Klubhåndbog Opdateret 7. marts 2010
FORORD Denne klubhåndbog indeholder en samling af klubbeslutninger og retningslinjer, som har blivende betydning for klubbens virke. Klubben er dog til enhver tid underlagt de vedtægter, der er gældende for Lions Danmark og Lions International. Ajourføring og ændringer af klubhåndbogen påhviler bestyrelsen. Klubbens sekretær er ansvarlig for udsendelse af trufne klubbeslutninger af blivende betydning. Det enkelte klubmedlem er selv ansvarlig for at ajourføre klubhåndbogen med udsendte skrivelser. Denne klubhåndbog er udarbejdet af P Bjarne Nielsen, VP Ole Pedersen, PP Leif Møller Jensen Vedtaget på generalforsamlingen, d. 26. marts 2001 Revideret i 2010 af Ole Pedersen, Tage Pedersen og Børge Lindberg Godkendt på generalforsamlingen, d. 8. marts 2010
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. KLUBMØDER... 1 1.1 Mødested... 1 1.2 Mødetidspunkter... 1 1.3 Mødekalender... 1 1.4 Mødedagsorden... 1 1.5 Mødeleder... 1 1.6 Fra- og tilmelding til møder... 2 1.7 Make-Up... 2 1.8 Generalforsamling... 3 2. DONATIONER OG GAVER... 4 2.1 Støtteberettigede formål... 4 2.2 Bevilling/godkendelse... 4 3. BESTYRELSEN... 5 3.1 Valg til bestyrelsen... 5 3.2 Forberedelse og opgaver... 5 3.3 Møder... 5 3.4 Præsident (P)... 6 3.5 Vicepræsident (VP)... 7 3.6 Sekretær (S)... 7 3.7 Kasserer (K)... 8 3.8 Clubmester (CM)... 10 3.9 Tailtwister (TT)... 10 3.10 Past præsident (PP)... 11 4. UDVALGENE... 12 4.1 Generelle retningslinier... 12 4.2 Programudvalget... 13 4.3 Aktivitetsudvalget... 14 4.4 IR-udvalget... 15 4.5 Ungdomsudvalget... 16 4.6 Udvalg for Holdning & Handling... 16 4.7 Medlemsudvalget... 16 4.8 Faste aktiviteter... 17 4.9 IT-udvalget... 18 4.10 Sverigesudvalget... 18 4.11 Grønlandsudvalget... 19 4.12 Seniorudvalget... 19 5. BESLUTNINGSPROCESSER... 20 5.1 Beslutninger med væsentlige økonomiske konsekvenser.... 20 5.2 Beslutninger, der kan splitte klubben.... 20 5.3 Øvrige beslutninger... 20 5.4 Registrering... 20 6. MEDLEMSKAB OG KONTINGENT... 21 6.1 Forslag til nye medlemmer... 21 6.2 Optagelse... 21 6.3 Opsigelse af medlemskab.... 22 6.4 Orlov... 22
6.5 Kontingent... 22 7. GÆSTER... 23 7.1 Medlemsemner... 23 7.2 Foredragsholdere eller andre indbudte gæster.... 23 7.3 Kabinetsbesøg... 23 7.4 Lions fra andre Klubber... 23 7.5 Enker efter Lionsmedlemmer... 24 8. CHEVRON/AWARDS... 25 8.1 Jubilæumschevron... 25 8.2 100 % møde awards... 25 8.3 Awards for ekstraordinær indsats i klubben... 25 9. KLUBBENS HILSEN TIL ET MEDLEM... 26 9.1 Fødselsdage... 26 9.2 Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup... 26 9.3 Sygdom, hospital indlæggelse... 26 9.4 Dødsfald... 26 9.5 Andre mærkedage... 26 9.6 Receptioner, jubilæum og lign.... 26 9.7 Gavekomitéen... 26 10. EKSTERNE LIONS MØDER... 27 10.1 Generelt... 27 10.2 Årsmøde... 27 10.3 Distriktsmøde... 27 10.4 Midtvejsmøde... 27 10.5 Zonemøde... 27 10.6 PSK-møde... 27 10.7 Orienteringsmøder... 27 10.8 Chartringer og jubilæer... 27 10.9 Møde for nye Lions... 27 10.10 Nye medlemmers deltagelse... 27 10.11 Zonebowling... 28 10.12 Refusion af udgifter... 28 11. KABINETSARBEJDE... 29
1. KLUBMØDER 1.1 Mødested Klubbens faste mødested er Nibe Idræts & Kulturcenter, Hobrovej 36, Nibe. 1.2 Mødetidspunkter Klubben afholder møde den 2. og 4. mandag kl. 18.00. Første mødedato i klubåret er den 2. mandag i august. Afslutning på klubåret sker primo juni. Der afholdes ikke klubmøde i juli. 1.3 Mødekalender Mødekalenderen skal indeholde følgende faste programpunkter: August December Januar Februar Februar/Marts Marts April Juni Almindeligt klubmøde, hvor P fremlægger sin handlingsplan Julefrokost med ledsager Madlavning på Nibe Skole Deltagelse i Zone bowling Kegleaften Generalforsamling Distriktsmøde (Bestyrelse) Afslutning med ledsager 1.4 Mødedagsorden Dagsordenen til klubmøder skal som minimum indeholde følgende faste punkter: 1. Clubmester 2. Spisning 3. Præsidenten, herunder godkendelse af referat fra sidste møde 4. Bestyrelse og udvalg 5. Eventuelt 6. Tailtwister Ved virksomhedsbesøg, andre eksterne møder og festlige lejligheder kan dagsordenen afkortes til et minimum. Uopsættelige sager skal dog forelægges og behandles. 1.5 Mødeleder Præsidenten (P) udpeger mødeleder for klubbens møder, det kan fx være clubmester (CM) eller vicepræsident (VP). Side 1
1.6 Fra- og tilmelding til møder Ved ordinære klubmøder i klublokalet uden ledsager er der aktiv framelding, dvs. det antages at alle klubmedlemmer deltager, med mindre klubben hører fra dem inden den angivne frameldingsfrtist. Framelding meddeles til den, der aktuelt har påtaget sig arbejdet med registrering af afbud, normalt clubmester (CM). I særlige tilfælde kan et medlem have opnået bestyrelsens tilsagn om generel tilmelding, og da gælder de samme regler blot med modsat fortegn. Der dispenseres ikke fra den angivne frameldingsfrist. Der er aktiv tilmelding ved alle øvrige klubmøder, dvs. klubmøder, der foregår eksternt samt klubmøder, interne såvel som eksterne, hvor ledsager er inviteret. Når møderne er med ledsager angives ved tilmelding også antal. Ved udeblivelse vil der blive opkrævet et gebyr svarende til menuprisen. Ved arrangementer andre steder, udgør gebyret kr. 50,-. Gebyret opkræves også for evt. udeblevne ledsagere. Opkrævning foregår ved at S med næste mødeindkaldelse sender opkrævning fra K til den, der har glemt at give afbudsregistrator besked. 1.7 Make-Up Et medlem kan på trods af fravær godskrives for deltagelse i et ordinært klubmøde, hvis mindst én af følgende betingelser er opfyldte: medlemmet har deltaget i andet Lions arbejde i tidsrummet 6 dage før til 6 dage efter det forsømte klubmøde. pga. sygdom tvinges medlemmet til at forsømme et eller flere møder. medlemmet kan ikke møde pga arbejde, se den grønne klubhåndbog Den der ønsker Make-Up, skal selv anmode om dette overfor CM. Et medlem der pga. militær eller anden borgerligt ombud er tvunget til fravær, kan efter beslutning af klubben tildeles Make-Up. Side 2
