Bliv selvstændig - med ro i maven
Du har taget en stor beslutning om at blive selvstændig. Det betyder, at der er mange regler, du skal sætte dig ind i, så du får en rigtig god start på din nye tilværelse som selvstændig med egen virksomhed. For at du kan have ro i maven, er det godt at have styr på reglerne. Derfor har Revision Limfjord skrevet denne vejledning til dig. Vejledningen er ikke udtømmende, men giver dig et godt overblik over de vigtigste emner, du skal forholde dig til. Indhold side side 01 Registrer din virksomhed 3 02 Driver du virksomhed eller er det en hobby? 3 03 Momsregistrering 3 04 Værd at vide om regnskab og bogføring 3 05 Kasseregnskabet 4 06 Bogfør løbende 5 07 Regnskabsmateriale 5 08 Fakturaer og kassebon 5 09 Forenklet faktura 6 10 Årsregnskab 6 11 Personligt ejede virksomheder 7 12 Selskaber 7 13 Skat 7 14 Fradrag 7 15 Afskrivning 8 16 Renter 8 17 Bygninger 8 18 Driftsmidler 8 19 Biler 9 20 Repræsentationsudgifter 10 21 Fri telefon og internetforbindelse 10 22 Forbrug af egne varer 10 23 Forsikringer 10 24 Yderligere vejledning 11 Udgivet af Revision Limfjord, juni 2014 TEKST: Jeanette Lund Kommunikation GRAFISK DESIGN: Tina Munch, Onno FOTO: Mette Johnsen (forside stock foto) 2
01 Registrer din virksomhed Det første, du skal gøre, er at registrere din virksomhed hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (www.virk.dk). Her registreres virksomhedens grundoplysninger gratis, og du skal gøre det senest otte dage, før du starter. Når du har gjort det, får du dit CVR-nummer, og din virksomhed er registreret hos SKAT, så der kan opkræves og afregnes skat og moms. Når du registrerer din virksomhed, bliver du automatisk tilmeldt TastSelv Erhverv. (www.skat.dk/tastselverhverv). Her skal du registrere din virksomhed særskilt for hvert af disse områder, hvis du vil betale: Moms (hvis din omsætning bliver over kr. 50.000 inden for en 12-måneders periode) Lønsumsafgift (hvis du har momsfri omsætning) Afgifter A-skat mv. (hvis du er arbejdsgiver) Importør og/eller eksportør (hvis du handler med lande udenfor EU) 02 Driver du virksomhed, eller er det en hobby? Det er vigtigt for dig at få afklaret, hvordan SKAT ser på din virksomhed. Er det en erhvervsvirksomhed eller en hobby? Det er ikke altid, at SKAT forstår det samme ved begrebet virksomhed, som du gør. Er din virksomhed momsregistreret, er det ikke ensbetydende med, at den også er godkendt som erhvervsvirksomhed skattemæssigt. SKAT lægger vægt på, hvad dit formål er med virksomheden, og om det er dit hovedformål at tjene penge. Du skal ikke bare have et mål om at tjene penge, du skal rent faktisk også have virksomheden til at give overskud i hvert fald inden for de nærmeste år. Dit overskud skal være så stort, at du kan forrente de penge, som du eventuelt har investeret, og du skal også have til en fornuftig løn til dig selv. 03 Momsregistrering I Danmark opkræver vi 25 procent moms af stort set alle varer og ydelser, som virksomheder sælger. Du skal momsregistrere din virksomhed, hvis du forventer, at du vil have en omsætning på over 50.000 kr. årligt. Det er vigtigt, at du momsregistrerer dig, så snart du regner med at sælge for mere end 50.000 kroner inden for en 12 måneders periode. Hvis du venter, til du har solgt for 50.000 kr., kan du måske ikke få lov til at trække momsen på dine investeringer fra. Det er din omsætning, og ikke din fortjeneste, der afgør, hvornår du skal momsregistreres. 04 Værd at vide om regnskab og bogføring Når du er selvstændig, har du pligt til at lave et regnskab for virksomheden, hvor indtægter og udgifter bogføres. Det er vigtigt for dig, at du kan følge med i, 3
