Vejledning til Medarbejdernet

Transkript

1 Vejledning til Medarbejdernet Silkeborg Datas selvbetjeningsløsninger sker blandt andet via portalen Det giver dig som medarbejder mulighed for selv at kunne indberette fravær, kørsel, øvrige særydelser, samt foretage diverse valg. Det er din leder som udsteder retningslinjer om brugen af systemet, og hvilke indberetning du selv må foretage. Hvis der opstår den mindste tvivl i forbindelse med al indberetning i Medarbejdernet, skal du kontakte din leder eller din superbruger i dit center. 1: Sådan logger du på 2: Lav en registrering af fravær/merarbejde 3: Oversigt over fravær og merarbejde 4: Fraværsoplysninger og ferieoplysninger 5: Mine valg Overførsel af 5. ferieuge Valg af 6. ferieuge til udbetaling Forhøjelse af trækprocent Seniorordning (NY) Frit valg (NY) 6: Indberetning af kørsel 1: Sådan logger du på Du finder modulet på adressen Vælg NemId Høje-Taastrup Kommune, og log på med dit personlige nøglekort.

2 Hvis du ønsker at logge på med brugernavn og adgangskode, så skal du vælge fanebladet SD Log ind. Dit brugernavn er dit cpr.nr. uden bindestreg. Når du logger på første gang med den éngangskode, du har fået tilsendt på mail, vil du blive bedt om at ændre koden. Klik på Log ind. Skulle du glemme din adgangskode, så klik på Få ny adgangskode her

3 1.1: Indstillinger Første gang du logger på Medarbejdernet, bliver du bedt om at udfylde kontaktoplysninger og sikkerhedsspørgsmål, så systemet kan fremsende en ny kode, såfremt du glemmer den. Det er svaret på sikkerhedsspørgsmålet, du skal huske. Hvis du glemmer din kode, så vil du blive stillet det spørgsmål, du vælger og skal derfor huske dit indtastede svar. Ønsker du senere at skifte adgangskode, kan du gøre det i menupunktet Mine indstillinger 1 og 2: Mobilnummer og mailadresse udfyldes. Hvis der bliver behov for en ny kode senere via selvbetjeningsløsningen kan du selv bestemme, om den nye kode skal sendes til mobilnummeret eller til din mail. 3: Din adresse hentes automatisk fra lønsystemet 4: Du skal her vælge et sikkerhedsspørgsmål, som du vil blive spurgt om, hvis du får brug for at få en ny kode via selvbetjeningsløsningen. 5: Her angiver du svaret på sikkerhedsspørgsmålet. 6: Skal kun udfyldes, såfremt du ønsker at benytte kørselsapp en MinLøn. Se særskilt vejledning til dette modul. Herefter vises menuen som indeholder dine rettigheder på Medarbejdernet, og du kan se dine aktive ansættelsesforhold, hvis du har flere tjenestenumre. Når du vælger et ansættelsesforhold, afspejler menuen de rettigheder som følger med din ansættelse på den pågældende afdeling.

4 2: Lav en registrering af fravær/merarbejde : Under Mine muligheder skal du vælge Kalender

5 2.1: Kalender: Hvis der skal indberettes fravær, skal du klikke på den mørke søjle inden for arbejdstiden. Du har på den enkelte dag nu kun mulighed for, at vælge en af de fraværsårsager, der kan vælges mellem. Ved registrering af merarbejde, skal du klikke uden for arbejdstiden. Du har nu kun mulighed for, at vælge en merarbejdsårsag. 2.2: Registrering af fravær: Når du har klikket inden for arbejdstiden, kommer der et registreringsbillede frem. I årsag kan du vælge at skrive teksten på det, du skal indberette. Når du starter med at skrive, kommer valgmulighederne frem og du kan pege på den ønskede årsag. Du kan også åbne op og vælge årsagen i dropdown-menu. De mest anvendte årsager vil stå øverst. Du kan vælge imellem at registreringen skal være hele dagen eller kun en del af dagen. Ved sygdom kan du flue af i Åbent fravær, hvis slutdato endnu ikke er kendt. I højre side kan du tilføje en bemærkning til indberetningen under Bemærkning Leder eller superbruger registrerer fortsat delvis syg.