1.8 Generalforsamling Indkaldelse til den ordinære generalforsamling i marts måned sendes til hvert enkelt medlem senest 14 dage før afholdelsen og skal indeholde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Præsidents beretning om Klubbens virksomhed 3. Kassereren fremlægger en oversigt over regnskaberne for såvel Klubbens administration som aktiviteter for den forløbne del af Klubåret til godkendelse. Desuden præsenteres et budget for administrationen i det nye klubår. 4. Bestyrelsen stiller forslag om størrelsen af kontingent og tiltrædelses- afgifter for den nye klubår 5. Rettidigt indkomne forslag 6. Valg af præsident 7. Valg af vicepræsident 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af 2 revisorer 10. Eventuelt Yderligere punkter og forslag til behandling skal være P i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Side 3
2. DONATIONER OG GAVER 2.1 Støtteberettigede formål Lions Club Nibe giver støtte til humanitære og/eller samfundsnyttige initiativer målrettet borgere i Nibe området. Desuden støtter klubben nationalt eller internationalt hjælpearbejde, hvor dette enten udføres som ulønnet arbejde af borgere fra Nibe området, eller sker som et led i en samlet indsats fra Lions organisationen. Endelig giver Lions Club Nibe støtte til deltagelse i ungdomslejre med det formål, at sikre forståelse mellem verdens folk. Donationsmuligheder findes på Lions Butik. (IR) Klubben ønsker normalt ikke at indgå i støtte af faste sponsorater. 2.2 Bevilling/godkendelse Beløb på kr. 2.500,00 og derunder: Bestyrelsen kan godkende og bevilge gaver og donationer med efterfølgende orientering på næste klubmøde. Beløb over kr. 2.500,00: Ansøgninger behandles i bestyrelsen, der herefter fremlægger indstilling til Klubben om bevilling eller afslag. Alle ansøgninger om gaver og/eller donationer skal fremsendes til P, der fremlægger ansøgningen på det førstkommende bestyrelsesmøde. Det tilstræbes at Klubben foretager samlet uddeling af lokale donationer 1 til 2 gange årligt. Der laves samlet PR. Deltagelse af modtagerne og repræsentanter fra klubben. Lettere traktement kaffe eller sandwich. P er ansvarlig foranlediger, at repræsentanter fra dagspressen deltager og/eller udsendelse af pressemeddelelse om uddelingen. Uopsættelige ansøgninger kan dog efter individuel vurdering udbetales løbende gennem året og modtagerne indkaldes til deltagelse i arrangement. Dato for uddeling kan med fordel foretages så tæt på den 6. april som praktisk muligt, og / eller i december Donationer skal efterfølgende vises på klubbens hjemmeside gerne med billedmateriale. Side 4
3. BESTYRELSEN Bestyrelsen er under forsæde af præsidenten klubbens daglige ledelse. Bestyrelsens sammensætning er følgende: P Præsident PP Past præsident VP Vicepræsident S Sekretær K Kasserer CM Clubmester TT Tailtwister ( valgfri) Information om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver kan findes i de efterfølgende sider. Hvis TT ikke er medlem af bestyrelsen, kan denne suppleres med et medlem med anden funktion, fx en udvalgsformand. 3.1 Valg til bestyrelsen På klubbens ordinære generalforsamling vælges præsident og vicepræsident. Den øvrige bestyrelse vælges efter indstilling fra den nye præsident. Rotationsprincippet anvendes, således at alle Klubbens medlemmer involveres i bestyrelsesarbejdet over en årrække. Sekretær- og kasserer posterne kan dog være flerårige. Der tilstræbes kontinuitet i udskiftningen, således at alle bestyrelsesmedlemmer ikke udskiftes på én gang. Ved frafald af et bestyrelsesmedlem udpeger præsidenten et nyt medlem. Ved afbud af P. til enkelte klubmøder overtager VP klubmødet Ved frafald af P overtager PP ledelsen resten af klubåret 3.2 Forberedelse og opgaver Den aftrædende bestyrelse forbereder det kommende klubår med udarbejdelse af forslag til budget og kontingent op til generalforsamlingen. Efter generalforsamlingen forbereder den nye bestyrelse det kommende klubår med udarbejdelse af udvalgssammensætning m.m. Bestyrelsen udfører og er ansvarlig for klubbens daglige drift, herunder korrespondance internt i Lionsorganisationen og eksternt, økonomi, mødeplanlægning, dagsordener til klubmøderne, behandling af ansøgninger og indstillinger til klubmøderne. Bestyrelsen har ansvaret for kontakten til zonen, distriktet og den øvrige Lionsorganisation. 3.3 Møder Bestyrelsesmøderne afholdes efter behov, normalt et møde om måneden på skift hos de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Den nyvalgte præsidenten udarbejder forslag til mødeplan Side 5
for bestyrelsesmøderne til det første bestyrelsesmøde. Dette tilstræbes afholdt i maj måned inden starten på det nye klubår. S tager referat af bestyrelsesmøderne. De væsentlige beslutninger på bestyrelsesmøderne samt indstillinger om bidrag og tilskud forelægges på det førstkommende klubmøde. Bestyrelsen har ansvaret for, at klubben er repræsenteret ved de møder, som zone, distrikt og multipeldistrikt afholder. Fremlæggelse af forslag i disse forsamlinger godkendes i bestyrelsen og i klubben. Distriktsmøder og Årsmøder. Klubben bør som minimum deltage med de antal delegater der tilfalder klubben. Bestyrelsen er ansvarlig for administration af afbud til klubmøder og arrangementer, hvortil der kræves tilmelding. 3.4 Præsident (P) 3.4.1 Generelt Præsidenten leder klubbens virksomhed og er ansvarlig for, at love, vedtægter og øvrige bestemmelser for klubben og for Lions International overholdes. P sikrer en god arbejdsgang i klubben og fordeler opgaverne til bestyrelsesmedlemmer og udvalg. P repræsenterer Klubben i lokalsamfundet. P er ansvarlig for mærkedage og påskønnelser til klubmedlemmerne 3.4.2 Forberedelse og opgaver Det er den nyvalgte Præsidents opgaver i samarbejde med bestyrelsen at: - tilrettelægge det nye klubår, herunder at udarbejde skitse til mødedatoer i det nye klubår samt fastlægge datoer for faste tilbagevendende programpunkter, - nedsætte klubbens udvalg og udpege formænd og medlemmer hertil. - Det tilstræbes at skabe rotation i udvalgene, dog således at der sikres kontinuitet. - fremlægge egne målsætninger for det nye klubår på det første klubmøde. - udvælger hvert år ved klubårets afslutning Årets Lion 3.4.3 Bestyrelsesmøder P indkalder til bestyrelsesmøderne i henhold til den fastlagte mødeplan. P er selv mødeleder. Det tilstræbes, at dagsorden er medsendt mødeindkaldelsen. P kan i særlige tilfælde indbyde andre klubmedlemmer til at deltage i et bestyrelsesmøde, herunder udvalgsformænd og nye medlemmer. 3.4.4 Klubmøder Senest ved klubmødets start udleverer P et eksemplar af sit indlæg til mødeleder og S. Ved klubmøderne er det Præsidentens opgave og ansvar at: - gennemgå præsidentpost og andet relevant modtaget post - fremlægge bestyrelsens indstillinger til ansøgninger om bidrag og tilskud, - orientere om deltagelse i eksterne møder i Lionsorganisationen Side 6