om virksomheden tjener penge. Du skal derfor løbende have overblik over, om der er penge til at betale udgifter nu og senere, og derfor skal du have et bogføringssystem, som kan hjælpe dig med overblikket. Du kan aftale med din revisor, hvordan du kan gøre det. Bogføringen kan virke som en uinteressant opgave, men det er din mulighed for at følge med i, hvordan din virksomhed trives. Der er ingen krav til, hvem der skal ordne bogføringen, så du har selv mulighed for at vælge den løsning, der passer bedst til dig. Uanset hvordan du gør, skal du vide, at det altid er virksomhedens ejer, der er den ansvarlige. Du kan f.eks. vælge at føre kasseregnskabet selv og lade en revisor eller et bogføringsbureau stå for bogføringen. Du kan også vælge selv at stå for det hele eller ansætte en til at stå for det hele. Sørg for at føre regnskabet regelmæssigt, så du løbende kan følge med i, hvordan din virksomhed udvikler sig. Som nystartet skal du afslutte dit momsregnskab hvert kvartal. Afhængig af hvor meget du omsætter for, kan det efter 2 år være hver måned, kvartalsvis eller halvårligt. Dit skatteregnskab skal afsluttes hvert år. Du skal huske, at du skal gemme dit regnskab, bilag og bogføring i fem år også selvom du stopper med at drive virksomheden. Det skal gemmes i fem år regnet fra udløbet af regnskabsåret, så materialet fra 2013 skal f.eks gemmes til og med 31. december 2018. 05 Kasseregnskabet Der er en række krav til dit regnskab. De vigtigste er: Før hver dag et kasseregnskab over alle ind- og udbetalinger. Optæl så vidt muligt dagligt kassebeholdningen og afstem med kasseregnskabet. 4
Bogfør evt. kassedifferencer med det samme. Hvis du hæver penge fra kassen privat eller indskyder et beløb privat, skal det fremgå af kasseregnskabet. Du skal kunne fremlægge bilag som dokumentation for alle indtægter og udgifter. 06 Bogfør løbende Du skal føre det, der kaldes et dobbeltbogholderi. Det betyder, at du for eksempel på en kasse- eller bankkonto bogfører indog udbetalinger og på en anden konto, som for eksempel varesalgskonto eller varekøbskonto, bogfører det tilsvarende beløb. For at holde styr på det, skal du oprette en kontoplan, der er en oversigt over, hvordan du sorterer dine indtægter og udgifter. Alle indtægter og udgifter af samme type skal bogføres på samme konto hver gang. Hver konto skal have sit eget navn. En ny virksomhed har ofte kun behov for en kontoplan med få konti med præcise og dækkende navne. Eksempelvis konti for varesalg, varekøb, kontorartikler og bildrift samt konti for kasse og bank. Tal med din revisor før du går i gang. Han har typisk et forslag til en kontoplan, som du kan bruge som udgangspunkt. 07 Regnskabsmateriale For at dit regnskab skal blive så retvisende og korrekt som muligt, er det vigtigt, at du er omhyggelig med at gemme papirer, kvitteringer mv. Du skal nemlig dokumentere alle de tal, du bogfører i regnskabet med bilag. Du skal derfor gemme kvitteringer, fakturaer mv. for varer og ydelser til virksomheden samt følgesedler, kontrakter og rekvisitioner. Du skal også gemme bilag, der har med dit salg at gøre. Dvs. fakturaer, kreditnotaer, afregningsbilag, ordresedler, kontrakter, aftalebøger og kundekartoteker. Hvis du har ansatte, skal du endvidere gemme arbejdskort, lønsedler, kørselsbilag mv. 08 Faktura og kassebon Det er ikke lige meget, hvilke oplysninger din faktura indeholder. Din faktura skal indeholde: Fakturanummer med fortløbende nummerering Fakturadato Virksomhedens navn, adresse og SE-/ CVR-nummer Kundens navn og adresse Varen eller ydelsens art, mængde og pris Leveringsdato, hvis den er forskellig fra fakturadato Gældende momssats (25 procent) Momsbeløbet Momsgrundlaget, pris pr. enhed, evt. prisnedslag, bonus og rabatter, hvis de ikke er indregnet i prisen pr. enhed. 5
