Hovedbestyrelse Referat - møde den 3. marts 2015

Hovedbestyrelse Referat - møde den 3. marts 2015 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen (forlod mødet efter punkt 3.1) Steen Hagstrøm Benny Poulsen Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf. 48 17 22 21 Fax 48 17 76 03 alleroed@bdk.dk www.boligkontoret.dk Lillerød Boligforening: Henrik Bomholt, lokalinspektør Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 3. marts 2015, kl. 17.00 21.30, i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Orientering fra udvalg 7. Eventuelt 8. Næste hovedbestyrelsesmøde 9. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Driftsbudget, Fællesdriften 2. Aftale om E-syn 3. Tidsplan for E-syn 4. Oplæg om E-syn 5. Oplæg om ansættelser med socialt formål 6. Ekspropriation, areal langs Banevang 7. Afdeling 5, brev til Tilsynet 8. Afdeling 5, brev fra Allerød Kommune 9. Afdeling 17, notat fra Byggeskadefonden

1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Foreningen Ejendomskontoret Afdeling 20 Fællesdriften regnskab 2014/15 Boligkontoret Danmark har noteret sig, at der fra flere afdelingsbestyrelsers side fremsættes ønsker om et bedre overblik over ejendomskontorets driftsudgifter. Hidtil er hver enkelt udgift ført for sig, hvorved der i afdelingernes bogholderi fremgår mange beløbsmæssige mindre posteringer og det er svært at skabe sig et samlet overblik over udgifternes art og omfang. Boligkontoret har derfor arbejdet med en løsning, hvor der nu er oprettet en selvstændig afdeling, betegnet Afdeling 20 Fællesdriften. Der vil blive aflagt et regnskab for Afdeling 20 for indeværende periode, 1. maj 2014 30. april Regnskabet vil fungere som en mellemregning, idet udgifterne dækkes af indtægter fra de afdelinger, der er tilknyttet Fællesdriften, og efter de givne fordelingsnøgler. Der vil i indeværende regnskabsperiode blive foretaget en række omposteringer. Det vil for regnskabet 2014/15 være de udgifter, der er medtaget i det budget for kontorets drift, der er vedtaget i hovedbestyrelsen i forbindelse med husets ibrugtagning. Driftsbudgettet er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Nyt budget for ejendomskontorets drift vil blive udarbejdet, når regnskabet for Afdeling 20 er udarbejdet. Øvrige udgifter og indkøb til lager I forbindelse med oprettelse af Afdeling 20 Fællesdriften er der gjort overvejelser om hvor vidt andre udgifter relateret til foreningens ansatte i Fællesdriften skal føres i Afdeling 20, eller som hidtil posteres direkte i afdelingerne efter gældende fordelingsnøgler. Fx udgifter til arbejdstøj og kurser. I Fællesdriften indkøbes diverse smådele til lager, og udgifterne er hidtil posteret i afdelingerne ved indkøb og efter fordelingsnøglerne. Det sker ud fra en forventning om, at der over tid sker en forholdsmæssig fordeling af lageret, hvor udgifterne i hver enkelt afdeling stort set stemmer overens med forbruget. Denne praksis er fra flere afdelingsbestyrelser blevet udfordret, og der synes behov for en ændring. En ændring kan indebære, at indkøbet til lager føres i Afdeling 20 Fællesdriften, og faktureres ud i de enkelte afdelinger ved brug. Det medfører en administrativ byrde for Fællesdriften. Hovedbestyrelsen anmodes om, at forholde sig til, om øvrige udgifter relateret til de ansatte i Fællesdriften og indkøb til lager skal føres i Afdeling 20 Fællesdriften, i givet fald vil det kunne træde i kraft fra det nye regnskabsår 1. maj at hovedbestyrelsen forholder sig til regnskabsførelsen af udgifter relateret til ejendomskontoret og Fællesdriften, som anført i oplægget. side 2/10