- forestå medlemsoptagelser i henhold til vedtagne bestemmelser, - uddele evt. awards til medlemmer, - byde gæster velkommen. 3.4.5 Eksterne møder Præsidenten har ansvaret for, at klubben er repræsenteret ved møder i zonen eller distriktet. P deltager i møder i Zone-, Midtvejs- og Distriktsmøder. Endvidere deltages i Årsmøde, såfremt klubben efter indstilling fra bestyrelsen har truffet beslutning herom. Endvidere repræsenterer P klubben ved andre relevante arrangementer i zonen eller i distriktet. 3.5 Vicepræsident (VP) 3.5.1 Generelt Vicepræsidenten er stedfortræder for præsidenten ved dennes fravær ved klubmøder eller bestyrelsesmøder. VP overtager normalt præsidentposten i det efterfølgende klubår. Det tilstræbes at VP har minimum et års bestyrelseserfaring fra egen klub 3.5.2 Forberedelse og opgaver VP bør deltage i distriktets P-seminar. Forud for den ordinære generalforsamling sammensætter VP forslag til ny bestyrelse og udvalg i samarbejde med P og bestyrelsen. VP modtager klubrefereter fra øvrige klubber i zonen og meddeler relevant uddrag heraf på klubmøderne. VP bør være medlem af programudvalget. VPs øvrige opgaver fastsættes i samarbejde med P, fx kan VP være mødeleder ved klubmøder eller håndtere al modtagen post. 3.5.3 Deltagelse i eksterne møder VP bør sammen med P deltage i zone-, distrikts- og årsmøde. 3.6 Sekretær (S) 3.6.1 Generelt Sekretæren varetager hovedparten af klubbens korrespondance såvel intern i Klubben og Lionsorganisation som eksternt. Endvidere varetager sekretæren mødeindkaldelser og referater. Side 7
Fører statistik på femmøde og tilpasser afbudsliste med K 3.6.2 Opgaver Det er sekretærens opgaver at: - foretage mødeindkaldelser til Klubmøderne, samt tilsende gæster dagsorden, dette er også gældende ved eksterne møder, eksempelvis virksomhedsbesøg - udfærdige referater fra Klubmøder og bestyrelsesmøder - videresende Klubmødereferater til Klubberne i zonen samt til distriktets chairmen på Lions Office: Referat.b@lions.dk - udarbejde og ajourføre medlemsfortegnelse og mødestatistikker - foretage løbende indberetning om nytilgang, afgang og transfer af medlemmer til Lionskontoret samt den årlige ajourføring og indberetning af medlemsoplysninger til matriklen (Laves kun på Lions Office) - efter den ordinære generalforsamling at foretage opdatering på Lions Office omkring af alle nyvalg og udvalgsformænd. - foranledige trykning af brevpapir og kuverter med logo og Klubnavn. - Hentes på Lions Office og tilpasses klubben - laver register over årets klubbeslutninger jf. afsnit 5 side 2 - bestiller diverse awards - S er klubbens KLOA sammen med den IT-ansvarlige - S er klubbens PR ansvarlige 3.7 Kasserer (K) 3.7.1 Generelt K har ansvaret og forvaltningen af klubbens økonomi. K administrerer alle ud og indbetalinger og fører det i den forbindelse nødvendige bogholderi efter god regnskabsskik og efter Lions vedtægter og bestemmelser. K har ansvaret for, at der på klubbens vegne om fornødent søges om momsfritagelse hos Told- og Skat for momspligtige aktiviteter. Øvrige tilladelser til aktiviteter / arrangementer indhentes at det enkelte udvalg, som har ansvaret for aktiviteten / arrangementet. Regnskabsåret følger klubåret fra 1/7 30/6. 3.7.2 Bogholderi Bogholderiet opdeles i en klubkasse og en aktivitetskasse (momsfri) og om fornødent aktivitetskasse (momspligtig). Der findes separate bankkonti for de enkelte kasser. Kasserne holdes skarpt adskilte. 3.7.3 Klubkassen Klubkassen indeholder midler fra kontingenter og bøder. Klubkassen afholder udgifter til administration, afgifter, mødeaktivitet i klubben og eksterne møder i Lionsorganisationen, Side 8
gaver til medlemmer i henhold til gaveregulativet og andet i forbindelse med klubbens drift. 3.7.4 Aktivitetskassen Aktivitetskassen indeholder alle midler indtjent ved aktiviteter, indsamlinger o. lign. Aktivitetsmidlerne anvendes til donationer i overensstemmelse med Klubbens målsætning og beslutninger. Aktivitets midler kan overføres til andre klubbers aktivitetskasse (kan anvendes ved chartring af nye klubber) 3.7.5 Kontingent, afgifter m.m. Det af generalforsamlingen fastlagte kontingent opkræves af K. Kontingentet opkræves med halvdelen pr. den 1. juli og den 1. januar. Kontingentopkrævningerne udsendes i hhv. august og januar. Endvidere opkræver K bøder for manglende afbud samt for betaling af medlemmers lodsedler m.m. K afregner Klubkassens afgifter til Distriktet og Lions Klub International. Afregning sker til Distriktskassereren 3.7.6 Klubmøder K tømmer med jævne mellemrum Løven og indsætter penge på Klubkassens konto. K betaler fortæring for gæster. (Prøvemedlemmer) 3.7.7 Interne lotterier K forestår salg og afregning af interne Lions-lotterier til Convention og Europa Forum. 3.7.8 Årsregnskab og Budget Regnskab. Ved klubårets slutning opstilles årsregnskab for såvel klubkassen som aktivitetskasserne. Disse regnskaber fremlægges i revideret stand på et af de første møder i det efterfølgende klubår af kassereren fra det pågældende regnskab / -klubår. Foreløbigt regnskab På den årlige generalforsamling fremlægges oversigt over regnskaberne for klubkassen og aktivitetskasserne for den forløbne del af klubåret med prognose for resten af klubåret. Budget På den årlige generalforsamling fremlægges budgettet for klubkassen for det kommende år til godkendelse. Der kan udarbejdes budget for hele klubbens økonomi, såfremt bestyrelse og/eller klubben træffer beslutning herom. Side 9