Derudover kan det være praktisk for dig og din kunde, at følgende fremgår: Kundenummer Forfaldsdato Kontaktoplysninger Bank og/eller girokonto 09 Forenklet faktura Der er mulighed for at udstede en mere forenklet faktura, hvis fakturaen er til andre erhvervsdrivende og på maks. 750 kr. inkl. moms. I det tilfælde er minimumskravet til fakturaen: Sælgers navn og momsnummer Fakturadato Leverancens art Momsbeløbets størrelse (det kan gøres ved at skrive, at momsen udgør 20 procent af det samlede beløb) 10 Årsregnskab Virksomhedens årsregnskab består altid af: En resultatopgørelse (driftsregnskab) En balance (status) Bevægelserne i egenkapitalen Din resultatopgørelse viser, hvor meget virksomheden har tjent i perioden, og om der er overskud eller underskud. Balancen angiver, hvor meget virksomheden ejer eller skylder væk på et bestemt tidspunkt samt størrelsen af virksomhedens egenkapital. Egenkapitalen er forskellen mellem det, virksomheden ejer og det, den skylder væk. For at lave regnskabet skal du have lister over: Tilgodehavender Gæld Varelager Igangværende arbejde Hvis du udelukkende eller overvejende sælger til private forbrugere, kan du også udstede en forenklet faktura, hvis fakturabeløbet er under 5.000 kr. inkl. moms. Bruger virksomheden et kasseapparat, er det nok at udlevere en bon med de samme oplysninger som på en forenklet faktura. Det kan være en rigtig god ide at anskaffe sig et it-program, som automatisk udsteder fakturaer med de korrekte oplysninger. 6
11 Personligt ejede virksomheder Er din virksomhed personligt ejet, er det vigtigt, at du opbevarer dit årsregnskab og skatteoplysninger men du skal normalt ikke sende det ind sammen med selvangivelsen. 12 Selskaber Hvis du har et ApS eller et A/S, skal dit regnskab revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Årsregnskabet skal også have en årsberetning, hvor selskabets økonomiske udvikling beskrives med baggrund i årsregnskabet. Visse virksomheder kan dog undtages fra revisionspligten. Dit årsregnskab skal underskrives af revisoren, direktionen og evt. en bestyrelse og så skal det godkendes på selskabets generalforsamling. Erhvervsstyrelsen skal senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning have det tilsendt, og derefter kan alle interesserede rekvirere det derfra. 13 Skat Når SKAT har ændret i din forskudsregistrering, bliver der beregnet en a conto B-skat/AM-bidrag af din indkomst i virksomheden. Den beregnede skat skal betales i lige store rater hver den 20. i måneden - undtagen i juni og december, som er betalingsfri. 14 Fradrag De udgifter, der knytter sig til virksomheden, kan du trække fra dine indtægter. Det er svært at give et overblik over alle dine muligheder, så listen her er ikke udtømmende. Du skal være opmærksom på, at skatte- og momsreglerne ikke er ens, og at der på nogle områder er meget forskel på, hvad du kan fradrage. Du skal være opmærksom på SKATs vurdering af, om din virksomhed er erhvervsmæssig eller en hobbyvirksomhed. Selvom du har trukket dine udgifter til virksomheden fra i årevis og SKAT ikke har reageret er det ikke det samme som, at SKAT har godkendt det. Især hvis virksomheden flere år i træk giver underskud, kan SKAT vurdere, at der er tale om en hobbyvirksomhed. Da man ikke kan trække udgifter i hobbyvirksomheder fra i andre indtægter end virksomhedens egne, kan du få et skattemæssigt eftersmæk. Når du har besluttet dig for at starte egen virksomhed, skal du straks få ændret din forskudsregistrering. Gør det også uanset om du måske i en periode fortsætter som lønmodtager. Fortæl SKAT at du vil have forskudsregistreringen ændret, fordi du starter egen virksomhed. 7