Hovedbestyrelsen tilsluttede sig, at der oprettes en Afdeling 20, Fællesdriften. I indeværende regnskabsperiode udgiftsføres de udgiftstyper, der fremgår af det vedtagne budget for ejendomskontoret. Hovedbestyrelsen besluttede, at udgifter til arbejdstøj og kurser fra og med den 1. maj 2015 skal medtages i regnskabet for Afdeling 20. Hovedbestyrelsen besluttede, at der fra og med 1. maj 2015 skal ske en ændring i postering af udgifter til lager, således at afdelingerne betaler for den faktiske anvendelse af lagervarer. Det blev aftalt, at lokalinspektør Henrik Bomholt udarbejder en beskrivelse af den administrative forretningsgang, og fremkommer med et skønnet tidsforbrug for det administrative merarbejde ændringen giver. På mødet spurgte Ole Pedersen indtil en verserende forsikringssag, hvor en traktor er stjålet. Tonny Bjørn oplyste, at forsikringssagen endnu ikke er færdigbehandlet og der rykkes herfor af Boligkontoret Danmark. 2.2 Foreningen - Elektroniske syn / E-syn Hovedbestyrelsen har senest på møde den 4. november 2014 drøftet E-syn i Lillerød Boligforening. Hovedbestyrelsen besluttede, at der skal arbejdes videre med indkøring af E-syn, gerne i løbet af Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af Jette Jungersen, Michael Petersen, Henrik Bomholt og en medarbejder fra Fællesdriften der varetager syn. Gruppen har til opgave at forberede et beslutningsoplæg, herunder klarlægge en række forhold der kan gælde i indkøringen af E-syn. Arbejdsgruppen har afholdt tre møder, hvor de blandt andet har fået vist systemets funktionalitet og muligheder. Arbejdsgruppen har også været på studietur til Herning, hos Fælles- Bo, der har flere års erfaringer med brug af E-syn. Erfaringerne viser, at der i FællesBo har været en væsentlig tidsbesparelse i hele fraflytningsprocessen, for synsmedarbejderne, samt i hele sagsbehandlingen af flyttesagerne. På den baggrund vurderer arbejdsgruppen, at der også i Lillerød Boligforening kan opnås tilsvarende tidsbesparelser. Den samlede arbejdsgruppe indstiller, at Lillerød Boligforening indkører E-syn i løbet af Boligkontoret Danmark har udarbejdet udkast til aftale mellem Boligkontoret og Lillerød Boligforening om E-syn. Aftalen er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. Hvis hovedbestyrelsen på mødet den 3. marts 2015 træffer beslutning om E-syn, er der udarbejdet en tidsplan for processen, der gør det muligt at indføre E-syn i løbet af Tidsplan er vedlagt denne dagsorden som bilag 3. Finansiering af E-syn Til brug for hovedbestyrelsesmødet den 4. november 2014 var bilagt dagsordenen et oplæg til E-syn. Dette oplæg er vedlagt denne dagsorden som bilag 4. Det fremgår af oplægget, at indkøringen af E-syn vil beløbe sig til 908.000 kr. inkl. moms. Det endelige beløb vil dog afhænge af antal boligtyper og omfanget af udstyr til medarbejderne, hvorved beløbet er bedste skøn. Langt størstedelen af beløbet dækker udgifterne til opmåling af boligerne og digitalisering af plantegninger. Der kan være flere modeller for finansiering af beløbet (eller en kombination heraf): 1. Beløbet dækkes fuldt ud af midler fra foreningens dispositionsfond og/eller arbejdskapital. Det ses imidlertid ikke hensigtsmæssig, at trække et så stort beløb fra dispositionsfonden og/eller arbejdskapitalen de kommende år, set ud fra de aktuelle likvide saldi. Derudover kapitaliseres tidsbesparelserne ikke direkte til finansiering af investeringen. side 3/10