3.7.9 Klubemblemer K er ansvarlig for indkøb, salg og opbevaring af klubemblemer, Ladylions nåle mv. Opbevaring kan være hos S. eller anden udpeget Lion 3.8 Clubmester (CM) 3.8.1 Generelt. CM forestår den praktiske tilrettelæggelse af klubmøderne og har ansvaret og opsynet med klubbens ejendele. CM kan være mødeleder på klubmøder og generalforsamling. 3.8.2 Opgaver. CM har ansvaret for kontakten til mødestedet og for, at de praktiske rammer omkring møderne er på plads, herunder fortæring m.m., og at de nødvendige rekvisitter er til stede. CM har inden mødet lavet bordplan med omdeling af navneskilte og at gæster er placeret efter aftale med P. CM står for det praktiske omkring klubmøderne. Ved udemøder aftaler CM og programudvalgsformand opgavefordelingen mellem sig. CM kontrollerer om medlemmer er fraværende uden afbud og meddeler dette til S og K. 3.9 Tailtwister (TT) TT kan være en (hemmelig) Lion udpeget af P fra møde til møde, eller TT kan være et bestyrelsesmedlem. TTs primære opgave er at påvirke samværet ved klubmøderne i en god og humoristisk retning. Som det sidste punkt på dagsordenen ved klubmøderne er det TT s opgave på en underholdende måde efter eget skøn at idømme medlemmerne småbøder. TT s afgørelse kan ikke appelleres. De tildelte bøder lægges i Løven, der sendes rundt efter bødeuddelingen. Den maksimale bødestørrelse er af klubben fastlagt til max. 25 kr. for det enkelte medlem. Dog kan der dispenseres angående bødestørrelse ved virksomhedsbesøg jvf. afsnit 5 side 5. Side 10
3.10 Past præsident (PP) PP skal bistå P og den øvrige bestyrelse med råd og vejledning på basis af de erfaringer han har indhøstet i sin pæsidentperiode. PP skal ved forfald af P overtage ledelsen af klubben resten af indeværende klubår. PP er stedfortræder for P og VP ved disses forfald. PP er bestyrelsens repræsentant i medlemsudvalget. Side 11
4.1 Generelle retningslinier 4. UDVALGENE 4.1.1 Udpegning Udvalgssammensætningen foretages af bestyrelsen som anført i afsnit 3. Ved den årlige sammensætning af udvalg tilstræbes en kontinuitet, således at højest halvdelen af medlemmerne udskiftes. Hvert udvalg skal minimum bestå af 3 medlemmer. Det tilstræbes, at den afgående formand, indgår i udvalget det efterfølgende år. 4.1.2 Forberedelse Udvalgene starter før klubåret med udarbejdelse af grovplan for udvalgets arbejde. Aftrædende udvalgsformand foranlediger en fyldestgørende overdragelse til tiltrædende udvalgsformand ved årsskiftet for klubsåret. Udvalgsformanden er ansvarlig for at udvalgsmanual er ajourført, samt kopi er overdraget til sekretæren. 4.1.3 Udvalgsmøder Udvalgsmøder afholdes efter behov. Udvalgsformanden er ansvarlig for, at udvalgssager behandles uden unødig forsinkelse. Ved henvendelse udefra bør udvalgene af hensyn til klubbens omdømme, snarest muligt behandle henvendelsen. (der skal ske orientering af P). Såfremt der ikke umiddelbart kan træffes en afgørelse, bør udvalget kvittere (telefonisk eller skriftlig) for modtagelse af henvendelsen. I rimeligt omfang tages beslutningsreferat fra udvalgsmøderne. Udvalgene orienterer på klubmøder løbende om situationen i udvalgene. 4.1.4 Økonomi Udvalg som planlægger aktiviteter, udarbejder budget / overslag herfor og skal anmode klubben om de nødvendige midler. Ved planlægning af aktiviteter med økonomisk risiko skal udvalget forinden sikre sig opbakning i klubben. (jvf. afsnit 5, beslutningsprocesser i klubben ) 4.1.5 Post / henvendelser Henvendelser til klubben tilsendes / videregives omgående til P, der straks videre fordeler sager, der skal behandles i udvalg til udvalgsformændene. 4.1.6 Andet Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Klubpapir (med Lions logo) og kuverter fås hos S. eller hentes på Lions Office. Udgående breve skal i kopi tilsendes P. Porto udgifter godtgøres hos K mod aflevering af kvittering. Side 12
Udvalgene inddrager PR-ansvarlig i udarbejdelse og offentliggørelse af materiale i nyheds - medierne. Udvalgene udarbejder manual ang. aktiviteter / arrangementer. Erfaringsmaterialet opbevares hos udvalgsformanden, og overdrages ved årsskiftet for lionsåret til den nye udvalgsformand. Der skal forefindes kopi hos S. når det nye klubår starter. Bestyrelsen kan efter behov lave del af klubmøde til møde i udvalgene 4.1.7 Ad hoc udvalg Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte ad hoc udvalg, til opgaver af mere kortvarig karakter. Når en opgave er tilendebragt opløses udvalget igen. Alle klubbens medlemmer kan inddrages i et ad hoc udvalg. Det er bestyrelsen der i samråd med evt. udvalgsformand udpeger medlemmerne af udvalget. Nærmere retningslinjer for ad hoc udvalgs virke fremlægges af bestyrelsen i forbindelse med oprettelsen. Ad hoc udvalg registreres på lige fod med andre udvalg i Lions Office (af S). 4.2 Programudvalget Programudvalget består af 4-8 personer. Det er udvalgets opgave at udarbejde program for klubåret. Programmet er opdelt i 1. halvår fra 1. August til 31. December og 2. halvår fra 1. Januar til 1. Juli. Programmet for 1. halvår skal være færdig og udsendt senest 1. juli for 2. halvår senest 1. december. Programmet skal før udsendelse afstemmes med P. Programmet skal indeholde Mødedatoer for klubmøder med angivelse af hvad møderne indeholder. Oplysning om ledsagere er inviterede Dato for generalforsamling Dato for kegleaften i Papegøjehaven, Aalborghallen. Dato for zonemøder, midtvejsmøde, distriktsmøder, årsmøder. Dato for zonearrangement eksempelvis bowling. Programudvalget forestår den praktiske afvikling af den årlige kegleaften i Papegøjehaven, dvs. bestilling af bus, spisning, samt keglerejsere. Side 13
Programudvalget drager omsorg for, at der i programmet medtages: Foredrag af unge, der har været på ungdomslejr (Aftales med YE) Eventuelt indlæg af donationsmodtagere. Mødeaften med Zoneformand (ZF) (P har datoen) Mødeaften med DG, VDG eller andet kabinetsmedlem (P har datoen) Det ikke nødvendig med både kabinetsbesøg og ZF besøg i samme klubår. Besøg af kabinetsmedlem eller zoneformand indgår i normal klubaften Programudvalget er ansvarlig for at evt. indkomne afbud videregives til møde- eller besøgssted. Dette kan overtages af navngiven person. 4.2.1 Foredrag Programudvalget indgår aftale med foredragsholderen i god tid forud for mødets afholdelse principielt så tidligt, at det kan komme med i mødeplanen for det halvår, hvor i foredraget holdes. Hvis der er aftalt et honorar med foredragsholderen, som skal betales af klubkassen, kan der eventuelt suppleres med 1 flaske vin. Afgørelsen træffes af programudvalget. Honoreringen kan også være en donering fra aktivitetsmidlerne til en organisation eller lignende, som foredragsholderen repræsenterer. Bevilling jvf. afsnit 5 nr. 2. P takker og overrækker gave til foredragsholder. 4.2.2 Virksomhedsbesøg Virksomhedsbesøg aftales i god tid forud for mødets afholdelse - principielt så tidligt at det kan komme med på mødeplanen for det halvår, hvor i besøget finder sted. Medlemmer betaler fortæringen ved besøget, hvis virksomheden ikke inviterer. Hvis virksomheden er vært ved fortæring af den ene eller anden art, påhviler det tailtwisteren at kompensere medlemmernes sparede udgift til fordel for LØVEN. Virksomhedsejeren og/eller rundviseren honoreres med en vingave. Virksomhedsejeren (eller rundviseren) honoreres med en vingave. Programudvalgsformanden foranlediger indkøb af vingaver til ovennævnte møder. Ledsagere deltager i ovennævnte møder i henhold til det udsendte program. P takker og overrækker gave til virksomhedsejer / rundviser. 4.3 Aktivitetsudvalget Udvalget består af 4-8 personer. Udvalgets opgave er at planlægge, forberede og sammen med klubbens øvrige medlemmer at gennemføre aktiviteter, der primært indtjener penge til aktivitetskassen. Side 14
