Strategi for kommunikation om EPJ

Transkript

1 Regionshuset Viborg Koncern Kommunikation Skottenborg 26 DK-8800 Viborg Tel Strategi for kommunikation om EPJ I løbet af indfører Region Midtjylland en fælles elektronisk patientjournal, som på mange måder er banebrydende i nationalt perspektiv.. På meget kort tid skabes en fælles EPJ for alle regionens sygehuse, som muliggør forbedrede arbejdsgange og øget kvalitet i behandlingen. Projektet er centralt i forhold til Region Midtjyllands vision om at skabe et sundhedsvæsen på højt internationalt niveau og i forhold til kerneopgaven med at diagnostisere og behandle patienter med alt hvad dertil hører af samarbejde med kommuner, almen praksis og speciallæger Mette Breinholdt Tel mette.breinholdt@stab.rm.dk Side 1 Kommunikation er et væsentligt redskab i understøttelsen af denne opgave. Følgende er en beskrivelse af: Mål for kommunikationen Principper for kommunikationen herunder: o Udgangspunkt i regionens værdier o Ansvar for kommunikation o Udtalelser til pressen o Krisekommunikation De vigtigste kanaler De vigtigste interessenter Organisation af kommunikationsarbejdet Formålet med strategien er at give en overordnet ramme inden for hvilken, hvert enkelt hospital kan udarbejde sine egne planer for den konkrete kommunikation. Tanken er, at kommunikationen skal ske i et samarbejde mellem de forskellige relevante aktører, og at kommunikationsopgaverne løses i relevant regi. Mål for kommunikationen Kommunikation om den fælles EPJ skal understøtte

2 implementeringen af journalen på regionens hospitaler. Således er intern kommunikation af afgørende betydning. Kommunikationen skal desuden bidrage til et positivt omdømme for projektet blandt medarbejdere og omverden for projektet med den fælles journal og for Region Midtjylland og hospitalerne som drivere af et fremtidssikret sundhedsvæsen. De to mål understøtter hinanden, idet et positivt omdømme baner vejen for implementeringen, ligesom et negativt omdømme virker som en barriere. Samtidig vil en velgennemført implementering bidrage til et positivt omdømme. Udgangspunkt i værdierne Kommunikationen om EPJ tager udgangspunkt i regionens værdier: Dialog, dygtighed og dristighed. Med afsæt i regionens kommunikationspolitik betyder det blandt andet at: Dialog: Dygtighed: Dristighed: Vi fortæller fakta og er åbne om vores fejl, og hvad vi kan lære af dem. Vi kommunikerer så vidt muligt med hinanden før omverden. Vi prioriterer den interne og personlige kommunikation højt både mellem leder og medarbejder og medarbejderne imellem. Vi lytter til borgere, patienter, medarbejdere, brugere og pårørende m.fl. Vi sætter tid og ressourcer af til dialog. Vi tænker i målgrupper. Vi sikrer, at kommunikationen er med til at løse organisationens mål og skabe nytteværdi. Og for selve kommunikationsindsatsen sætter vi mål og følger op på effekten. Vi gør os tidligt klart, hvordan vi vil kommunikere en beslutning, et projekt eller et nyt tilbud. Vi finder, prioriterer og skaber de gode historier. Vi er bevidste om hele viften af medier interne som eksterne Vi skaber og bruger begivenheder til at fortælle vores historier Vi afprøver nye metoder i inddragelsen af borgere og brugere. Vi venter ikke på, at pressen eller andre skal afsløre historier som er problematiske for os. Vi tager hellere selv initiativet. Vi deltager aktivt i debatten også når der sættes kritisk lys på os. Ansvar for kommunikation Alle ansatte i Region Midtjylland, der arbejder med EPJ-projektet har ansvar for kommunikationen: Internt som eksternt. Brugerne på hospitalerne skal ikke mindst fortælle indadtil i systemet, hvis de ikke får den information, de har brug for. Regionens kommunikationsafdelinger centralt og på hospitalerne skal sørge for kanaler, som kan understøtte dialogen. Arbejdet støttes op Side 2