2. Beløbet dækkes (delvist) ved, at Fællesdriften løser konkrete opgaver, der i dag varetages af eksterne firmaer. Hvis der skal arbejdes videre med denne finansieringsdel skal de enkelte opgaver konkretiseres med angivelse af skønnede beløb og tidsforbrug. Der skal også træffes aftaler med afdelingsbestyrelserne for de pågældende afdelinger med hensyn til opgavernes løsning med egne medarbejdere. 3. Beløbet dækkes ved, at Lillerød Boligforening løser driftsopgaver for Boligforeningen Lundegaarden i mål med de tidsbesparelser, der opnås ved E-syn. Bestyrelsen for Lundegaarden har fremsat ønske om, at indgå et samarbejde med Lillerød Boligforening, hvor Lillerød løser en række opgaver relateret til den daglige drift. Lundegaarden har fornyligt konkretiseret de opgaver, som de gerne vil købe sig til. Opgaverne er foreløbig estimeret til at have værdi af mellem 100.000 150.000 kr. om året. 4. Beløbet dækkes af afdelingerne over en 10-årig periode. Det vil alt andet lige betyde en huslejestigning på 8 kr. bolig/måned. For de finansieringsmodeller beskrevet i punkterne 2 4 gælder, at foreningens dispositionsfond i første omgang finansierer den samlede udgift til E-syn, og som tilbagebetales i takt med tidsbesparelserne kapitaliseres. at hovedbestyrelsen træffer beslutning om E-syn efter indstilling fra arbejdsgruppen, herunder at dispositionsfonden i første omgang finansierer beløbet på de ca. 908.000 kr. Endvidere indstilles, at hovedbestyrelsen peger på hvilke finansieringsmodeller der skal arbejdes videre med, og med det sigte at beslutninger herom træffes senest på hovedbestyrelsesmødet den 2. juni Hovedbestyrelsen besluttede, at der skal indføres E-syn i Lillerød Boligforening, og arbejdet hermed igangsættes med det samme. E-syn forventes indført inden udgangen af Hovedbestyrelsen tilsluttede sig aftalen med Boligkontoret Danmark om E-syn (bilag 2 til dagsordenen). Investeringen på ca. 908.000 kr. afholdes i første omgang af foreningens dispositionsfond, og opføres som et lån. Tilbagebetalingstiden af investeringen tilstræbes, at blive på mellem 8 12 år ved kapitalisering af de tidsbesparelser i den daglige drift, som der opnås ved E-syn. Tidsbesparelserne er skønnet til omkring 200 timer årligt. Bestyrelsen besluttede, at der skal arbejdes videre med de finansieringsmodeller, der er beskrevet i dagsordenoplægget under punkterne 2 og 3, og der udarbejdes et konkret oplæg herom til behandling på hovedbestyrelsesmøde den 2. juni 2.3 Foreningen Ansættelser med socialt formål Lokalinspektør Henrik Bomholt har fremsendt oplæg om ansættelser i Fællesdriften med et socialt formål. Det vil være ansættelser af personer, som har en begrænset arbejdsevne. Oplæg er vedlagt denne dagsorden som bilag 5. at hovedbestyrelsen forholder sig til oplæg om ansættelser i Fællesdriften med socialt formål. Hovedbestyrelsen besluttede, at der kan arbejdes videre med ansættelser med socialt formål ud fra de i bilaget beskrevne vilkår. Det forudsættes derfor, at det ikke medfører lønudgifter og ressourceforbruget hænger sammen. side 4/10