VP skal være medlem af udvalget. Der lægges vægt på, at aktiviteterne samtidig befordrer et godt klubfællesskab. Udvalget forelægger den planlagte aktivitet for klubben for at sikre sig opbakning og godkendelse. P skal forinden være orienteret. Henvendelser fra andre klubber om fællesaktiviteter behandles i udvalget og forelægges til afgørelse i klubben. Der udarbejdes budget / overslag for hver enkelt aktivitet. Udvalget skal være opmærksomt på særlige krav herom fra Told-. og Skattestyrelsen (oplysninger kan hentes hos kasserer), og på at der i visse tilfælde skal indhentes tilladelse fra Politimesteren. K. er altid ansvarlig for ansøgning af moms -fritagelse. Indtjeningen fra aktiviteten samt regnskab med alle bilag afleveres efter aktivitetens afslutning til K. Formanden orienterer klubben på efterfølgende klubmøde aktivitetens forløb herunder økonomi. Det vil være ønskeligt med en aktivitetsbank. 4.4 IR-udvalget IR (International Relations) udvalget består normalt af en enkelt IR ansvarlig, som udpeges af bestyrelsen, som har til opgave at holde sig løbende orienteret om Lions projekter på IRområdet samt andre muligheder for at yde international hjælp. IR ansvarlig orienterer klubben om nye IR-tiltag og resultater af afsluttede IR-aktiviteter. I 2. halvdel af klubåret fremlægger IR ansvarlig forslag til indbetaling og indestående på Lions Katastrofe- og Hjælpefond og til hvilke projekter Klubben bør støtte og med hvor meget. Yderligere retningslinier for IR-arbejdet er beskrevet i matriklens håndbogsafsnit og i særskilt IR-håndbog. Klubben fastsætter rammebeløb til ad hoc opgave. IR ansvarlig råder over 5000.-kr. årligt. Dette kan ændres på klubbens generalforsamling. Overskydende beløb kan ikke overføres til efterfølgende år, dog kan der på Klubmøde ansøges om større beløb. Disse penge kan bruges uden forudgående tilladelse på klubmøde. Side 15
4.5 Ungdomsudvalget Ungdomsudvalget (YE Youth Exchange) er ansvarligt for udvælgelse og udsendelse af unge, på Lions ungdomslejre og Homestay. Udvalget forestår også modtagelse af unge fra andre lande. Udvalget forelægger snarest efter distriktets orienteringsmøde forslag om Klubbens ungdomsudveksling. Der kan udsendes 1 eller 2 om året. Klubben betaler rejseomkostninger, forsikring og aktivitetspakke. Udvalget skal forinden beslutning om udsendelse træffes, forelægge det for Klubben, samt anmode om bevilling af de nødvendige midler herunder lommepenge. Yderligere retningslinjer for ungdomsudveksling er beskrevet i håndbog for Lions Klubbers YE udvalg Håndbogen findes hos formanden for udvalget og på Lions Office Udvalget giver besked til programudvalget om, hvornår de udsendte unge skal komme i klubben og aflægge rejserapport. 4.6 Udvalg for Holdning & Handling Udvalgets opgave er at formidle Lions Holdning & Handling til skolerne i klubbens interesseområder primært ved at sende lærere på Lions Holdning & Handling kurser i det omfang, budgettet giver mulighed for det. Udvalget sørger for at nødvendige materiale er til rådighed. Udvalget opretholder kontakt med de skoler, hvor Lions Holdning & Handling anvendes for at følge udviklingen. Ansvarlig inddrager det nødvendige antal personer til div. opgaver Udvalget er også ansvarlig for klubbens indsats mod misbrug og tilrettelægger sammen med aktivitetsudvalget eventuelle aktviteter rettet mod denne indsats. 4.7 Medlemsudvalget Udvalget består af 3 personer Udvalgsformanden udpeges af bestyrelsen. De øvrige medlemmer er PP og et forholdsvis yngre Lions medlem. Udvalgets opgave er at arbejde for tilgang af nye medlemmer ud fra bestyrelsens oplæg til medlemstilgang for klubåret, samt tage stilling til klubmedlemmernes indstilling af nye medlemmer, efter retningslinjerne for medlemstilgang og - optagelse. Side 16
Udvalgsformanden er ansvarlig for introduktion af nyt medlem i Lions værdigrundlag, samt sponsoropgaver eventuel med en mentor. Deltagelse i møde for nye Lions. Sammen med P- at tilrettelægge optagelsesaften og -tidspunkt. Udvalget sørger for altid at have eksemplarer af Hvervepakken og Velkomstpakken på lager. (der kommer ny ved hvert klubårs begyndelse) Nye eksemplarer bestilles gennem S. Udvalget skal endvidere være opmærksomt på medlemmernes trivsel i klubben. Trivselsundersøgelse gennemføres jævnligt i klubben (Fitnestest) som redskab. Medlemmer, der gentagne gange ikke deltager i klubmøder, skal kontaktes af medlemsudvalget efter ½ års fravær. Hvis fraværet fortsætter, kontaktes medlemmet igen efter ½ års fravær, hvor der opfordres til at medlemskab overvejes genindtrædelse er altid en mulighed. Udvalget fører statistik over medlemmer der har orlov. Se punkt ORLOV 4.8 Faste aktiviteter Til håndtering af klubbens faste, årligt tilbagevendende aktiviteter oprettes underudvalg for den enkelte aktivitet. Udvalgenes sammensætning fastsættes af bestyrelsen. Disse aktiviteter er grundlæggende for klubbens indtægter. Det er vigtigt at udvalgene laver drejebog således aktiviteten let kan videregives og holde fokus. Udvalgene sørger for annoncering og div. tilladelse, hos myndigheder samt planlægger og sørger for div. indkøb (så meget lokalt som mulig.) Udvalgene fremlægger budget til bestyrelsen og er ansvarlige for materiel, der tilhører klubben. Udvalgene udsender vagtplaner (via S) dette skal ske så tidligt som muligt. Endelig og revideret plan udsendes senest 1 uge før arrangement. Udvalgene fremlægger evaluering af hvert arrangement på efterfølgende klubmøde. 4.8.1 Catering Udvalget tager sig af diverse catering aktiviteter ved større arrangementer, fx. Medhjælperfest, større firmafester eller traktortrækstævne. 4.8.2 Sildegig Udvalget sørger for røgning af fisk, pyntning af sildegig og koordinerer bedmandingen af sildegiggen ved Sildemarked og andre arrangementer, typisk i Nibe by, hvor den kendte Sildegig er inviteret med. Side 17