6 Dropdown de mest anvendte koder vises:

7 2.3: Fraværsregistreringer: Her kan du se eks. på fraværsregistreringer. Heldagsregistrering vil kunne ses øverst under Hele dage Her er angivet fravær på grund af ferie med til og fra tidspunkt.

8 2.4: Registrering af merarbejde: Når du har klikket uden for arbejdstiden, kommer der et registreringsbillede frem. I årsag kan du vælge at skrive teksten på årsagen eller åbne op og vælge årsag fra dropdown-menu. De mest anvendte årsager vil stå øverst. I højre side kan du tilføje en bemærkning til indberetningen under Bemærkning 2.5: Merarbejdsregistreringer: Her kan du se eks. på merarbejdsregistreringer.

9 3: Oversigt over fravær og merarbejde: Når du vælger oversigt, kan du se dine registreringer af fravær og merarbejde 3.1: Oversigt over fravær og merarbejde På oversigten kan du se dine registreringer. De registreringer der endnu ikke er godkendt af din leder eller som fortsat kan redigeres eller slettes vil have et ikon til formålet. Øvrige indberetninger har du mulighed for at få vist. For at rette, slette eller få vist en indberetning, skal du klikke på ikonerne til højre.

10 4: Fraværsoplysninger og ferieoplysninger Under Fraværsoplysninger og Ferieoplysninger er det muligt at se dit aktuelle ferieregnskab samt de fraværsregistreringer der er foretaget. 5: Mine valg Valg af 6. ferieuge til udbetaling og forhøjelse af trækprocent 5.1: Indberetning af mine valg Vælg Mine valg

11 5:2: Overførsel af 5. ferieuge Ønsker du at få 5. ferieuge overført til næste ferieår, skal det aftales med din leder, inden det indberettes i MedarbejderNet. Har du aftalt overførsel med din leder, skal du vælge faneblandet 5. ferieuge. Du får oplyst hvor mange ferietimer at du har tilbage og hvor mange du må overføre. Hvis du ønsker at se en detaljeret ferieoversigt, så klik på. Skriv antallet af timer som du ønsker at overføre i boksen og tryk på Gem. Ferietimerne vil først blive overført/fjernet fra ferieregnskabet, når din leder har godkendt dit valg elektronisk. Du kan se en status/dato, om dit valg venter på en godkendelse eller om timerne er godkendt af din leder, og hvilken dato indtastningen eller godkendelsen er sket. Du kan overføre ferietimer fra 5. ferieuge, der ikke er afholdt, når ferieåret slutter 30. april. Hvis du har ferietimer udover 5. ferieuge, som du ønsker overført, fx på grund af barsel eller anden feriehindring, skal du kontakte din leder.

12 5:3 Udbetaling af 6. ferieuge Ønsker du at få 6. ferieuge udtalt, så skal du vælge fanebladet 6. ferieuge og vælge Udbetaling Jeg ønsker, at ikke-afholdte ferietimer 6. uge pr. 30. april udbetales ultimo maj måned og tryk på gem. Ikke afholdte 6. ferieuges timer vil automatisk blive overført til næste år. Så du skal kun vælge, hvis du vil have ændret valget til udbetaling. 5.4: Forhøjelse af skatteprocent Ønsker du at forhøje din skatteprocent, skal du vælge fanebladet Forhøj skatteprocent. Udfyld feltet Forhøj din skatteprocent med med din ønskede forhøjelse og klik på Gem

13 Kvittering Du vil derefter få en kvittering, hvor du kan se hvor meget din skatteprocent bliver fra næste løn. Din ændring skal være foretaget inden den 15. i måneden, for at komme med i den kommende lønudbetaling, ellers vil indtastning blive gemt til den næstkommende løn. 5.5: Seniorordning Hvis du er blevet 58/60 år og har ret til en overenskomstbestemt seniorordning, så har du adgang til fanebladet Seniorordning. Aldersgrænsen er fastsat i den enkelte overenskomst Fanebladet er åbent til at vælge i periode 1. januar til 1. oktober. I perioden 2. oktober til 31. december deaktiveres Gem -knappen og man kan ikke længere vælge.

