Dato: 16.06.11 Vor ref.: LHO Referat fra 10. teletolkeimplementeringsgruppemøde Dato: Tirsdag den 31. maj 2011 Sted: Deltagere: MedCom Karen Melchior Jensen, Region Nordjylland Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Jesper Piculell, Århus Kommune Houle Bækdal, Århus Kommune Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Eva Lund, Odense Universitetshospital Lars K. Olsen, Esbjerg Kommune Pia Maria Nielsen, Varde Kommune Simon Simonsen, Vejen Kommune Lene Hansen, Vejen Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Jacob Hempler, Odense Kommune Mads Nybroe, Odense Kommune Kinne Morthorst Kaysen, Middelfart Kommune Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Peter Jan Pedersen, Region Hovedstaden Maria Bødker Boje, Københavns Kommune Peder Illum, MedCom Per Abildgaard, MedCom Lone Høiberg, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Rikke Viggers, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Axel Pallesen, Region Midtjylland Erik Knudsen, Århus Kommune Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Bente Christensen, Kolding Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Anette Dahl Høm, Region Sjælland Referat: 1. Velkomst v/lone Velkomst v. Lone.
Kort præsentationsrunde. Referatet fra sidste møde blev godkendt. Kort gennemgang af dagsordenen. Der er vedlagt Bekendtgørelse om tolkebistand efter sundhedsloven. Hvis der er nogen i regioner eller kommuner, der har erfaring på området, kan vi tage det under punkt 6, hvor vi er delt. 2. Videokonference til andre formål v/birthe Ørndrup, Gerontopsykiatrisk ambulatorium, Risskov Der blev kaldt op til Gerontopsykiatrisk Ambulatorium i Risskov. Birthe og Birgitte fortalte om deres erfaringer med brug af videokonference i psykiatrien. De har igangsat et projekt, hvor de tilbyder videobehandling til patienter på Samsø. De har etableret et videolokale på Samsø Sundheds- og Sygehus, hvorfra samtalerne foregår. Birgitte fortalte om selve konsultationerne, og Birthe fortalte om det organisatoriske. Birgitte skal oplære flere på Samsø i anvendelse af video. Patienterne er glade for løsningen. De evaluerer projektet i slutningen af året. På sigt vil de gerne bruge video til supervision, undervisning samt mobilt i patientens eget hjem. Ved sidstnævnte er der fortsat nogle udfordringer. Derudover har de planer om anvendelse af video til beboerne på et plejehjem i Århus, da de har svært ved at komme til ambulatoriet. 3. DGTS v/susanne Vejledningen Den gode teletolkesamtale har været længe undervejs, og nu er første version klar. Der har været nedsat en ekspertgruppe bestående af deltagere, som alle har arbejdet meget med etniske minoriteter. Denne ekspertgruppe havde mange interessante diskussioner og meninger omkring tolkede samtaler, og det var meget svært at komme til konsensus omkring indhold. Det handlede mest om tolkesamtaler og ikke kun om teletolkning. Derfor besluttede MedCom udelukkende at lave en vejledning, som handlede om det at teletolke og henvise til andre velbearbejdede udgivelser omkring den tolkede samtale. Vejledningen henvender sig til brugerne og kommer med gode råd inden, under og efter en videotolkesamtale samt noget om teknik og fejlfinding. Man er velkommen til at klippe og klistre og genbruge i egen organisation. Billedet på forsiden vil blive udskiftet. 