2.4 Afdeling 11, Uglevang Ekspropriation af areal til super cykelsti Allerød Kommune har ved brev af 9. februar 2015 fremsendt tilbud på erhvervelse af et arealstykke langs Banevang, til brug for etablering af den nye super cykelsti. Brevet er vedlagt denne dagsorden som bilag 6. Kommunen tilbyder en kontantsum på 174.300 kr. + erstatningsplanter for et antal platantræer, der skal fældes. Det er hovedbestyrelsen der skal træffe beslutning om tilslutning af tilbuddet, ligesom beløbet også tilfalder foreningens dispositionsfond. Hovedbestyrelsen må således træffe beslutning om, hvorvidt beløbet skal kanaliseres til Afdeling 11, Uglevang. at hovedbestyrelsen forholder sig til kommunens tilbud på erhvervelse af et arealstykke langs Banevang i Afdeling 11, Uglevang. På mødet blev det oplyst, at Allerød Kommune ikke umiddelbart har til sinds, at godkende den beplantningsplan, som byggeudvalget indstiller gennemført, som en del af helhedsplanen. Rådgiverteamet har afholdt flere møder med kommunen, men dog uden det ønskede resultat. Byggeudvalget har derfor fremsat ønske om et møde med planchefen for en drøftelse af beplantningsplanen, herunder kommunens tilbud om erhvervelse af areal til den nye super cykelsti. Mødet er ved at blive aftalt. Hovedbestyrelsen bemyndigede formandsskabet til, at indgå aftale med Allerød Kommunen om deres erhvervelse af arealet langs Banevang. Bestyrelsen besluttede, at provenuet ved salget af arealet må indgå i foreningens dispositionsfond. 2.5 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. maj 2015 30. april 2016 Boligkontoret Danmark har i samarbejde med de respektive afdelingsbestyrelser, eller den udpegede værge, udarbejdet driftsbudgetter gældende for perioden 1. maj 2015 30. april 2016. Budgetterne er efterfølgende blevet behandlet og godkendt på afdelingsmøderne. Der er budgetteret med følgende huslejestigninger: Afdeling Stigning Gns. bolig/md kr. M 2 -leje 1/5 2015 kr. Afd. 1, Rosenvænget, ulige 7,97 420 879 Afd. 2, Rosenvænget, lige 5,61 301 932 Afd. 3, Linde Allé 3,96 181 852 Afd. 4, Kirkevænget 4,41 171 741 Afd. 5, Rugvænget 7,74 427 992 Afd. 6, Møllevænget 1,53 76 864 Afd. 7, Møllevænget 3,11 135 809 Afd. 8, Møllevænget 1,65 75 839 Afd. 9, Poppelgården 2,83 138 927 Afd. 10, Ørnevang 0 0 778 Afd. 11, Uglevang 0,54 29 767 Afd. 12, Lindehøj-Lindebakken 2,19 113 903 Afd. 13, Frederiksborgvej 4,47 208 932 Afd. 14, Linde Allé 1,64 104 1.291 Afd. 15, Jægerhegnet-Lindebakken 1,30 76 984 Afd. 16, Kirsebærgården 1,08 31 1.206 Afd. 17, Engbuen 2,27 127 892 Afd. 18, Gl. Amtsvej 1,98 95 1.086 Afd. 19, Violvej 0 0 1.050 side 5/10

Driftsbudgetterne kan rekvireres hos Boligkontoret Danmark, chefkonsulenterne Helle Hjorting og Christina Iversen. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse I forbindelse med årsregnskabet 2013/14 har Lillerød Boligforeningens revisor, pwc, Benny Lundgaard, i protokollatet, bemærket at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse forekommer i nogle afdelinger at være relative beskedne. Revisor opfordrer til en forøgelse af afdelingernes samlede henlæggelser i de afdelinger, hvor henlæggelsen er under 250 kr. pr. m 2 (konto 401). På baggrund heraf er der i budgetterne for 2015/16 arbejdet med en forøgelse af de årlige henlæggelser (konto 120), og der er budgetteret følgende: Afdeling 2014/15 2015/16 Stigning kr. kr. kr. Afd. 1, Rosenvænget, ulige 145.000 145.000 0 Afd. 2, Rosenvænget, lige 145.000 145.000 0 Afd. 3, Linde Allé 275.000 275.000 0 Afd. 4, Kirkevænget 370.000 370.000 0 Afd. 5, Rugvænget 450.000 450.000 0 Afd. 6, Møllevænget 540.000 540.000 0 Afd. 7, Møllevænget 350.000 350.000 0 Afd. 8, Møllevænget 350.000 350.000 0 Afd. 9, Poppelgården 280.000 300.000 20.000 Afd. 10, Ørnevang 2.100.000 2.050.000-50.000 Afd. 11, Uglevang 2.000.000 2.000.000 0 Afd. 12, Lindehøj-Lindebakken 750.000 710.000-40.000 Afd. 13, Frederiksborgvej 280.000 280.000 0 Afd. 14, Linde Allé 80.000 80.000 0 Afd. 15, Jægerhegnet-Lindebakken 240.000 240.000 0 Afd. 16, Kirsebærgården 80.000 95.000 15.000 Afd. 17, Engbuen 375.000 400.000 25.000 Afd. 18, Gl. Amtsvej 50.000 50.000 0 Afd. 19, Violvej 55.000 55.000 0 at hovedbestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. maj 2015 30. april 2016. Hovedbestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. maj 2015 30. april 2016. 