4.8.3 Gødning Udvalget tager sig af salg af gødning i Nibe og Bislev by. Udvalget har ansvaret for indkøb, annoncering, tilrettelæggelse af ruter, organisering af biler og trailere/ladvogne. 4.8.4 Bingo Udvalget forestår bingoarrangment ultimo november måned i Nibehallen. Udvalget er bl.a. ansvarlig for annoncering, hjemskaffelse af sponsorgaver, evt. indkøb af gaver, opstilling af spilleområde og afvikling af spil. 4.9 IT-udvalget Udvalget består af 3 personer heraf mindst 1 bestyrelsesmedlem. Udvalget kan dog efter bestyrelsens indstilling erstattes af en enkelt IT-ansvarlig. Udvalget må max udskifte 1 medlem pr. år. Udvalget er ansvarligt for klubbens hjemmeside på nibe.lions.dk. Hjemmesiden opdateres mindst 1 gang pr. måned med div. oplysninger om møder og aktiviteter. Klubreferat må ikke udsendes på hjemmesiden. Kun medlemmernes navne må forekomme på hjemmesiden. Øvrige oplysninger indhentes via Lions Office. Klubben har en officiel e-mail adresse, som alle (også udenfor Lions) kan skrive til: nibe@lions.dk Hjemmesiden skal indeholde.: 1. Information om klubben, herunder medlemmer og bestyrelse 2. Donationer 3. Billedarkiv 4. Aktivitetsoversigt 5. Program 6. Udvalgsoversigt 7. Klubhåndbog 8. Klubbens historie 9. Relevante links Generelle regler om hjemmesider skal overholdes. Udvalget er behjælpeligt med E-mail adresser og service til klubbens medlemmer. Link til forretning eller medlemmers hjemmeside (sponsering) må ikke finde sted. 4.10 Sverigesudvalget Udvalget består af et enkelt medlem. Ansvarlig sørger for jævnlig kontakt til venskabsklubben i Sverige, Floda-Gråbo, samt er behjælpelig ved besøg fra denne. Side 18
Besøgstidspunkter aftales med bestyrelsen. 4.11 Grønlandsudvalget Er ansvarlig for varetagelse af klubbens interesser og forpligtelser i relation til Grønland. Udvalget består af et enkelt medlem. 4.12 Seniorudvalget Udvalget består af medlemmer over 65 år Udvalget er ansvarlig for eksterne arrangementer for de ældre i Nibeområdet, bl.a. dilettantforestilling på Lundbæk. Udvalget indhenter tilbud ang. kaffe mv. og er ligeledes ansvarlig for medhjælpere til arrangementet. Udvalget træffer aftale med dilettanterne om betaling af forfatter rettigheder og eventuelle andre udgifter i forbindelse med klubbens særforestilling. Budget forelægges bestyrelsen. Side 19
5. BESLUTNINGSPROCESSER Den øverste myndighed er klubben. Alle beslutninger skal træffes af klubben. Enhver beslutning i klubben tilstræbes at ske i fuld enighed. Såfremt dette ikke er muligt, og der ikke er stillet specielle krav i de fælles vedtægter (se reglerne i matriklen), gælder følgende retningslinjer. 5.1 Beslutninger med væsentlige økonomiske konsekvenser. Beslutninger, der kan medføre en økonomisk risiko for de enkelte medlemmer (underskud på aktiviteter) skal ske i fuld enighed blandt de fremmødte medlemmer. Hvis enighed ikke opnås bortfalder forslaget. 5.2 Beslutninger, der kan splitte klubben. Beslutninger om følsomme emner, der indebærer risiko for opsplitning af klubben (medfører medlemsafgang) tilstræbes at ske i fuld enighed blandt alle medlemmer. Dette må dog ikke medføre, at et enkelt eller få medlemmer kan stå i vejen for en positiv udvikling af klubben. I en sådan situation er det præsidentens opgave så vidt muligt at forlige parterne. 5.3 Øvrige beslutninger Hvis andet ikke er foreskrevet, kan øvrige beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. 5.4 Registrering S laver en liste over alle klubbeslutninger i klubåret. Denne liste videregives til efterfølgeren, således at klubben får en let overskuelig oversigt over beslutninger truffet i klubben. Vedtægtsændringer vedtaget på generalforsamlinger indskrives i klubhåndbogen, og opdateringen tilsendes medlemmerne. Side 20
6. MEDLEMSKAB OG KONTINGENT 6.1 Forslag til nye medlemmer Forslagsstilleren (medlemssponsor) stiller sit forslag skriftlig til medlemsudvalgets formand. Hvis medlemmet godkendes af udvalget, meddeles navnet på det foreslåede medlem på førstkommende klubmøde. Fraværende medlemmer orienteres straks af S via e-mail, eller hvis e-adresse ikke haves, pr. brev. (klubreferat) Indsigelse fra medlemmer skal være formanden for medlemsudvalget i hænde senest 8 dage efter forelæggelsen i klubben. Udvalget afgør suverænt, om sponsor kan invitere kandidaten som gæst. Udvalgsformanden forsyner sponsor med hvervepakke til medlemsemnet. Sponsor / Medlemsudvalg har nu ansvaret for at sætte medlemsemnet med ledsager grundigt ind i: - hvad Lions er, - hvad det koster, - forpligtigelser for Klubben og Lions International, - samt rettigheder. Sponsor inviterer medlemsemnet til klubmøde/arrangement (se bemærkninger under GÆSTER). Sponsor er ansvarlig for at tilmelde medlemsemnet (+ evt. ledsager) til administrator af afbud, så længe den pågældende ikke er optaget som medlem eller modtager selvstændig mødeindkaldelse. Medlemsemnet gives normalt lejlighed til at deltage i 3 klubmøder, før han bedes svare på, om han ønsker medlemskab. Udvalgsformanden udarbejder et katalog over personer som har været bragt i forslag. Kataloget skal indeholde såvel personer som er blevet forkastet, samt personer som ikke ønsker at deltage i vores klub. Desuden opføres medlemmer, som af anden grund end flytning, har meldt sig ud af klubben, samt medlemmer der er udmeldt på grund af restancer, eller mangel på det fornødne engagement. Kataloget skal ved klubåret afslutning gives videre til den nye formand, således at medlemsudvalget altid kan se, hvem der har været bragt iforslag. 6.2 Optagelse Når medlemsemnet (til sin sponsor) har udtrykt ønske om optagelse, meddeler sponsor dette til P og medlemsudvalgets formand. Disse fastsætter så en egnet mødeaften (gerne hvor Lady Lions deltager), og orienterer S, således at det kommende medlem bliver påført medlemslisten og modtager officiel mødeindkaldelse. Optagelsen påføres dagsordenen. K forsyner P med medlemsemblem til det nye medlem og lady Lions nål til ægtefællen. Side 21