4. Kort status omkring teknik v/ Peder og Per Vi har et knudepunkt, der kører, som det skal. Softwaren i boksene i knudepunktet er opdateret til nyeste version. Der er tilføjet nogle IP-gateways, som også er nyeste version. Skal bl.a. bruges til fælles adressebog. Al teknologi i knudepunktet er opdateret til nyeste version på nær TMS. Dette fordi den skal laves virtuel. Peder og Per er i samarbejde med NetDesign i gang med at lave en liste over godkendt udstyr, men processen er ikke så simpel. Det er leverandørerne, der skal teste deres udstyr op mod VDX. Der skal beskrives en testprocedure. MedComs godkendelse af udstyr indebærer, at det kan køre lyd og billede i en fornuftig kvalitet. Hvorvidt det kan køre krypteret eller ej, er ikke med i første godkendelse. Der er lagt 2 dokumenter på MedComs hjemmeside vedr. overholdelse af H.323 og SIP se http://www.medcom.dk/wm111493. Der har været noget snak om dokumentation af videosamtaler. MedCom kan dokumentere al den trafik, der kører gennem knudepunktet, men vi kan ikke dokumentere den trafik, der kører igennem regionernes og kommunernes egne net. Derfor skal regioner og kommuner søge dokumentation i egen TMS. Susanne har brugt statistikken fra knudepunktet i forbindelse med udrulning hos de praktiserende læger. På den måde har hun kunnet se, hvor godt de forskellige læger har været i gang. Regnearket er nemt at arbejde med. Der er indkøbt IP-gateways til brug for fælles adressebog. Teknikken virker endnu ikke helt, som 2
man ønsker sig. Adressebogen har følgende adresse: ipgw@vkonf.dk. Per præsenterede IP-gatewayen, og hvor langt de er i udviklingen af en fælles adressebog. Tolkeudbyderne er lagt ind under de forskellige regioner. Nogle regioner har en prioritering. Denne prioritering har MedCom dog ikke valgt at lægge ind i adressebogen den er lavet alfabetisk. Peder kunne godt tænke sig at høre, om regionerne ønsker denne prioritering lagt ind. Det umiddelbare svar er, at de fleste aftaler er lavet på forhånd, så alfabetisk er fint. Ikke alle tolkebureauer, som der er aftale med, er lagt ind i adressebogen. De er ikke klar videomæssigt endnu. MedCom vil gerne modtage regionernes og kommunernes telefonbøger på de videonumre, som skal være offentlige, så de også kan blive lagt ind i adressebogen. På MCU findes der noget, der hedder ConferenceMe. Det betyder, at man kan deltage i en videokonference uden at have rigtigt endepunktsudstyr. ConferenceMe er en god mulighed ude hos borgerne. Man kan næsten det samme som på en movieklient. ConferenceMe er ikke krypteret. Hvis det ikke er krypteret, bør det ikke bruges til personfølsomme oplysninger. Der er lavet en vejledning, som ligger på MedComs hjemmeside - http://www.medcom.dk/dwn4618. På Region Syddanmarks hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/wm350079 - er der lavet en liste over videokonferencenumre i Region Syddanmark. I forhold til bookingsystemet har OUH sagt ja til at deltage i det projekt, som Odense Kommune har ansøgt ABT-fonden om. Region Midtjylland har også et bookingprojekt. 5. Projektets status v/lone Der har været projektstyregruppemøde 21/3-2011. På mødet blev der bl.a. talt om: Teknik: AVFusion oplevede, at det var svært af få deres produkter til at spille sammen med videoknudepunktet. Der arbejdes på en løsning. Tydelig ledelsesopbakning er supervigtigt. Business casen er blevet opdateret, så den er mere tro mod virkeligheden. Overordnet er der 2 modeller; model 1, som omfatter udbredelse på sygehusene og model 2 som en mere fremtidsorienteret model, der omfatter sygehuse, kommuner og praksis. Derudover er udstyrsprisen reguleret, og implementeringen på sygehusene er opdateret med antallet af sygehusafdelinger og ikke afsnit. Den opdaterede business case er tilgængelig på projektets hjemmeside. Der er et samarbejde med RSI i forhold til et af deres pejlemærker. Referat fra mødet ligger på MedComs hjemmeside på http://www.medcom.dk/wm111878. Lone præsenterede statistik se også http://www.medcom.dk/wm111348. Patient-/borgervejledninger er oversat til 21 sprog, og i øjeblikket ligger burmesisk og kinesisk i støbeskeen. Man må endelig sige til, hvis man mangler nogle sprog. Urdu blev