Som udgangspunkt har du: Fuldt fradrag for udgifter, der kun vedrører din virksomhed Aldrig fradrag for udgifter, der kun vedrører dit privatforbrug Delvist fradrag for udgifter, der vedrører både dit privatforbrug og din virksomhed Dine driftsomkostninger er de vigtigste fradrag i din virksomhed. Det er de udgifter, du har i løbet af året, som er nødvendige for at sikre, vedligeholde eller erhverve indkomst i din virksomhed. Et vigtigt råd er: Gem altid dine bilag kun på den måde kan du sikre dig muligheden for at få fradrag for dine udgifter. 15 Afskrivning De ting, du køber til din virksomhed, kan du normalt trække fra i skat det år, du køber dem. Har du udgifter til køb af bygninger, installationer og driftsmidler, som for eksempel maskiner, inventar og biler, kan du ikke trække det fuldt ud fra i skat det år, du køber det. I stedet skal udgiften fordeles over en årrække, så du på den måde afskriver den. 16 Renter Ligesom lønmodtagere har selvstændige også skattemæssigt fradrag for renteudgifter og beskattes af renteindtægter. Renterne er kapitalindkomst, så de har en lavere fradragsværdi end andre udgifter. Har du meget store renteudgifter i din virksomhed, kan det måske være en fordel at bruge virksomhedsordningen, hvor renteudgifterne får en større fradragsværdi. 17 Bygninger Du har fradrag for huslejen, hvis du lejer dig ind i de bygninger, hvor du har din virksomhed. Du kan skattemæssigt afskrive på de bygninger, du ejer og bruger erhvervsmæssigt, hvis du bruger dem til et afskrivningsberettiget formål. Hvert år kan du på den måde fratrække en procentdel af købesummen for bygningen i din indkomst. I øjeblikket er det fire procent, men tjek det på SKATs hjemmeside eller spørg din revisor. 18 Driftsmidler Du kan fradrage mindre driftsmidler straks i det år, hvor du køber dem. Det gælder for driftsmidler, der enkeltvis koster under 12.600 kr. (2014). Større driftsmidler som maskiner, inventar og lignende skal afskrives en gang om året. De skal indgå i et fælles regnskab, så du skattemæssigt afskriver (fradrager) på den samlede købesum for driftsmidlerne (saldoen) en gang årligt. Afskrivningen kan ske med en sats mellem 0 og 25 procent det behøver ikke være hele procenter. Afskrivningen kan altså højst være 25 procent af den afskrivningsberettigede 8
saldoværdi. Indskyder du driftsmidler, som du hidtil kun har brugt privat, kan du skattemæssigt afskrive på værdien af driftsmidlerne. Du opgør værdien som handelsværdien på det tidspunkt, du overfører driftsmidlerne til virksomheden. 19 Biler Du bør drøfte muligheder for fradrag og beskatning af din bil med din revisor, for der er flere forskellige måder, det kan sammensættes på. Som udgangspunkt har du fradrag for køb og drift eller leje af en bil, som du bruger i din virksomhed. Det gælder i princippet også, hvis du vælger at bruge en bil, du har i forvejen. Biler og moms Køber du en personbil, har du ikke fradrag Momsfradraget på køb og drift af dine biler afhænger af, hvilken bil du vælger, og hvad du bruger den til. Herunder beskriver vi de generelle momsregler, men vil du have detaljerede oplysninger, skal du kontakte SKAT eller din revisor. Momsfradrag - køb af biler Køber du en personbil, har du ikke fradrag for momsen heller ikke selvom du kun bruger den i virksomheden. Køber du en almindelig varevogn på gule plader, har du fuldt fradrag for momsen, hvis du kun bruger den i din momspligtige virksomhed. Skal du også bruge den privat, har du ikke fradrag for momsen. Der gælder særlige regler for svinkeærinder mv., hvis din varevogn kun skal bruges i den momspligtige virksomhed, er specialindrettet og ikke vejer over fire tons. Du kan læse mere om det i SKATs pjece Varebiler på gule plader. Du har fuldt fradrag, hvis du køber en stor vare- eller lastvogn på over tre tons tilladt totalvægt hvis du kun bruger bilen i virksomheden. Bruger du den både til private formål og i