CM husker at placerer det nye medlem og sponsor ved P, samt indkøb af blomster til ægtefællen / ledsageren Optagelsesceremonien finder sted umiddelbart efter spisningen. P byder med en kort tale det nye medlem velkommen i Klubben. Lions etiske regelsæt oplæses. Sponsor hæfter Lionsemblemet på det nye medlem, mens P bagefter (eller ved først kommende lejlighed) byder ægtefællen/ledsageren velkommen i kredsen med en buket blomster og forsyner hende med den særlige lady Lions nål, og det nye medlem får udleveret medlemspakke, den grønne håndbog og Klubhåndbog. 6.3 Opsigelse af medlemskab. Opsigelse af medlemskab skal indgives inden 31/5 for andet halvår og inden 30/11 for første halvår. Dette begrundes med medlemskontingent til Distriktet og Lions International. 6.4 Orlov Et medlem kan ansøge om orlov i en nærmere fastsat periode. Medlemmet betaler uændret kontingent ved orlov, begrundes med medlemsafgifter til Distriktet og Lions International. Orlov kan kun bevilges, hvis tilbagevenden som normalt medlem efter orlovsperioden er sandsynliggjort. Bestyrelsen afgør suverænt om et medlem kan oppebære orlov. 6.5 Kontingent Kontingent fastsættes på den ordinære generalforsamling. Kontingent betales halvårligt. Kontingentrestance kan føre til opsigelse af medlemskab. Kontingent for seniorer fastsættes på generalforsamlingen. Tiltrædelsesafgift for nye medlemmer er 0,- (betales af klubkassen). Seniorer får kontingentnedsættelse når medlemmet er fyldt 65 år. Kontingentnedsættelsen træder i kraft fra efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet fylder 65, er således til fuldt kontingent. Nye medlemmer betaler kontingent, når medlemmet er optaget i Lions. Kontingentet træder i kraft fra og med efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet optages, er således kontingentfrit. Side 22
7. GÆSTER 7.1 Medlemsemner Medlemsemner bydes med til første klubmøde af sponsor (eller mentor) efter at emnet er godkendt. Se iøvrigt afsnit om forslag af nye medlemmer. Inden mødet starter møder Sponsor i god tid sammen med medlemsemnet og præsenterer medlemmet for de øvrige medlemmer. Ved mødets start byder P medlemsemnet velkommen på det første møde. Klubkassen betaler fortæring for medlemsemnet på første møde. Hvis klubmødet er med ledsager, gives i stedet et tilskud på kr. 150,- pr. par. 7.2 Foredragsholdere eller andre indbudte gæster. Programudvalgsformand eller en af ham udpeget person tjekker 2-3 dage før mødet den endelige aftale med gæsten om deltagelsen i mødet. Gæsten modtages af CM inden mødet starter (ved foredragsholdere også af programudvalgsformanden) og bydes personligt velkommen. (husk at være til mødet i god tid) Ved mødets åbning bydes gæsten officielt velkommen af P. Klubkassen betaler gæstens fortæring på mødet. 7.3 Kabinetsbesøg P søger besøgsdato for kabinetsmedlemmer lagt på så tidligt et tidspunkt af klubåret som muligt (fx i marts før P-perioden starter) og meddeler klubbens ønsker vedr. emner m.v. til DG, VDG, ZF eller andet kabinetsmedlem. På mødeindkaldelsen optages kabinetsmedlemmet som et punkt på dagsordenen. Dette punkt bør dog kun undtagelsesvis være eneste programpunkt for en mødeaften. Kabinetsmedlemmet modtages af P og CM inden mødet start og bydes personligt velkommen. P præsenterer og byder kabinetsmedlemmet officielt velkommen ved mødets start. Kabinetsmedlemmets fortæring er for egen regning 7.4 Lions fra andre Klubber P byder disse gæster velkommen ved mødets start. Disse gæster betaler selv for deres fortæring. Side 23
7.5 Enker efter Lionsmedlemmer Indbydes i indeværende og det efterfølgende klubår, hvor ægtefællen er død, til møder, hvor ledsager deltager. S sørger for invitation af dem, i form af udsendelse af sædvanlig mødeindkaldelse med navns nævnelse. CM foranlediger ledsagelse af Lionsmedlem med nær tilknytning til afdøde. Disse gæster betaler selv for deres fortæring. Side 24
8. CHEVRON/AWARDS 8.1 Jubilæumschevron Forud for klubåret gennemgår S. medlemslisten for 10, 15, 20, 25 osv. års jubilarer og bestiller de aktuelle chevrons. Gaver ved jubilæum 10,15,20 år 1 flaske god vin max. 150,- kr. Ved 25 og 30 år en buket blomster max 200,- kr. 35 år og derover besluttes gave mv. i bestyrelsen. P og bestyrelse kan uddele MFJ og livsvarigt medlemskab. 8.2 100 % møde awards PP uddeler 100 % møde awards til medlemmer, der har haft 100 % fremmøde i sidste klubår, idet make-up medregnes. Opgørelsen over hvilke medlemmer, der er berettiget til denne award, finder sted ved klubårets afslutning og bestilles hos Lions Danmark i Hillerød til levering først i det følgende klubår. 8.3 Awards for ekstraordinær indsats i klubben P kan, såfremt han finder, at et medlem har gjort en ekstraordinær indsats i klubben, tildele medlemmet en påskønnelsesaward. P kan ansøge om tildeling af award til PP for veludført arbejde i foregående klubår Side 25
9. KLUBBENS HILSEN TIL ET MEDLEM I nedennævnte tilfælde foranlediger bestyrelsen en delegat til at møde op og aflevere en hilsen. 9.1 Fødselsdage Ved runde fødselsdage fra 40, 50, 60, 70, 75, 80 år og opefter gives Thorvald Odgaards løve eller andet der kendetegner klubben. Hvis medlemmet tidligere har modtaget dette, gives i stedet 6 fl. rødvin værdi ca. 250 300 kr. 9.2 Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup Gave (værdi 150-200 kr.) Medlemmet skal selv give meddelelse til P i god tid forud for begivenheden.. 9.3 Sygdom, hospital indlæggelse Blomster efter årstiden (værdi ca. 150-200 kr.) 9.4 Dødsfald Ved aktivt medlems dødsfald sendes krans med bånd (værdi 400-500 kr.) Ved ægtefælle til aktivt medlems dødsfald sendes bårebuket værdi 125-150 kr 9.5 Andre mærkedage Klubben yder intet. 9.6 Receptioner, jubilæum og lign. 2 fl. rødvin. (værdi ca. kr. 150,-) 9.7 Gavekomitéen Består af P og VP. Side 26