nævnt. Region Midtjylland og MedCom skal sammen med Capgemini præsentere web-bookingløsningen til Region Hovedstadens implementeringsgruppe den 21. juni. Vibeke fortalte kort om status på projektet. Projektet afvikles i løbet af efteråret 2011 og pilotdrifter i de første 3 måneder af 2012. Både Region Midtjylland og Odense Kommune er i gang med at udvikle en tolkebookingløsning, der skal kunne udvides til flere andre områder, både i forhold til indhold og målgruppe. Som Peder ser det, har projekterne haft forskelligt udgangspunkt og fokusområde, hvilket Mads fra Odense Kommune ikke er helt enig i. Begge løsninger indeholder en form for portal, hvorfra der tilbydes en snitflade. Der ytres ønske om at få systemerne præsenteret. Der kan ganske givet være noget synergieffekt i, at begge systemer snakker sammen, også i forhold til udvikling. I Region Syddanmark køres der projekt i forhold til trådløse muligheder. Prøver med E20 og almindelig computere og evt. på sigt mere. I første omgang bliver det Eva og nogle kolleger, der 3
prøver det af ikke læger og patienter. Eva forventer at være godt i gang i august/september. Odense Kommune vil også forsøge sig kunne evt. prøve det af sammen med OUH. Der er indkaldt til et første møde i juni måned omkring produktion af en film, som skal være rettet mod brugeren en ny projektleder, kliniker m.m. Rikke viste nogle film bl.a. fra Københavns Kommune vedr. tolkning generelt (ikke teletolkning) og nogle fra Region Hovedstaden vedr. vejledning til brug af videokonferenceudstyr. Filmene fra Københavns Kommune er ikke frigivet endnu, men vil også blive lagt på YouTube. Når filmene er frigivet, vil vi sende link til filmene. Forhåbentlig i slutningen af næste måned. 6. Erfaringsudveksling for hhv. kommuner (v/rikke, Iben og Peder) og regioner (v/susanne, Per og Lone) Kommuner: Københavns Kommune: Skulle have været i gang lige før påske med Dansk Flygtningehjælp. Selv om Dansk Flygtningehjælp var godkendt af MedCom, var Københavns Kommune ikke helt tilfredse med kvaliteten. De er dog kommet i gang nu på 4 sprog. Forventer at ramme 100 samtaler til september, hvorefter de vil evaluere. Alle medarbejdere skal udfylde et evalueringsskema efter hver samtale, og borgeren bliver også bedt om at udfylde evalueringsskema. Tolkene kommer fysisk til at sidde hos Dansk Flygtningehjælp. Peder forklarede lidt om det tekniske setup i Dansk Flygtningehjælp. Der er stor interesse fra både praktikere og politikere. De skal lige se, hvordan det kører først, inden de beslutter at udvide projektet. Varde Kommune: Starter den 1. august. Troede de havde lagt sig fast på E20, men der bliver også købt web-cams. Har gennemført undervisning. Esbjerg Kommune: Har haft lidt tekniske udfordringer i at have eget IT-system kørende samtidig med movieklienten, som begge er ret tunge. Det er ikke alle computere, der kan håndtere det. Har 1 måned tilbage af deres pilotprojekt. Odense Kommune: Kørte pilotprojekt i 2010. Omkring jul var 7-10 % af tolkningerne via video, men målet var 25 %. Pr. 1. marts i år fjernede man muligheden for fremmødetolkning i de afdelinger, hvor teletolkning var implementeret. Nu er man oppe på, at 24 % af alle tolkninger i hele kommunen foregår via video. Planen er at få nogle ABT-midler, og hvis man får dem, forventer man at kunne nå op på 80 %. Går sammen med Århus Kommune om at dele tolke og afregner via en slags stregsystem, så man giver og tager ca. lige mange tolkninger. Vil gerne sælge tolkeydelser, men reglerne vedrørende kommuners salg af tolkeydelser til andre er endnu ikke helt klarlagte. Hvis det er EU-udbud, må man ikke, men hvis det er et nationalt udbud, må man gerne. Odense Kommune tester selv deres tolke deres faglige og sproglige færdigheder, men