er opfyldt. Krav til de bilag, der ligger til grund for udbetalingen,«siger skattekonsulent i BDO Lars Jacobsen.»Nogle af kravene kan synes noget formalistiske, men Skat lægger vægt på, at de er opfyldt. Og er de ikke det, vil konsekvensen kunne blive, at medarbejderen beskattes af de modtagne godtgørelser og ofte tre år tilbage,«siger Lars Jacobsen, der fremhæver, at hvis Skat finder, at der er noget galt, får det ingen betydning for arbejdsgiveren. Virksomheden mister ikke sit fradrag og berøres ofte slet ikke af den givne sag. Gærdet er lavest Senior Tax Manager John Cederskjold Kierans fra PwC er meget enig.»man må aldrig glemme, at skattefrihed for udbetalinger fra en arbejdsgiver er den absolutte undtagelse fra hovedreglen, så man skal gøres sig fortjent til denne skattefrihed,«siger John Cederskjold Kierans og påpeger, at PwC ser mange forskellige måder at afregne kilometergodtgørelse på, men at det desværre ikke er alle, der opfylder kravene.»der skal i princippet bare en lille mangel til, før Skat kan tilsidesætte det hele. Eksempelvis er det tillokkende at springe over, hvor gærdet er lavest, når det gælder kørsel til flere kunder på en tur, men hvis man 2
blot skriver»kundebesøg«, har man nærmest givet Skat fri adgang til at udstede girokort. Man bliver nødt til at skrive hver enkelt besøgssted for at tilfredsstille kravene,«siger John Cederskjold Kierans, der fremhæver, at i andre situationer har virksomheder fået problemer, fordi de ikke havde en klart nedskrevet procedure for håndteringen af kontrollen og/eller ikke kunne dokumentere kontrollen ved påtegninger, attesteringer eller lignende.»dette kan potentielt betyde, at alle en virksomheds kørselsgodtgørelser bliver skattepligtige, og det siger sig selv, at det ikke er fremmende for de varme følelser mellem arbejdsgiver og arbejdstager, hvis det er arbejdsgiverens forsyndelser, der medfører skattepligt hos medarbejderen,«siger John Cederskjold Kierans. Problem med konkurs Kravet om underskrift på bilagene skyldes, at arbejdsgiveren skal kunne vise Skat, at alt i køreregnskabet er blevet kontrolleret. Derfor skal chefen eller en anden medarbejder skrive under eller påføre sin initialer på afregningen. Hos Business Danmark understreger jurist Lance Gunnarsson, at så længe der bliver ført en korrekt kørebog kan de ansatte være nogen lunde rolige. Til gengæld har finanskrisen med flere virksomheder, der bukker under givet et helt andet problem med godtgørelserne for at køre i egen bil.»set fra vores bord er problemet med kørepenge, at mange ansatte går glip af uafregnede kørepenge i forbindelse med virksomhedskonkurser, fordi det kategoriseres som et simpelt krav, Lønmodtagernes Garantifond ikke dækker,«siger Lance Gunnarsson.»Kører man 3.000 km om måneden som ikke er afregnet, mister man således 11.400 skattefri kroner. Så det er med at afregne jævnligt, og er der risiko for konkurs, er det bedre at få sine kørepenge end sin løn,«siger Lance Gunnarsson og understreger, at ved konkurs bliver lønnen dækket af Lønmodtagerens garantifond. Også i de tilfælde, hvor bilaget er elektronisk, skal kontrollen kunne dokumenteres, fremhæver, BDO.»Mange medarbejdere anser oplysninger om målet som overflødige, fordi deres chef eller leder udmærket ved, hvor de har været. Men ikke desto mindre er det et ufravigeligt krav, at det fremgår af bilaget. Og konsekvenserne ved ikke at opfylde dette, kan være ganske dramatisk,«siger Lars Jacobsen. Sov roligt med korrekt kørebog 3
