Til Fodbold bestyrelsen i HEI samt FU Hermed indkaldes der til bestyrelsesmøde tirsdag den 19. februar kl. 19.00. Mødet afholdes i Skæring hallen. Dagsorden: 1. Velkomst 2. Godkendelse af sidste referat 3. Gennemgang af action punkter fra sidste referat er aftalte aktiviteter gennemført 4. Status og videre forløb i strategiproces 5. Udkast årsregnskab 2012 6. DBU e-mail, Få bedre resultater via Fair Play, v/blh Er dette noget vi skal tage ind i uddannelsesplanen for 2013? 7. Status på samtaler med Glenn Orientering fra samtaler og budget for 2013 8. Opfølgning op U19 sagen Status, hvorledes er tilbagemelding fra bestyrelsen modtaget 9. Multibane Status med sidste nyt 10. Taktik-rum Udover fodbold taktik-tavle, vil det være interessant med en projektor 11. Medlemsstatus Opgørelse over antal medlemmer, evt. drøftelse af aktiviteter for ajourføring 12. Status aktiviteter omkring HEI hallen Punktet medtages hvis der bliver afholdt møde i halbestyrelsen inden bestyrelsesmødet. 13. Leder pokal indstillinger 14. Fondraising input fra Bjarne Sund, status ved Henrik 15. Banekridtning Status 16. Generalforsamling Status og opfølgning 17. Mødekalender frem til generalforsamling Aftale tidspunkter for bestyrelsesmøder frem til generalforsamling Bemærk for punkterne Bordet rundt og Eventuelt; bestyrelsen kan som udgangspunkt ikke træffe beslutninger under disse punkter. Punkter der skal træffes beslutninger omkring skal være indsendt og påført dagsordenen. 18. Bordet rundt, herunder (såfremt der er nyt) orientering fra børneudvalg, ungdomsudvalg, seniorherrer, seniordamer 19. Eventuelt Husk mødelokalets ti bud:
Træd i karakter som mødeleder, så det er klart fra starten, hvem der styrer Start til tiden luk døren og begynd selvom alle ikke er kommet Byd velkommen og introducer nye mødedeltagere Sig hvornår mødet slutter Hav en dagsorden hvor det fremgår, hvad der skal udrettes, med en sætning under hvert punkt. Styr snakken og taletiden, deltagerne skal komme med deres pointer hurtigt Anerkend mødedeltagernes holdninger og ideer Sørg for at konkludere efter hvert punkt Gør det klart efter hvet punkt, hvem der gør hvad Afslut mødet til tiden Mange sportslige hilsner HEI Fodbold Henrik Skovsby Sekretær
Referat: Tilstede: Claus Rehoff Hansen (CRH), Bjarke Lütje Hansen (BLH), Jette Petersen (JP), Birgitte Henckel (BH), Kim Elgaard (KE) Niels Sommer (NS) og Henrik Skovsby (HS) Ikke tilstede: Afbud: Referat: Henrik Skovsby Ad. 1: Velkomst: Formanden bød velkommen til årets 3. bestyrelsesmøde. Ad. 2: Godkendelse af sidste referat: Referatet fra den 22. januar og 4. februar 2013 blev godkendt. Ad. 3: Gennemgang af action punkter fra sidste referat: er aftalte aktiviteter gennemført KE arbejder videre på automatisering af indmeldelses- og udmeldelsestilbagemelding til medlemmer. KE arbejder fortsat med Kim Wehrs vedr. tøjkoncept. CRH har haft møde U13A trænergruppe. Der blev ikke fundet en endelig løsning, hvorfor CRH og HS forsøger at etablere et nyt møde. KE har undersøgt, hvor mange der kan deltage på Coerver træning den 17. marts 2013 der er plads til 30 personer, tilmelding efter først til mølle princip. HS har ikke fået forespurgt halbestyrelsen, hvor bandemål forefindes. HS spørger på næste halbestyrelsesmøde. Ad. 4: Status og videre forløb i strategiproces: BLH vil præsentere stillingsopslag på generalforsamlingsmødet. Ad. 5: Udkast årsregnskab 2012: HS fremlagde udkast til årsregnskab 2012. Bestyrelsen havde enkelte rettelser. HS gennemgår udkastet med revisor onsdag den 27. februar 2013. Ad. 6: Emner fra HEI: Skal den nuværende foreningsstruktur i form af HEI bevares? Som udgangspunkt har fodbold ingen interesse i at opsplitte HEI, hvis underafdelinger, som ikke har geografisk tilknytning HEI hallens og fodboldbanernes område ikke ønsker at indgå i fællesskabet under HEI, så kan HEI fodbold sagtens se en stærkere koncentration af de underforeninger med geografisk tilknytning til HEI hallens område. Bør FU nedlægges? Hvis HEI fortsætter som parably forening, så bør der være et FU, dog kunne man foretage rationalisering af diverse bestyrelser. Eksempelvis kunne man nedlægge halbestyrelsen og lade FU overtage denne opgave. Samtidig kunne man vælge at decentraliser eksempelvis de administrative opgaver ud til de enkelte underforeninger.