3. Sager til orientering Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. 3.1 Foreningen Fugtkort I boligselskabet AKB København indføres et plastikkort i hver bolig. Et kort som skal indikerer om hvor vidt der trænger til udluftning i boligen, skal skrues op for varmen etc., og som således skal medvirke til bedre indeklimaer. Tiltaget har været nævnt i forskellige medier, og på foranledning af Jette Jungersen ønskes en drøftelse om de muligheder, der vil være for Lillerød Boligforening, at indføre tilsvarende kort. På mødet blev det aftalt, at afvente erfaringerne med fugtkortene fra AKB København forinden en eventuel indføring i Lillerød Boligforening. side 6/10

3.2 Foreningen Allerød Kommune, reception Allerød Kommune har inviteret boligforeningen til reception i anledning af, at Ulla Hede går på pension. Ulla har i mange år varetaget en række opgaver i tilknytning til de almene boligorganisationer, og været en tæt samarbejdspart. Receptionen afholdes fredag den 20. marts fra kl. 12 13. På mødet blev det aftalt, at Lillerød Boligforening går sammen med Lynge-Uggeløse Boligforening om en gave til Ulla Hede. Ved receptionen lader Lillerød Boligforening sig repræsentere med Birthe Petersen og Gert Fris. 3.3 Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Driftsbudget 2015/16, afdelingsmøde Hovedbestyrelsen blev orienteret om sagen på mødet den 3. februar Lejer af Rugvænget 6, Poul Andersen, har fremført forhold omkring afdelingsmødets vedtagelse af driftsbudget for 2015/16. Poul er af den opfattelse, at huslejestigningen er beregnet forkert, således at beboerne har truffet beslutning på et ikke korrekt grundlag. Hovedbestyrelsen besluttede, at der skulle søges en vurdering/afgørelse i Beboerklagenævnet. Dette tiltænkt som en imødekommelse overfor Poul Andersens klageforhold. Efter mødet den 3. februar 2015 har Poul Andersen fået bragt et læserbrev i AllerødNyt, sendt et åbent brev til Boligkontoret Danmarks direktør og formand, og sendt flere mails om sagen. Hovedbestyrelsen har modtaget disse henvendelser ved e-mails. Boligkontoret Danmark har efter mødet den 3. februar 2015 vurderet, at de forhold som Poul Andersen fremfører ikke hører under Beboerklagenævnets område Nævnet kan træffe afgørelse om selve huslejevarslingen, men ikke om beslutningsprocessen/-grundlaget. Boligkontoret har derfor i samråd med formandskabet anmodet Tilsynet, Allerød Kommune, om en vurdering. Brev til Tilsynet er vedlagt denne dagsorden som bilag 7. Tilsynets vurdering afventes, hvorved Poul Andersen er meddelt, at det åbne brev, læsebrev og eventuelle nye henvendelser om sagen ikke besvares. På mødet oplyste Birthe Petersen, at Allerød Kommune, Tilsynet, ved brev af 2. marts 2015 har meddelt, at de ikke anser fejlene i huslejeeksemplerne i det udsendte materiale er af en sådan karakter, at beslutningsgrundlaget var utilstrækkeligt for afdelingsmødets behandling. Tilsynet bekræfter, at lejestigningen pr. 1. november 2014 er indregnet i det konkrete budgetforslag, hvorved stigingen på de 7,74% er beregnet ud fra et korrekt grundlag. Tilsynet noterer sig, at afdelingsmødet godkendte forslaget og lejestigningen på de 7,74%. Det blev aftalt, at beboerne i afdelingen skal tilsendes en orientering om Tilsynets vurdering. 