3 af hospitalsledelserne og lokale ledelser i it-organisationen. Hospitalsledelser, mellemledere og implementeringsansvarlige på hospitalerne har et særligt ansvar i linjekommunikationen med at formidle information om EPJ-projektet ud til medarbejderne og fra medarbejderen videre til lederne af systemet. Mellemledere og implementeringsansvarlige bør desuden bidrage med information om kommunikationsbehov til de ansvarlige for EPJ-kommunikationen. Eksempelvis Koncern Kommunikations medarbejdere. Ledere af projektet har et særligt ansvar for at være opmærksom på, hvad der skal kommunikeres om og sikre, at der bliver kommunikeret. Det gælder både de gode historier og potentielt problematiske historier. Hospitalsledelserne og lederne af projektet er ansvarlige for at der bliver sat tid og ressourcer af til dialogen. Koncern Kommunikation har et særligt ansvar for at facilitere kommunikationen og etablere en organisation der understøtter kommunikationen, så som at etablere særlige arbejdsgrupper, organisere redaktører etc. Koncernkommunikation koordinerer indsatsen, så der bliver størst mulig videndeling, og så dobbeltarbejde undgås i videst muligt omfang. Koncernkommunikation står desuden for en del af det udførende kommunikationsarbejde så som at skrive nyheder og stå for pressekontakten, når det gælder kommunikationsopgaver af central karakter. Afklaring af grænsefladen mellem, hvilke kommunikationsopgaver, der præcist løses lokalt og hvilke der løses centralt afklares i et samarbejde mellem Koncern kommunikation og de øvrige kommunikationsafdelinger. Systemejer og Koncern Kommunikation har ansvaret for at formidle eventuelle ændringer i de overordnede udrulningsplaner. Udtalelser til pressen Region Midtjylland opfordrer til, at medarbejdere står til rådighed for pressen ved at give information, faktuelle oplysninger mm., når det handler om faktuelle oplysninger i forbindelse med medarbejderens eget fagområde. Dog er det ledelsen, der beslutter, hvem der skal udtale sig på koncernens, hospitalets, institutionens eller afdelingens vegne. Medarbejderen er dog ikke forpligtiget til at udtale sig. Hvis medarbejderen ønsker det, kan hun eller han vælge at henvise til ledelsen. Når det drejer sig om mere overordnede eller strategiske emner i forbindelse med EPJ er det de eller den leder, der har med planlægningen af området at gøre, der udtaler sig. Retningslinjerne for henvendelse til pressen handler alene om udtalelser som medarbejder i Region Midtjylland. Alle medarbejdere har deres frie ret til at ytre sig i pressen på egne vegne. Eksempelvis ved læserbreve, kronikker etc. Medarbejderen skal sikre sig, at det fremgår klart, om man udtaler sig på egne eller arbejdspladsens vegne. Se endvidere regionens kommunikationspolitik. Krisekommunikation Side 3