også menneskelige egenskaber (robusthed). En jobsamtale som tolk hos Odense Kommune tager 1½ time. Der kan være problemer med klaner indenfor de enkelte sprog. Fortæller, at det kan være svært at bruge i de tilfælde, hvor der skal tolkes på flere forskellige sprog ved en konference, men kan sagtens bruges i de tilfælde, hvor der er flere forskellige faggrupper involveret, men med kun et sprog. Middelfart Kommune: Skal til at finde ud af udstyr. Har hørt, at Kolding Kommune vil prøve i deres udbud at få mulighed for at købe en tolk et kvarter eller en halv time i stedet for kun en time. Havde regnet med at skulle starte til august, men det bliver nok skudt til september. Århus Kommune: Der sker rigtig mange ting. Sluttede spydspidsprojekt i april. Har haft en omfattende dialog med kommunen opadtil. Det har været lidt tungt, men er endt godt ud. 4
Direktionen tror på, at der kan spares penge på videotolkning, og derfor kører kommunen videre. Århus Kommunes Tolkeservice flytter fra Voksen og Handicap og ind i Jobcentret og helt ind til Jesper, Erik og Houle selv. Der bliver udvidet med 2 administrative og 6 fastansatte tolke i organisationen. Århus Kommune er også blevet projektleder på et projekt med døvetolkning, hvor der skal kobles 200 brugere på via tablets. Houle beretter om adskillige mobile tolkninger hver dag, og det fungerer fint. Kan godt hakke lidt i starten, men efter et minuts tid er det ligesom, at det stabiliserer sig. Houle tror, MMX en går ind og tester og finder et leje for computerens kapacitet. Houle kaldte op til en tolk i Århus via 3G, og det fungerede fint. Houle gør et kæmpe stykke arbejde ud af at fortælle brugerne om, at de skal være opmærksomme på dækningen. Hvis der er 3 streger eller mindre, skal man ikke regne med at få video igennem. Fredericia Kommune: Bodil får deres it-mand til at kontakte MedCom. Der er en god vilje i kommunen, og man vil have 7 fagområder med. Man vil både have sprogtolkning og tegnsprogstolkning. Har valgt Polycom. Har dog valgt eksterne kameraer og mikrofoner. Har kørt undervisning i maj måned. Medarbejderne har fået 14 dage til at få taget udstyret i brug. Man skal som projektleder følge dem tæt. Vejen Kommune: En lille kommune, der lige er startet og ikke har så meget erfaring. Har afgrænset opgaven. Har valgt 4 sprog. Bruger det i Jobcentret og i Integrationsafsnittet. Bruger LotusNotes som bookingsystem, og på den måde kan Lene nemt tjekke, om det bliver brugt, da hun kan se bookingerne. På de første 14 dage har de gennemført 13 tolkninger. Kører på E20, som er ekstremt nem at bruge. Har et bagland, der gerne vil have det udbredt. Venter på at få noget, der kan fungere, så de kan tage det med ud i hjemmene. Har ingen fastansatte tolke eller freelancetolke, men har licitation med Tolkekontoret. Skal snart i udbud og vil muligvis gå sammen med Varde og Billund kommuner. Et af de 4 sprog er Burmesisk, hvor man er meget gestikulerende, men det går også fint selv på de små skærme. Hvis man ikke vil bruge teletolkning, skal man spørge om lov. Det er helt klart tidsbesparende, hvilket er motiverende for sagsbehandleren. Statistik og status: Rikke havde lovet at sende skema ud til opsamling af status forud for møderne, men synes ikke rigtig, at regionernes skema er velegnet til kommunerne. Vil lige tænke over, hvordan det ellers kan se ud. For de kommuner, der kører pilot, vil Rikke rigtig gerne have tal hver måned (gensidig aftale), og hun vil selvfølgelig også gerne have tal fra de øvrige kommuner. Hvis ikke hun får tallene, vil der blot i statistikken stå ikke oplyst. Booking: Det er aftalt, at Region Midtjylland, Odense Kommune og MedCom mødes inden næste implementeringsgruppemøde. Det vil blive sat på som punkt på næste møde, hvor vi