Ad. 7: DBU e-mail, Få bedre resultater via Fair Play, v/blh: Er dette noget vi skal tage ind i uddannelsesplanen for 2013? JP tager kontakt til DBU mhp. at få etableret en uddannelsesaften. Ad. 8: Status på samtaler med Glenn: Orientering fra samtaler og budget for 2013 BLH har haft møde med Glenn. Bestyrelsen godkender, at Glenn kan fungere såvel som fleksjob ansat som frivillig træner. Bestyrelser mener at Glenns ansættelse som fleksjob samtidig bevirker, at man forventer, at han ikke tager trænerjob i andre klubber. Glenn kan selv vælge mellem fri telefon eller skattefri godtgørelse til telefon. Såfremt sidstnævnte vælges, skal selv afholde omkostninger til telefon i fleksjobbet. Ad. 9: Opfølgning på U19 sagen: Status, hvorledes er tilbagemelding fra bestyrelsen modtaget U19 har ikke givet tilbagemelding på fremsendt oplæg fra bestyrelsen. Ad. 10: Multibane: Status med sidste nyt BLH har haft møde med Skæring Skoles Klubben. Klubben/skolen vil forestå vedligehold og rengøring af banen. Ved hærværk eller anden form for vedligeholdelse af banen, så talte man om at fastlægge en fordelingsnøgle eksempelvis efter timeforbrug af banen. Man diskuterede endvidere fordeling af, hvilke dage HEI fodbold ønsker banen til rådighed. Man diskuterede sidst HEI Fodbolds indskud, som BLH meddelte kunne være i størrelsesordenen dkk 200.000,- og dkk 200.000,- skal rejses via fondraising. Ad. 11: Taktik-rum: Udover fodbold taktik-tavle, vil det være interessant med en projektor Bestyrelsen mener ikke, at en projekter er relevant i det pågældende rum. Bestyrelsen foretrækker, at man i stedet opsætter projekter i de to øvrige mødelokaler. Virklund Sport eller Fodboldbutikken.dk har formentlig taktiktavler. JP undersøger. Ad. 12: Medlemsstatus: Opgørelse over antal medlemmer, evt. drøftelse af aktiviteter for ajourføring Der skal indkaldes til et seniormøde snarest mulig mhp. vurdering af om der skal tilmeldes et herre senior hold. Ad. 13: Status aktiviteter omkring HEI hallen: Punktet medtages hvis der bliver afholdt møde i halbestyrelsen inden bestyrelsesmødet.
Der har ikke været afholdt møde siden sidst. Ad. 14: Leder pokal: indstillinger Der er modtaget et par indstillinger. Birgitte tilsikrer indhentning af pokaler og efterfølgende indgravering. Ad. 15: Fondraising: input fra Bjarne Sund, status ved Henrik HS har undersøgt muligheden for fondraising jfr. input fra Bjarne Sund, men er blevet henvist til flere forskellige og er havnet i en blindgyde ift. den foreslået fondraising-mulighed og vil således ikke undersøge videre. Ad. 16: Banekridtning: Status Maskinen er bestilt og levering afventes til sæsonstart. Glenn skal finde ud af, hvor maskinen bedst placeres, men dog tilsikrer accept fra nuværende bruger af eventuel placering. Ad. 17: Generalforsamling: Status og opfølgning Bestyrelsen møder ½ time før generalforsamlingen mhp. underskrift af regnskabet. Alle fremsender til BLH ca. ½ side med noter vedr. respektive områder. Ad. 18: Mødekalender frem til generalforsamling: Aftale tidspunkter for bestyrelsesmøder frem til generalforsamling Der er ingen møder inden generalforsamlingen. Ad. 19: Bordet rundt, herunder (såfremt der er nyt): orientering fra børneudvalg, ungdomsudvalg, seniorherrer, seniordamer CRH: Ingen møder i AGF samarbejdet siden sidst. Der er pt. deltagelse af 3 spillere fra HEI med AGF i talentsamarbejdet. Der er ikke fundet løsning ift. træner på U13 og U15 pigeholdene. Der arbejdes videre med forskellige muligheder. U13 drenge B og C er så mange spillere, at de nu er behov for en yderligere træner. CRH leder efter muligheder. KE: Der blev afholdt børneudvalgsmøde mandag den 18. februar 2013. KE tager på næste bestyrelsesmøde punkt med vedr. hold udlæg. Der blev spurgt til muligheder vedr. målmandstræning KE arbejder videre på løsning. Der blev spurgt til tilskud fra klubben vedr. Sejs Cup. Klubben betaler holdgebyret samt tilskud til tilmeldingsgebyr. Der mangler kamptøj til U9 piger og U8 drenge. Der skabes et overblik over, hvad vi har liggende at trøjer.
Forespørgsel til halbestyrelsen: Lørdag formiddag til træning er hallen rodet og der ligger papir på banen. BH: Damesenior har haft opstartsmøde. 18 spillere var mødt op. Der blev talt om målsætning og struktur. Første træning fandt sted mandag den 18. februar. Der blev opfordret til at man via forældre og øvrige kontakter blev fundet sponsorer bl.a. til nye trøjer. Man har målsætning om top 3 placering i serie 1. JP: Der arbejdes pt. på holdtilmeldinger. Der er deadline den 20. februar til træningsturnering. Der er udsendt meddelelse om tilmelding til fodboldskole. Micro fodboldskole bliver åbnet i næste uge. NS: Der vil blive afholdt snarlig spiller mhp. på at se om man kan samle et serie 5 hold. Der forventes ikke at komme spillere fra det lukket serie 6 hold. Ad. 10: Eventuelt: Der var ikke input til punktet. Af hensyn til U19 turs til Holland og Dameseniors Bording tur blev det blev besluttet, at der køres en kontingent kørsel hurtigst muligt mhp. få konstateret, hvem der betaler fra U19.