14 Fanebladet Seniorordning er inddelt i to: Øverste del af billedet afspejler hvilken seniorordning, der gælder for dig i år. Nederste del giver dig mulighed for at foretage valg vedrørende næste år. Vælg Seniordage, Bonus eller Pension og klik på Gem 5.6: Frit valg Ansatte som er omfattet af en fritvalgsordning jvf. overenskomsten, har mulighed for at vælge, om fritvalgsprocenten ønskes udbetalt som løn eller indbetalt til pension. Afregningen finder sted hver måned via lønnen. Hvis du ikke foretager et valg, så er der i overenskomsten fastsat, hvilket standardvalg, der er gældende for dig. Ønsker du et andet valg, så skal det træffes inden den 1/10 og gælder fra det efterfølgende år fra 1/1. Klik på enten Pensionsbidrag eller Udbetal og tryk på Gem. Så ændres din aftale fra 1/1 efterfølgende år. 6: Indberetning af kørsel: Du kan vælge at taste din kørsel i Medarbejdernet eller du kan bruge Silkeborg Datas kørselsapp MinLøn. Se særskilt vejledning her 6.1: Lav en kørselsregistrering: Vælg Kørsel

15 6.2: Kørsel På kan du læse om de gældende regler i Høje-Taastrup Kommune for udbetaling af befordringsgodtgørelse. Før der indberettes befordringsgodtgørelse anbefales det, at reglerne læses på følgende link. I Medarbejdernet indberettes der kun kørsel i egen bil. Husk at udfylde ALLE felterne, undtagen afkrydsning af 60 dages regel, hvis det ikke er aktuelt. Kørselsdato: Her angives den dato, kørslen er foretaget. Kørselstype: I kørselstype vælges hvilken kørselsgodtgørelse du skal have:

16 Kode 916 benyttes til lav sats (hvis du ikke har kørselsbemyndigelse) Kode 915 benyttes til høj sats (hvis du har kørselsbemyndigelse) Læs mere om kørselsbemyndigelse her. Kørt fra: og til: Her opgives nøjagtig adresse. Kørt til/ via: Her angives kørslens mål og eventuelle delmål. Registreringsnummer: Her opgives registreringsnummeret på den bil, der er anvendt til kørslen. Vær opmærksom på, at det kun må være kørsel i egen bil. Årsag: Husk at anføre årsag til kørslen. 60 dages reglen (som udgangspunkt kun byrådsmedlemmer): 60 dages reglen omfatter kørsel mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder. Reglen betyder at fra og med den 61. dag du kører mellem din bopæl og din arbejdsplads vil befordringsgodtgørelsen ikke længere være skattefri. Hvis du modtager befordringsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel mellem din bopæl og din arbejdsplads, skal du sætte flueben i feltet "60-dages regel". Fluebenet får systemet til automatisk at beregne hvornår 60-dages-reglen træder i kraft for dig, og din befordringsgodtgørelse dermed bliver skattepligtig. Registrering: Klik på gem registrering. Kørselsregistreringen er nu overført til løn og afventer din leders godkendelse, før den kommer til udbetaling. Du kan evt. sende en mail til din leder, at du har indberettet kørsel, der afventer godkendelse. Rettelse af forkert indberetning Hvis du har fået tastet forkert, kan du selv slette indberetningen på oversigten, men kun indtil din leder har godkendt til løn. Hvis der er godkendt til løn er det din leder eller din superbruger, der skal slette indberetningen. 7: Registreringsoversigt Her kan du se dine kørselsregistreringer de sidste 12 måneder.