vil trække forskellige ting frem fra de 2 projekter og ting, som vi kan samarbejde om. ConferenceMe: Det er ærgerligt, at det ikke er krypteret, men det er uafklaret, om man skal bruge kryptering. Der bliver spurgt, om man må afprøve det i international sammenhæng, hvor man ofte har brugt skype. Det er man selvfølgelig velkommen til, og vi vil meget gerne høre erfaringerne med det. Jakob har hørt om brug af LotusNotes, som skulle være kompatibelt med Cisco Tandberg. Det ville være oplagt at bruge i Odense Kommune, da det vil være på alle maskiner. Der skal blot laves en SIP-trunk mellem LotusNotes og VCS-controlleren. Regioner: Region Syddanmark: Det går meget godt. Fra 1. april udvides tilbuddet om videotolkning fra 3 sprog til alle sprog på Fyn. Teletolkning er gratis, mens afdelingerne skal betale for fremmødetolkninger. Mangler tolkearbejdspladser til tolkene, specielt efter at teletolkning er gratis, 5
er efterspørgslen øget. Skal teste trådløs videotolkning. Vil også i gang med tegnsprogstolke via video. Der er ca. 90 E20 ere på Fyn og 60-80 i Jylland. Region Hovedstaden: Der er sat udstyr ud og undervist på mange afdelinger. Det er de enkelte hospitaler, som står for implementering. Tolkeudbyder sender statistik over antal gennemførte videotolkninger til statistikken. Er lidt i tvivl, om regionen har en TMS. Undersøger dette. Mener, alle kald går via VDX. Susanne vil hjælpe med udtræk fra VDX. Annette og Peter afholder hver 1½ måned workshops med deres implementeringsansvarlige. Er meget glade for, at Susanne deltager på disse møder, hvilket kan anbefales. Stativ til E20 skal testes. Melder ud efter testen. Stadig en udfordring med booking og afregning af tolkesamtaler. Psykiatrien bruger mange skemaer til raiting, som ikke kan vises via E20. Hvad er erfaringerne fra de øvrige regioners psykiatri? Region Midtjylland: Har udpeget implementeringsansvarlige på alle sygehuse + psykiatrien. Regionen har vedtaget at have implementeret videotolkning inden udgangen af 2011. De har indgået aftaler med 3 tolkeudbydere, men kun de 2 tilbyder videotolkning. Der er taget kontakt til den sidste tolkeudbyder for at gøre klart, at regionen satser på videotolkning. Efterspørger en sprogguide. Lone viser den sprogguide, som Tolkegruppen har på deres hjemmeside https://www.tolkegruppen.dk/da/sprogguide Region Nordjylland: Fik gennemført deres udbud den 1. marts i år. Har indgået aftaler med 4 tolkeudbydere. Er i gang med at udarbejde en plan for udrulning. Vil implementere videotolkning på et sygehus ad gangen. Første sygehus er Sygehus Vendsyssel, som omfatter Hjørring og Vendsyssel sygehuse. Region Nordjylland er interesseret i Region Hovedstadens stativ og følger løsningen. Generelt opleves, at det er muligt at få dækket de videotolkninger, som bestilles. Eneste oplevede barriere har været, at sproget ikke kunne leveres, ej heller som fremmøde. Hver region skal selv melde adresser ind til den fælles adressebog, enten ved at sende et regneark eller en tekstfil til Per Abildgaard. Dette arbejde skal koordineres med regionens repræsentant i teknikgruppen. Det er forskelligt, hvordan adresserne er navngivet i de enkelte regioner. I Region Syddanmark navngives efter SKS-koder. Region Hovedstaden navngiver med sygehusforkortelse med efterfølgende lokal nummerering. Region Midtjylland har navngivet efter personnavne eller afdelingsnavn. Hver region er tilbudt frikøb af en person dedikeret til udbredelse af videotolkning. Opgaverne til denne person kan fx være at støtte egne implementeringsansvarlige, kontakt til tolkeudbydere, udarbejdelse af regionale vejledninger og undervisning. 7. Eventuelt OBS! Næste møde bliver den 19. september 2011 og ikke i august som annonceret på implementeringsgruppemødet. 6