virksomheden, kan du få et forholdsmæssigt fradrag. Momsfradrag - drift af biler Du kan ikke trække momsen på driftsudgifterne fra, hvis du kører i en personbil (hvidpladebil) og det er uanset, hvor meget du bruger bilen erhvervsmæssigt. Du kan trække al moms på driftsudgifterne fra også det der gælder privat kørsel hvis du kører i en almindelig varevogn på gule plader og har en omsætning på over 50.000 kr. om året. Du kan trække al moms på driftsudgifterne fra, hvis du kører i en vare- eller lastvogn på over tre tons tilladt totalvægt men så må du kun bruge bilen i virksomheden. Bruger du den både i virksomheden og til private formål, kan du få et forholdsmæssigt fradrag. Leje eller leasing af biler Du kan ikke trække moms fra, hvis du lejer en personbil. Hvis du lejer den i mere end seks måneder, gælder der dog særlige regler. Du kan trække momsen fra, hvis du lejer eller leaser en almindelig varevogn på gule plader, men du må kun bruge bilen i din virksomhed. Hvis du også bruger bilen privat, kan du trække 1/3 af momsen på lejen fra. 9
På driften har du fuldt fradrag også selvom du bruger bilen privat. 20 Repræsentationsudgifter De udgifter, som du afholder, når du afslutter en forretning eller plejer dine forretningsforbindelser, kalder man repræsentationsudgifter. Det kan for eksempel være udgifter til: Måltider Restaurationsbesøg Drikkevarer Gaver Jubilæer Rejser Udflugter Gem altid dine bilag, så du kan dokumentere dine udgifter, og husk altid at notere på bilaget, i hvilken anledning udgiften er afholdt. Du kan trække 25 procent fra i skat på dine repræsentationsudgifter. Udgifter til reklame har du fuldt skattemæssigt fradrag for. For hotel- og restaurantbesøg gælder der særlige momsregler. Læs mere på SKAT eller spørg din revisor. 21 Fri telefon og internetforbindelse eller internetforbindelse, som indgår i den erhvervsmæssige virksomhed, skal betale skat af 2.600 kr. (2014) om året. Den private benyttelse af en internetforbindelse beskattes dog ikke, såfremt den erhvervsdrivende fra sin computer har adgang til virksomhedens netværk. Har der kun været adgang til at benytte telefon/internetforbindelse privat en del af året, nedsættes den skattepligtige værdi svarende til det antal hele måneder, hvor der ikke har været adgang til at benytte telefon/ internetforbindelse privat. 22 Forbrug af egne varer Du kan ikke få skattefradrag for de til virksomheden købte varer, som du udtager til privat brug. Fremgår privatforbruget ikke af regnskabet, bliver der skattemæssigt fastsat en skønnet værdi heraf. 23 Forsikringer Som selvstændig skal man sørge for at få tegnet de nødvendige forsikringer. Nogle forsikringer er lovpligtige, andre er frivillige. Det er f.eks. lovpligtigt at tegne en arbejdsskadeforsikring, hvis virksomheden har ansatte. Spørg altid dit forsikringsselskab om, hvilke forsikringer, der skal og kan tegnes for netop din virksomhed og vurder herefter, evt. i samarbejde med din revisor, hvilke forsikringer din virksomhed har brug for. En selvstændig erhvervsdrivende, der har adgang til privat at benytte telefon 10
Yderligere vejledning 24 Der findes en række hjemmesider med relevante informationer til selvstændige: www.skat.dk/tastselverhverv www.skat.dk/iværksaetter www.virk.dk www.startvaekst.dk www.webreg-portal.dk Notater:
Revision Limfjord er Danmarks største registrerede revisionsfirma med 110 medarbejdere. Vi er altid tæt på dig med kontorer i Hurup, Nykøbing Mors, Nørresundby, Skive, Struer og Thisted. Vi er i øjenhøjde med vores kunder, og vores hovedmål er at sikre kunderne fagligt korrekt betjening. Derfor prioriterer vi et veluddannet og engageret personale meget højt. Læs mere på: www.revisionlimfjord.dk Hurup Nykøbing Mors Nørresundby Skive Struer Thisted