4 Hvis et emne for alvor er på vej til, eller kommer til debat i medierne, etablerer EPJorganisationen en presseberedskabsgruppe, som kan træde til. Dette skal kunne ske i løbet af få timer. Den endelige beslutning om, hvorvidt der er behov for en beredskabsgruppe træffes i samarbejde mellem Koncern Kommunikation og Systemejer. Beredskabsgruppen vil som udgangspunkt bestå af Systemejer, Koncern Kommunikation samt en kommunikationsmedarbejder og implementeringsansvarlig fra det relevante hospital. Derudover kan andre relevante personer indkaldes til at deltage i gruppen. Et styrende princip for afgørelsen om behov for en beredskabsgruppe er, at alle problemer løses på lavest mulige niveau. Langt de fleste problemer vil kunne løses lokalt. Men det er i alle situationer vigtigt, at Systemejer og Koncern Kommunikation har kendskab til eventuelle problemer. Hvis en ledelse vurderer, at der muligvis kan opstå behov for at nedsætte en beredskabsgruppe kontakter hun eller han en af Koncernkommunikations eller Systemejers medlemmer i styregruppen for EPJ-kommunikation. for medlemmer af styregruppen, se længere nede. Kanaler Det er gennem linjekommunikationen medarbejderne får deres vigtigste informationer og dialog om EPJ i Region Midtjylland. Linjekommunikationen er den kommunikation, der foregår gennem ledelseslagene, og hvor eksempelvis beslutninger bliver oversat i forhold til relevansen for de konkrete medarbejdere. Et andet omdrejningspunkt for kommunikation om EPJ er EPJ-hjørnet: Portalen skal indeholde eller linke videre til al relevant information om EPJ i Region Midtjylland, levere nyheder om arbejdet med EPJ og understøtte dialogen med interne og eksterne interessenter. I forhold til den eksterne kommunikation er medarbejderne vigtige ambassadører. Eksempelvis når de på konferencer og i andre faglige fora fortæller om patientjournalen. Som hovedregel skal al information ligge på EPJ-hjørnet. Det er undtagelsen, at EPJinformation ligger på lokale intranet. Men det kan ske, hvis der er en god grund til det. Hovedhensynet for snitfladen mellem portal og intranet er at tænke effektivitet, genbrug og videndeling. Vigtige kanaler til kommunikation om EPJ i Region Midtjylland er således: Linjekommunikation EPJ-hjørnet Lokale intranet i organisationen Lokale nyhedsbreve / personaleblade Kommunikationsmidler som informative film, plakater, events etc. Nyhedsbrevet midtnyt Brugerpanel af klinikere Pressen gennem pressemeddelelser og andre former for pressekontakt Præsentation af MidtEPJ på konferencer og i andre faglige foraer. Koncern Kommunikation bidrager blandt andet ved at understøtte erfaringsudveksling, og de lokale kommunikationsinitiativer Side 4

5 Interessenter De vigtigste interessenter i kommunikationsarbejdet er: Brugerne / klinikerne der samtidig er vores vigtigste ambassadører Afdelingsledelserne Hospitalsledelserne Implementeringsansvarlige Medlemmer af regionsrådet EPJ-organisationen Speciallæger Almen praksis Kommuner Pressen Patienterne / patientforeninger Sundhedsstyrelsen Nationale sundhedspolitikere Organisation af det centrale arbejde med EPJ-kommunikation pr. 8. november 2010 Som beskrevet i papiret: Organisation af kommunikationsarbejde i forbindelse med EPJ- Columna for Region Midtjylland af 4. marts 2010 er kommunikationsarbejdet organiseret i en: Styregruppe til forankring af koordinerende og udførende arbejde Medlemmer: Koncernkommunikation (Birgitte Thingholm, formand og delegeret Mette Breinholdt) Regionshospitalet Randers / Systemejer: Gert Sørensen og delegeret Jens Flensted- Jensen Det Virtuelle Hospital: Niels Henrik Pedersen og delegeret Helene Petersen Sundhedsinformatik: Mogens Engsig-Karup og delegeret Vibeke Kjær-Jensen Implementeringsansvarlig: Her mangler implementeringsgruppen at udpege ny repræsentant idet Hannah Højgaard, Regionshospitalet Silkeborg, ikke længere kan deltage Repræsentant for hospital, der endnu ikke har implementeret: Lars Elgaard Redaktionsgruppe Bidraget til idéudvikling og forankring i organisationen Redaktionsgruppen er ved at blive fundet Redaktører af EPJ-hjørnet Samtlige de medarbejdere, der leverer indhold til portalen Gruppen er ved at blive samlet Brugerpanel af klinikere På vej Koordinerende og udførende niveau Koncern-kommunikation og evt. andre kommunikationsmedarbejdere i organisationen Netværk af kommunikationsfolk i regionen, som arbejder med EPJ. Side 5