10. EKSTERNE LIONS MØDER 10.1 Generelt Deltagere i nedennævnte giver ved efterfølgende klubmøder et kort referat. 10.2 Årsmøde Klubben deltager om muligt med det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. Deltagelse i den uofficielle del af årsmødet er for deltagernes egen regning. Er årsmødet i lokalområdet kan klubben beslutte om deltagelse i gallamiddag. 10.3 Distriktsmøde Klubben deltager med mindst det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. 10.4 Midtvejsmøde Klubben deltager med i det mindste P og VP samt ledsagere. 10.5 Zonemøde Klubben deltager med størst muligt antal, mindst med P, VP og S. 10.6 PSK-møde Tiltrædende P, S og K deltager. 10.7 Orienteringsmøder Udvalgene deltager med mindst en repræsentant ved distriktets orienteringsmøder inden for udvalgenes arbejdsområde. 10.8 Chartringer og jubilæer Klubben bør lade sig repræsentere ved P, VP eller PP ved chartringer og jubilæumsreceptioner i klubber i zonen. 10.9 Møde for nye Lions Nye Lions medlemmer skal deltage sammen med deres sponsor og begge ledsagere i de af distriktet arrangerede møder for nye Lions inden for medlemskabets første 12 måneder 10.10 Nye medlemmers deltagelse Nye klubmedlemmer opfordres til at deltage i zone-, midtvejs-, eller distriktsmøde for at lære Lions organisationen uden for klubben at kende. Bestyrelsen er ansvarlig for dette. Side 27
10.11 Zonebowling Der deltages med flest muligt. (Pokalen skal gerne med hjem) 10.12 Refusion af udgifter 10.12.1 Mødeafgift Klubben betaler mødeafgift for klubbens repræsentanter, jvf nedenstående. 10.12.2 Fortæring Såfremt fortæring ikke er medregnet i mødeafgift (jvf nedenstående), betaler klubben herfor. 10.12.3 Transport Transport sker for egen regning. Udgifter til færgetransport/broafgift dækkes dog efter regning. Samtransport skal ske hvor det er muligt. 10.12.4 Specifikation af refusioner Ved følgende møder m.v. betaler klubkassen udgifter for: Årsmøde a) Generalforsamling Mødeafgift inkl. Frokost for delegater b) Gallafest Egenbetaling. Distriktsmøde Midtvejsmøde Zonemøde PSK-møde Orienteringsmøder Fuld deltagelse for 2 par, P og VP, eksklusiv Get Together. Spisning, 3 repræsentanter Spisning, 2 repræsentanter Spisning, 3 repræsentanter Egenbetaling Chartringer/jubilæer i zonen 1 repræsentant + ledsager; max.. 1000 kr. Møde for nye Lions Internationale møder. Spisning for nyt medlem + sponsor og evt. ledsagere Ved deltagelse i internationale møder, kan deltager ansøge bestyrelsen om rejsetilskud. Bestyrelsen udarbejder herefter forslag til forelæggelse i klubben. Side 28
11. KABINETSARBEJDE Et klubmedlem kan efter indstilling fra klubben eller efter eget ønske påtage sig opgaver i kabinettet efter nærmere aftale med klubben. Når et medlem af klubben har påtaget sig et kabinetsarbejde som ZF eller Chairman, skal Klubben tage hensyn hertil ved fordeling af udvalgsposter, ligesom medlemmet kan sige fra ved deltagelse i klubbens aktiviteter i det omfang, det ikke kan forliges med kabinetsarbejdet. Hvis et medlem indstilles til VD,G, DG eller højere poster i organisationen, må konsekvenserne for klubben tages op på et klubmøde, hvor der indgås en aftale med klubmedlemmet. Hvis medlemmet ikke deltager i et klubmøde pga. deltagelse i møde i forbindelse med kabinetsarbejdet, skal medlemmet have make-up for mødet, som om han har deltaget i klubmødet. Medlemmet er selv ansvarlig for at gøre S opmærksom herpå. Bestyrelsen kan bevillige tilskud til et klubmedlems deltagelse i distrikts- og årsmøder i det omfang kabinettet ikke betaler udgifterne fuldt ud. Side 29
Råd og vejledning til sponsor / mentor Som sponsor har du påtaget dig en af de vigtigste opgaver i Lions, nemlig at sikre nye medlemmer til organisationen. Det er derfor vigtigt at du gør dig din opgave klar, så det nye medlem bliver godt modtaget og får en god oplevelse i Lions. Sponsoropgaven kan naturligt opdeles i flere faser, som vil blive gennemgået i det følgende. Før første møde i klubben Det første møde med et nyt medlem kan hensigtsmæssigt holdes hjemme ved det nye medlem, hvor du skal orientere medlemmet og meget gerne dennes ledsager om er række forhold. Det kan måske være hensigtsmæssigt at du også har din egen ledsager med. - En kort orientering om Lions organisationen. Hvad er Lions og hvad står vi for. - Hvor og hvor tit mødes i. - Hvad koster det at være medlem i din klub. Samlet udgift til kontingent, spisning, fester, osv. - Er der særlige begivenheder, hvor klubben forventer at ledsager deltager aktivt - Dress Code i klubben. - Hvorledes er klubben organiseret. P;S;K - Måske lidt om møder udover klubmøder. (Zonemøder, distriktsmøder, årsmøder.) - Hvad laver klubben af aktiviteter - Hvorledes bruger klubben de indsamlede midler - Klubbens traditioner. (Årsfest, sommerafslutning, julemiddag, fødselsdag, mærkedage osv.) - Hvem er medlem i klubben. Fortæl kort om medlemmerne. - Fortæl hvorledes et nyt medlem optages i klubben. - Hvad kan du forvente af Lions - Hvad forventer Lions af dig. Udlevere og gennemgå ny folder. - Lad ledsagerne få en snak om hvad det betyder at være ledsager - Hvor kan medlemmet søge oplysninger. (Klubbens hjemmeside, Lions hjemmeside. Det første møde Det første møde i klubben er måske det vigtigste møde for det nye medlem. Det er derfor vigtigt at det nye medlem føler sig velkommen. Som sponsor har du særlige opgaver og forpligtigelser - Om muligt bør du hente medlemmet på dennes bopæl og ankomme sammen med ham - Sørg for at medlemmet bliver præsenteret for alle klubben medlemmer - Sæt dig ved siden af det nye medlem - Under mødet fortæller du hviskende hvad der sker. Uden bøder fra TT. - Fortæl, hvis det er naturligt under mødet, hvad IR, YE, DG. - Sørg for at medlemmet får mulighed for at præsentere sig og at medlemmerne får sig præsenteret overfor det nye medlem. - Besvar alle de spørgsmål, som det nye medlem har. Den første tid Den første tid er særdeles vigtig for at det nye medlem. Sponsor skal derfor løbende sørge for at det nye medlem føler sig godt tilpas i klubben - Er medlemmet kommet med i nogle udvalg - Inddrages medlemmet i klubbens aktiviteter - Udviser medlemmet interesse for klubbens arbejde - Er medlemmets ledsager blevet en del af de øvrige ledsagere Som det fremgår af ovenstående, kan det,at være sponsor for et nyt medlem, være en krævende opgave. Det kan derfor i nogle situationer være hensigtsmæssigt at det ikke er det medlem, der har identificeret det nye medlem, der automatisk er pålagt opgaven at følge det nye medlem hele vejen. Opgaven kan i nogle tilfælde med fordel overgives til et erfarent medlem med særlig interesse for at integrere nye medlemmer i klubben. (Mentor). Side 30