3.4 Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Rugvænget 22 Beboeren i Rugvænget 22 har rettet henvendelse til Allerød Kommune omkring fugtproblemer i boligen. Kommunen har besigtiget lejemålet og har ved brev af 19. februar 2015 anmodet boligforeningen, Boligkontoret Danmark, om en udtalelse. Boligkontoret Danmark arbejder aktuelt på denne, og hovedbestyrelsen orienteres nærmere på mødet den 3. marts Kommunens brev af 19. februar 2015 er vedlagt denne dagsorden som bilag 8. I brevet bemærker kommunen, at udhuset er indrettet som beboelse uden at være godkendt og registreret hertil. Dette forhold er velkendt og generelt gældende i afdelingen. I afdelingens helhedsplan arbejdes der med løsninger, hvor udhusene medtages i boligernes beboelsesarealer. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at fugtproblemerne omfatter et mindre areal i en del af udhuset, og som kan fjernes ved afvaskning. Det vurderes, at opvarmningen af rummet har været lille, og for at undgå fortsatte fugtproblemer orienteres beboeren om, at der skal sættes mere varme på fremover. side 7/10

3.5 Afdeling 9, 10, 11 og 16, Poppelgården m.fl. Fremtidig varmeleverance Selve varmesagen med Eon er afsluttet. Allerød Kommune arbejder nu på en fremtidig løsning, hvor varmeværkerne tilknyttes fjernvarme, i stedet for gas. Hvis det kan realiseres vil det betyde mindre varmepriser. 3.6 Afdeling 17, Engbuen Engbuen 33, 36 og 47 Hovedbestyrelsen er senest på mødet den 3. februar 2015 blevet orienteret om de undersøgelser der er foretaget af firmaet SBMI, med Byggeskadefonden som rekvirent. Engbuen 36 er nu istandsat og genudlejet pr. 1. marts Med hensyn til Engbuen 33 pågår drøftelser med Byggeskadefonden om yderligere undersøgelser, og hovedbestyrelsen vil få en mundtlig orientering herom på mødet den 3. marts I forbindelse med Byggeskadefondens besigtigelse af Engbuen 33 og 36 og iværksættelse af SBMI s undersøgelser, blev der fra beboeren i Engbuen 47 rettet henvendelse til Byggeskadefondens medarbejder omkring op fugtning af parti under vindue. Lejemålet blev besigtiget og der blev foretaget destruktive undersøgelser med det samme. Byggeskadefonden har udarbejdet notat af 26. januar Notatet er vedlagt denne dagsorden som bilag 9. Der er konstateret indtrængning af vand under vinduespartiet, og det vurderes at komme fra vinduesfacadekonstruktionen. Det konstaterede forhold i Engbuen 47 indgår i Boligkontoret Danmarks drøftelser med Byggeskadefonden. På mødet gav Tonny Bjørn en orientering om mødet med Byggeskadefonden. Fonden har givet tilsagn om at varetage yderligere undersøgelser af Engbuen 33 og disse vil have særligt fokus på tre forhold: 1) om det etablerede dræn virker, 2) om der kan ske en fugtpåvirkning via fundamentets konstruktion og 3) om der kan ske en fugtpåvirkning via det store vinduesparti i stuen (- muligvis identisk med det konstaterede i Engbuen 47). Byggeskadefonden vil tilstræbe, at undersøgelserne gennemføres snarest. På baggrund af resultaterne af disse undersøgelser, vil omfanget af udbedringsløsninger, blive drøftet nærmere. Med hensyn til vinduespartiet i Engbuen 47 blev det aftalt med Byggeskadefonden, at der foretages en anmeldelse som byggeskade. Det bemærkes dog, at første etape af bebyggelsen er over 20 år, hvorved tidsfristen i relation til Byggeskadefondens dækning, er overskredet. Det vides endnu ikke, om forholdet i Engbuen 47 skyldes konstruktionsfejl i vinduet, og i givet fald omfanget heraf. Undersøgelserne i Engbuen 33 kan eventuel give svar herpå. Der foretages en midlertidig afværgeforanstaltning i Engbuen 47, ligesom der foretages en umiddelbar vurdering af vinduernes generelle tilstand. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet blev fælles transport til Boligkontoret Danmarks bestyrelseskonference den 21. og 22. marts 2015 koordineret og aftalt. Fra Lillerød Boligforening deltager Birthe Petersen, Jette Jungersen, Gert Fris, Erik Ravn, Ella Pedersen, Hanne Hansen, Ole Pedersen og Lena Stephansen. Der køres i tre biler, og Gert koordinerer hvem der kører med hvem. side 8/10

På mødet blev det oplyst, at Lillerød Boligforening er vært for næste lokalrådsmøde, der afholdes torsdag den 7. maj Mødet afholdes i Afdeling 12, Lindebakken, selskabslokale. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra forretningsudvalget til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsudvalget til efterretning. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Opgavelister Intet til behandling. 5.2 Udlejning statusrapport Intet til behandling. 5.3 Dispositionsfonden Der henvises til seneste opdateret oversigt udleveret på hovedbestyrelsesmødet den 4. oktober at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Orientering fra udvalg På mødet vil der blive givet en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at rådgiver på helhedsplanerne i Afdeling 10 og 11, Ørnevang og Uglevang, har bedt om en suppleringsaftale omkring deres honorar, for den del af projektet (beskrivelser, undersøgelser og projektering), som muligvis ikke bliver medtaget i det endelige projekt og derved ikke er honorarbærende som følge heraf. Der pågår drøftelser i byggeudvalgene herom, og det forudsættes at udvalgene har en bemyndigelse til at indgå suppleringsaftaler herom efter indstilling fra Boligkontoret Danmark. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at der i forbindelse med projekteringen af helhedsplanen er konstateret svigt i Afdeling 10, Ørnevangs, vinduer. På flere vinduer er det konstateret, at der er skåret reces i rammerne, der både konflikter med ventilationskanaler og efterlader rammerne eksponeret. I granskning af projektmaterialet er der ikke fundet dokumentation for, at der skulle være truffet beslutning herom. Der er foretaget reklamationer overfor de ansvarlige entreprenører og rådgivere, desuagtet af den forestående 5 års gennemgang. På mødet oplyste Gert Fris, at projektet i Afdeling 13, Frederiksborgvej, netop er sendt i udbud til fire entreprenører. De fire entreprenører er valgt efter indstilling fra rådgiver Gaihede. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra udvalg til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra udvalg til efterretning. side 9/10

7. Eventuelt På mødet spurgte Jette Jungersen generelt indtil godkendelser af boligændringer. Det blev aftalt, at punktet medtages på næste hovedbestyrelsesmøde for en drøftelse. 8. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 5. maj 2015, kl. 17.00 21.30. at hovedbestyrelsen aftaler eventuelle emner/sager til behandling på deres næste møde den 5. maj Der blev ikke nævnt yderligere punkter. 9. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 3. marts 2015 godkendt ved underskrift. Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm side 10/10