Sådan undgår at skulle betale kørselsgodtgørelse tilbage Skat har indledt en klapjagt på medarbejdere, som virksomheder og medarbejdere, som ikke har sat sig ordentlig ind i reglerne for kørselspenge. Konsekvensen er, at medarbejderne risikerer at få et skattesmæk på tusindvis af kroner. Af Michael Friislund Når en medarbejder selv stiller bil til rådighed for erhvervsmæssig kørsel, kan man få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse. Medarbejderens kørsel anses for erhvervsmæssig, når befordringen opfylder én af følgende betingelser: 1. Kørslen skal være mellem arbejdspladser for den samme arbejdsgiver. F.eks. kørsel fra arbejdsgiverens virksomhed og ud til andre arbejdspladser og tilbage til arbejdsgiverens virksomhed. 2. Kørsel inden for samme arbejdsplads. F.eks. kørsel i en lufthavn eller et skovområde. 3. Kørsel mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage indenfor de forudgående 12 måneder Sædvanlig bopæl er som udgangspunkt folkeregisteradressen. En arbejdsplads kan i denne sammenhæng f.eks. være en byggeplads. De 60 arbejdsdage kan ligge samlet eller spredt over en længere periode. Weekender, ferie, sygedage mv. tælles ikke med. De afbryder heller ikke perioden. Overstiger antallet af arbejdsdage 60 dage, anses den for fast. Transporten er så privat. Det skal du huske: - Lav præcise registreringer for alle dine kundebesøg - Sørg for at virksomheden kan dokumentere kontrollen af kørselsgodtgørelse. - Husk at der skal en underskrift på alle bilag. Tusinder af kroner i skattesmæk Hvis arbejdsgiveren ikke holder ordentligt rede i bilagene bliver godtgørelserne pludselig skattepligtige, og det vil være en bekostelig affære for den enkelte medarbejder. Skat er i øjeblikket er på kontrolbesøg i mange virksomheder og en af Skats indsatsområder denne gang er de skattefri kørepenge og diæter, der bliver udbetalt hvert år i ganske pænt omfang. Ifølge Skat drejede det sig i 2009 om udbetalinger på i alt 8,7 mia. kr., mens det tilsvarende tal for 2010 var på 8,4 mia. kr. Det drejer sig om de situationer, hvor medarbejderne bruger deres egne biler eller rejser i forbindelse med arbejde. Udgifter til benzin, mad, hotel og lignende kan derved blive dækket via skattefri godtgørelser. Men hvis kørsels-regnskaberne mangler attestation fra chefen, eller hvis turens formål ikke er tilstrækkelig beskrevet, kan det give et efterfølgende skattesmæk til lønmodtagerne. Tilbage-betalingen kan gå helt op til tre år tilbage. Sådan gør du Både virksomhed og den enkelte medarbejder kan med relativt enkle tiltag sikre sig, at reglerne bliver overholdt, så medarbejderen ikke risikerer at skulle betale tusindvis af kroner tilbage. 4
1. Vær præcis i dine registreringer. Hvis du bare skriver kundebesøg, opfylder du ikke kravene til skattefritagelse, og SKAT har derfor mulighed for at sende dig en regning. Bilaget skal indeholde en præcis angivelse af målet. 2. Sørg for at registrere hvert eneste kundebesøg, hvis du kører ud til flere kunder på en gang. 3. Sørg for at virksomheden har en nedskrevet procedure for håndteringen af kontrollen og/eller at virksomheden kan dokumentere kontrollen ved påtegninger, attesteringer eller lignende. Selvom det er virksomheden, som ikke opfylder reglerne, er det medarbejderen, som får skattesmækket. 4. Husk underskrift på bilagene. Virksomheden skal kunne vise Skat, at alt i køreregnskabet er blevet kontrolleret. Derfor skal chefen eller en anden medarbejder skrive under eller påføre sin initialer på afregningen. Så meget kan du få i kørselsgodtgørelse: Kørsel til og med 20.000 kroner årligt i 2012 3,80 kr. pr. km. Kørsel ud over 20.000 kroner årligt i 2012 2,10 kr. pr. km. 5